Ghidul suprem pentru managementul proiectelor în 2019

Publicat: 2019-11-16

INTRO

Proiectele sunt modelul de productivitate cerut de astăzi. Cu toate acestea, dacă nu sunt gestionate cu pricepere, acestea pot reprezenta, de asemenea, o scurgere masivă de timp și resurse, amenințănd uneori chiar existența unor companii multinaționale importante. Deși consecințele nu sunt întotdeauna atât de dramatice, proiectele pot fi totuși un punct dureros pentru multe agenții. De fapt, în Sondajul său global de management al proiectelor din 2019 , Institutul de Management de Proiect (PMI) a constatat că „organizațiile și-au irosit aproape 12% din investițiile lor în cheltuielile pentru proiecte anul trecut din cauza performanței slabe”.

Deci, cum poate o companie să navigheze în capcanele unui model de afaceri pe care nu își permit să-l ignore? Datele PMI arată clar: atunci când o companie pune în aplicare instrumente și structuri de management de proiect (PM) sănătoase, este mai probabil să:

Vedeți că proiectele lor își îndeplinesc obiectivele inițiale,
Atingeți obiectivele respectând bugetul,
Atingeți obiectivele în intervalul de timp programat și
Evitați deformarea domeniului de aplicare (un subiect pe care îl vom discuta mai jos).

CUPRINS

Ce este managementul de proiect?
Constrângere triplă și fluaj al domeniului
Cele 2 stiluri de management de proiect
Metodologii tradiționale de management de proiect
Metodologii agile de management de proiect
Ciclul de viață al proiectului în 4 etape
Iniţiere
Planificare
Execuție (Monitorizare și Control)
Închidere
Metodologii de management de proiect
PRIȚUL 2
Cascadă
Metoda căii critice (CPM)/Tehnica de revizuire a evaluării programului (PERT)
Managementul de proiect al lanțului critic (CCPM)
Scrum
Kaizen și Lean Six Sigma
Kanban
A deveni manager de proiect
Instrumente de management de proiect
Concluzie

CE ESTE MANAGEMENTUL DE PROIECTE?

Managementul proiectelor reprezintă toate practicile care permit unui proiect să se desfășoare fără probleme. Realizat individual sau de către un grup de părți interesate, este procesul de definire a unui obiectiv specific și realizabil, de conturare și coordonare a sarcinilor necesare îndeplinirii acelui scop, alocarea resurselor disponibile pentru fiecare etapă a procesului, monitorizarea sarcinilor și cunoașterea momentului de a face. ajustări pe parcurs și, în final, prezentarea rezultatelor inițiativei, reflectarea asupra procesului și celebrarea cu părțile interesate.

Cu toate acestea, poate fi de asemenea util să se stabilească o înțelegere reciprocă a cuvântului „proiect”. Majoritatea, dacă nu toți, au întreprins un proiect formal sau informal de vreun fel (a învăța să-ți leghezi pantofii, a scrie o lucrare la școală, a planifica o petrecere, a aplica pentru un loc de muncă etc.) și, prin urmare, majoritatea oamenilor au probabil o idee. a ceea ce înseamnă cuvântul. Cu toate acestea , o definiție mai formală și mai rafinată a Dr. Mike Clayton afirmă că este „un set coordonat de sarcini care împreună creează un nou produs, proces sau serviciu definit, într-un buget restrâns de timp și resurse”. Dr. Clayton continuă să evidențieze câteva aspecte ale acestei definiții: „coordonare”, care se poate aplica sarcinilor în sine și modului în care acestea se relaționează între ele în termeni de timp și resurse (una trebuie realizată înainte ca alta să poată fi începută, unele trebuie să apară simultan etc.); „definit”, însemnând că proiectul are un scop și/sau o intenție specificate; și „constrâns”, ceea ce înseamnă că toate sarcinile care țin de obiectivul final trebuie îndeplinite în cadrul resurselor alocate la începutul proiectului.

Este de remarcat faptul că există o diferență între „proiecte” și „operații”. Acest lucru este clarificat de PMI, care, în definiția lor a unui proiect , observă că este un „efort temporar”. În timp ce un proiect poate modifica pentru totdeauna modul în care o companie funcționează de zi cu zi, proiectul în sine va avea o dată de început și de sfârșit definite; operațiunile, pe de altă parte, sunt sarcinile de zi cu zi și funcțiile fundamentale ale unei organizații care îi permit să existe.

