La guida definitiva alla gestione dei progetti nel 2019

INTRO

I progetti sono il modello di produttività richiesto oggi. Tuttavia, se non gestiti abilmente, possono anche essere un enorme spreco di tempo e risorse, minacciando occasionalmente l'esistenza stessa anche delle grandi aziende multinazionali. Sebbene le conseguenze non siano sempre così drammatiche, i progetti possono ancora essere un punto dolente per molte agenzie. Infatti, nel suo Global Project Management Survey del 2019 , il Project Management Institute (PMI) ha rilevato che "le organizzazioni hanno sprecato quasi il 12% del loro investimento nella spesa per progetti lo scorso anno a causa delle scarse prestazioni".

Quindi, come fa un'azienda a superare le insidie ​​di un modello di business che non può permettersi di ignorare? I dati di PMI chiariscono: quando un'azienda mette in atto strumenti e strutture di project management (PM) sani, è più probabile che:

1. Guarda i loro progetti raggiungere i loro obiettivi originali,
2. Raggiungi gli obiettivi rispettando il budget,
3. Raggiungi gli obiettivi entro il periodo di tempo programmato e
4. Evitare lo scorrimento dell'ambito (un argomento che discuteremo di seguito).

SOMMARIO

Che cos'è la gestione dei progetti?
Triplo vincolo e Scope Creep
I 2 stili di Project Management
Metodologie tradizionali di Project Management
Metodologie di gestione agile dei progetti
Il ciclo di vita del progetto in 4 fasi
Iniziazione
Pianificazione
Esecuzione (monitoraggio e controllo)
Chiusura
Metodologie di gestione del progetto
PRINCIPE2
Cascata
Metodo del percorso critico (CPM)/Tecnica di revisione della valutazione del programma (PERT)
Gestione dei progetti di catena critica (CCPM)
Mischia
Kaizen e Lean Six Sigma
Kanban
Diventare Project Manager
Strumenti di gestione del progetto
Conclusione

CHE COS'È LA GESTIONE DEI PROGETTI?

La gestione del progetto tiene conto di tutte le pratiche che consentono a un progetto di funzionare senza problemi. Completato individualmente o da un gruppo di stakeholder, è il processo di definizione di un obiettivo specifico e raggiungibile, delineando e coordinando i compiti necessari per raggiungere tale obiettivo, allocando le risorse disponibili per ogni fase del processo, monitorando i compiti e sapendo quando fare aggiustamenti lungo il percorso e, infine, presentazione dei risultati dell'iniziativa, riflessione sul processo e festeggiamenti con le parti interessate.

Tuttavia, può anche essere utile stabilire una comprensione reciproca della parola “progetto”. La maggior parte delle persone, se non tutte, ha intrapreso un progetto formale o informale di qualche tipo (imparare ad allacciarsi le scarpe, scrivere un compito a scuola, organizzare una festa, fare domanda per un lavoro, ecc.), e quindi la maggior parte delle persone probabilmente ha un'idea di cosa significa la parola. Tuttavia, una definizione più formale e raffinata del Dr. Mike Clayton afferma che si tratta di "un insieme coordinato di attività che insieme creano un nuovo prodotto, processo o servizio definito, entro un tempo limitato e un budget di risorse". Il Dr. Clayton prosegue evidenziando diversi aspetti di questa definizione: "coordinamento", che può essere applicato ai compiti stessi e al modo in cui si relazionano tra loro in termini di tempo e risorse (uno deve essere portato a termine prima che un altro possa essere avviato, alcuni devono verificarsi simultaneamente, ecc.); "definito", nel senso che il progetto ha un obiettivo e/o un intento specifico; e "vincolato", nel senso che tutti i compiti relativi all'obiettivo finale devono essere realizzati nell'ambito delle risorse assegnate all'inizio del progetto.

Vale la pena notare che esiste una differenza tra "progetti" e "operazioni". Lo chiariscono le PMI, le quali, nella loro definizione di progetto , fanno notare che si tratta di uno “sforzo temporaneo”. Sebbene un progetto possa alterare per sempre il modo in cui un'azienda funziona quotidianamente, il progetto stesso avrà una data di inizio e di fine definita; le operazioni, d'altra parte, sono i compiti quotidiani e le funzioni fondamentali di un'organizzazione che le consentono di esistere.

