2019년 프로젝트 관리를 위한 궁극의 가이드

게시 됨: 2019-11-16

소개

프로젝트는 오늘날 요구되는 생산성 모델입니다. 그러나 능숙하게 관리하지 않으면 시간과 자원이 크게 소모되어 때때로 주요 다국적 기업의 존재 자체를 위협 할 수도 있습니다. 그 결과가 항상 그렇게 극적인 것은 아니지만 프로젝트는 여전히 많은 기관에서 골칫거리가 될 수 있습니다. 실제로 PMI(Project Management Institute)는 2019년 글로벌 프로젝트 관리 설문조사 에서 "조직이 작년에 저조한 성과로 인해 투자의 거의 12%를 프로젝트 지출에 낭비했다"고 밝혔습니다.

그렇다면 회사는 무시할 수 없는 비즈니스 모델의 함정을 어떻게 탐색할까요? PMI의 데이터 는 회사가 건전한 프로젝트 관리(PM) 도구 및 구조를 마련할 때 다음과 같은 가능성이 더 높다는 사실을 분명히 합니다.

  1. 프로젝트가 원래 목표를 달성하는지 확인하고
  2. 예산을 유지하면서 목표를 달성하고,
  3. 예정된 기간 내에 목표를 달성하고
  4. 범위 크립을 피하십시오(아래에서 논의할 주제).

목차

프로젝트 관리란 무엇입니까?
 삼중 제약 및 스코프 크립
 프로젝트 관리의 2가지 스타일
 전통적인 프로젝트 관리 방법론
 민첩한 프로젝트 관리 방법론
 4단계 프로젝트 라이프 사이클
 개시
 계획
 실행(모니터링 및 제어)
 폐쇄
 프로젝트 관리 방법론
 PRINCE2
 폭포
 CPM(Critical Path Method)/PERT(프로그램 평가 검토 기법)
 CCPM(핵심 체인 프로젝트 관리)
 스크럼
 카이젠과 린 식스 시그마
 칸반
 프로젝트 관리자 되기
 프로젝트 관리 도구
 결론

프로젝트 관리란 무엇입니까?

프로젝트 관리는 프로젝트를 원활하게 실행할 수 있도록 하는 모든 관행을 설명합니다. 개별적으로 또는 이해 관계자 그룹에 의해 완료되며 구체적이고 달성 가능한 목표를 정의하고, 해당 목표를 달성하는 데 필요한 작업을 요약 및 조정하고, 프로세스의 각 단계에 사용 가능한 리소스를 할당하고, 작업을 모니터링하고, 수행할 시기를 파악하는 프로세스입니다. 그 과정에서 조정하고 마지막으로 이니셔티브의 결과를 제시하고 프로세스를 반영하며 이해 관계자와 함께 축하합니다.

그러나 "프로젝트"라는 단어에 대한 상호 이해를 확립하는 것도 도움이 될 수 있습니다. 전부는 아니더라도 대부분의 사람들은 일종의 공식 또는 비공식 프로젝트(신발 묶는 법 배우기, 학교에서 보고서 작성, 파티 계획, 구직 등)를 수행했으며, 따라서 대부분의 사람들은 아마도 아이디어가 있을 것입니다. 그 단어의 의미. 그러나 Mike Clayton 박사 의 보다 공식적이고 정제된 정의 는 "제한된 시간과 리소스 예산 내에서 함께 정의된 새로운 제품, 프로세스 또는 서비스를 생성하는 조정된 작업 세트"라고 말합니다. Clayton 박사는 계속해서 이 정의의 여러 측면을 강조합니다. 작업 자체에 적용할 수 있는 "조정"과 시간 및 자원 측면에서 작업이 서로 관련되는 방식(하나는 다른 작업을 시작하기 전에 완료되어야 합니다. 일부는 동시에 발생해야 합니다.) "정의된"은 프로젝트에 지정된 목표 및/또는 의도가 있음을 의미합니다. 그리고 "제약됨" 은 최종 목표와 관련된 모든 작업이 프로젝트 초기에 할당된 리소스의 프레임워크 내에서 완료되어야 함을 의미합니다.