TRIPLA CONSTRINGERE ȘI SCOPE CREEP

Managerii de proiect de echilibru delicat încearcă mereu să mențină centrele în jurul constrângerii triple ale managementului de proiect , adesea reprezentată ca un triunghi. Pe o parte a triunghiului este constrângerea bugetului , pe cealaltă parte este programul , iar apoi pe partea finală avem constrângerea domeniului de aplicare, calitatea sau respectarea obiectivelor (poate avea denumiri diferite în funcție de prezentarea modelului). ). Ideea este că, odată ce aceste trei constrângeri au fost decontate la începutul proiectului, niciuna nu poate fi modificată fără recalibrarea echilibrului dintre toate trei.

De exemplu, să presupunem că sunteți pe o pistă de nouă luni pentru a proiecta un telefon nou. La șapte luni, echipa ta își dă seama că sunt în întârziere. Acum aveți câteva opțiuni: puteți extinde constrângerea de „timp” pentru a menține „calitate” sau „sfera de aplicare”, deși este probabil că va trebui să extindeți și constrângerea „buget” atunci. Alternativ, puteți anula unele dintre caracteristicile dvs. din partea „domeniu/obiective” a lucrurilor pentru a rămâne în limitele inițiale de „buget” și „timp”. Acestea sunt decizii dificil de luat, dar atunci când este înarmat cu o înțelegere solidă a modului în care toate elementele intervin unul în celălalt, un manager de proiect poate discuta cu factorii de decizie cu o selecție mai informată și mai realistă a opțiunilor pentru a merge mai departe și a evita mai multe dezamăgiri în viitorul.

O problemă conexă la care trebuie să urmărească managerii de proiect este modificarea domeniului de aplicare. Acesta este momentul în care obiectivele unui proiect cresc sau se schimbă în timp ce execuția proiectului este deja în curs. Poate că scopul inițial a fost să rezolve o eroare în software-ul unui sistem, dar pe parcurs, încă patru au fost identificate și adăugate la dosar. În mod logic, odată ce obiectivele (sau „sfera”) proiectului se extind, constrângerile de timp și buget vor trebui, de asemenea, extinse, ducând adesea la confuzie și frustrare din partea membrilor echipei și a părților interesate. Scope creep este unul dintre cei mai mari vinovați în ceea ce privește scăderea sub control a proiectelor, așa că, deși poate fi tentant să adăugați doar un lucru mic la lista de sarcini a unui proiect, trebuie evitat pe cât posibil (totuși , pe măsură ce rata de dezvoltare crește, mulți adoptă metodologii de management de proiect care sunt mai capabile să gestioneze ajustările proiectelor (acestea se numesc metodologii „agile” și vor fi discutate mai jos).

CELE 2 STILURI DE MANAGEMENT DE PROIECTE

Există două stiluri generale când vine vorba de metodele de management al proiectelor: tabăra tradițională, în cascadă sau predictivă (în care se încadrează ciclul de viață al proiectului) și tabăra adaptivă sau agilă. De asemenea, este posibilă alegerea unei metodologii hibride, care combină elemente ale ambelor tabere.

Metodologii tradiționale de management de proiect

Poate că tabăra mai intuitivă, metodologiile tradiționale de management de proiect sunt liniare, urmând o succesiune fixă de etape și sarcini într-o direcție până la final. Rezultatele sunt clar definite și relativ imobile, părțile interesate (altele decât cele care finalizează efectiv lucrarea) având rolul lor limitat în mare parte la definirea proiectului și prezentarea finală. Riscurile sunt anticipate și planificate la început, iar documentația este extinsă de la început până la sfârșit. Metoda tradițională este bună pentru proiecte destul de definite și/sau previzibile, precum și proiecte de anvergură cu obiective foarte ferme care trebuie monitorizate îndeaproape.

Metodologii agile de management de proiect

Abordarea agilă s-a născut în industria software și este o metodă mult mai flexibilă de management de proiect. Dezvoltat în 2001 de 17 practicieni de software care au simțit că metodele existente de management de proiect nu se potrivesc cu industria lor, au venit cu următorul manifest cu patru valori la care trebuie să adere:

„ Individui și interacțiuni peste procese și instrumente

Software de lucru peste documentație cuprinzătoare

Colaborarea clientului peste negocierea contractului

Răspunsul la schimbarea după un plan”

(Scriitorii și-au calificat manifestul cu nota că, „deși există valoare în articolele din dreapta, prețuim mai mult articolele din stânga”.)

