O guia definitivo para gerenciamento de projetos em 2019

INTRODUÇÃO

Os projetos são o modelo de produtividade exigido hoje. No entanto, se não forem gerenciados com habilidade, eles também podem ser um dreno maciço de tempo e recursos, ocasionalmente ameaçando a própria existência até mesmo de grandes empresas multinacionais. Embora as consequências nem sempre sejam tão dramáticas, os projetos ainda podem ser um ponto delicado para muitas agências. De fato, em sua Pesquisa Global de Gerenciamento de Projetos de 2019 , o Project Management Institute (PMI) descobriu que “as organizações desperdiçaram quase 12% de seus investimentos em gastos com projetos no ano passado devido ao baixo desempenho”.

Então, como uma empresa enfrenta as armadilhas de um modelo de negócios que não pode ignorar? Os dados do PMI deixam claro: quando uma empresa implementa ferramentas e estruturas de gerenciamento de projetos (PM) saudáveis, é mais provável que:

1. Veja seus projetos atingirem seus objetivos originais,
2. Cumpra as metas mantendo-se dentro do orçamento,
3. Cumprir as metas dentro do prazo programado e
4. Evite aumento de escopo (um tópico que discutiremos abaixo).

ÍNDICE

O que é Gerenciamento de Projetos?
Restrição Tripla e Desvio de Escopo
Os 2 estilos de gerenciamento de projetos
Metodologias Tradicionais de Gerenciamento de Projetos
Metodologias Ágeis de Gerenciamento de Projetos
O Ciclo de Vida do Projeto em 4 Etapas
Iniciação
Planejamento
Execução (Monitoramento e Controle)
Fecho
Metodologias de Gerenciamento de Projetos
PRINCE2
Cascata
Método do Caminho Crítico (CPM)/Técnica de Revisão de Avaliação de Programa (PERT)
Gerenciamento de Projetos da Cadeia Crítica (CCPM)
Scrum
Kaizen e Lean Seis Sigma
Kanban
Tornando-se um gerente de projetos
Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
Conclusão

O QUE É GESTÃO DE PROJETOS?

O gerenciamento de projetos é responsável por todas as práticas que permitem que um projeto seja executado sem problemas. Realizado individualmente ou por um grupo de partes interessadas, é o processo de definição de um objetivo específico e alcançável, delineando e coordenando as tarefas necessárias para atingir esse objetivo, alocando os recursos disponíveis para cada etapa do processo, monitorando as tarefas e sabendo quando fazer ajustes ao longo do caminho e, por fim, apresentar os resultados da iniciativa, refletir sobre o processo e comemorar com os stakeholders.

No entanto, também pode ser útil estabelecer um entendimento mútuo da palavra “projeto”. A maioria das pessoas, se não todas, empreendeu algum tipo de projeto formal ou informal (aprender a amarrar os sapatos, escrever um trabalho na escola, planejar uma festa, candidatar-se a empregos etc.) do que a palavra significa. No entanto, uma definição mais formal e refinada do Dr. Mike Clayton afirma que é “um conjunto coordenado de tarefas que, juntas, criam um novo produto, processo ou serviço definido, dentro de um orçamento limitado de tempo e recursos”. O Dr. Clayton continua destacando vários aspectos dessa definição: “coordenação”, que pode se aplicar às próprias tarefas e à maneira como elas se relacionam em termos de tempo e recursos (uma deve ser realizada antes que outra possa ser iniciada, alguns devem ocorrer simultaneamente, etc.); “definido”, significando que o projeto tem uma meta e/ou intenção especificada; e “constringido”, o que significa que todas as tarefas pertencentes ao objetivo final precisam ser realizadas dentro da estrutura de recursos alocados no início do projeto.

Vale ressaltar que existe uma diferença entre “projetos” e “operações”. Isso é esclarecido pelo PMI, que, em sua definição de projeto , observa que é um “empreendimento temporário”. Embora um projeto possa alterar para sempre a maneira como uma empresa funciona no dia-a-dia, o projeto em si terá uma data de início e término definida; as operações, por outro lado, são as tarefas diárias e as funções fundamentais de uma organização que permitem que ela exista.

