الدليل النهائي لإدارة المشاريع في عام 2019

مقدمة

المشاريع هي نموذج الإنتاجية المطلوب اليوم. ومع ذلك ، إذا لم تتم إدارتها بمهارة ، فيمكن أن تكون أيضًا استنزافًا كبيرًا للوقت والموارد ، مما يهدد أحيانًا وجود حتى الشركات متعددة الجنسيات الكبرى. على الرغم من أن العواقب ليست دائمًا مأساوية ، إلا أن المشاريع يمكن أن تظل نقطة مؤلمة للعديد من الوكالات. في الواقع ، وجد معهد إدارة المشاريع (PMI) في مسح إدارة المشاريع العالمي لعام 2019 أن "المؤسسات أهدرت ما يقرب من 12 في المائة من استثماراتها في إنفاق المشروع العام الماضي بسبب الأداء الضعيف".

إذن ، كيف يمكن لشركة ما أن تتعامل مع مخاطر نموذج العمل التجاري الذي لا يمكنها تحمل تجاهله؟ توضح بيانات PMI : عندما تضع الشركة أدوات وهياكل سليمة لإدارة المشاريع (PM) ، فمن المرجح أن:

1. شاهد مشاريعهم تحقق أهدافهم الأصلية ،
2. تحقيق الأهداف مع البقاء على الميزانية ،
3. تلبية الأهداف ضمن الإطار الزمني المحدد ، و
4. تجنب زحف النطاق (موضوع سنناقشه أدناه).

جدول المحتويات

ما هي ادارة المشاريع؟
القيد الثلاثي وزحف النطاق
2 أنماط إدارة المشروع
منهجيات إدارة المشاريع التقليدية
منهجيات إدارة المشاريع الرشيقة
دورة حياة المشروع في 4 مراحل
المبادرة
تخطيط
التنفيذ (المراقبة والتحكم)
إنهاء
منهجيات إدارة المشروع
PRINCE2
شلال
طريقة المسار الحرج (CPM) / تقنية مراجعة تقييم البرنامج (PERT)
إدارة مشروع السلسلة الحرجة (CCPM)
سكرم
Kaizen و Lean Six Sigma
كانبان
أن تصبح مدير مشروع
أدوات إدارة المشاريع
استنتاج

ما هي إدارة المشروع؟

حسابات إدارة المشروع لجميع الممارسات التي تمكن المشروع من العمل بسلاسة. يتم إكمالها بشكل فردي أو من قبل مجموعة من أصحاب المصلحة ، وهي عملية تحديد هدف محدد وقابل للتحقيق ، وتحديد وتنسيق المهام المطلوبة لتحقيق هذا الهدف ، وتخصيص الموارد المتاحة لكل مرحلة من مراحل العملية ، ومهام المراقبة ومعرفة متى يجب القيام بذلك. التعديلات على طول الطريق ، وأخيراً ، عرض نتائج المبادرة ، والتفكير في العملية ، والاحتفال مع أصحاب المصلحة.

ومع ذلك ، قد يكون من المفيد أيضًا إنشاء فهم متبادل لكلمة "مشروع". قام معظم الأشخاص ، إن لم يكن جميعهم ، بمشروع رسمي أو غير رسمي من نوع ما (تعلم ربط حذائك ، كتابة ورقة في المدرسة ، التخطيط لحفلة ، التقدم لوظائف ، إلخ) ، وبالتالي فإن معظم الناس لديهم فكرة على الأرجح لما تعنيه الكلمة. ومع ذلك ، فإن تعريفًا أكثر رسمية وصقلًا من الدكتور مايك كلايتون ينص على أنه "مجموعة منسقة من المهام التي تعمل معًا على إنشاء منتج أو عملية أو خدمة جديدة محددة ، ضمن ميزانية محدودة للوقت والموارد." يمضي الدكتور كلايتون في تسليط الضوء على العديد من جوانب هذا التعريف: "التنسيق" ، والذي يمكن أن ينطبق على المهام نفسها والطريقة التي ترتبط بها مع بعضها البعض من حيث الوقت والموارد (يجب إنجاز أحدهما قبل البدء في الآخر ، يجب أن يحدث بعضها في وقت واحد ، وما إلى ذلك) ؛ "محدد" ، مما يعني أن المشروع له هدف و / أو نية محددة ؛ و "مقيدة" ، مما يعني أن جميع المهام المتعلقة بالهدف النهائي يجب إنجازها في إطار الموارد المخصصة في بداية المشروع.

