2019年のプロジェクト管理の究極のガイド

はじめに

プロジェクトは、今日求められている生産性のモデルです。 しかし、うまく管理しないと、時間とリソースを大幅に浪費し、主要な多国籍企業でさえ存在そのものを脅かすこともあります。 結果は必ずしもそれほど劇的ではありませんが、プロジェクトは依然として多くのエージェンシーにとって厄介な問題になる可能性があります. 実際、Project Management Institute (PMI) は、 2019 年の Global Project Management Surveyで、「昨年、組織はパフォーマンスの悪さにより、プロジェクト支出への投資のほぼ 12% を無駄にした」ことを発見しました。

では、企業は、無視できないビジネス モデルの落とし穴をどのように切り抜けるのでしょうか? PMI のデータは次のことを明らかにしています。企業が健全なプロジェクト管理 (PM) ツールと構造を導入すると、以下の可能性が高くなります。

1. プロジェクトが当初の目標を達成するのを見て、
2. 予算内で目標を達成し、
3. スケジュールされた時間枠内で目標を達成し、
4. スコープ クリープ (以下で説明するトピック) を回避します。

目次

プロジェクト管理とは？
トリプル コンストレイントとスコープ クリープ
プロジェクト管理の 2 つのスタイル
従来のプロジェクト管理方法論
アジャイル プロジェクト管理方法論
4段階のプロジェクトライフサイクル
開始
計画
実行（監視と制御）
閉鎖
プロジェクト管理方法論
プリンス2
滝
クリティカル パス法 (CPM)/プログラム評価レビュー手法 (PERT)
クリティカル チェーン プロジェクト管理 (CCPM)
スクラム
カイゼンとリーン シックス シグマ
かんばん
プロジェクトマネージャーになる
プロジェクト管理ツール
結論

プロジェクト管理とは？

プロジェクト管理は、プロジェクトを円滑に進めるためのすべてのプラクティスを説明します。 個別に、または利害関係者のグループによって完了する、特定の達成可能な目標を定義し、その目標を達成するために必要なタスクを概説および調整し、プロセスの各段階に利用可能なリソースを割り当て、タスクを監視し、いつ作成するかを知るプロセスです。途中で調整を行い、最後にイニシアチブの結果を提示し、プロセスを振り返り、利害関係者と祝います。

ただし、「プロジェクト」という言葉を相互に理解することも役立つ場合があります。 すべてではないにしても、ほとんどの人は何らかの公式または非公式のプロジェクト (靴ひもを結ぶことを学ぶ、学校で論文を書く、パーティーを計画する、仕事に応募するなど) を行っているため、ほとんどの人はおそらくアイデアを持っています。その言葉の意味。 しかし、マイク・クレイトン博士によるより正式で洗練された定義は、「限られた時間とリソースの予算内で、定義された新しい製品、プロセス、またはサービスを一緒に作成する調整された一連のタスク」であると述べています。 クレイトン博士は続けて、この定義のいくつかの側面を強調しています。「調整」は、タスク自体と、時間とリソースの観点から相互に関係する方法に適用できます (1 つのタスクは、別のタスクを開始する前に完了する必要があります。一部は同時に発生する必要があるなど）; 「定義された」とは、プロジェクトに特定の目標および/または意図があることを意味します。 「制約付き」とは、最終目標に関連するすべてのタスクを、プロジェクトの開始時に割り当てられたリソースの枠組みの中で達成する必要があることを意味します。

「プロジェクト」と「運用」には違いがあることに注意してください。 これは、プロジェクトの定義で、それが「一時的な取り組み」であると指摘しているPMI によって明確にされています。 プロジェクトは企業の日常的な機能を永久に変える可能性がありますが、プロジェクト自体には定義された開始日と終了日があります。 一方、運用は、組織の存在を可能にする日常のタスクと組織の基本的な機能です。

トリプルコンストレイントとスコープクリープ

デリケートなバランスのプロジェクト マネージャーは常に、プロジェクト管理の三重制約(三角形として表されることが多い) を中心に維持しようとします。 三角形の一方の側は予算の制約、もう一方の側はスケジュール、そして最後の側は範囲、品質、または目的への準拠の制約です(モデルの表示に応じて異なる名前を持つことができます)。 ）。 これら 3 つの制約がプロジェクトの開始時に解決されると、3 つすべてのバランスを再調整しない限り、変更することはできません。