TRIPLA RESTRIÇÃO E SCOPE CREEP

O delicado equilíbrio Os gerentes de projeto estão sempre tentando manter os centros em torno da tripla restrição de gerenciamento de projeto , muitas vezes representada como um triângulo. De um lado do triângulo está a restrição de orçamento , de outro lado está o cronograma , e no lado final temos a restrição de escopo, qualidade ou cumprimento de objetivos (pode ter nomes diferentes dependendo da apresentação do modelo ). A ideia é que, uma vez resolvidas essas três restrições no início do projeto, nenhuma delas possa ser modificada sem recalibrar o equilíbrio entre as três.

Um problema relacionado que os gerentes de projeto devem observar é o aumento do escopo. É quando os objetivos de um projeto crescem ou mudam enquanto a execução do projeto já está em andamento. Talvez o objetivo original fosse resolver um bug no software de um sistema, mas ao longo do caminho, outros quatro foram identificados e adicionados ao processo. Logicamente, uma vez que os objetivos (ou “escopo”) do projeto se expandem, as restrições de tempo e orçamento também precisam ser ampliadas, muitas vezes levando a confusão e frustração por parte dos membros da equipe e das partes interessadas. O aumento do escopo é um dos maiores culpados em termos de projetos que saem do controle, portanto, embora possa ser tentador adicionar apenas mais uma coisinha à lista de afazeres de um projeto, isso precisa ser evitado o máximo possível (no entanto, , à medida que a taxa de desenvolvimento aumenta, muitos estão adotando metodologias de gerenciamento de projetos que são mais capazes de lidar com os ajustes do projeto (essas são chamadas de metodologias “ágeis” e serão discutidas abaixo).

OS 2 ESTILOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Existem dois estilos abrangentes quando se trata de métodos de gerenciamento de projetos: o acampamento tradicional, em cascata ou preditivo (no qual o ciclo de vida do projeto se encaixa) e o acampamento adaptativo ou ágil. Também é possível escolher uma metodologia híbrida, que combina elementos de ambos os campos.

Metodologias Tradicionais de Gerenciamento de Projetos

Talvez o campo mais intuitivo, as metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos sejam lineares, seguindo uma sequência fixa de etapas e tarefas em uma direção até o fim. Os resultados são claramente definidos e relativamente imutáveis, com as partes interessadas (além daqueles que estão realmente concluindo o trabalho) tendo seu papel amplamente limitado à definição do projeto e aos suportes finais da apresentação. Os riscos são antecipados e planejados no início, e a documentação é extensa do começo ao fim. O método tradicional é bom para projetos bastante definidos e/ou previsíveis, bem como projetos de grande porte com objetivos muito firmes que precisam ser acompanhados de perto.

Metodologias Ágeis de Gerenciamento de Projetos

A abordagem ágil nasceu na indústria de software e é um método muito mais flexível de gerenciamento de projetos. Desenvolvido em 2001 por 17 profissionais de software que achavam que os métodos de gerenciamento de projetos existentes não se adequavam ao seu setor, eles criaram o seguinte manifesto com quatro valores a serem seguidos:

“ Indivíduos e interações sobre processos e ferramentas

Software funcional sobre documentação abrangente

Colaboração do cliente em vez de negociação de contratos

Responder à mudança ao invés de seguir um plano”

(Os escritores qualificaram seu manifesto com a observação de que, “enquanto há valor nos itens à direita, valorizamos mais os itens à esquerda”.)

Em outras palavras, enquanto os métodos tradicionais são lineares, os ágeis são iterativos, trabalhando em ciclos, ou “sprints”. Enquanto o tradicional tende para o longo prazo e/ou para o panorama geral, o ágil é adequado para curtos períodos de produtividade, contribuindo, em última análise, para um propósito maior. Onde o tradicional é fixo em seus objetivos, o ágil se adapta e reajusta de acordo com as necessidades dos clientes, novas descobertas, obstáculos e ideias. Onde o tradicional tem um gerente de projeto que supervisiona e orienta todo o progresso, o ágil depende mais da colaboração das partes interessadas para navegar no caminho a seguir.