TRIPLO CONSTRAINT E SCOPE CREEP

Il delicato equilibrio dei project manager cerca sempre di mantenere i centri attorno al triplo vincolo del project management , spesso rappresentato come un triangolo. Da un lato del triangolo c'è il vincolo di budget , dall'altro c'è il programma , e infine dall'ultimo lato abbiamo il vincolo di scopo, qualità o conformità agli obiettivi (può avere nomi diversi a seconda della presentazione del modello ). L'idea è che, una volta definiti questi tre vincoli all'inizio del progetto, nessuno può essere modificato senza ricalibrare l'equilibrio tra tutti e tre.

Un problema correlato che i project manager devono tenere d'occhio è lo scope creep. Questo è quando gli obiettivi di un progetto crescono o cambiano mentre l'esecuzione del progetto è già in corso. Forse l'obiettivo originale era risolvere un bug nel software di un sistema, ma lungo il percorso ne sono stati identificati altri quattro e aggiunti al registro. Logicamente, una volta che gli obiettivi (o "ambito") del progetto si espandono, anche i vincoli di tempo e budget dovranno essere ampliati, portando spesso a confusione e frustrazione da parte dei membri del team e delle parti interessate. Scope creep è uno dei maggiori colpevoli in termini di progetti che sfuggono al controllo, quindi anche se può essere allettante aggiungere solo un'altra piccola cosa all'elenco delle cose da fare di un progetto, deve essere evitato il più possibile (tuttavia , con l'aumentare del tasso di sviluppo, molti stanno adottando metodologie di gestione del progetto che sono più in grado di gestire gli aggiustamenti del progetto (queste sono chiamate metodologie "agili" e saranno discusse di seguito).

I 2 STILI DI PROJECT MANAGEMENT

Esistono due stili generali quando si tratta di metodi di gestione del progetto: il campo tradizionale, a cascata o predittivo (in cui si inserisce il ciclo di vita del progetto) e il campo adattivo o agile. È anche possibile scegliere una metodologia ibrida, che combina elementi di entrambi i campi.

Metodologie tradizionali di Project Management

Forse il campo più intuitivo, le tradizionali metodologie di gestione dei progetti sono lineari, seguono una sequenza fissa di fasi e attività in una direzione fino alla fine. I risultati sono chiaramente definiti e relativamente inamovibili, con le parti interessate (diverse da quelle che stanno effettivamente completando il lavoro) che hanno il loro ruolo in gran parte limitato alla definizione del progetto e ai reggilibri della presentazione finale. I rischi sono previsti e pianificati all'inizio e la documentazione è ampia dall'inizio alla fine. Il metodo tradizionale va bene per progetti abbastanza definiti e/o prevedibili, così come per progetti su larga scala con obiettivi molto precisi che devono essere monitorati da vicino.

Metodologie di gestione agile dei progetti

L' approccio agile è nato nell'industria del software ed è un metodo molto più flessibile di gestione dei progetti. Sviluppato nel 2001 da 17 professionisti del software che ritenevano che i metodi di gestione dei progetti esistenti non si adattassero al loro settore, hanno elaborato il seguente manifesto con quattro valori a cui aderire:

“ Individui e interazioni su processi e strumenti

Software funzionante su documentazione completa

Collaborazione con il cliente sulla negoziazione del contratto

Rispondere al cambiamento seguendo un piano”

(Gli scrittori hanno qualificato il loro manifesto con la nota che, "mentre c'è valore negli articoli a destra, apprezziamo di più gli articoli a sinistra".)

In altre parole, dove i metodi tradizionali sono lineari, Agile è iterativo, funziona in cicli o "sprint". Laddove il tradizionale tende al lungo termine e/o al quadro generale, l'agile è adatto per brevi periodi di produttività, che alla fine contribuiscono a uno scopo più ampio. Laddove il tradizionale è fisso nei suoi obiettivi, l'agile si adatta e si riadatta in base alle esigenze dei clienti, alle nuove scoperte, agli ostacoli e alle idee. Laddove il tradizionale ha un project manager che supervisiona e guida tutti i progressi, l'agile si basa maggiormente sulla collaborazione delle parti interessate per percorrere il percorso da percorrere.

