Der ultimative Leitfaden für das Projektmanagement im Jahr 2019

EINFÜHRUNG

Projekte sind das heute gefragte Produktivitätsmodell. Wenn sie jedoch nicht geschickt gehandhabt werden, können sie auch eine massive Verschwendung von Zeit und Ressourcen darstellen und gelegentlich sogar die Existenz großer multinationaler Unternehmen bedrohen. Obwohl die Folgen nicht immer so dramatisch sind, können Projekte für viele Agenturen immer noch ein wunder Punkt sein. Tatsächlich stellte das Project Management Institute (PMI) in seiner Global Project Management Survey 2019 fest, dass „Organisationen im vergangenen Jahr fast 12 Prozent ihrer Investitionen in Projektausgaben aufgrund schlechter Leistung verschwendet haben“.

Wie navigiert ein Unternehmen also durch die Fallstricke eines Geschäftsmodells, das es sich nicht leisten kann, es zu ignorieren? Die Daten von PMI machen deutlich: Wenn ein Unternehmen gesunde Projektmanagement-(PM)-Tools und -Strukturen einführt, ist es wahrscheinlicher:

1. Sehen Sie, wie ihre Projekte ihre ursprünglichen Ziele erreichen,
2. Ziele erreichen und dabei das Budget einhalten,
3. Ziele innerhalb des geplanten Zeitrahmens erreichen und
4. Vermeiden Sie Scope Creep (ein Thema, das wir weiter unten besprechen werden).

INHALTSVERZEICHNIS

Was ist Projektmanagement?
Triple Constraint und Scope Creep
Die 2 Stile des Projektmanagements
Traditionelle Projektmanagement-Methoden
Methoden des agilen Projektmanagements
Der Projektlebenszyklus in 4 Phasen
Einleitung
Planung
Ausführung (Überwachung und Kontrolle)
Schließung
Projektmanagement-Methoden
PRINZ2
Wasserfall
Critical Path Method (CPM)/Program Evaluation Review Technique (PERT)
Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM)
Gedränge
Kaizen und Lean Six Sigma
Kanban
Projektmanager werden
Projektmanagement-Tools
Fazit

WAS IST PROJEKTMANAGEMENT?

Das Projektmanagement umfasst alle Praktiken, die den reibungslosen Ablauf eines Projekts ermöglichen. Einzeln oder von einer Gruppe von Interessenvertretern abgeschlossen, ist es der Prozess der Definition eines spezifischen und erreichbaren Ziels, der Skizzierung und Koordinierung der Aufgaben, die zur Erreichung dieses Ziels erforderlich sind, der Zuweisung der verfügbaren Ressourcen für jede Phase des Prozesses, der Überwachung der Aufgaben und dem Wissen, wann sie zu erledigen sind Anpassungen auf dem Weg und schließlich Präsentation der Ergebnisse der Initiative, Reflexion des Prozesses und Feiern mit Interessengruppen.

Es kann aber auch hilfreich sein, ein gemeinsames Verständnis des Wortes „Projekt“ herzustellen. Die meisten, wenn nicht alle Menschen haben ein formelles oder informelles Projekt in irgendeiner Form durchgeführt (Lernen, Ihre Schuhe zu binden, eine Arbeit in der Schule zu schreiben, eine Party zu planen, sich um einen Job zu bewerben usw.), und daher haben die meisten Menschen wahrscheinlich eine Idee was das Wort bedeutet. Eine formellere und verfeinerte Definition von Dr. Mike Clayton besagt jedoch, dass es sich um „eine koordinierte Reihe von Aufgaben handelt, die zusammen ein definiertes neues Produkt, einen neuen Prozess oder eine Dienstleistung innerhalb eines begrenzten Zeit- und Ressourcenbudgets schaffen“. Dr. Clayton fährt fort, mehrere Aspekte dieser Definition hervorzuheben: „Koordinierung“, die sich auf die Aufgaben selbst und die Art und Weise beziehen kann, wie sie in Bezug auf Zeit und Ressourcen aufeinander bezogen sind (eine muss abgeschlossen sein, bevor eine andere begonnen werden kann, einige müssen gleichzeitig auftreten usw.); „definiert“, was bedeutet, dass das Projekt ein bestimmtes Ziel und/oder eine bestimmte Absicht hat; und „eingeschränkt“, was bedeutet, dass alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Endziel im Rahmen der zu Beginn des Projekts zugewiesenen Ressourcen erfüllt werden müssen.