O que pode tornar as coisas confusas é que “ágil” é um termo abrangente que pode ser realizado por várias implementações diferentes. Scrum é a versão mais comum praticada no local de trabalho de hoje, comumente implementada juntamente com a metodologia Kanban (às vezes chamada de “Scrumban” quando combinada), muitas vezes quando uma empresa está falando sobre seu estilo “ágil”, na verdade está se referindo mais especificamente ao Scrum.

Claro como lama? Bem, o bom é que os rótulos realmente não importam muito e, na realidade, a maioria das empresas acaba com uma versão solta de um método com outras partes espalhadas - ou até mesmo um híbrido direto. Não há nenhuma política de gerenciamento de projetos para evitar isso; quaisquer ferramentas e partes de ferramentas de outras metodologias que ajudem sua organização a funcionar da maneira mais suave e produtiva possível é o que você deve buscar sem reservas.

O CICLO DE VIDA DO PROJETO EM 4 ETAPAS

No modelo tradicional de planejamento de projetos, um projeto passa por quatro estágios ou fases de vida (deve-se observar que isso às vezes é dividido em cinco fases de gerenciamento de projetos e, então, é chamado de forma um tanto imprecisa de método PMBOK ):

1. Estágio de Iniciação ou Definição

• Esclarecendo o problema que você está procurando resolver, ou o objetivo que você pretende alcançar
• Um período para decidir se vale a pena perseguir uma ideia, se seu impacto será importante ou será importante para o mercado-alvo ou partes interessadas
• Pode incluir testes de viabilidade
• Definir quais são os objetivos do projeto (e quais não são)
• Geralmente uma fase que envolve extenso brainstorming e consulta com uma diversidade de partes interessadas e especialistas
• Em última análise, se a ideia for considerada viável e vale a pena perseguir, este também é o estágio em que os papéis de gerenciamento e liderança serão designados

2. Planejamento, Projeto ou Mobilização (um tanto confuso, também chamado de fase de “Iniciação” em alguns modelos baseados no Reino Unido)

• Separando os detalhes do que será necessário para atingir os objetivos, os recursos financeiros e humanos, bem como o cronograma
• Envolverá a quebra de estágios, metas e tarefas individuais, às vezes em uma hierarquia chamada “ Estrutura de Divisão de Trabalho ” ou “Cronograma de Divisão de Trabalho” (WBS) (confira este vídeo para uma demonstração particularmente clara disso)
• Também envolve delegar quem será responsável pela conclusão de cada tarefa
• O gerente de projeto pode achar útil criar um gráfico de Gantt neste ponto
• Demonstrado abaixo (no vídeo sob o título CPM), esta é uma estrutura de linha do tempo que exibe visualmente cada tarefa do seu projeto, a relação entre todas as tarefas e ajuda você a ver seu progresso, bem como a identificar obstáculos
• A etapa de Planejamento também envolverá uma Avaliação e um Plano de Gestão de Riscos, o que significa que é preciso haver uma discussão sobre o que pode dar errado e o que fazer se isso acontecer
• A equipe e as partes interessadas também definirão as expectativas e os canais de comunicação ao longo do projeto

3. Execução, Entrega ou Implementação (ocorre junto com Monitoramento e Controle)

• Às vezes dividido em duas fases separadas, as fases de execução e monitoramento acontecem simultaneamente
• Enquanto a equipe se concentra em realizar as tarefas descritas na etapa anterior, o gerente de projeto fica de olho no quadro geral e em cada etapa individual necessária para chegar à linha de chegada, prestando atenção especial ao caminho crítico, se houver foi identificado
• O gestor do projeto é também aquele que é imediatamente consultado se surgirem problemas numa das tarefas, e é ele quem recorre aos superiores se for necessário mais tempo ou orçamento, ou se os objetivos iniciais se revelarem inesperadamente impossíveis de cumprir

4. Conclusão ou Encerramento

• Compreende tudo o que tem a ver com o encerramento do projeto
• Provavelmente envolverá algum tipo de relatório e pode envolver algum tipo de apresentação adicional para as partes interessadas ou membros do setor
• A equipe deve refletir sobre o que deu certo, quaisquer obstáculos enfrentados e áreas que podem ser melhoradas em projetos futuros. Isso pode ser feito tanto individualmente quanto em equipe.

METODOLOGIAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Dependendo da personalidade de uma pessoa, é provável que uma abordagem ou metodologia específica soe intuitivamente muito melhor do que as outras. No entanto, cada abordagem tem seu tempo e lugar, e usar uma boa metodologia na situação errada pode levar a resultados decepcionantes e até mesmo desastrosos. Por esse motivo, uma pessoa deve avaliar as necessidades das partes interessadas, possíveis armadilhas e expectativas da equipe e o resultado final almejado antes de decidir qual metodologia é realmente melhor para a situação individual.

Embora todas as metodologias sejam projetadas para tornar a vida mais fácil, muitas podem ser um pouco complicadas de explicar inicialmente e muitas vezes são melhor esclarecidas por demonstração. Veja os vídeos a seguir abaixo para saber mais sobre cada um, ou escolha aqueles para assistir se você já ouviu falar sobre alguns que lhe interessam.

PRINCE2

PRINCE2 é um sistema de gestão de projetos que tem por trás toda uma instituição, e que também envolve certificação. Enquanto a versão original caiu no campo tradicional, nos últimos anos, o PRINCE2 Agile foi introduzido como uma metodologia híbrida mais adequada ao clima de negócios atual. A maior parte do que você precisa saber exigirá a ajuda de um membro da equipe treinado no método (não seria muito bom para a instituição espalhar todos os seus segredos por toda a Internet se eles ainda quisessem que as pessoas viessem e pagar o curso). Você pode, no entanto, obter uma amostra rápida das versões tradicional e ágil do PRINCE2 nos seguintes vídeos:

Cascata

Waterfall às vezes é mencionado como sinônimo de gerenciamento de projetos tradicional e, embora isso não seja 100% o caso, talvez seja a maneira mais direta e intuitiva de realizar um projeto. Isso não quer dizer que seja necessariamente o melhor, mais rápido ou mais fácil - isso dependerá das circunstâncias em que está sendo aplicado. Mas, em termos teóricos, muitos provavelmente acharão este o mais simples de entender.

Método do Caminho Crítico (CPM)/Técnica de Revisão de Avaliação de Programa (PERT)

Embora essas duas metodologias tradicionais não sejam exatamente iguais, o CPM nasceu do PERT e, portanto, são muito semelhantes. O vídeo a seguir é um exemplo excelente e muito claro da criação de um gráfico de Gantt e CPM em ação (e, não vou mentir, só de ver como esse cara é incrível escrevendo de trás para frente vale a pena assistir a esse vídeo).

Gerenciamento de Projetos da Cadeia Crítica (CCPM)

Semelhante ao CPM em teoria, o CCPM é uma metodologia tradicional que se concentra em recursos em vez de tarefas e trabalha para evitar tanto a síndrome do aluno (procrastinar até o último minuto para fazer o trabalho) quanto o banho de ouro (terminar tarefas antecipadamente e adicionar desnecessariamente para eles - e, por padrão, adicionando ao escopo do projeto - porque parece a coisa certa a fazer com o tempo extra).

Scrum

Facilmente a metodologia ágil de gerenciamento de projetos mais popular, o Scrum é praticado em empresas de todo o mundo. Embora nascido da indústria de desenvolvimento de software (e permanecendo como seu método de escolha), ele foi adotado por todos os tipos de equipes para ajudá-los a executar seus projetos com mais facilidade, ao mesmo tempo em que permite flexibilidade para ajustes ao longo do caminho.