"프로젝트"와 "운영" 사이에 차이가 있다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 이는 PMI 가 프로젝트 정의 에서 "일시적인 노력"이라고 명시한 바 있습니다. 프로젝트는 회사가 일상적으로 기능하는 방식을 영원히 바꿀 수 있지만 프로젝트 자체에는 정의된 시작 날짜와 종료 날짜가 있습니다. 반면 운영은 조직이 존재할 수 있도록 하는 조직의 일상적인 작업이자 기본 기능입니다.

삼중 제약 및 스코프 크립

섬세한 균형 프로젝트 관리자는 항상 삼각형으로 표시되는 프로젝트 관리 삼중 제약 조건 을 중심으로 유지하려고 노력합니다 . 삼각형의 한 쪽에는 예산 제약이 있고 다른 쪽에는 일정 이 있으며 마지막 측면에는 범위, 품질 또는 목표 준수 제약이 있습니다(모델 표시에 따라 이름이 다를 수 있음). ). 아이디어는 프로젝트 초기에 이러한 세 가지 제약 조건이 해결되면 세 가지 모두 간의 균형을 재조정하지 않고는 수정할 수 없다는 것입니다.

예를 들어 새 전화기를 설계하는 데 9개월이 걸린다고 가정해 보겠습니다. 7개월이 되었을 때 팀은 일정이 늦어지고 있음을 깨닫습니다. 이제 몇 가지 옵션이 있습니다. "품질" 또는 "범위"를 유지하기 위해 "시간" 제약 조건을 확장할 수 있지만 "예산" 제약 조건도 확장해야 할 가능성이 높습니다. 또는 "예산" 및 "시간"이라는 원래 제약 조건을 유지하기 위해 사물의 "범위/목표" 측면에서 일부 기능을 제거할 수 있습니다. 이는 어려운 결정이지만 모든 요소가 서로 어떻게 작용하는지에 대한 확고한 이해로 무장한 경우 프로젝트 관리자는 계속 진행하고 더 많은 실망을 피하기 위해 더 많은 정보에 입각한 현실적인 옵션 선택을 통해 의사 결정자와 대화할 수 있습니다. 미래.

프로젝트 관리자가 주시해야 하는 관련 문제 중 하나는 범위 확장입니다. 프로젝트 실행이 이미 진행 중인 동안 프로젝트의 목표가 커지거나 변경되는 경우입니다. 아마도 원래 목표는 시스템 소프트웨어의 버그 하나를 해결하는 것이었지만 그 과정에서 4개가 더 식별되어 목록에 추가되었습니다. 논리적으로 프로젝트의 목표(또는 "범위")가 확장되면 시간과 예산 제약도 확대되어야 하며 이는 종종 팀 구성원과 이해 관계자의 혼란과 좌절로 이어집니다. 범위 크립은 프로젝트가 통제 불능 상태가 되는 가장 큰 원인 중 하나이므로 프로젝트의 할 일 목록에 작은 일을 하나만 더 추가하고 싶을 수 있지만 가능한 한 피해야 합니다(그러나 , 개발 속도가 증가함에 따라 많은 사람들이 프로젝트 조정을 더 잘 처리할 수 있는 프로젝트 관리 방법론(이를 "애자일" 방법론이라고 하며 아래에서 설명함)을 채택하고 있습니다.

프로젝트 관리의 2가지 스타일

프로젝트 관리 방법에는 두 가지 중요한 스타일이 있습니다. 전통적, 폭포수 또는 예측 캠프(프로젝트 수명 주기에 적합) 및 적응형 또는 애자일 캠프입니다. 두 진영의 요소를 결합한 하이브리드 방법론을 선택하는 것도 가능합니다.