من الجدير بالذكر أن هناك فرق بين "المشاريع" و "العمليات". تم توضيح ذلك من قبل PMI ، الذين لاحظوا ، في تعريفهم للمشروع ، أنه "مسعى مؤقت". في حين أن المشروع قد يغير إلى الأبد الطريقة التي تعمل بها الشركة على أساس يومي ، فإن المشروع نفسه سيكون له تاريخ بداية ونهاية محدد ؛ العمليات ، من ناحية أخرى ، هي المهام اليومية والوظائف التأسيسية للمنظمة التي تمكنها من الوجود.

القيد الثلاثي والنطاق CREEP

يحاول مديرو مشروع التوازن الدقيق دائمًا الحفاظ على المراكز حول القيد الثلاثي لإدارة المشروع ، وغالبًا ما يتم تمثيله على شكل مثلث. يوجد على أحد جانبي المثلث قيود الميزانية ، وعلى جانب آخر يوجد جدول زمني ، ثم في الجانب الأخير لدينا قيود النطاق أو الجودة أو الامتثال للأهداف (يمكن أن يكون لها أسماء مختلفة اعتمادًا على عرض النموذج ). الفكرة هي أنه بمجرد تسوية هذه القيود الثلاثة في بداية المشروع ، لا يمكن تعديل أي منها دون إعادة ضبط التوازن بين الثلاثة.

إحدى القضايا ذات الصلة التي يتعين على مديري المشاريع مراقبتها هي زحف النطاق. هذا عندما تنمو أهداف المشروع أو تتغير أثناء تنفيذ المشروع بالفعل. ربما كان الهدف الأصلي هو معالجة خطأ واحد في برنامج النظام ، ولكن على طول الطريق ، تم تحديد أربعة أخرى وإضافتها إلى جدول البيانات. منطقيا ، بمجرد توسيع أهداف (أو "نطاق") المشروع ، ستحتاج إلى توسيع قيود الوقت والميزانية أيضًا ، مما يؤدي غالبًا إلى الارتباك والإحباط من جانب أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. يعد Scope creep أحد أكبر المذنبين من حيث خروج المشاريع عن نطاق السيطرة ، لذلك على الرغم من أنه قد يكون من المغري إضافة شيء واحد إضافي إلى قائمة مهام المشروع ، إلا أنه يجب تجنبه قدر الإمكان (مع ذلك) مع زيادة معدل التطوير ، يتبنى الكثيرون منهجيات إدارة المشاريع التي تكون أكثر قدرة على التعامل مع تعديلات المشروع (تسمى هذه المنهجيات "الرشيقة" ، وستتم مناقشتها أدناه).

2 أنماط إدارة المشروع

هناك نوعان من الأساليب الشاملة عندما يتعلق الأمر بأساليب إدارة المشروع: المعسكر التقليدي ، أو الشلال ، أو المعسكر التنبئي (الذي تتناسب معه دورة حياة المشروع) ، والمعسكر التكيفي أو الرشيق. من الممكن أيضًا اختيار منهجية هجينة تجمع بين عناصر كلا المعسكرين.

منهجيات إدارة المشاريع التقليدية

ربما يكون المعسكر الأكثر بديهية ، منهجيات إدارة المشاريع التقليدية خطية ، تتبع تسلسل ثابت من المراحل والمهام في اتجاه واحد حتى النهاية. النتائج محددة بشكل واضح وغير منقولة نسبيًا ، حيث يكون دور أصحاب المصلحة (بخلاف أولئك الذين يكملون العمل فعليًا) يقتصر إلى حد كبير على تعريف المشروع ونهايات العرض التقديمي النهائية. يتم توقع المخاطر والتخطيط لها في البداية ، والتوثيق واسع النطاق من البداية إلى النهاية. الطريقة التقليدية جيدة للمشاريع المحددة و / أو التي يمكن التنبؤ بها ، بالإضافة إلى المشاريع واسعة النطاق ذات الأهداف الثابتة للغاية التي تحتاج إلى مراقبتها عن كثب.

