Le guide ultime de la gestion de projet en 2019

Publié: 2019-11-16

INTRO

Les projets sont le modèle de productivité demandé aujourd'hui. Cependant, s'ils ne sont pas gérés habilement, ils peuvent aussi représenter une énorme perte de temps et de ressources, menaçant parfois l'existence même de grandes entreprises multinationales. Bien que les conséquences ne soient pas toujours aussi dramatiques, les projets peuvent toujours être un point sensible pour de nombreuses agences. En fait, dans son enquête mondiale sur la gestion de projet de 2019 , le Project Management Institute (PMI) a constaté que "les organisations ont gaspillé près de 12 % de leur investissement dans les dépenses de projet l'année dernière en raison de mauvaises performances".

Alors, comment une entreprise navigue-t-elle dans les pièges d'un modèle économique qu'elle ne peut se permettre d'ignorer ? Les données de PMI le montrent clairement : lorsqu'une entreprise met en place des outils et des structures de gestion de projet (PM) sains, elle est plus susceptible de :

Voir leurs projets atteindre leurs objectifs initiaux,
Atteindre les objectifs tout en respectant le budget,
Atteindre les objectifs dans les délais prévus, et
Évitez le fluage de la portée (un sujet dont nous parlerons ci-dessous).

TABLE DES MATIÈRES

Qu'est-ce que la gestion de projet ?
Triple contrainte et fluage de la portée
Les 2 styles de gestion de projet
Méthodologies traditionnelles de gestion de projet
Méthodologies de gestion de projet agiles
Le cycle de vie du projet en 4 étapes
Initiation
Planification
Exécution (suivi et contrôle)
Fermeture
Méthodologies de gestion de projet
PRINCE2
Cascade
Méthode du chemin critique (CPM)/Technique d'examen de l'évaluation des programmes (PERT)
Gestion de Projet Chaîne Critique (CCPM)
Mêlée
Kaizen et Lean Six Sigma
Kanban
Devenir chef de projet
Outils de gestion de projet
Conclusion

QU'EST-CE QUE LA GESTION DE PROJET ?

La gestion de projet regroupe l'ensemble des pratiques qui permettent le bon déroulement d'un projet. Réalisé individuellement ou par un groupe de parties prenantes, il s'agit du processus de définition d'un objectif spécifique et réalisable, décrivant et coordonnant les tâches nécessaires pour atteindre cet objectif, allouant les ressources disponibles pour chaque étape du processus, surveillant les tâches et sachant quand faire ajustements en cours de route, et enfin, présentation des résultats de l'initiative, réflexion sur le processus et célébration avec les parties prenantes.

Cependant, il peut également être utile d'établir une compréhension mutuelle du mot « projet ». La plupart des gens, sinon tous, ont entrepris un projet formel ou informel quelconque (apprendre à lacer ses chaussures, écrire un article à l'école, organiser une fête, postuler à un emploi, etc.), et donc la plupart des gens ont probablement une idée de ce que signifie le mot. Pourtant , une définition plus formelle et raffinée du Dr Mike Clayton déclare qu'il s'agit "d'un ensemble coordonné de tâches qui créent ensemble un nouveau produit, processus ou service défini, dans un budget de temps et de ressources limité". Le Dr Clayton poursuit en soulignant plusieurs aspects de cette définition : la « coordination », qui peut s'appliquer aux tâches elles-mêmes et à la façon dont elles sont liées les unes aux autres en termes de temps et de ressources (l'une doit être accomplie avant qu'une autre puisse être commencée, certaines doivent se produire simultanément, etc.) ; « défini », ce qui signifie que le projet a un objectif et/ou une intention spécifiés ; et « contraint », ce qui signifie que toutes les tâches relatives à l'objectif final doivent être accomplies dans le cadre des ressources allouées au début du projet.

Il convient de noter qu'il existe une différence entre « projets » et « opérations ». C'est ce que précise PMI qui, dans sa définition d'un projet , note qu'il s'agit d'un « travail temporaire ». Bien qu'un projet puisse modifier à jamais le fonctionnement quotidien d'une entreprise, le projet lui-même aura une date de début et de fin définie ; les opérations, quant à elles, sont les tâches quotidiennes et les fonctions fondamentales d'une organisation qui lui permettent d'exister.