Cu alte cuvinte, acolo unde metodele tradiționale sunt liniare, agile este iterativă, lucrând în cicluri sau „sprinturi”. Acolo unde tradiționalul tinde către o imagine pe termen lung și/sau de ansamblu, agilitatea este potrivită pentru explozii scurte de productivitate, toate contribuind în cele din urmă la un scop mai mare. Acolo unde tradiționalul este fixat în obiectivele sale, agilul se adaptează și se reajustează în funcție de nevoile clienților, noile descoperiri, obstacole și idei. Acolo unde tradiționalul are un manager de proiect care supraveghează și ghidează toate progresele, agile se bazează mai mult pe colaborarea părților interesate pentru a naviga pe calea de urmat.

Ceea ce poate face lucrurile confuze este că „agil” este un termen umbrelă care poate fi realizat prin mai multe implementări diferite. Scrum este cea mai obișnuită versiune practicată la locul de muncă de astăzi, implementată în mod obișnuit alături de metodologia Kanban (uneori numită „Scrumban” atunci când este combinată), așa că adesea, atunci când o companie vorbește despre stilul lor „agil”, se referă de fapt mai specific la Scrum.

Limpede ca noroiul? Ei bine, lucrul bun este că etichetele chiar nu contează atât de mult și, în realitate, majoritatea companiilor ajung să aibă o versiune liberă a unei metode, cu alte bucăți presărate - sau chiar un hibrid direct. Nu există poliție de management de proiect care să prevină acest lucru; orice instrumente și fragmente de instrumente ale altor metodologii vă ajută organizația să funcționeze cât mai bine și cât mai productiv posibil este ceea ce ar trebui să alegeți fără rezerve.

CICLUL DE VIAȚĂ A PROIECTULUI ÎN 4 ETAPE

În modelul tradițional de planificare a proiectelor, un proiect trece prin patru etape sau faze de viață (trebuie remarcat că acesta este uneori împărțit în cinci faze de management al proiectului, iar apoi este oarecum incorect numit metoda PMBOK ):

1. Etapa de inițiere sau de definire

Clarificarea problemei pe care căutați să o rezolvați sau a obiectivului pe care doriți să-l atingeți
O perioadă în care se stabilește dacă o idee merită urmărită, dacă impactul ei va fi important sau va conta pentru piața vizată sau pentru părțile interesate
Poate include testarea de fezabilitate
Definirea care sunt obiectivele proiectului (și ce nu sunt)
În general, o fază care implică brainstorming extins și consultare cu o diversitate de părți interesate și experți
În cele din urmă, dacă ideea este considerată realizabilă și merită urmărită, aceasta este și etapa în care vor fi desemnate rolurile de conducere și conducere.

2. Planificare, proiectare sau mobilizare (oarecum confuz, numită și faza de „inițiere” în unele modele din Marea Britanie)

Sortarea elementelor necesare pentru a atinge obiectivele, resursele financiare și umane, precum și programul
Va implica defalcarea etapelor, a obiectivelor și a sarcinilor individuale, uneori într-o ierarhie numită „ Structură de defalcare a muncii ” sau „Program de defalcare a muncii” (WBS) (consultați acest videoclip pentru o demonstrație deosebit de clară a acestui lucru)
De asemenea, implică delegarea cine va fi responsabil pentru îndeplinirea fiecărei sarcini
Managerul de proiect poate considera util să creeze o diagramă Gantt în acest moment
Demonstrată mai jos (în videoclipul de sub titlul CPM), aceasta este o structură cronologică care afișează vizual fiecare sarcină a proiectului dvs., relația dintre toate sarcinile și vă ajută să vă vedeți progresul, precum și să identificați obstacolele.
Etapa de planificare va implica, de asemenea, o evaluare și un plan de management al riscului, ceea ce înseamnă că trebuie să existe o discuție despre ceea ce poate merge prost și ce trebuie făcut dacă se întâmplă acest lucru.
Echipa și părțile interesate vor contura, de asemenea, așteptările și canalele de comunicare pe tot parcursul proiectului

3. Execuție, livrare sau implementare (apare alături de monitorizare și control)

Uneori împărțite în două faze separate, fazele de execuție și monitorizare au loc simultan
În timp ce echipa se concentrează pe îndeplinirea sarcinilor evidențiate în etapa anterioară, managerul de proiect ține cont atât de imaginea de ansamblu, cât și de fiecare pas individual necesar pentru a ajunge la linia de sosire, acordând o atenție deosebită căii critice dacă cineva a avut fost identificat
Managerul de proiect este și cel care este consultat imediat dacă apar probleme la una dintre sarcini, iar el este cel care merge la superioare dacă este nevoie de mai mult timp sau buget, sau dacă obiectivele inițiale se dovedesc pe neașteptate imposibil de îndeplinit.