منهجيات إدارة المشاريع الرشيقة

وُلد النهج الرشيق في صناعة البرمجيات ، وهو طريقة أكثر مرونة لإدارة المشاريع. تم تطويره في عام 2001 بواسطة 17 ممارس برمجيات شعروا أن أساليب إدارة المشاريع الحالية لا تناسب صناعتهم ، فقد توصلوا إلى البيان التالي بأربع قيم يجب الالتزام بها:

" الأفراد والتفاعلات على العمليات والأدوات

برنامج العمل على التوثيق الشامل

تعاون العملاء على التفاوض على العقد

الاستجابة للتغيير على اتباع خطة "

(قام الكتاب بتأهيل بيانهم بملاحظة أنه "بينما توجد قيمة في العناصر الموجودة على اليمين ، فإننا نقدر العناصر الموجودة على اليسار أكثر".)

بعبارة أخرى ، عندما تكون الطرق التقليدية خطية ، تكون رشيقة تكرارية ، وتعمل في دورات ، أو "سباقات السرعة". عندما يميل التقليد نحو الصورة طويلة الأجل و / أو الكبيرة ، فإن أجايل مناسب لفترات قصيرة من الإنتاجية ، وكل ذلك يساهم في النهاية في تحقيق غرض أكبر. حيث يتم تثبيت التقليدية في أهدافها ، تتكيف أجايل وتتكيف مع احتياجات العملاء والاكتشافات الجديدة والعقبات والأفكار. عندما يكون هناك مدير مشروع تقليدي يشرف على كل التقدم ويوجهه ، تعتمد أجايل بشكل أكبر على تعاون أصحاب المصلحة لتصفح المسار في المستقبل.

ما قد يجعل الأمور محيرة هو أن مصطلح "Agile" مصطلح شامل يمكن تحقيقه من خلال العديد من التطبيقات المختلفة. يعد Scrum هو الإصدار الأكثر شيوعًا الذي يتم ممارسته في مكان العمل اليوم ، ويتم تنفيذه بشكل شائع جنبًا إلى جنب مع منهجية Kanban (تسمى أحيانًا "Scrumban" عند دمجها) ، لذلك غالبًا عندما تتحدث الشركة عن أسلوبها "الرشيق" ، فإنها في الواقع تشير بشكل أكثر تحديدًا إلى Scrum.

واضح وضوح الطين؟ حسنًا ، الشيء الجيد هو أن الملصقات لا تهم حقًا كثيرًا ، وفي الواقع ينتهي الأمر بمعظم الشركات بنسخة فضفاضة من طريقة واحدة مع بتات أخرى متناثرة - أو حتى هجين مستقيم. لا توجد شرطة لإدارة المشاريع لمنع ذلك ؛ مهما كانت الأدوات والقطع من أدوات المنهجيات الأخرى التي تساعد مؤسستك على العمل بسلاسة وإنتاجية قدر الإمكان ، فهذا ما يجب أن تبحث عنه دون تحفظ.

دورة حياة المشروع في 4 مراحل

في النموذج التقليدي لتخطيط المشروع ، يمر المشروع بأربع مراحل أو مراحل عمرية (تجدر الإشارة إلى أن هذا ينقسم أحيانًا إلى خمس مراحل من إدارة المشروع ، ومن ثم يُطلق عليه بطريقة غير دقيقة إلى حد ما طريقة PMBOK ):

1. مرحلة الاستهلال أو التعريف

• توضيح المشكلة التي تسعى لحلها أو الهدف الذي تسعى إلى تحقيقه
• فترة فرز إذا كانت الفكرة تستحق المتابعة ، وما إذا كان تأثيرها مهمًا أو سيكون مهمًا للسوق المستهدف أو أصحاب المصلحة
• قد يشمل اختبار الجدوى
• تحديد أهداف المشروع (وما هي ليست كذلك)
• بشكل عام مرحلة تنطوي على عصف ذهني مكثف والتشاور مع مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة والخبراء
• في نهاية المطاف ، إذا اعتبرت الفكرة قابلة للتحقيق وتستحق المتابعة ، فهذه هي أيضًا المرحلة التي سيتم فيها تحديد الأدوار الإدارية والقيادية