전통적인 프로젝트 관리 방법론

아마도 더 직관적인 진영에서는 전통적인 프로젝트 관리 방법론 이 선형적이어서 끝까지 한 방향으로 고정된 단계와 작업 순서를 따릅니다. 결과는 명확하게 정의되고 상대적으로 움직이지 않으며 이해관계자(실제로 작업을 완료하는 사람 제외)의 역할은 주로 프로젝트 정의 및 궁극적인 프레젠테이션 북엔드로 제한됩니다. 위험은 처음부터 예상되고 계획되며 문서화는 처음부터 끝까지 광범위합니다. 전통적인 방법은 매우 정의되고 예측 가능한 프로젝트뿐만 아니라 면밀히 모니터링해야 하는 매우 확고한 목표를 가진 대규모 프로젝트에 적합합니다.

민첩한 프로젝트 관리 방법론

민첩한 접근 방식 은 소프트웨어 산업에서 탄생했으며 훨씬 더 유연한 프로젝트 관리 방법입니다. 2001년 기존 프로젝트 관리 방법이 자신의 업계에 적합하지 않다고 생각한 17명의 소프트웨어 실무자가 개발 하여 준수해야 할 4가지 가치와 함께 다음과 같은 선언문 을 내놓았습니다.

" 프로세스 및 도구를 통한 개인 및 상호 작용

포괄적인 문서를 통한 작업 소프트웨어

계약 협상을 통한 고객 협업

계획대로 전환 대응 ”

(작가들은 "오른쪽 항목에 가치가 있지만 왼쪽 항목에 더 가치가 있습니다"라는 메모 로 선언문을 한정 했습니다.)

즉, 전통적인 방법이 선형적이라면 애자일은 반복적이며 주기 또는 "스프린트"로 작업합니다. 전통적 방식이 장기적 및/또는 큰 그림을 지향하는 경향이 있는 반면, 애자일은 짧은 생산성 폭발에 적합하며 궁극적으로 더 큰 목적에 기여합니다. 전통이 목표에 고정되어 있는 경우 애자일은 고객의 요구, 새로운 발견, 장애물 및 아이디어에 따라 적응하고 재조정합니다. 전통적인 방식에는 모든 진행 상황을 감독하고 안내하는 프로젝트 관리자가 있는 반면, 애자일 방식은 앞선 경로를 탐색하기 위해 이해관계자 협업에 더 많이 의존합니다.

상황을 혼란스럽게 만들 수 있는 것은 "애자일"이 여러 가지 다른 구현으로 실현될 수 있는 포괄적인 용어라는 것입니다. 스크럼은 오늘날 직장에서 실행되는 가장 일반적인 버전이며 일반적으로 Kanban 방법론(결합 시 "Scruban"이라고도 함)과 함께 구현되므로 회사에서 "민첩한" 스타일에 대해 이야기할 때 실제로는 스크럼을 더 구체적으로 언급하는 경우가 많습니다.

진흙처럼 맑습니까? 글쎄요, 좋은 점은 레이블이 실제로 그다지 중요하지 않으며 실제로 대부분의 회사는 다른 비트가 뿌려진 한 가지 방법의 느슨한 버전 또는 직선형 하이브리드로 끝납니다. 이를 방지할 프로젝트 관리 정책이 없습니다. 조직이 가능한 한 원활하고 생산적으로 운영되는 데 도움이 되는 도구와 다른 방법론의 도구가 무엇이든 무조건 선택해야 합니다.

4단계 프로젝트 라이프 사이클

전통적인 프로젝트 계획 모델에서 프로젝트는 4개의 수명 단계 또는 단계를 거칩니다(때로는 프로젝트 관리의 5개 단계로 나뉘며 다소 부정확하게 PMBOK 방법 이라고 함 ).

1. 시작 또는 정의 단계

  • 해결하려는 문제 또는 달성하려는 목표를 명확히 합니다.
  • 아이디어가 추구할 가치가 있는지, 그 영향이 중요하거나 대상 시장이나 이해관계자에게 중요한지 분류하는 기간
  • 타당성 테스트를 포함할 수 있음
  • 프로젝트의 목표(및 목표가 아닌 것) 정의
  • 일반적으로 다양한 이해관계자 및 전문가와의 광범위한 브레인스토밍 및 협의가 수반되는 단계
  • 궁극적으로 아이디어가 달성 가능하고 추구할 가치가 있다고 판단되면 관리 및 리더십 역할이 지정되는 단계이기도 합니다.