Kaizen e Lean Seis Sigma

Há algum debate sobre se devem ou não ser chamadas de metodologias de gerenciamento de projetos de pleno direito, mas, independentemente disso, são ferramentas ágeis que facilitam o fluxo de conclusão do projeto:

Kanban

Uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos que se originou com a Toyota, Kanban é uma estratégia de gerenciamento de projetos extremamente popular, muitas vezes combinada com Scrum para otimizar o fluxo de trabalho e a comunicação dentro de uma equipe.

TORNANDO-SE UM GERENTE DE PROJETOS

Depois de ler sobre todas as complexidades que o gerenciamento de projetos envolve, pode não ser uma surpresa que existam amplas oportunidades de carreira na área. Então, como você se torna um gerente de projeto?

Bem, na verdade, o caminho não é tão claro; os diplomas universitários em gerenciamento de projetos são bastante raros (embora muitas universidades ofereçam cursos de certificação suplementares) e você descobrirá que muitos gerentes de projeto que estão por aí hoje têm experiências extremamente diversas. Dito isto, cada método de gerenciamento de projetos tem algum tipo de corpo profissional por trás dele que oferece treinamento e certificação, muitas vezes incluindo orientação profissional e oportunidades de networking em seus cursos. Um bom lugar para começar é verificar o Project Management Institute para sua variedade de rotas de educação e certificação.

Embora esse treinamento seja muito importante, talvez a melhor maneira de desenvolver uma base em gerenciamento de projetos seja fazer parte de um projeto primeiro. À medida que você se torna conhecedor da maneira como as diferentes empresas funcionam, você irá:

1. Obtenha informações sobre boas práticas de liderança da perspectiva de um membro da equipe
2. Colete dicas e truques ao ver quais ferramentas e implementações de gerenciamento de projetos funcionam e quais não funcionam
3. Ganhe experiência em diferentes estilos e metodologias de gerenciamento de projetos, construindo seu kit de ferramentas e permitindo que você personalize seu conjunto de ferramentas e soluções de gerenciamento de projetos para cada equipe da qual você faz parte
4. Aprenda com outras pessoas sobre como solucionar problemas quando as coisas dão errado

SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Agora que você está armado com o conhecimento do que é o gerenciamento de projetos e sabe como ele é crítico para uma prática comercial produtiva e eficiente, você pode estar procurando as próximas etapas sobre como implementar algumas ferramentas de gerenciamento de projetos em seus próprios empreendimentos empresariais. Para sua sorte, já fizemos o trabalho de reunir todas as melhores opções de software (tanto online quanto para download) no mercado hoje.

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Embora grandes corporações provavelmente desejem essas ferramentas de software de gerenciamento de projetos em conjunto com um gerente de projeto dedicado (ou gerentes, se você tiver muitos projetos acontecendo ao mesmo tempo), empresas de todos os tamanhos descobrirão que ter um software de gerenciamento de projetos ajuda, ou melhor, é mais ou menos uma obrigação para gerentes que precisam de ferramentas para fazer tudo o que precisam. As empresas menores podem até descobrir que ter um software de gerenciamento de projetos permite que elas não precisem contratar alguém dedicado exclusivamente ao gerenciamento de projetos, pois a equipe ou alguém que já está na liderança pode arcar com o fardo aliviado de trabalhar com a ferramenta para garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente.

CONCLUSÃO

Os projetos não vão a lugar nenhum tão cedo, portanto, se você não estiver preparado para gerenciá-los corretamente, não estará preparado para ser um player competitivo no mercado atual. Embora a implementação de um sistema de gerenciamento possa parecer um pouco assustadora no início, todo o seu objetivo é, na verdade, facilitar sua vida, suavizando as linhas de comunicação, esclarecendo expectativas, aumentando a transparência em relação ao progresso e fornecendo mais previsibilidade e estrutura para seus objetivos e sua jornada para alcançá-los. E quando você escolher a metodologia certa, descobrirá que ela fará exatamente isso.

Feliz gerenciamento de projetos!