TRIPLE CONTRAINTE ET FLUAGE DE LA PORTÉE

Le délicat équilibre des chefs de projet s'efforce toujours de maintenir des centres autour de la triple contrainte de gestion de projet , souvent représentée par un triangle. D'un côté du triangle se trouve la contrainte de budget , d'un autre côté se trouve le planning , puis sur le dernier côté nous avons la contrainte de périmètre, de qualité ou de conformité aux objectifs (elle peut avoir des noms différents selon la présentation du modèle ). L'idée est qu'une fois ces trois contraintes posées en amont du projet, aucune ne peut être modifiée sans recalibrer l'équilibre entre les trois.

Par exemple, disons que vous êtes sur une piste de neuf mois pour concevoir un nouveau téléphone. À sept mois, votre équipe se rend compte qu'elle est en retard. Vous avez maintenant quelques options : vous pouvez étendre la contrainte de « temps » afin de maintenir la « qualité » ou la « portée », bien qu'il soit probable que vous deviez également étendre la contrainte de « budget ». Alternativement, vous pouvez éliminer certaines de vos fonctionnalités du côté "portée/objectifs" des choses afin de rester dans les limites initiales de "budget" et de "temps". Ce sont des décisions difficiles à prendre, mais lorsqu'il est armé d'une solide compréhension de la façon dont tous les éléments interagissent, un chef de projet peut parler aux décideurs avec une sélection plus éclairée et réaliste d'options pour aller de l'avant et éviter plus de déception dans l'avenir.

Un problème connexe que les chefs de projet doivent surveiller est la dérive de la portée. C'est lorsque les objectifs d'un projet grandissent ou changent alors que l'exécution du projet est déjà en cours. Peut-être que l'objectif initial était de corriger un bogue dans le logiciel d'un système, mais en cours de route, quatre autres ont été identifiés et ajoutés au dossier. Logiquement, une fois que les objectifs (ou la « portée ») du projet se sont élargis, les contraintes de temps et de budget devront également être élargies, ce qui conduit souvent à la confusion et à la frustration des membres de l'équipe et des parties prenantes. La dérive de la portée est l'un des plus grands coupables en termes de projets hors de contrôle, donc bien qu'il puisse être tentant d'ajouter juste une petite chose de plus à la liste des choses à faire d'un projet, cela doit être évité autant que possible (cependant , à mesure que le taux de développement augmente, beaucoup adoptent des méthodologies de gestion de projet qui sont plus à même de gérer les ajustements de projet (elles sont appelées méthodologies « agiles » et seront discutées ci-dessous).

LES 2 STYLES DE GESTION DE PROJET

Il existe deux styles généraux en matière de méthodes de gestion de projet : le camp traditionnel, en cascade ou prédictif (dans lequel s'inscrit le cycle de vie du projet) et le camp adaptatif ou agile. Il est également possible de choisir une méthodologie hybride, qui combine des éléments des deux camps.

Méthodologies traditionnelles de gestion de projet

Peut-être le camp le plus intuitif, les méthodologies de gestion de projet traditionnelles sont linéaires, suivant une séquence fixe d'étapes et de tâches dans une direction jusqu'à la fin. Les résultats sont clairement définis et relativement immuables, les parties prenantes (autres que celles qui achèvent réellement le travail) ayant leur rôle largement limité à la définition du projet et aux serre-livres de présentation ultimes. Les risques sont anticipés et planifiés dès le début, et la documentation est complète du début à la fin. La méthode traditionnelle est bonne pour les projets bien définis et/ou prévisibles, ainsi que pour les projets à grande échelle avec des objectifs très fermes qui doivent être suivis de près.

Méthodologies de gestion de projet agiles

L' approche agile est née dans l'industrie du logiciel et est une méthode de gestion de projet beaucoup plus flexible. Développé en 2001 par 17 praticiens du logiciel qui estimaient que les méthodes de gestion de projet existantes ne correspondaient pas à leur industrie, ils ont proposé le manifeste suivant avec quatre valeurs à respecter :

“ Individus et interactions plutôt que processus et outils

Logiciel de travail sur une documentation complète

Collaboration avec le client sur la négociation du contrat

Répondre au changement en suivant un plan »

(Les auteurs ont qualifié leur manifeste avec la note que, "bien qu'il y ait de la valeur dans les éléments de droite, nous valorisons davantage les éléments de gauche".)