Es ist erwähnenswert, dass es einen Unterschied zwischen „Projekten“ und „Operationen“ gibt. Dies wird von PMI deutlich gemacht, die in ihrer Definition eines Projekts anmerken, dass es sich um ein „vorübergehendes Unterfangen“ handelt. Während ein Projekt die Art und Weise, wie ein Unternehmen täglich funktioniert, für immer verändern kann, hat das Projekt selbst ein definiertes Anfangs- und Enddatum; Operationen hingegen sind die alltäglichen Aufgaben und grundlegenden Funktionen einer Organisation, die ihre Existenz ermöglichen.

TRIPLE CONSTRAINT UND SCOPE CREEP

Das heikle Gleichgewicht von Projektmanagern ist immer bemüht, Zentren um die dreifache Beschränkung des Projektmanagements , oft dargestellt als Dreieck, aufrechtzuerhalten. Auf der einen Seite des Dreiecks befindet sich die Beschränkung des Budgets , auf der anderen Seite der Zeitplan , und auf der letzten Seite haben wir die Beschränkung des Umfangs, der Qualität oder der Einhaltung der Ziele (sie kann je nach Präsentation des Modells unterschiedliche Namen haben ). Die Idee ist, dass, sobald diese drei Einschränkungen zu Beginn des Projekts festgelegt wurden, keine geändert werden kann, ohne das Gleichgewicht zwischen allen drei neu zu kalibrieren.

Ein damit zusammenhängendes Problem, auf das Projektmanager achten müssen, ist das „ Scope Creep“. Dies ist der Fall, wenn die Ziele eines Projekts wachsen oder sich ändern, während die Ausführung des Projekts bereits im Gange ist. Vielleicht war das ursprüngliche Ziel, einen Fehler in der Software eines Systems zu beheben, aber im Laufe der Zeit wurden vier weitere identifiziert und der Liste hinzugefügt. Sobald die Ziele (oder der „Umfang“) des Projekts erweitert werden, müssen logischerweise auch die Zeit- und Budgetbeschränkungen erweitert werden, was häufig zu Verwirrung und Frustration bei Teammitgliedern und Beteiligten führt. Scope Creep ist einer der größten Übeltäter, wenn Projekte außer Kontrolle geraten. Obwohl es verlockend sein kann, der To-Do-Liste eines Projekts nur eine weitere Kleinigkeit hinzuzufügen, muss dies so weit wie möglich vermieden werden (jedoch Mit zunehmender Entwicklungsgeschwindigkeit wenden viele Projektmanagementmethoden an, die besser in der Lage sind, Projektanpassungen zu bewältigen (diese werden als „agile“ Methoden bezeichnet und werden weiter unten besprochen).

DIE 2 ARTEN DES PROJEKTMANAGEMENTS

Es gibt zwei übergreifende Stile, wenn es um Projektmanagementmethoden geht: das traditionelle, Wasserfall- oder Vorhersagelager (in das der Projektlebenszyklus passt) und das adaptive oder agile Lager. Es ist auch möglich, eine hybride Methodik zu wählen, die Elemente beider Lager kombiniert.

Traditionelle Projektmanagement-Methoden

Vielleicht das intuitivere Lager, traditionelle Projektmanagementmethoden sind linear und folgen einer festen Abfolge von Phasen und Aufgaben in eine Richtung bis zum Ende. Die Ergebnisse sind klar definiert und relativ unverrückbar, wobei die Rolle der Stakeholder (außer denen, die die Arbeit tatsächlich abschließen) weitgehend auf die Projektdefinition und die endgültigen Präsentationsbuchstützen beschränkt ist. Risiken werden von Anfang an antizipiert und geplant, und die Dokumentation ist von Anfang bis Ende umfangreich. Die traditionelle Methode eignet sich gut für genau definierte und/oder vorhersehbare Projekte sowie für Großprojekte mit sehr festen Zielen, die genau überwacht werden müssen.