2. التخطيط أو التصميم أو التعبئة (المربك إلى حد ما ، يُطلق عليه أيضًا مرحلة "البدء" في بعض النماذج التي تتخذ من المملكة المتحدة مقراً لها)

• فرز الصواميل والمسامير لما يتطلبه الأمر للوصول إلى الأهداف والموارد المالية والبشرية ، فضلاً عن الجدول الزمني
• سيتضمن تقسيم المراحل والأهداف والمهام الفردية ، أحيانًا إلى تسلسل هرمي يسمى " هيكل تقسيم العمل" أو "جدول تقسيم العمل" (WBS) (راجع هذا الفيديو للحصول على عرض توضيحي واضح لهذا الأمر)
• يتضمن أيضًا تفويض من سيكون مسؤولاً عن إكمال كل مهمة
• قد يجد مدير المشروع أنه من المفيد إنشاء مخطط جانت في هذه المرحلة
• موضح أدناه (في الفيديو تحت عنوان CPM) ، هذا هيكل زمني يعرض بصريًا كل مهمة في مشروعك ، والعلاقة بين جميع المهام ، ويساعدك على رؤية تقدمك وكذلك تحديد العقبات
• ستشمل مرحلة التخطيط أيضًا تقييمًا لإدارة المخاطر وخطة ، مما يعني أنه يجب إجراء مناقشة حول الخطأ الذي قد يحدث ، وماذا تفعل إذا حدث ذلك
• سيحدد الفريق وأصحاب المصلحة أيضًا التوقعات وقنوات الاتصال طوال المشروع

3. التنفيذ أو التسليم أو التنفيذ (يحدث جنبًا إلى جنب مع المراقبة والتحكم)

• يتم تقسيمها أحيانًا إلى مرحلتين منفصلتين ، وتتم مراحل التنفيذ والمراقبة في وقت واحد
• بينما يركز الفريق على إنجاز المهام الموضحة في المرحلة السابقة ، يراقب مدير المشروع كل من الصورة الكبيرة ، وعلى كل خطوة فردية يتخذها للوصول إلى خط النهاية ، مع إيلاء اهتمام خاص للمسار الحرج إذا كان لدى المرء تم التعرف عليه
• مدير المشروع هو أيضًا الشخص الذي يتم استشارته فورًا إذا ظهرت مشاكل في إحدى المهام ، وهم الشخص الذي يذهب إلى المناصب العليا إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من الوقت أو الميزانية ، أو إذا ثبت بشكل غير متوقع استحالة تحقيق الأهداف الأولية

4. الانتهاء أو الإغلاق

• يشمل كل ما يتعلق باختتام المشروع
• من المحتمل أن تتضمن نوعًا من التقارير ، وقد تتضمن نوعًا من العرض الإضافي لأصحاب المصلحة أو المطلعين على الصناعة
• يجب أن يفكر الفريق في الأمور التي سارت بشكل جيد ، وأي عقبات تمت مواجهتها ، والمجالات التي يمكن تحسينها في المشاريع المستقبلية. يمكن القيام بذلك بشكل فردي وكفريق.

منهجيات إدارة المشروع

اعتمادًا على شخصية الشخص ، من المحتمل أن تبدو إحدى المقاربات أو المنهجيات المحددة أفضل بكثير من الأساليب الأخرى. ومع ذلك ، لكل نهج وقته ومكانه ، واستخدام منهجية جيدة في الموقف الخاطئ يمكن أن يؤدي إلى نتائج مخيبة للآمال ، بل وكارثية. لهذا السبب ، يجب على الشخص تقييم احتياجات أصحاب المصلحة ، والمزالق المحتملة ، وتوقعات الفريق والنتيجة النهائية المستهدفة قبل اتخاذ قرار بشأن المنهجية الأفضل في الواقع للموقف الفردي.

بينما تم تصميم جميع المنهجيات لجعل الحياة أسهل ، قد يكون من الصعب بعض الشيء شرحها في البداية ، وغالبًا ما يتم توضيحها بشكل أفضل من خلال العرض التوضيحي. اعرض مقاطع الفيديو التالية أدناه لمعرفة المزيد عن كل منها ، أو اختر مقاطع الفيديو التي تريد مشاهدتها واخترها إذا كنت قد سمعت بالفعل عن بعضها يثير فضولك.

