Полное руководство по управлению проектами в 2019 году

ВСТУПЛЕНИЕ

Проекты — востребованная сегодня модель продуктивности. Однако, если ими не управлять умело, они также могут привести к огромной трате времени и ресурсов, иногда угрожая самому существованию даже крупных многонациональных компаний. Хотя последствия не всегда столь драматичны, проекты все еще могут быть больным местом для многих агентств. Фактически, в своем Глобальном исследовании управления проектами 2019 года Институт управления проектами (PMI) обнаружил, что «организации потратили почти 12 процентов своих инвестиций в проекты в прошлом году из-за плохой работы».

Так как же компании справиться с ловушками бизнес-модели, которые они не могут позволить себе игнорировать? Данные PMI ясно показывают: когда компания внедряет эффективные инструменты и структуры управления проектами (PM), она с большей вероятностью:

1. Посмотрите, как их проекты соответствуют их первоначальным целям,
2. Достигайте целей, не выходя за рамки бюджета,
3. Достигать целей в запланированные сроки и
4. Избегайте расползания области (тема, которую мы обсудим ниже).

ОГЛАВЛЕНИЕ

Что такое управление проектами?
Тройное ограничение и ползучесть области
Два стиля управления проектами
Традиционные методологии управления проектами
Гибкие методологии управления проектами
Жизненный цикл проекта в 4 этапа
Посвящение
Планирование
Исполнение (мониторинг и контроль)
Закрытие
Методологии управления проектами
ПРИНЦ2
Водопад
Метод критического пути (CPM)/метод оценки программы (PERT)
Управление проектами критической цепи (CCPM)
Скрам
Кайдзен и «бережливое производство + шесть сигм»
Канбан
Стать менеджером проекта
Инструменты управления проектами
Вывод

ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ?

Управление проектами учитывает все методы, обеспечивающие бесперебойную работу проекта. Завершаемый индивидуально или группой заинтересованных сторон, это процесс определения конкретной и достижимой цели, определения и координации задач, необходимых для достижения этой цели, распределения доступных ресурсов для каждого этапа процесса, мониторинга задач и понимания того, когда нужно их сделать. корректировки на этом пути и, наконец, представление результатов инициативы, размышление о процессе и празднование с заинтересованными сторонами.

Однако также может быть полезно установить взаимопонимание слова «проект». Большинство, если не все, людей занимались каким-либо формальным или неформальным проектом (научиться завязывать шнурки, написать сочинение в школе, спланировать вечеринку, подать заявку на работу и т. д.), и поэтому у большинства людей, вероятно, есть идея. того, что означает это слово. Тем не менее , более формальное и уточненное определение доктора Майка Клейтона гласит, что это «согласованный набор задач, которые вместе создают определенный новый продукт, процесс или услугу в рамках ограниченного бюджета времени и ресурсов». Далее д-р Клейтон выделяет несколько аспектов этого определения: «координация», которая может применяться к самим задачам и тому, как они соотносятся друг с другом с точки зрения времени и ресурсов (одна должна быть выполнена, прежде чем можно будет приступить к другой, некоторые должны происходить одновременно и т. д.); «определенный», что означает, что у проекта есть определенная цель и/или намерение; и «ограниченный», что означает, что все задачи, относящиеся к конечной цели, должны быть выполнены в рамках ресурсов, выделенных в начале проекта.

Стоит отметить, что есть разница между «проектами» и «операциями». Это ясно дает понять PMI, который в своем определении проекта отмечает, что это «временное предприятие». Хотя проект может навсегда изменить повседневную деятельность компании, у самого проекта будут определенные даты начала и окончания; операции, с другой стороны, являются повседневными задачами и основополагающими функциями организации, которые позволяют ей существовать.

ТРОЙНОЕ ОГРАНИЧЕНИЕ И ПОЛЗУЧИЕ ОБЪЕМА

Хрупкий баланс менеджеры проектов всегда пытаются поддерживать центры управления проектами вокруг тройного ограничения , часто представляемого в виде треугольника. На одной стороне треугольника находится ограничение бюджета , на другой стороне — график , а на последней стороне — ограничение объема, качества или соответствия целям (может иметь разные названия в зависимости от представления модели). ). Идея состоит в том, что после того, как эти три ограничения будут устранены в начале проекта, ни одно из них не может быть изменено без повторной калибровки баланса между всеми тремя.