プロジェクト マネージャーが注意しなければならない関連する問題の 1 つに、スコープ クリープがあります。 これは、プロジェクトの実行がすでに進行している間に、プロジェクトの目的が拡大または変更される場合です。 おそらく当初の目標は、システムのソフトウェアの 1 つのバグに対処することでしたが、途中でさらに 4 つのバグが特定され、ドケットに追加されました。 論理的には、プロジェクトの目的 (または「範囲」) が拡大すると、時間と予算の制約も拡大する必要があり、チーム メンバーや利害関係者の混乱や不満を招くことがよくあります。 スコープ クリープは、プロジェクトが制御不能になる最大の原因の 1 つです。そのため、プロジェクトの To-Do リストにもう 1 つ小さなことを追加したくなるかもしれませんが、それはできる限り回避する必要があります (ただし、 、開発の速度が上がるにつれて、多くはプロジェクトの調整をより処理できるプロジェクト管理方法論を採用しています（これらは「アジャイル」方法論と呼ばれ、以下で説明します）。

プロジェクト管理の 2 つのスタイル

プロジェクト管理方法に関しては、2 つの包括的なスタイルがあります。従来型、ウォーターフォール型、または予測型 (プロジェクトのライフ サイクルが適合する) キャンプと、適応型 (またはアジャイル型) のキャンプです。 両方の陣営の要素を組み合わせたハイブリッドな方法論を選択することも可能です。

従来のプロジェクト管理方法論

おそらく、より直感的な陣営である従来のプロジェクト管理方法論は直線的であり、固定された一連の段階とタスクを一方向に最後までたどります。 結果は明確に定義され、比較的不動であり、関係者 (実際に作業を完了する人以外) の役割は、プロジェクトの定義と最終的なプレゼンテーションのブックエンドに大きく限定されています。 リスクは最初から予測および計画されており、文書化は最初から最後まで広範囲に及びます。 従来の方法は、厳密に監視する必要がある非常に確固たる目的を持つ大規模なプロジェクトだけでなく、明確に定義された、予測可能なプロジェクトにも適しています。

アジャイル プロジェクト管理方法論

アジャイルアプローチはソフトウェア業界で生まれ、はるかに柔軟なプロジェクト管理方法です。 2001 年に、既存のプロジェクト管理方法が自分の業界に合わないと感じていた 17 人のソフトウェア実務家によって開発され、遵守すべき 4 つの価値を次のマニフェストにまとめました。

「プロセスとツールを介した個人と相互作用

包括的なドキュメントよりも動作するソフトウェア

契約交渉におけるお客様の協力

計画に従うよりも変化に対応する」

（ライターは、「右側のアイテムに価値がある一方で、左側のアイテムをより重視する」というメモでマニフェストを修飾しました。）

言い換えれば、従来の方法が線形であるのに対し、アジャイルは反復的であり、サイクルまたは「スプリント」で作業します。 従来型は長期的および/または全体像に向かう傾向がありますが、アジャイルは短期間の生産性向上に適しており、最終的にはより大きな目的に貢献します。 従来型は目標が固定されているのに対し、アジャイルは顧客のニーズ、新しい発見、障害、アイデアに応じて適応し、再調整します。 従来型には、すべての進捗を監督し、導くプロジェクト マネージャーがいますが、アジャイルは、先の道を進むために利害関係者のコラボレーションに大きく依存しています。

混乱を招くのは、「アジャイル」がいくつかの異なる実装によって実現できる包括的な用語であることです。 スクラムは、今日の職場で実践されている最も一般的なバージョンであり、かんばん方法論 (組み合わせて「スクラムバン」と呼ばれることもあります) と一緒に一般的に実装されているため、企業が「アジャイル」スタイルについて話している場合、実際にはより具体的にスクラムについて言及していることがよくあります。

泥のように透明？ 良いことに、ラベルは実際にはそれほど重要ではありません。実際には、ほとんどの企業は、1 つの方法に他の部分が散りばめられた緩いバージョン、またはストレートアップのハイブリッドになることさえあります。 これを防ぐプロジェクト管理警察はありません。 組織が可能な限りスムーズかつ生産的に運営するのに役立つツールや他の方法論のツールの一部は、遠慮なく使用する必要があります。

4段階のプロジェクトライフサイクル

プロジェクト計画の従来のモデルでは、プロジェクトは 4 つのライフ ステージまたはフェーズを経ます (これは、プロジェクト管理の 5 つのフェーズに分割される場合があり、 PMBOK 方式と呼ばれることもあることに注意してください)。

1. 開始または定義段階

• 解決したい問題や達成したい目標を明確にする
• アイデアを追求する価値があるかどうか、その影響が重要であるか、ターゲットとする市場や利害関係者にとって重要かどうかを整理する期間
• 実現可能性テストが含まれる場合があります
• プロジェクトの目的 (およびそうでないもの) を定義する
• 一般に、幅広いブレインストーミングと、多様な利害関係者や専門家との協議を含むフェーズ
• 最終的に、アイデアが実現可能であり、追求する価値があると判断された場合、これは管理職と指導者の役割が指定される段階でもあります