Ciò che può creare confusione è che "agile" è un termine generico che può essere realizzato da diverse implementazioni diverse. Scrum è la versione più comune praticata sul posto di lavoro di oggi, comunemente implementata insieme alla metodologia Kanban (a volte chiamata "Scrumban" quando combinata), quindi spesso quando un'azienda parla del proprio stile "agile", in realtà si riferisce più specificamente a Scrum.

Chiaro come il fango? Bene, la cosa buona è che le etichette in realtà non contano molto, e in realtà la maggior parte delle aziende finisce con una versione libera di un metodo con altri pezzi sparsi dentro - o anche un ibrido diretto. Non esiste una polizia di gestione del progetto per impedirlo; qualunque strumento e parte degli strumenti di altre metodologie aiuti la tua organizzazione a funzionare nel modo più fluido e produttivo possibile è ciò che dovresti cercare senza riserve.

IL CICLO DI VITA DEL PROGETTO IN 4 FASI

Nel modello tradizionale di pianificazione del progetto, un progetto attraversa quattro stadi o fasi di vita (va notato che questo a volte è suddiviso in cinque fasi di gestione del progetto, e quindi è in qualche modo impropriamente chiamato metodo PMBOK ):

1. Fase di iniziazione o definizione

• Chiarire il problema che stai cercando di risolvere o l'obiettivo che intendi raggiungere
• Un periodo per stabilire se vale la pena perseguire un'idea, se il suo impatto sarà importante o avrà importanza per il mercato di riferimento o per le parti interessate
• Può includere test di fattibilità
• Definire quali sono (e cosa non sono) gli obiettivi del progetto
• Generalmente una fase che prevede un ampio brainstorming e consultazioni con una varietà di parti interessate ed esperti
• In definitiva, se l'idea è ritenuta realizzabile e degna di essere perseguita, questa è anche la fase in cui verranno designati i ruoli di gestione e leadership

2. Pianificazione, progettazione o mobilitazione (in qualche modo confusa, chiamata anche fase di "iniziazione" in alcuni modelli con sede nel Regno Unito)

• Ordinare i dettagli di ciò che servirà per raggiungere gli obiettivi, le risorse finanziarie e umane, nonché il programma
• Comporterà la scomposizione di fasi, obiettivi e attività individuali, a volte in una gerarchia chiamata " Work Breakdown Structure " o "Work Breakdown Schedule" (WBS) (guarda questo video per una dimostrazione particolarmente chiara di questo)
• Implica anche la delega di chi sarà responsabile del completamento di ciascuna attività
• Il Project Manager può trovare utile creare un diagramma di Gantt a questo punto
• Dimostrata di seguito (nel video sotto l'intestazione CPM), questa è una struttura della sequenza temporale che mostra visivamente ogni attività del tuo progetto, la relazione tra tutte le attività e ti aiuta a vedere i tuoi progressi e a identificare gli ostacoli
• La fase di pianificazione comporterà anche una valutazione e un piano di gestione del rischio, il che significa che deve esserci una discussione su cosa potrebbe andare storto e cosa fare se ciò accade
• Il team e le parti interessate delineeranno anche aspettative e canali per la comunicazione durante tutto il progetto

3. Esecuzione, consegna o implementazione (si verifica insieme a monitoraggio e controllo)

• A volte suddivise in due fasi separate, le fasi di esecuzione e monitoraggio avvengono contemporaneamente
• Mentre il team si concentra sulla realizzazione dei compiti delineati nella fase precedente, il project manager tiene d'occhio sia il quadro generale, sia ogni singolo passo necessario per arrivare al traguardo, prestando particolare attenzione al percorso critico se si ha stato identificato
• Il project manager è anche colui che viene immediatamente consultato se sorgono problemi in uno dei compiti, ed è colui che si rivolge ai superiori se è necessario più tempo o budget, o se gli obiettivi iniziali si rivelano inaspettatamente impossibili da raggiungere