En d'autres termes, là où les méthodes traditionnelles sont linéaires, l'agilité est itérative, fonctionnant par cycles ou "sprints". Là où le traditionnel tend vers le long terme et/ou la vue d'ensemble, l'agile convient aux courtes périodes de productivité, qui contribuent toutes finalement à un objectif plus large. Là où le traditionnel est figé dans ses objectifs, l'agile s'adapte et se réajuste en fonction des besoins des clients, des nouvelles découvertes, des obstacles et des idées. Alors que traditionnel a un chef de projet qui supervise et guide tous les progrès, agile s'appuie davantage sur la collaboration des parties prenantes pour naviguer sur la voie à suivre.

Ce qui peut rendre les choses confuses, c'est que "agile" est un terme générique qui peut être réalisé par plusieurs implémentations différentes. Scrum est la version la plus courante pratiquée sur le lieu de travail d'aujourd'hui, couramment mise en œuvre parallèlement à la méthodologie Kanban (parfois appelée « Scrumba » lorsqu'elle est combinée), si souvent lorsqu'une entreprise parle de son style « agile », elle fait en fait plus spécifiquement référence à Scrum.

Clair comme de la boue? Eh bien, la bonne chose est que les étiquettes n'ont pas vraiment d'importance, et en réalité, la plupart des entreprises se retrouvent avec une version lâche d'une méthode avec d'autres éléments saupoudrés - ou même un hybride pur et simple. Il n'y a pas de police de gestion de projet pour empêcher cela; quels que soient les outils et les éléments d'outils d'autres méthodologies qui aident votre organisation à fonctionner de manière aussi fluide et productive que possible, c'est ce que vous devriez rechercher sans réserve.

LE CYCLE DE VIE DU PROJET EN 4 ÉTAPES

Dans le modèle traditionnel de planification de projet, un projet passe par quatre étapes ou phases de vie (il convient de noter que cela est parfois divisé en cinq phases de gestion de projet, et est ensuite appelé de manière quelque peu imprécise la méthode PMBOK ) :

1. Phase d'initiation ou de définition

Clarifier le problème que vous cherchez à résoudre ou l'objectif que vous visez à atteindre
Une période pour déterminer si une idée vaut la peine d'être poursuivie, si son impact sera important ou important pour le marché ou les parties prenantes ciblés
Peut inclure des tests de faisabilité
Définir quels sont les objectifs du projet (et ce qu'ils ne sont pas)
Généralement une phase qui implique un brainstorming approfondi et une consultation avec une diversité de parties prenantes et d'experts
En fin de compte, si l'idée est jugée réalisable et mérite d'être poursuivie, c'est également l'étape où les rôles de gestion et de leadership seront désignés

2. Planification, conception ou mobilisation (un peu déroutante, également appelée la phase "Initiation" dans certains modèles basés au Royaume-Uni)

Trier les rouages de ce qu'il faudra pour atteindre les objectifs, les ressources financières et humaines, ainsi que l'échéancier
Impliquera de décomposer les étapes, les objectifs et les tâches individuelles, parfois dans une hiérarchie appelée « Work Breakdown Structure » ou « Work Breakdown Schedule » (WBS) (regardez cette vidéo pour une démonstration particulièrement claire de cela)
Implique également de déléguer qui sera responsable de la réalisation de chaque tâche
Le chef de projet peut trouver utile de créer un diagramme de Gantt à ce stade
Démontré ci-dessous (dans la vidéo sous l'en-tête CPM), il s'agit d'une structure de chronologie qui affiche visuellement chaque tâche de votre projet, la relation entre toutes les tâches, et vous aide à voir vos progrès ainsi qu'à identifier les obstacles.
L'étape de planification impliquera également une évaluation et un plan de gestion des risques, ce qui signifie qu'il doit y avoir une discussion sur ce qui peut mal tourner et sur ce qu'il faut faire si cela se produit.
L'équipe et les parties prenantes définiront également les attentes et les canaux de communication tout au long du projet

3. Exécution, livraison ou mise en œuvre (se produit parallèlement à la surveillance et au contrôle)

Parfois divisées en deux phases distinctes, les phases d'exécution et de surveillance se déroulent simultanément
Pendant que l'équipe se concentre sur l'accomplissement des tâches décrites à l'étape précédente, le chef de projet garde un œil à la fois sur la situation dans son ensemble et sur chaque étape individuelle nécessaire pour atteindre la ligne d'arrivée, en accordant une attention particulière au chemin critique si l'on a été identifié
Le chef de projet est aussi celui qui est immédiatement consulté en cas de problème dans l'une des tâches, et c'est lui qui va vers le supérieur s'il faut plus de temps ou de budget, ou si les objectifs initiaux s'avèrent inopinément impossibles à atteindre.