PRINCE2

PRINCE2 هو نظام لإدارة المشاريع تدعمه مؤسسة كاملة ، وهو نظام يتضمن أيضًا شهادة. بينما تندرج النسخة الأصلية في المعسكر التقليدي ، في السنوات العديدة الماضية ، تم تقديم PRINCE2 Agile كمنهجية هجينة أكثر ملاءمة لمناخ الأعمال اليوم. سيتطلب معظم ما تحتاج إلى معرفته مساعدة أحد الموظفين الذين تم تدريبهم على هذه الطريقة (لن يفيد المؤسسة كثيرًا في نشر كل أسرارها في جميع أنحاء الإنترنت إذا كانوا لا يزالون يريدون أن يأتي الناس ودفع ثمن الدورة). ومع ذلك ، يمكنك الحصول على عرض تشويقي سريع على كل من الإصدارين التقليدي والرشيق لـ PRINCE2 من مقاطع الفيديو التالية:

شلال

يتم التحدث عن الشلال أحيانًا كما لو كان مرادفًا لإدارة المشاريع التقليدية ، وعلى الرغم من أن هذا قد لا يكون بنسبة 100٪ ، إلا أنه ربما يكون الطريقة الأكثر مباشرة وبديهية لإنجاز المشروع. هذا لا يعني بالضرورة أنه الأفضل أو الأسرع أو الأسهل - سيعتمد ذلك على الظروف التي يتم تطبيقها فيها. ولكن من الناحية النظرية ، سيجد الكثيرون أن هذا هو أبسط ما يمكنهم الالتفاف حوله.

طريقة المسار الحرج (CPM) / تقنية مراجعة تقييم البرنامج (PERT)

في حين أن هاتين المنهجيتين التقليديتين ليستا متماثلتين تمامًا ، فقد ولدت CPM من PERT ، وبالتالي فهي متشابهة جدًا. يعد الفيديو التالي مثالًا رائعًا وواضحًا جدًا على إنشاء مخطط جانت والتكلفة لكل ألف ظهور أثناء العمل (ولن تكذب ، مجرد مشاهدة مدى روعة هذا الرجل في الكتابة إلى الوراء يجعل هذا الفيديو يستحق المشاهدة).

إدارة مشروع السلسلة الحرجة (CCPM)

على غرار CPM من الناحية النظرية ، CCPM هي منهجية تقليدية تركز على الموارد بدلاً من المهام ، وتعمل على تجنب كل من متلازمة الطالب (المماطلة حتى اللحظة الأخيرة لإنجاز العمل) ، والطلاء بالذهب (إنهاء المهام مبكرًا والإضافة غير الضرورية لهم - وبشكل افتراضي الإضافة إلى نطاق المشروع - لأنه يبدو أنه الشيء الصحيح الذي يجب فعله مع الوقت الإضافي).

سكرم

يعتبر Scrum من أكثر منهجيات إدارة المشاريع رشيقة شيوعًا ، حيث يُمارس في المؤسسات في جميع أنحاء العالم. على الرغم من أنها نشأت من صناعة تطوير البرمجيات (وبقيت طريقة اختيارهم) ، فقد تم تبنيها من قبل جميع أنواع الفرق لمساعدتهم على تشغيل مشاريعهم بسلاسة أكبر مع السماح أيضًا بالمرونة لإجراء التعديلات على طول الطريق.

Kaizen و Lean Six Sigma

هناك بعض الجدل حول ما إذا كان ينبغي تسمية هذه منهجيات إدارة المشاريع الكاملة أم لا ، ولكن بغض النظر ، فهي أدوات رشيقة تسهل تدفق إكمال المشروع:

كانبان

منهجية إدارة المشاريع الرشيقة التي نشأت مع Toyota ، Kanban هي إستراتيجية شائعة للغاية لإدارة المشاريع ، وغالبًا ما يتم دمجها مع Scrum لمضاعفة تحسين سير العمل والتواصل داخل الفريق.