2. 계획, 설계 또는 동원(일부 영국 기반 모델에서는 "초기화" 단계라고도 함)

  • 목표, 재정 및 인적 자원, 일정에 도달하는 데 필요한 기본 요소를 분류합니다.
  • 단계, 목표 및 개별 작업을 세분화하는 작업이 포함되며, 때로는 " 작업 분류 구조 " 또는 "작업 분석 일정" (WBS) 이라는 계층 구조로 분류됩니다 (특히 명확한 데모는 이 비디오를 확인하십시오).
  • 또한 각 작업의 완료를 책임질 사람을 위임하는 것도 포함됩니다.
  • 프로젝트 관리자는 이 시점에서 Gantt 차트 를 만드는 것이 도움이 될 수 있습니다.
  • 아래에 설명된(CPM 제목 아래 비디오에서) 이것은 프로젝트의 각 작업, 모든 작업 간의 관계를 시각적으로 표시하고 진행 상황을 확인하고 장애물을 식별하는 데 도움이 되는 타임라인 구조입니다.
  • 계획 단계에는 위험 관리 평가 및 계획도 포함됩니다. 즉, 무엇이 잘못될 수 있고 그런 일이 발생할 경우 어떻게 해야 하는지에 대한 논의가 필요합니다.
  • 팀과 이해 관계자는 또한 프로젝트 전반에 걸쳐 의사 소통을 위한 기대치와 채널을 설명합니다.

3. 실행, 전달 또는 구현(모니터링 및 제어와 함께 발생)

  • 때로는 두 개의 개별 단계로 나누어 실행 및 모니터링 단계가 동시에 발생합니다.
  • 팀이 이전 단계에서 약술한 작업을 수행하는 데 집중하는 동안 프로젝트 관리자는 큰 그림과 결승선에 도달하기 위해 필요한 각 개별 단계를 모두 주시하며 중요한 경로가 있는 경우 특히 주의를 기울입니다. 확인되었다
  • 프로젝트 관리자는 또한 작업 중 하나에 문제가 발생하면 즉시 협의하고 더 많은 시간이나 예산이 필요하거나 초기 목표를 달성할 수 없는 경우 상급자에게 가는 사람입니다.

4. 완료 또는 폐쇄

  • 프로젝트의 마무리와 관련된 모든 것을 포함합니다.
  • 어떤 종류의 보고서가 포함될 가능성이 높으며 이해 관계자 또는 업계 내부자에게 일종의 추가 프레젠테이션이 포함될 수 있습니다.
  • 팀은 잘 된 점, 직면한 장애물, 향후 프로젝트에서 개선할 수 있는 영역을 반영해야 합니다. 이것은 개인 및 팀으로 수행할 수 있습니다.

프로젝트 관리 방법론

사람의 성격에 따라 한 가지 접근 방식이나 특정 방법론이 직관적으로 다른 것보다 훨씬 더 좋게 들릴 수 있습니다. 그러나 각 접근 방식에는 시간과 장소가 있으며 잘못된 상황에서 좋은 방법론을 사용하면 실망스럽고 심지어 비참한 결과를 초래할 수 있습니다. 이러한 이유로 어떤 방법론이 개별 상황에 실제로 가장 적합한지 결정하기 전에 이해 관계자의 요구 사항, 잠재적 위험, 팀의 기대치 및 목표 최종 결과를 평가해야 합니다.

모든 방법론은 삶을 더 쉽게 만들기 위해 설계되었지만 많은 방법론은 처음에 설명하기가 약간 까다로울 수 있으며 시연을 통해 가장 명확하게 설명되는 경우가 많습니다. 아래의 다음 비디오를 보고 각 비디오에 대해 자세히 알아보거나 궁금한 내용에 대해 이미 들었다면 시청할 비디오를 선택하십시오.