2. 計画、設計、または動員 (やや紛らわしいことに、一部の英国ベースのモデルでは「開始」フェーズとも呼ばれます)

• 目標を達成するために必要なもの、資金と人的資源、およびスケジュールの基本を整理する
• ステージ、目標、および個々のタスクを分割し、「 Work Breakdown Structure 」または「Work Breakdown Schedule」 (WBS)と呼ばれる階層に分割する必要があります(特に明確なデモについては、このビデオをご覧ください)。
• また、各タスクの完了の責任者を委任することも含まれます
• プロジェクト マネージャーは、この時点でガント チャートを作成すると役立つ場合があります。
• 以下 (CPM の見出しの下のビデオ) に示すように、これはプロジェクトの各タスク、すべてのタスク間の関係を視覚的に表示するタイムライン構造であり、進捗状況を確認し、障害を特定するのに役立ちます。
• 計画段階には、リスク管理の評価と計画も含まれます。つまり、何が問題になる可能性があり、それが発生した場合に何をすべきかについて議論する必要があります。
• チームと利害関係者は、プロジェクト全体でのコミュニケーションの期待とチャネルについても概説します。

3. 実行、配信、または実装 (監視および制御と並行して発生)

• 実行フェーズと監視フェーズが同時に発生する 2 つの別個のフェーズに分割される場合もあります。
• チームが前の段階で概説したタスクを達成することに集中している間、プロジェクト マネージャーは全体像と、フィニッシュ ラインに到達するために必要な個々のステップの両方に注意を払い、クリティカル パスがある場合は特にそのクリティカル パスに注意を払います。特定された
• プロジェクト マネージャーは、タスクの 1 つに問題が発生した場合にすぐに相談を受ける人でもあり、より多くの時間や予算が必要な場合、または当初の目的が予期せず達成できないことが判明した場合は、上層部に相談します。

4. 完了または閉鎖

• プロジェクトのまとめに関係するすべてを含む
• 何らかのレポートが含まれる可能性が高く、利害関係者または業界関係者への何らかの追加プレゼンテーションが含まれる場合があります
• チームは、うまくいったこと、直面した障害、および将来のプロジェクトで改善できる領域について検討する必要があります。 これは、個人でもチームでも行うことができます。

プロジェクト管理方法論

人の性格にもよりますが、あるアプローチや特定の方法論が直感的に他の方法よりもはるかに優れているように聞こえる可能性があります。 ただし、それぞれのアプローチには時と場所があり、適切な方法論を間違った状況で使用すると、残念な結果や悲惨な結果につながる可能性があります。 このため、個々の状況に実際に最適な方法論を決定する前に、利害関係者のニーズ、潜在的な落とし穴、チームの期待、および目標とする最終結果を評価する必要があります。

すべての方法論は生活を楽にするように設計されていますが、多くは最初に説明するのが少し難しい場合があり、多くの場合、デモンストレーションによって最も明確になります。 それぞれの詳細については、以下のビデオをご覧ください。興味のあるビデオについて既に聞いたことがある場合は、ビデオを選んでご覧ください。

プリンス2

PRINCE2 は、その背後に組織全体が存在するプロジェクト管理システムであり、認証も必要です。 元のバージョンは伝統的な陣営に収まりましたが、ここ数年で、今日のビジネス環境により適したハイブリッドな方法論としてPRINCE2 アジャイルが導入されました。 あなたが知る必要があることのほとんどは、その方法で訓練されたスタッフメンバーの助けを必要とします（彼らがまだ人々に来てもらいたいのであれば、すべての秘密をインターネット中に飛び散らせても、機関にとってあまり良いことではありません.とコースの料金を支払います）。 ただし、次のビデオから、PRINCE2 の従来のバージョンとアジャイル バージョンの両方に関する簡単なティーザーを入手できます。

滝

ウォーターフォールは、従来のプロジェクト管理と同義語であるかのように語られることがあります。100% そうではないかもしれませんが、おそらくプロジェクトを達成するための最も簡単で直感的な方法です。 それが必ずしも最良、最速、または最も簡単であると言っているわけではありません。それは適用される状況によって異なります。

クリティカル パス法 (CPM)/プログラム評価レビュー手法 (PERT)

これら 2 つの従来の方法論はまったく同じではありませんが、CPM は PERT から生まれたため、非常に似ています。 次のビデオは、実際にガント チャートと CPM を作成している非常に明確な例です(そして、嘘をつくつもりはありませんが、この男が逆書きでいかに素晴らしいかを見るだけでも、このビデオは一見の価値があります)。