4. Completamento o chiusura

• Comprende tutto ciò che ha a che fare con la conclusione del progetto
• Probabilmente comporterà una sorta di rapporto e potrebbe comportare una sorta di presentazione aggiuntiva alle parti interessate o agli addetti ai lavori
• Il team dovrebbe riflettere su cosa è andato bene, eventuali ostacoli incontrati e aree che potrebbero essere migliorate nei progetti futuri. Questo può essere fatto sia individualmente che come squadra.

METODOLOGIE DI PROJECT MANAGEMENT

A seconda della personalità di una persona, è probabile che un approccio o una specifica metodologia suoni intuitivamente molto meglio degli altri. Tuttavia, ogni approccio ha il suo tempo e il suo luogo e l'utilizzo di una buona metodologia nella situazione sbagliata può portare a risultati deludenti, persino disastrosi. Per questo motivo, una persona deve valutare le esigenze delle parti interessate, le potenziali insidie ​​e le aspettative del team e il risultato finale mirato prima di decidere quale metodologia sia effettivamente la migliore per la situazione individuale.

Mentre tutte le metodologie sono progettate per semplificare la vita, molte possono essere un po' complicate da spiegare inizialmente e spesso sono meglio chiarite dalla dimostrazione. Guarda i seguenti video qui sotto per saperne di più su ciascuno, oppure scegli e scegli quelli da guardare se ne hai già sentito parlare di alcuni che ti incuriosiscono.

PRINCIPE2

PRINCE2 è un sistema di project management che ha alle spalle un'intera istituzione e che prevede anche la certificazione. Mentre la versione originale rientrava nel campo tradizionale, negli ultimi anni PRINCE2 Agile è stata introdotta come metodologia ibrida più adatta al clima aziendale odierno. La maggior parte di ciò che avrai bisogno di sapere richiederà l'aiuto di un membro dello staff che è addestrato nel metodo (non farebbe molto bene all'istituzione andare a sparpagliare tutti i loro segreti su Internet se volessero ancora che le persone vengano e pagare il corso). Tuttavia, puoi ottenere un rapido teaser sia sulla versione tradizionale che su quella agile di PRINCE2 dai seguenti video:

Cascata

A volte si parla di Waterfall come se fosse sinonimo di project management tradizionale e, anche se potrebbe non essere così al 100%, è forse il modo più diretto e intuitivo per realizzare un progetto. Questo non vuol dire che sia necessariamente il migliore, il più veloce o il più semplice: dipenderà dalle circostanze in cui viene applicato. Ma dal punto di vista teorico, molti probabilmente troveranno questo il più semplice da capire.

Metodo del percorso critico (CPM)/Tecnica di revisione della valutazione del programma (PERT)

Sebbene queste due metodologie tradizionali non siano esattamente le stesse, il CPM è nato dal PERT e quindi sono molto simili. Il seguente video è un ottimo e molto chiaro esempio della creazione di un diagramma di Gantt e di un CPM in azione (e, senza mentire, il solo fatto di vedere quanto sia straordinario questo ragazzo a scrivere al contrario rende questo video degno di essere visto).

Gestione dei progetti di catena critica (CCPM)

Simile in teoria al CPM, il CCPM è una metodologia tradizionale che si concentra sulle risorse anziché sui compiti e lavora per evitare sia la sindrome dello studente (procrastinare fino all'ultimo minuto per portare a termine il lavoro), sia il gold-plating (finire i compiti in anticipo e aggiungere inutilmente a loro - e, per impostazione predefinita, aggiungendo all'ambito del progetto - perché sembra la cosa giusta da fare con il tempo extra).

Mischia

Facilmente la metodologia di gestione dei progetti agile più popolare, Scrum è praticata nelle aziende di tutto il mondo. Pur essendo nato dal settore dello sviluppo software (e rimanendo il loro metodo preferito), è stato adottato da tutti i tipi di team per aiutarli a gestire i loro progetti in modo più fluido, consentendo anche la flessibilità per gli aggiustamenti lungo il percorso.