أن تصبح مدير مشروع

بعد القراءة عن جميع التعقيدات التي تنطوي عليها إدارة المشروع ، قد لا يكون مفاجئًا وجود فرص وظيفية وافرة في هذا المجال. إذن كيف تصبح مدير مشروع؟

حسنًا ، في الواقع ، المسار ليس واضحًا تمامًا ؛ تعتبر الشهادات الجامعية في إدارة المشاريع نادرة جدًا ، (على الرغم من أن العديد من الجامعات تقدم دورات شهادات تكميلية) وستجد أن العديد من مديري المشاريع الموجودين هناك اليوم لديهم خلفيات متنوعة للغاية. ومع ذلك ، فإن كل طريقة من طرق إدارة المشاريع لديها نوع من الهيئة المهنية التي تدعمها تقدم التدريب والشهادة ، وغالبًا ما تتضمن التوجيه المهني وفرص التواصل داخل دوراتهم. أفضل مكان للبدء هو التحقق من معهد إدارة المشاريع للتعرف على مجموعة متنوعة من طرق التعليم والشهادات.

في حين أن هذا التدريب مهم للغاية ، ربما تكون أفضل طريقة لتطوير أساس في إدارة المشروع هي أن تكون جزءًا من المشروع أولاً. عندما تصبح على دراية بالطريقة التي تعمل بها المؤسسات المختلفة ، سوف:

1. اكتساب نظرة ثاقبة لممارسات القيادة الجيدة من منظور عضو الفريق
2. اجمع النصائح والحيل كما ترى ما تفعله أدوات إدارة المشاريع وعمليات التنفيذ وما لا يعمل
3. اكتساب الخبرة في أساليب ومنهجيات إدارة المشاريع المختلفة ، وبناء مجموعة الأدوات الخاصة بك وتمكينك من تخصيص تجهيزاتك من الأدوات وحلول إدارة المشاريع لكل فريق أنت جزء منه
4. تعلم من الآخرين كيفية استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما تسوء الأمور

برنامج إدارة المشروع

الآن بعد أن أصبحت مسلحًا بمعرفة ماهية إدارة المشروع ، وتعرف مدى أهمية ممارسة الأعمال الإنتاجية والفعالة ، فقد تبحث عن الخطوات التالية فيما يتعلق بكيفية تنفيذ بعض أدوات إدارة المشاريع في مساعيك الريادية. من حسن حظك ، لقد قمنا بالفعل بالعمل في تجميع أفضل خيارات البرامج (سواء عبر الإنترنت أو القابلة للتنزيل) في السوق اليوم.

انقر هنا للحصول على أفضل 45 أداة لإدارة المشاريع ، وهنا للحصول على أفضل 12 أداة مجانية لإدارة المشاريع.

في حين أن الشركات الكبيرة سترغب على الأرجح في أدوات برامج إدارة المشاريع هذه جنبًا إلى جنب مع مدير مشروع مخصص (أو مديرين ، إذا كان لديك العديد من المشاريع التي تحدث في وقت واحد) ، ستجد الشركات من جميع الأحجام أن وجود برنامج لإدارة المشاريع يساعد ، أو بالأحرى ، هو أكثر أو أقل ضرورة للمديرين الذين يحتاجون إلى أدوات للقيام بكل ما يحتاجون إليه. قد تجد الشركات الصغيرة أن امتلاك برنامج PM يسمح لها بالاستمرار دون توظيف شخص مخصص حصريًا لإدارة المشروع ، حيث يمكن للفريق أو أي شخص في القيادة بالفعل تحمل العبء الخفيف للعمل مع الأداة للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة.

استنتاج

لن يتم تنفيذ المشاريع في أي مكان قريبًا ، لذلك إذا لم تكن مستعدًا لإدارتها بشكل صحيح ، فأنت لست مستعدًا لتكون لاعبًا منافسًا في سوق اليوم. على الرغم من أن تطبيق نظام الإدارة قد يبدو شاقًا بعض الشيء في البداية ، فإن الغرض بأكمله هو في الواقع جعل حياتك أسهل عن طريق تبسيط خطوط الاتصال ، وتوضيح التوقعات ، وزيادة الشفافية فيما يتعلق بالتقدم ، وتوفير المزيد من القدرة على التنبؤ وهيكل لأهدافك وأهدافك. رحلة الوصول إليهم. وعندما تختار المنهجية الصحيحة ، ستجد أنها ستفعل ذلك تمامًا.

إدارة مشروع سعيدة!