4. Achèvement ou fermeture

Comprend tout ce qui a à voir avec la conclusion du projet
Impliquera probablement une sorte de rapport et peut impliquer une sorte de présentation supplémentaire aux parties prenantes ou aux initiés de l'industrie
L'équipe doit réfléchir à ce qui s'est bien passé, aux obstacles rencontrés et aux domaines qui pourraient être améliorés dans les projets futurs. Cela peut être fait à la fois individuellement et en équipe.

MÉTHODES DE GESTION DE PROJET

Selon la personnalité d'une personne, il est probable qu'une approche ou une méthodologie spécifique sonne intuitivement bien mieux que les autres. Cependant, chaque approche a son heure et son lieu, et l'utilisation d'une bonne méthodologie dans la mauvaise situation peut conduire à des résultats décevants, voire désastreux. Pour cette raison, une personne doit évaluer les besoins des parties prenantes, les pièges potentiels et les attentes de l'équipe et le résultat final visé avant de décider quelle méthodologie est réellement la meilleure pour la situation individuelle.

Bien que toutes les méthodologies soient conçues pour faciliter la vie, beaucoup peuvent être un peu difficiles à expliquer au départ et sont souvent mieux expliquées par la démonstration. Regardez les vidéos suivantes ci-dessous pour en savoir plus sur chacune, ou choisissez celles à regarder si vous avez déjà entendu parler de certaines qui vous intéressent.

PRINCE2

PRINCE2 est un système de gestion de projet qui a toute une institution derrière lui, et qui implique également une certification. Alors que la version originale tombait dans le camp traditionnel, au cours des dernières années, PRINCE2 Agile a été introduit comme une méthodologie hybride plus adaptée au climat des affaires d'aujourd'hui. La plupart de ce que vous aurez besoin de savoir nécessitera l'aide d'un membre du personnel formé à la méthode (cela ne ferait pas beaucoup de bien à l'institution d'aller étaler tous ses secrets sur Internet s'ils voulaient toujours que les gens viennent et payer le cours). Vous pouvez cependant obtenir un aperçu rapide des versions traditionnelle et agile de PRINCE2 à partir des vidéos suivantes :

Cascade

On parle parfois de cascade comme si elle était synonyme de gestion de projet traditionnelle, et bien que ce ne soit pas le cas à 100 %, c'est peut-être la manière la plus simple et la plus intuitive d'accomplir un projet. Cela ne veut pas dire que c'est nécessairement le meilleur, le plus rapide ou le plus facile - cela dépendra des circonstances dans lesquelles il est appliqué. Mais en théorie, beaucoup trouveront probablement celui-ci le plus simple à comprendre.

Méthode du chemin critique (CPM)/Technique d'examen de l'évaluation des programmes (PERT)

Bien que ces deux méthodologies traditionnelles ne soient pas exactement les mêmes, le CPM est né du PERT et est donc très similaire. La vidéo suivante est un excellent exemple très clair de la création d'un diagramme de Gantt et du CPM en action (et, sans mentir, le simple fait de regarder à quel point ce type est incroyable en écrivant à l'envers fait que cette vidéo vaut la peine d'être regardée).

Gestion de Projet Chaîne Critique (CCPM)

Semblable au CPM en théorie, le CCPM est une méthodologie traditionnelle qui se concentre sur les ressources plutôt que sur les tâches, et travaille pour éviter à la fois le syndrome de l'étudiant (tergiverser jusqu'à la dernière minute pour faire le travail) et le placage d'or (terminer les tâches tôt et ajouter inutilement à eux - et, par défaut, en ajoutant à la portée du projet - parce que cela semble être la bonne chose à faire avec le temps supplémentaire).