4. Finalizare sau Închidere

Cuprinde tot ceea ce are de-a face cu încheierea proiectului
Va implica probabil un fel de raport și poate implica un fel de prezentare suplimentară fie pentru părțile interesate, fie pentru persoanele din industrie
Echipa ar trebui să reflecteze la ceea ce a mers bine, la orice obstacole întâmpinate și la domeniile care ar putea fi îmbunătățite în proiectele viitoare. Acest lucru se poate face atât individual, cât și în echipă.

METODOLOGII DE MANAGEMENT DE PROIECTE

În funcție de personalitatea unei persoane, este probabil ca o abordare sau o metodologie specifică să sune intuitiv mult mai bine decât celelalte. Cu toate acestea, fiecare abordare are timpul și locul ei, iar folosirea unei metodologii bune în situația greșită poate duce la rezultate dezamăgitoare, chiar dezastruoase. Din acest motiv, o persoană trebuie să evalueze nevoile părților interesate, potențialele capcane și așteptările echipei și rezultatul final vizat înainte de a decide care metodologie este de fapt cea mai bună pentru situația individuală.

În timp ce toate metodologiile sunt concepute pentru a face viața mai ușoară, multe pot fi puțin dificil de explicat inițial și sunt adesea clarificate cel mai bine prin demonstrație. Vizualizați următoarele videoclipuri de mai jos pentru a afla mai multe despre fiecare sau alegeți-le pe cele de vizionat dacă ați auzit deja despre unele despre care sunteți curios.

PRIȚUL 2

PRINCE2 este un sistem de management de proiect care are în spate o întreagă instituție și unul care implică și certificare. În timp ce versiunea originală a intrat în tabăra tradițională, în ultimii câțiva ani, PRINCE2 Agile a fost introdus ca o metodologie hibridă mai potrivită pentru climatul de afaceri de astăzi. Majoritatea a ceea ce va trebui să știți va necesita ajutorul unui membru al personalului care este instruit în metodă (nu i-ar face prea bine instituției să-și împroșcească toate secretele pe internet dacă tot ar vrea ca oamenii să vină). și plătiți pentru curs). Cu toate acestea, puteți obține o prezentare rapidă atât a versiunii tradiționale, cât și a versiunii agile ale PRINCE2 din următoarele videoclipuri:

Cascadă

Uneori se vorbește despre cascadă ca și cum ar fi sinonim cu managementul de proiect tradițional și, deși s-ar putea să nu fie 100% cazul, este poate cel mai simplu și mai intuitiv mod de a realiza un proiect. Asta nu înseamnă că este neapărat cel mai bun, cel mai rapid sau cel mai ușor - asta va depinde de circumstanțele în care este aplicat. Dar din punct de vedere teoric, mulți vor găsi probabil că acesta este cel mai simplu de înțeles.

Metoda căii critice (CPM)/Tehnica de revizuire a evaluării programului (PERT)

În timp ce aceste două metodologii tradiționale nu sunt exact aceleași, CPM s-a născut din PERT și, prin urmare, sunt foarte asemănătoare. Următorul videoclip este un exemplu grozav și foarte clar al creării unei diagrame Gantt și a unui CPM în acțiune (și, nu o să mint, doar urmărirea cât de uimitor este tipul ăsta scriind înapoi face ca acest videoclip să merite vizionat).

Managementul de proiect al lanțului critic (CCPM)

Similar cu CPM în teorie, CCPM este o metodologie tradițională care se concentrează pe resurse în loc de sarcini și lucrează pentru a evita atât sindromul studentului (amânarea până în ultimul minut pentru a termina munca), cât și placarea cu aur (terminarea sarcinilor devreme și adăugarea inutilă a sarcinilor). pentru ei - și, implicit, adăugând sfera de aplicare a proiectului - pentru că pare a fi lucrul corect de făcut cu timpul suplimentar).

Scrum

Cu ușurință cea mai populară metodologie agilă de management de proiect, Scrum este practicată în întreprinderi din întreaga lume. Deși s-a născut din industria dezvoltării de software (și rămâne metoda lor de alegere), a fost adoptat de tot felul de echipe pentru a-i ajuta să-și desfășoare proiectele mai ușor, permițând totodată flexibilitate pentru ajustări pe parcurs.