Methoden des agilen Projektmanagements

Der agile Ansatz wurde in der Softwareindustrie geboren und ist eine viel flexiblere Methode des Projektmanagements. Entwickelt im Jahr 2001 von 17 Software-Praktikern, die der Meinung waren, dass bestehende Projektmanagementmethoden nicht zu ihrer Branche passten, entwickelten sie das folgende Manifest mit vier Werten, an die sie sich halten sollten:

„ Individuen und Interaktionen über Prozesse und Tools

Funktionierende Software über umfassende Dokumentation

Kundenzusammenarbeit über Vertragsverhandlungen

Auf Veränderungen reagieren statt einem Plan zu folgen“

(Die Autoren relativierten ihr Manifest mit dem Hinweis , dass „die Punkte auf der rechten Seite einen Wert haben, wir schätzen die Punkte auf der linken Seite mehr“.)

Mit anderen Worten, wo traditionelle Methoden linear sind, ist Agilität iterativ und arbeitet in Zyklen oder „Sprints“. Wo traditionell eher auf Langfristigkeit und/oder das große Ganze ausgerichtet ist, eignet sich Agilität für kurze Produktivitätsschübe, die letztendlich alle zu einem größeren Zweck beitragen. Wo Traditionelles in seinen Zielen fixiert ist, passt sich Agile an und passt sich an die Bedürfnisse von Kunden, neuen Entdeckungen, Hindernissen und Ideen an. Während traditionell ein Projektmanager den gesamten Fortschritt überwacht und leitet, verlässt sich Agile stärker auf die Zusammenarbeit der Stakeholder, um den Weg nach vorn zu gehen.

Was verwirrend sein kann, ist, dass „agil“ ein Oberbegriff ist, der durch mehrere unterschiedliche Implementierungen realisiert werden kann. Scrum ist die am häufigsten praktizierte Version am heutigen Arbeitsplatz, die häufig zusammen mit der Kanban-Methodik (in Kombination manchmal als „Scrumban“ bezeichnet) implementiert wird. Wenn ein Unternehmen also oft über seinen „agile“ Stil spricht, bezieht es sich eigentlich eher auf Scrum.

Klar wie Schlamm? Nun, das Gute daran ist, dass die Bezeichnungen wirklich nicht so wichtig sind, und in Wirklichkeit enden die meisten Unternehmen mit einer losen Version einer Methode, in die andere Teile eingestreut sind – oder sogar ein reiner Hybrid. Es gibt keine Projektmanagement-Polizei, die dies verhindert; Welche Tools und Teile von Tools anderer Methodologien Ihrem Unternehmen helfen, so reibungslos und produktiv wie möglich zu arbeiten, das sollten Sie vorbehaltlos wählen.

DER PROJEKTLEBENSZYKLUS IN 4 STUFEN

Im traditionellen Modell der Projektplanung durchläuft ein Projekt vier Lebensphasen oder Phasen (es sei darauf hingewiesen, dass dies manchmal in fünf Phasen des Projektmanagements unterteilt und dann etwas ungenau als PMBOK-Methode bezeichnet wird ):

1. Initiierungs- oder Definitionsphase

• Klärung des Problems, das Sie lösen möchten, oder des Ziels, das Sie erreichen möchten
• Ein Zeitraum, in dem entschieden wird, ob es sich lohnt, eine Idee weiterzuverfolgen, ob ihre Auswirkungen wichtig sind oder für den Zielmarkt oder die Interessengruppen von Bedeutung sind
• Kann Machbarkeitstests umfassen
• Definieren, was die Ziele des Projekts sind (und was nicht)
• Im Allgemeinen eine Phase, die umfangreiches Brainstorming und Konsultationen mit einer Vielzahl von Interessengruppen und Experten umfasst
• Wenn die Idee als realisierbar und weiterverfolgbar erachtet wird, ist dies letztendlich auch die Phase, in der Management- und Führungsrollen bestimmt werden