クリティカル チェーン プロジェクト管理 (CCPM)

理論的には CPM と同様に、CCPM はタスクではなくリソースに焦点を当てた伝統的な方法論であり、学生症候群 (仕事を終わらせるためにギリギリまで先延ばしにする) と金メッキ (タスクを早期に終了し、不必要に追加する) の両方を回避するように機能します。彼らに - そして、デフォルトで、プロジェクトのスコープに追加します - 余分な時間を使うのは正しいことのように思えるからです)。

スクラム

最も人気のあるアジャイル プロジェクト管理手法であるスクラムは、世界中の企業で実践されています。 ソフトウェア開発業界から生まれた (そして彼らの選択した方法であり続けている) 一方で、あらゆる種類のチームがプロジェクトをよりスムーズに実行できるようにすると同時に、途中で調整する柔軟性を可能にするために採用されています。

カイゼンとリーン シックス シグマ

これらを本格的なプロジェクト管理方法論と呼ぶべきかどうかについてはいくつかの議論がありますが、いずれにせよ、これらはプロジェクト完了の流れを容易にするアジャイル ツールです。

かんばん

トヨタで生まれたアジャイルなプロジェクト管理方法論であるかんばんは、非常に人気のあるプロジェクト管理戦略であり、多くの場合、スクラムと組み合わせて、チーム内のワークフローとコミュニケーションの最適化を倍増させます。

プロジェクトマネージャーになる

プロジェクト管理に伴うすべての複雑さについて読んだ後、この分野で十分なキャリアの機会があることに驚くことはないかもしれません。 では、どうすればプロジェクトマネージャーになることができますか?

実際、道はそれほど明確ではありません。 プロジェクト管理の大学の学位は非常にまれです (ただし、多くの大学が補足的な認定コースを提供しています)。今日のプロジェクト マネージャーの多くは、非常に多様なバックグラウンドを持っていることがわかります。 そうは言っても、プロジェクト管理の各方法には、トレーニングと認定を提供する何らかの専門機関が背後にあり、多くの場合、コース内でのキャリアガイダンスやネットワーキングの機会が含まれます. 開始するには、 Project Management Instituteをチェックして、さまざまな教育および認定ルートを確認することをお勧めします。

このトレーニングは非常に重要ですが、プロジェクト管理の基礎を築く最善の方法は、最初にプロジェクトに参加することです。 さまざまな企業が機能する方法に精通すると、次のことが可能になります。

1. チームメンバーの視点から優れたリーダーシップの実践についての洞察を得る
2. プロジェクト管理ツールと実装が機能するものと機能しないものを確認しながら、ヒントとコツを収集します
3. さまざまなプロジェクト管理スタイルと方法論の経験を積み、ツールキットを構築し、所属する各チームのツールとプロジェクト管理ソリューションの衣装をカスタマイズできるようにします
4. 問題が発生した場合のトラブルシューティング方法について他の人から学ぶ

プロジェクト管理ソフトウェア

プロジェクト管理とは何かについての知識を身につけ、それが生産的で効率的なビジネス プラクティスにとってどれほど重要であるかを理解したので、自分の起業家としての取り組みにいくつかのプロジェクト管理ツールを実装する方法について、次のステップを探しているかもしれません。 幸運なことに、現在市場に出回っている最高のソフトウェア オプション (オンラインとダウンロードの両方) をすべてまとめる作業は既に完了しています。

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大企業はこれらのプロジェクト管理ソフトウェア ツールを専任のプロジェクト マネージャー (または、一度に多くのプロジェクトを実行している場合は管理者) と組み合わせて使用​​することを望んでいる可能性がありますが、あらゆる規模の企業は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することが役立つ、またはより多くのことを見つけることができます。必要なすべてを実行するためのツールが必要なマネージャーにとっては必須です。 中小企業は、PM ソフトウェアを使用することで、プロジェクト管理専任の担当者を雇わずに済むことに気付くかもしれません。チームまたはすでにリーダーシップを発揮している誰かが、ツールを使用してすべてがスムーズに実行されていることを確認する負担を軽減できるからです。

結論

プロジェクトがすぐになくなるわけではないので、プロジェクトを正しく管理する準備ができていなければ、今日の市場で競争力のあるプレーヤーになる準備はできていません。 管理システムを実装することは、最初は少し気が遠くなるように思えるかもしれませんが、その全体的な目的は、コミュニケーション ラインを円滑にし、期待を明確にし、進捗に関する透明性を高め、目標と目標の予測可能性と構造を高めることによって、生活を楽にすることです。それらにたどり着くまでの旅。 そして、適切な方法論を選択すると、それがまさにそれを行うことがわかります.

幸せなプロジェクト管理！