Mêlée

De loin la méthodologie de gestion de projet agile la plus populaire, Scrum est pratiquée dans les entreprises du monde entier. Bien qu'il soit né de l'industrie du développement de logiciels (et reste leur méthode de prédilection), il a été adopté par toutes sortes d'équipes pour les aider à exécuter leurs projets plus facilement tout en permettant la flexibilité des ajustements en cours de route.

Kaizen et Lean Six Sigma

Il y a un débat quant à savoir si ces méthodologies devraient ou non être appelées méthodologies de gestion de projet à part entière, mais quoi qu'il en soit, ce sont des outils agiles qui facilitent le flux d'achèvement du projet :

Kanban

Méthodologie de gestion de projet agile issue de Toyota, Kanban est une stratégie de gestion de projet extrêmement populaire, souvent associée à Scrum pour doubler l'optimisation du flux de travail et de la communication au sein d'une équipe.

DEVENIR CHEF DE PROJET

Après avoir lu toutes les complexités que la gestion de projet implique, il n'est peut-être pas surprenant qu'il existe de nombreuses opportunités de carrière dans le domaine. Alors, comment devient-on chef de projet ?

Eh bien, en fait, le chemin n'est pas si clair; les diplômes universitaires en gestion de projet sont assez rares (bien que de nombreuses universités offrent des cours de certificat supplémentaires) et vous constaterez que de nombreux chefs de projet qui existent aujourd'hui ont des antécédents extrêmement divers. Cela étant dit, chaque méthode de gestion de projet s'appuie sur une sorte d'organisme professionnel qui offre une formation et une certification, incluant souvent une orientation professionnelle et des opportunités de réseautage dans leurs cours. Un bon point de départ est de consulter le Project Management Institute pour sa variété de parcours de formation et de certification.

Bien que cette formation soit très importante, la meilleure façon de développer une base en gestion de projet est peut-être de faire d'abord partie d'un projet. Au fur et à mesure que vous acquerrez des connaissances sur le fonctionnement des différentes entreprises, vous :

Avoir un aperçu des bonnes pratiques de leadership du point de vue d'un membre de l'équipe
Recueillez des trucs et astuces lorsque vous voyez ce que les outils de gestion de projet et les implémentations fonctionnent et ne fonctionnent pas
Acquérir de l'expérience dans différents styles et méthodologies de gestion de projet, construire votre boîte à outils et vous permettre de personnaliser votre ensemble d'outils et de solutions de gestion de projet pour chaque équipe dont vous faites partie
Apprenez des autres comment résoudre les problèmes lorsque les choses tournent mal

LOGICIEL DE GESTION DE PROJET

Maintenant que vous savez ce qu'est la gestion de projet et que vous savez à quel point elle est essentielle à une pratique commerciale productive et efficace, vous recherchez peut-être les prochaines étapes concernant la mise en œuvre de certains outils de gestion de projet dans vos propres efforts entrepreneuriaux. Heureusement pour vous, nous avons déjà fait le travail en rassemblant toutes les meilleures options logicielles (à la fois en ligne et téléchargeables) sur le marché aujourd'hui.

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Alors que les grandes entreprises voudront probablement ces outils logiciels de gestion de projet en conjonction avec un chef de projet dédié (ou des responsables, si vous avez plusieurs projets en cours en même temps), les entreprises de toutes tailles trouveront qu'avoir un logiciel de gestion de projet aide, ou plutôt, est plus ou moins un must pour les gestionnaires qui ont besoin d'outils pour faire tout ce qu'ils doivent faire. Les petites entreprises peuvent même constater que le fait d'avoir un logiciel PM leur permet de se passer d'embaucher quelqu'un qui se consacre exclusivement à la gestion de projet, car l'équipe ou une personne déjà à la tête peut supporter le fardeau allégé de travailler avec l'outil pour s'assurer que tout se passe bien.

CONCLUSION

Les projets ne vont nulle part de sitôt, donc si vous n'êtes pas configuré pour les gérer correctement, vous n'êtes pas configuré pour être un acteur compétitif sur le marché d'aujourd'hui. Bien que la mise en œuvre d'un système de gestion puisse sembler un peu intimidante au départ, son but est en fait de vous faciliter la vie en lissant les lignes de communication, en clarifiant les attentes, en augmentant la transparence concernant les progrès et en offrant plus de prévisibilité et de structure à vos objectifs et votre voyage pour les atteindre. Et lorsque vous choisissez la bonne méthodologie, vous constaterez qu'elle fera exactement cela.