2. Planung, Design oder Mobilisierung (etwas verwirrenderweise in einigen britischen Modellen auch als „Initiierungsphase“ bezeichnet)

• Klären Sie die Grundlagen für das Erreichen der Ziele, die finanziellen und personellen Ressourcen sowie den Zeitplan
• Beinhaltet das Aufschlüsseln von Phasen, Zielen und einzelnen Aufgaben, manchmal in eine Hierarchie namens „ Work Breakdown Structure “ oder „Work Breakdown Schedule“ (PSP) (sehen Sie sich dieses Video an, um dies besonders deutlich zu demonstrieren)
• Dazu gehört auch, zu delegieren, wer für die Erledigung der einzelnen Aufgaben verantwortlich ist
• Der Projektmanager kann es hilfreich finden, an dieser Stelle ein Gantt-Diagramm zu erstellen
• Wie unten gezeigt (im Video unter der Überschrift CPM), ist dies eine Zeitachsenstruktur, die jede Aufgabe Ihres Projekts und die Beziehung zwischen allen Aufgaben visuell darstellt und Ihnen hilft, Ihren Fortschritt zu sehen und Hindernisse zu identifizieren
• Die Planungsphase umfasst auch eine Risikomanagementbewertung und einen Plan, was bedeutet, dass eine Diskussion darüber geführt werden muss, was schief gehen kann und was in diesem Fall zu tun ist
• Das Team und die Stakeholder werden auch die Erwartungen und Kommunikationskanäle während des gesamten Projekts skizzieren

3. Ausführung, Lieferung oder Implementierung (tritt parallel zu Überwachung und Kontrolle auf)

• Manchmal in zwei getrennte Phasen unterteilt, finden die Ausführungs- und die Überwachungsphase gleichzeitig statt
• Während sich das Team auf die Erfüllung der in der vorherigen Phase beschriebenen Aufgaben konzentriert, behält der Projektmanager sowohl das Gesamtbild als auch jeden einzelnen Schritt im Auge, der erforderlich ist, um die Ziellinie zu erreichen, und achtet besonders auf den kritischen Pfad, falls vorhanden identifiziert worden
• Der Projektleiter ist auch derjenige, der sofort zu Rate gezogen wird, wenn es bei einer der Aufgaben Probleme gibt, und er ist derjenige, der zu den Vorgesetzten geht, wenn mehr Zeit oder Budget benötigt werden oder wenn anfängliche Ziele unerwartet nicht erreicht werden können

4. Fertigstellung oder Schließung

• Umfasst alles, was mit dem Abschluss des Projekts zu tun hat
• Wird wahrscheinlich eine Art Bericht beinhalten und kann eine Art zusätzliche Präsentation für Interessengruppen oder Brancheninsider beinhalten
• Das Team sollte darüber nachdenken, was gut gelaufen ist, welche Hindernisse aufgetreten sind und welche Bereiche in zukünftigen Projekten verbessert werden könnten. Dies kann sowohl einzeln als auch im Team erfolgen.

PROJEKTMANAGEMENTMETHODEN

Abhängig von der Persönlichkeit einer Person ist es wahrscheinlich, dass ein Ansatz oder eine bestimmte Methodik intuitiv viel besser klingt als die anderen. Jeder Ansatz hat jedoch seine Zeit und seinen Ort, und die Anwendung einer guten Methodik in der falschen Situation kann zu enttäuschenden, sogar katastrophalen Ergebnissen führen. Aus diesem Grund muss eine Person die Bedürfnisse der Stakeholder, potenzielle Fallstricke und Erwartungen des Teams sowie das angestrebte Endergebnis bewerten, bevor sie sich entscheidet, welche Methode für die individuelle Situation tatsächlich am besten geeignet ist.