PRINCE2

PRINCE2는 전체 기관이 배후에 있고 인증도 포함하는 프로젝트 관리 시스템입니다. 원래 버전은 전통적인 진영에 속했지만 지난 몇 년 동안 PRINCE2 Agile 은 오늘날의 비즈니스 환경에 더 적합한 하이브리드 방법론으로 도입되었습니다. 당신이 알아야 할 것의 대부분은 그 방법에 대해 훈련을 받은 직원의 도움이 필요할 것입니다. 코스 비용을 지불하십시오). 그러나 다음 비디오에서 PRINCE2의 기존 버전과 애자일 버전 모두에 대한 빠른 티저를 얻을 수 있습니다.

폭포

폭포수는 때때로 전통적인 프로젝트 관리와 동의어인 것처럼 언급되며 100% 그런 것은 아니지만 아마도 프로젝트를 수행하는 가장 간단하고 직관적인 방법일 것입니다. 그것이 반드시 최고, 가장 빠르거나 가장 쉽다는 말은 아닙니다. 적용되는 상황에 따라 다릅니다. 그러나 이론적으로 많은 사람들이 머리를 감쌀 수 있는 가장 간단한 방법을 찾을 것입니다.

CPM(Critical Path Method)/PERT(프로그램 평가 검토 기법)

이 두 가지 전통적인 방법론이 정확히 동일하지는 않지만 CPM은 PERT에서 탄생했기 때문에 매우 유사합니다. 다음 비디오는 Gantt 차트 및 CPM 생성에 대한 훌륭하고 매우 명확한 예입니다 (거짓말이 아니라 이 사람이 거꾸로 쓰는 것이 얼마나 놀라운지 보는 것만으로도 이 비디오를 볼 가치가 있습니다).

CCPM(핵심 체인 프로젝트 관리)

이론적으로 CPM과 유사하게 CCPM은 작업 대신 리소스에 초점을 맞추고 학생 증후군(일을 끝내기 위해 마지막 순간까지 미루는 것)과 금도금(작업을 일찍 끝내고 불필요하게 추가하는 것)을 모두 피하기 위해 노력하는 전통적인 방법론입니다. 그들에게 - 그리고 기본적으로 프로젝트의 범위에 추가 - 여분의 시간과 관련이 있는 것처럼 보이기 때문입니다.

스크럼

가장 인기 있는 애자일 프로젝트 관리 방법론인 스크럼은 전 세계 기업에서 시행되고 있습니다. 소프트웨어 개발 업계에서 탄생했지만(그리고 그들이 선택한 방법으로 남아 있지만) 모든 종류의 팀에서 프로젝트를 보다 원활하게 실행하는 데 도움이 되는 동시에 조정을 위한 유연성을 허용하기 위해 채택했습니다.

카이젠과 린 식스 시그마

이를 본격적인 프로젝트 관리 방법론이라고 해야 하는지에 대해 약간의 논쟁이 있지만, 그럼에도 불구하고 이들은 프로젝트 완료 흐름을 용이하게 하는 민첩한 도구입니다.

칸반

Toyota에서 시작된 민첩한 프로젝트 관리 방법론인 Kanban은 매우 인기 있는 프로젝트 관리 전략이며 종종 팀 내에서 작업 흐름 및 커뮤니케이션을 최적화하기 위해 Scrum과 결합됩니다.

프로젝트 관리자 되기

프로젝트 관리가 수반하는 모든 복잡성에 대해 읽은 후에는 해당 분야에서 충분한 경력 기회가 있다는 것이 놀라운 일이 아닐 수 있습니다. 그렇다면 프로젝트 매니저가 되려면 어떻게 해야 할까요?