Kaizen e Lean Six Sigma

Si discute se queste debbano o meno essere chiamate metodologie di gestione del progetto a tutti gli effetti, ma a prescindere, sono strumenti agili che facilitano il flusso del completamento del progetto:

Kanban

Una metodologia di gestione del progetto agile che ha avuto origine con Toyota, Kanban è una strategia di gestione del progetto estremamente popolare, spesso combinata con Scrum per raddoppiare l'ottimizzazione del flusso di lavoro e della comunicazione all'interno di un team.

DIVENTARE RESPONSABILE DI PROGETTO

Dopo aver letto di tutte le complessità che comporta la gestione dei progetti, potrebbe non sorprendere che ci siano ampie opportunità di carriera nel campo. Allora come si diventa project manager?

Beh, in realtà, il percorso non è così netto; i diplomi universitari in project management sono piuttosto rari (sebbene molte università offrano corsi di certificazione supplementari) e scoprirai che molti project manager che sono là fuori oggi hanno background estremamente diversi. Detto questo, ogni metodo di gestione del progetto ha dietro di sé una sorta di organismo professionale che offre formazione e certificazione, spesso includendo orientamento professionale e opportunità di networking all'interno dei loro corsi. Un buon punto di partenza è dare un'occhiata al Project Management Institute per la varietà di percorsi di istruzione e certificazione.

Sebbene questa formazione sia molto importante, forse il modo migliore per sviluppare una base nella gestione dei progetti è prima far parte di un progetto. Man mano che diventi consapevole del modo in cui funzionano le diverse imprese, dovrai:

1. Ottieni informazioni sulle buone pratiche di leadership dal punto di vista di un membro del team
2. Raccogli suggerimenti e trucchi mentre vedi quali strumenti e implementazioni di gestione del progetto funzionano e non funzionano
3. Acquisisci esperienza in diversi stili e metodologie di project management, costruendo il tuo toolkit e permettendoti di personalizzare il tuo corredo di strumenti e soluzioni di project management per ogni team di cui fai parte
4. Impara dagli altri come risolvere i problemi quando le cose vanno male

SOFTWARE PER LA GESTIONE DEI PROGETTI

Ora che sei armato della conoscenza di cosa sia la gestione dei progetti e sai quanto sia fondamentale per una pratica aziendale produttiva ed efficiente, potresti essere alla ricerca dei prossimi passi su come implementare alcuni strumenti di gestione dei progetti nei tuoi sforzi imprenditoriali. Fortunatamente per te, abbiamo già fatto il lavoro per raccogliere tutte le migliori opzioni software (sia online che scaricabili) oggi sul mercato.

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Mentre le aziende più grandi probabilmente vorranno questi strumenti software di gestione dei progetti insieme a un project manager dedicato (o manager, se hai molti progetti in corso contemporaneamente), le aziende di tutte le dimensioni scopriranno che avere un software di gestione dei progetti aiuta, o meglio, è più o meno un must per i manager che hanno bisogno di strumenti per fare tutto ciò che devono fare. Le aziende più piccole possono persino scoprire che avere un software PM consente loro di andare avanti senza assumere qualcuno dedicato esclusivamente alla gestione del progetto, poiché il team o qualcuno già al comando può sopportare l'onere alleggerito di lavorare con lo strumento per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi.

CONCLUSIONE

I progetti non andranno da nessuna parte in tempi brevi, quindi se non sei impostato per gestirli correttamente, non sei impostato per essere un attore competitivo nel mercato di oggi. Sebbene l'implementazione di un sistema di gestione possa sembrare un po' scoraggiante all'inizio, il suo intero scopo è in realtà semplificarti la vita appianando le linee di comunicazione, chiarendo le aspettative, aumentando la trasparenza riguardo al progresso e fornendo più prevedibilità e struttura ai tuoi obiettivi e ai tuoi obiettivi. viaggio per raggiungerli. E quando scegli la metodologia giusta, scoprirai che farà proprio questo.

Buona gestione del progetto!