Während alle Methoden entwickelt wurden, um das Leben einfacher zu machen, können viele anfangs etwas schwierig zu erklären sein und lassen sich oft am besten durch Demonstrationen verdeutlichen. Sehen Sie sich die folgenden Videos unten an, um mehr über die einzelnen Videos zu erfahren, oder wählen Sie diejenigen aus, die Sie sich ansehen möchten, wenn Sie bereits von einigen gehört haben, auf die Sie neugierig sind.

PRINZ2

PRINCE2 ist ein Projektmanagementsystem, hinter dem eine ganze Institution steht und das auch eine Zertifizierung beinhaltet. Während die ursprüngliche Version in das traditionelle Lager fiel, wurde PRINCE2 Agile in den letzten Jahren als hybride Methodik eingeführt, die besser für das heutige Geschäftsklima geeignet ist. Das meiste, was Sie wissen müssen, wird die Hilfe eines Mitarbeiters erfordern, der in der Methode geschult ist (es würde der Institution nicht viel nützen, alle ihre Geheimnisse im ganzen Internet zu verbreiten, wenn sie immer noch wollen würde, dass Leute kommen und den Kurs bezahlen). In den folgenden Videos erhalten Sie jedoch einen kurzen Vorgeschmack auf die traditionelle und die agile Version von PRINCE2:

Wasserfall

Wasserfall wird manchmal als Synonym für traditionelles Projektmanagement bezeichnet, und obwohl dies nicht zu 100 % der Fall ist, ist es vielleicht die einfachste und intuitivste Art, ein Projekt durchzuführen. Das heißt nicht, dass es unbedingt das Beste, Schnellste oder Einfachste ist – das hängt von den Umständen ab, unter denen es angewendet wird. Aber theoretisch werden viele dieses wahrscheinlich am einfachsten finden.

Critical Path Method (CPM)/Program Evaluation Review Technique (PERT)

Während diese beiden traditionellen Methoden nicht genau gleich sind, wurde CPM aus PERT geboren und sind sich daher sehr ähnlich. Das folgende Video ist ein großartiges und sehr klares Beispiel für die Erstellung eines Gantt-Diagramms und CPM in Aktion (und, um nicht zu lügen, nur zu sehen, wie erstaunlich dieser Typ darin ist, rückwärts zu schreiben, macht dieses Video sehenswert).

Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM)

Ähnlich wie CPM in der Theorie ist CCPM eine traditionelle Methodik, die sich auf Ressourcen statt auf Aufgaben konzentriert und darauf abzielt, sowohl das Studentensyndrom (Zögern bis zur letzten Minute, um die Arbeit zu erledigen) als auch Gold-Plating (Aufgaben vorzeitig beenden und unnötig hinzufügen) zu vermeiden zu ihnen - und standardmäßig den Umfang des Projekts zu erweitern - weil es das Richtige zu sein scheint, mit der zusätzlichen Zeit umzugehen).

Gedränge

Scrum ist die wohl beliebteste agile Projektmanagementmethode und wird in Unternehmen auf der ganzen Welt praktiziert. Obwohl es aus der Softwareentwicklungsbranche stammt (und nach wie vor ihre Methode der Wahl ist), wurde es von allen Arten von Teams übernommen, um ihnen zu helfen, ihre Projekte reibungsloser durchzuführen und gleichzeitig die Flexibilität für Anpassungen auf dem Weg zu ermöglichen.

Kaizen und Lean Six Sigma

Es gibt einige Diskussionen darüber, ob diese als vollwertige Projektmanagementmethoden bezeichnet werden sollten oder nicht, aber unabhängig davon sind sie agile Tools, die den Ablauf des Projektabschlusses erleichtern:

Kanban

Kanban ist eine agile Projektmanagementmethode, die ihren Ursprung bei Toyota hat. Sie ist eine äußerst beliebte Projektmanagementstrategie, die oft mit Scrum kombiniert wird, um den Arbeitsablauf und die Kommunikation innerhalb eines Teams zu optimieren.

PROJEKTMANAGER WERDEN

Nach der Lektüre all der Komplexitäten, die das Projektmanagement mit sich bringt, ist es vielleicht nicht verwunderlich, dass es in diesem Bereich zahlreiche Karrieremöglichkeiten gibt. Wie wird man Projektmanager?