Kaizen și Lean Six Sigma

Există o dezbatere dacă acestea ar trebui sau nu să fie numite metodologii de management de proiect cu drepturi depline, dar, indiferent, acestea sunt instrumente agile care ușurează fluxul de finalizare a proiectului:

Kanban

O metodologie agilă de management de proiect care a apărut cu Toyota, Kanban este o strategie de management de proiect extrem de populară, adesea combinată cu Scrum pentru a optimiza fluxul de lucru și comunicarea în cadrul unei echipe.

DEVENIT MANAGER DE PROIECT

După ce ați citit despre toate complexitățile pe care le presupune managementul de proiect, poate să nu fie surprinzător faptul că există oportunități ample de carieră în domeniu. Deci, cum să devii manager de proiect?

Ei bine, de fapt, calea nu este atât de clară; diplomele universitare în managementul proiectelor sunt destul de rare (deși multe universități oferă cursuri de certificate suplimentare) și veți descoperi că mulți manageri de proiect care sunt astăzi acolo au medii extrem de diverse. Acestea fiind spuse, fiecare metodă de management de proiect are în spate un fel de corp profesional care oferă instruire și certificare, incluzând adesea îndrumare în carieră și oportunități de creare de rețele în cadrul cursurilor lor. Un loc bun pentru a începe este să verifici Institutul de Management de Proiect pentru varietatea de rute de educație și certificare.

În timp ce această instruire este foarte importantă, poate cea mai bună modalitate de a dezvolta o bază în managementul de proiect este să faci mai întâi parte dintr-un proiect. Pe măsură ce deveniți cunoștințe în modul în care funcționează diferitele întreprinderi, veți:

Obțineți o perspectivă asupra bunelor practici de conducere din perspectiva unui membru al echipei
Colectați sfaturi și trucuri în timp ce vedeți ce instrumente și implementări de management de proiect funcționează și nu
Dobândiți experiență în diferite stiluri și metodologii de management de proiect, construindu-vă setul de instrumente și permițându-vă să vă personalizați echipamentul de instrumente și soluții de management de proiect pentru fiecare echipă din care faceți parte
Aflați de la alții despre cum să remediați problemele când lucrurile merg prost

SOFTWARE DE MANAGEMENT DE PROIECTE

Acum că sunteți înarmat cu cunoștințele despre ce este managementul de proiect și știți cât de critic este pentru practica de afaceri productivă și eficientă, este posibil să căutați pașii următori cu privire la modul de implementare a unor instrumente de management de proiect în propriile eforturi antreprenoriale. Din fericire pentru tine, am făcut deja munca pentru a reuni toate cele mai bune opțiuni de software (atât online, cât și descărcabile) de pe piață astăzi.

Faceți clic aici pentru cele mai bune 45 de instrumente de management de proiect și aici pentru cele mai bune 12 instrumente gratuite de management de proiect.

În timp ce corporațiile mai mari vor dori probabil aceste instrumente software de gestionare a proiectelor împreună cu un manager de proiect dedicat (sau manageri, dacă aveți multe proiecte care se desfășoară simultan), companiile de toate dimensiunile vor descoperi că deținerea unui software de management de proiect ajută, sau mai degrabă, este mai mult. sau mai puțin o necesitate pentru managerii care au nevoie de instrumente pentru a face tot ce trebuie să facă. Întreprinderile mai mici pot chiar să descopere că deținerea de software PM le permite să nu angajeze pe cineva dedicat exclusiv managementului de proiect, deoarece echipa sau cineva aflat deja în conducere poate suporta povara ușoară a lucrului cu instrumentul pentru a se asigura că totul funcționează fără probleme.

CONCLUZIE

Proiectele nu vor merge nicăieri în curând, așa că, dacă nu sunteți configurat să le gestionați corect, nu sunteți configurat pentru a fi un jucător competitiv pe piața actuală. În timp ce implementarea unui sistem de management poate părea puțin descurajantă de la început, întregul său scop este de fapt de a-ți ușura viața prin netezirea liniilor de comunicare, clarificarea așteptărilor, creșterea transparenței în ceea ce privește progresul și oferind mai multă predictibilitate și structură obiectivelor și obiectivelor tale. călătoria de a ajunge la ei. Și când alegeți metodologia potrivită, veți descoperi că va face exact asta.