Еще одна связанная с этим проблема, за которой должны следить менеджеры проектов, — это расползание масштаба. Это когда цели проекта растут или меняются, в то время как выполнение проекта уже идет. Возможно, первоначальной целью было устранить одну ошибку в системном программном обеспечении, но по ходу дела были выявлены и добавлены в список еще четыре. По логике вещей, как только цели (или «масштаб») проекта расширятся, временные и бюджетные ограничения также должны быть расширены, что часто приводит к путанице и разочарованию со стороны членов команды и заинтересованных сторон. Расползание масштаба является одним из главных виновников выхода проектов из-под контроля, поэтому, хотя может возникнуть соблазн добавить еще одну мелочь в список дел проекта, этого следует избегать, насколько это возможно (однако , по мере увеличения темпов разработки многие принимают методологии управления проектами, которые лучше подходят для корректировки проекта (они называются «гибкими» методологиями и будут обсуждаться ниже).

2 СТИЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Когда речь заходит о методах управления проектами, существует два всеобъемлющих стиля: традиционный, каскадный или предикативный (в который вписывается жизненный цикл проекта) и адаптивный, или agile-лагерь. Также можно выбрать гибридную методологию, которая сочетает в себе элементы обоих лагерей.

Традиционные методологии управления проектами

Возможно, более интуитивный лагерь, традиционные методологии управления проектами являются линейными, следуя фиксированной последовательности этапов и задач в одном направлении до конца. Результаты четко определены и относительно неподвижны, а заинтересованные стороны (кроме тех, кто фактически завершает работу) имеют свою роль, в значительной степени ограниченную определением проекта и конечными презентационными буклетами. Риски ожидаются и планируются с самого начала, а документация обширна от начала до конца. Традиционный метод хорош для вполне определенных и/или предсказуемых проектов, а также для крупномасштабных проектов с очень четкими целями, которые необходимо тщательно контролировать.

Гибкие методологии управления проектами

Гибкий подход родился в индустрии программного обеспечения и представляет собой гораздо более гибкий метод управления проектами . Разработанный в 2001 году 17 практиками-программистами, которые считали, что существующие методы управления проектами не подходят для их отрасли, они разработали следующий манифест с четырьмя ценностями, которых необходимо придерживаться:

« Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов

Работающее программное обеспечение над исчерпывающей документацией

Сотрудничество с клиентами в ходе переговоров по контракту

Реагирование на изменение вместо следования плану»

(Авторы уточнили свой манифест примечанием , что «несмотря на то, что элементы справа имеют ценность, мы больше ценим элементы слева».)

Другими словами, там, где традиционные методы являются линейными, agile — итеративными, работающими циклами или «спринтами». В то время как традиционные подходы ориентированы на долгосрочную перспективу и/или общую картину, гибкие подходы подходят для кратковременных всплесков производительности, что в конечном итоге способствует достижению более крупной цели. Там, где традиционные цели фиксированы, agile адаптируется и корректируется в соответствии с потребностями клиентов, новыми открытиями, препятствиями и идеями. Там, где у традиционного есть менеджер проекта, который наблюдает и направляет весь прогресс, agile в большей степени полагается на сотрудничество заинтересованных сторон для навигации по пути вперед.

Что может сбить с толку, так это то, что «гибкий» — это общий термин, который может быть реализован несколькими различными реализациями. Scrum — это наиболее распространенная версия, применяемая на современном рабочем месте, обычно реализуемая вместе с методологией Kanban (иногда называемой «Scrumban» в сочетании), поэтому часто, когда компания говорит о своем «гибком» стиле, они на самом деле более конкретно ссылаются на Scrum.

Прозрачный как грязь? Что ж, хорошо то, что ярлыки на самом деле не имеют большого значения, и на самом деле большинство компаний в конечном итоге используют свободную версию одного метода с добавлением других элементов или даже прямолинейный гибрид. Нет никакой политики управления проектами, чтобы предотвратить это; какие бы инструменты и части инструментов других методологий ни помогали вашей организации работать гладко и продуктивно, насколько это возможно, вы должны безоговорочно стремиться к этому.