Nun, eigentlich ist der Weg nicht so eindeutig; Universitätsabschlüsse in Projektmanagement sind ziemlich selten (obwohl viele Universitäten ergänzende Zertifikatskurse anbieten), und Sie werden feststellen, dass viele Projektmanager, die heute da draußen sind, äußerst unterschiedliche Hintergründe haben. Allerdings steht hinter jeder Methode des Projektmanagements eine Art professioneller Körperschaft, die Schulungen und Zertifizierungen anbietet, oft einschließlich Karriereberatung und Networking-Möglichkeiten in ihren Kursen. Ein guter Anfang ist, sich das Project Management Institute wegen seiner vielfältigen Bildungs- und Zertifizierungswege anzusehen.

Obwohl diese Schulung sehr wichtig ist, ist der vielleicht beste Weg, eine Grundlage im Projektmanagement zu entwickeln, zuerst Teil eines Projekts zu sein. Wenn Sie wissen, wie verschiedene Unternehmen funktionieren, werden Sie:

1. Gewinnen Sie Einblicke in gute Führungspraktiken aus der Perspektive eines Teammitglieds
2. Sammeln Sie Tipps und Tricks, während Sie sehen, welche Projektmanagement-Tools und -Implementierungen funktionieren und welche nicht
3. Sammeln Sie Erfahrungen mit verschiedenen Projektmanagementstilen und -methoden, bauen Sie Ihr Toolkit auf und ermöglichen Sie es Ihnen, Ihr Outfit an Tools und Projektmanagementlösungen für jedes Team, dem Sie angehören, anzupassen
4. Lernen Sie von anderen, wie Sie Fehler beheben können, wenn etwas schief geht

PROJEKTMANAGEMENT-SOFTWARE

Nachdem Sie nun wissen, was Projektmanagement ist, und wissen, wie wichtig es für eine produktive und effiziente Geschäftspraxis ist, suchen Sie möglicherweise nach den nächsten Schritten zur Implementierung einiger Projektmanagement-Tools in Ihren eigenen unternehmerischen Bemühungen. Zu Ihrem Glück haben wir bereits die Arbeit geleistet, um die besten Softwareoptionen (sowohl online als auch herunterladbar) auf dem heutigen Markt zusammenzufassen.

Klicken Sie hier für die 45 besten Projektmanagement-Tools und hier für die 12 besten kostenlosen Projektmanagement-Tools.

Während größere Unternehmen diese Projektmanagement-Software-Tools wahrscheinlich in Verbindung mit einem dedizierten Projektmanager (oder Managern, wenn Sie viele Projekte gleichzeitig durchführen) wünschen, werden Unternehmen jeder Größe feststellen, dass Projektmanagement-Software hilft, oder besser gesagt, mehr ist oder weniger ein Muss für Manager, die Tools benötigen, um alles zu tun, was sie tun müssen. Kleinere Unternehmen stellen möglicherweise sogar fest, dass PM-Software es ihnen ermöglicht, auf die Einstellung von jemandem zu verzichten, der ausschließlich für das Projektmanagement zuständig ist, da das Team oder jemand, der bereits in der Führung ist, die leichtere Last der Arbeit mit dem Tool tragen kann, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.

FAZIT

Projekte werden in absehbarer Zeit nirgendwo hinführen. Wenn Sie also nicht in der Lage sind, sie richtig zu verwalten, sind Sie nicht in der Lage, ein wettbewerbsfähiger Akteur auf dem heutigen Markt zu sein. Während die Implementierung eines Managementsystems anfangs etwas entmutigend erscheinen mag, besteht sein gesamter Zweck darin, Ihnen das Leben zu erleichtern, indem Kommunikationslinien geglättet, Erwartungen geklärt, die Transparenz hinsichtlich des Fortschritts erhöht und Ihren Zielen und Ihren Zielen mehr Vorhersehbarkeit und Struktur verliehen werden Reise zu ihnen. Und wenn Sie die richtige Methodik wählen, werden Sie feststellen, dass sie genau das tut.

Viel Spaß beim Projektmanagement!