음, 사실 그 길은 그렇게 명확하지 않습니다. 프로젝트 관리 분야의 대학 학위는 매우 드물며(대부분의 대학에서 추가 자격증 과정을 제공하지만) 오늘날 많은 프로젝트 관리자가 매우 다양한 배경을 가지고 있음을 알게 될 것입니다. 즉, 각 프로젝트 관리 방법에는 교육 및 인증을 제공하는 일종의 전문 기관이 있으며, 종종 해당 과정 내에서 진로 안내 및 네트워킹 기회를 포함합니다. 시작하기 좋은 곳은 프로젝트 관리 연구소 에서 다양한 교육 및 인증 경로를 확인하는 것입니다.

이 교육은 매우 중요하지만 프로젝트 관리의 기초를 개발하는 가장 좋은 방법은 먼저 프로젝트에 참여하는 것입니다. 다양한 기업이 작동하는 방식에 대해 잘 알게 되면 다음을 수행하게 됩니다.

  1. 팀원의 관점에서 좋은 리더십 관행에 대한 통찰력을 얻으십시오.
  2. 어떤 프로젝트 관리 도구 및 구현이 작동하고 작동하지 않는지 확인하면서 팁과 요령을 수집하십시오.
  3. 다양한 프로젝트 관리 스타일 및 방법론에 대한 경험을 쌓고 툴킷을 구축하고 소속된 각 팀에 맞는 도구 및 프로젝트 관리 솔루션을 맞춤화할 수 있습니다.
  4. 일이 잘못되었을 때 문제를 해결하는 방법에 대해 다른 사람에게서 배우십시오.

프로젝트 관리 소프트웨어

이제 프로젝트 관리가 무엇인지에 대한 지식으로 무장하고 프로젝트 관리가 생산적이고 효율적인 비즈니스 관행에 얼마나 중요한지 알고 있으므로 자신의 기업가적 노력에서 일부 프로젝트 관리 도구를 구현하는 방법에 관한 다음 단계를 찾고 있을 수 있습니다. 운 좋게도 우리는 이미 오늘날 시장에 나와 있는 최고의 소프트웨어 옵션(온라인 및 다운로드 가능)을 모두 모으는 작업을 완료했습니다.

45가지 최고의 프로젝트 관리 도구를 보려면 여기를 클릭하고 12가지 최고의 무료 프로젝트 관리 도구를 보려면 여기를 클릭하십시오.

대기업에서는 이러한 프로젝트 관리 소프트웨어 도구를 전담 프로젝트 관리자(또는 한 번에 많은 프로젝트가 진행되는 경우 관리자)와 함께 사용하기를 원할 가능성이 높지만 모든 규모의 기업은 프로젝트 관리 소프트웨어가 도움이 되거나 오히려 더 유용하다는 것을 알게 될 것입니다. 필요한 모든 작업을 수행하기 위해 도구가 필요한 관리자에게는 필수입니다. 소규모 기업은 PM 소프트웨어를 사용하면 프로젝트 관리 전담 직원을 고용하지 않고도 PM 소프트웨어를 사용할 수 있다는 사실을 알게 될 수도 있습니다. 팀이나 이미 리더십을 발휘하는 사람이 도구를 사용하여 모든 것이 원활하게 실행되도록 하는 부담을 덜 수 있기 때문입니다.

결론

프로젝트는 아무 때나 곧 진행되지 않으므로 프로젝트를 올바르게 관리하도록 설정되지 않은 경우 오늘날 시장에서 경쟁력 있는 플레이어가 될 수 없습니다. 관리 시스템을 구현하는 것이 처음에는 다소 어려워 보일 수 있지만 실제로 전체 목적은 의사 소통 회선을 원활하게 하고, 기대치를 명확히 하고, 진행 상황에 대한 투명성을 높이고, 목표와 목표에 더 많은 예측 가능성과 구조를 제공하여 삶을 더 쉽게 만드는 것입니다. 그들에게 다가가는 여정. 그리고 올바른 방법론을 선택하면 바로 그 방법을 사용할 수 있다는 것을 알게 될 것입니다.

행복한 프로젝트 관리!