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА В 4 ЭТАПА

В традиционной модели планирования проекта проект проходит четыре жизненных этапа или фазы (следует отметить, что это иногда разбивается на пять фаз управления проектом, а затем несколько неточно называется методом PMBOK ):

1. Стадия инициации или определения

• Уточнение проблемы, которую вы пытаетесь решить, или цели, которую вы стремитесь достичь
• Период выяснения того, стоит ли продвигать идею, будет ли ее влияние важным или будет иметь значение для целевого рынка или заинтересованных сторон.
• Может включать технико-экономическое обоснование
• Определение целей проекта (и чем они не являются)
• Как правило, это этап, который включает обширный мозговой штурм и консультации с различными заинтересованными сторонами и экспертами.
• В конечном счете, если идея считается достижимой и достойной реализации, это также этап, на котором будут определены управленческие и лидерские роли.

2. Планирование, проектирование или мобилизация (что несколько сбивает с толку, также называется фазой «инициации» в некоторых британских моделях)

• Разбор основ того, что потребуется для достижения целей, финансовых и человеческих ресурсов, а также графика
• Будет включать разбивку этапов, целей и отдельных задач, иногда в иерархию, называемую « Структура разбивки работ » или «График разбивки работ» (WBS) (посмотрите это видео для особенно наглядной демонстрации этого)
• Также включает в себя делегирование ответственных за выполнение каждой задачи.
• На этом этапе руководитель проекта может счесть полезным создать диаграмму Ганта .
• Как показано ниже (в видео под заголовком CPM), это структура временной шкалы, которая визуально отображает каждую задачу вашего проекта, взаимосвязь между всеми задачами и помогает вам видеть свой прогресс, а также выявлять препятствия.
• Этап планирования также будет включать в себя оценку и планирование управления рисками, а это означает, что необходимо обсудить, что может пойти не так, и что делать, если это произойдет.
• Команда и заинтересованные стороны также наметят ожидания и каналы для связи на протяжении всего проекта.

3. Исполнение, доставка или внедрение (происходит параллельно с мониторингом и контролем)

• Иногда разбивается на две отдельные фазы, фазы выполнения и мониторинга происходят одновременно.
• В то время как команда сосредотачивается на выполнении задач, намеченных на предыдущем этапе, менеджер проекта следит как за общей картиной, так и за каждым отдельным шагом, который необходимо предпринять, чтобы добраться до финиша, уделяя особое внимание критическому пути, если таковой имеется. был идентифицирован
• Менеджер проекта также является тем, с кем немедленно консультируются, если возникают проблемы в одной из задач, и это тот, кто обращается к вышестоящим, если требуется больше времени или бюджета, или если первоначальные цели неожиданно оказываются невыполнимыми.

4. Завершение или закрытие

• Включает в себя все, что связано с завершением проекта
• Скорее всего, будет включать какой-то отчет и может включать дополнительную презентацию для заинтересованных сторон или инсайдеров отрасли.
• Команда должна подумать о том, что прошло хорошо, о любых препятствиях, с которыми пришлось столкнуться, и об областях, которые можно было бы улучшить в будущих проектах. Это можно делать как индивидуально, так и в команде.

МЕТОДОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

В зависимости от личности человека, вполне вероятно, что один подход или конкретная методология интуитивно кажутся намного лучше, чем другие. Однако у каждого подхода есть свое время и место, и использование хорошей методологии в неправильной ситуации может привести к разочаровывающим, даже катастрофическим результатам. По этой причине человек должен оценить потребности заинтересованных сторон, потенциальные ловушки и ожидания команды, а также целевой конечный результат, прежде чем принять решение о том, какая методология лучше всего подходит для конкретной ситуации.

Хотя все методологии предназначены для облегчения жизни, многие из них могут быть немного сложными для первоначального объяснения, и часто их лучше всего разъяснить на демонстрации. Просмотрите следующие видеоролики ниже, чтобы узнать больше о каждом из них, или выберите те, которые вы хотите посмотреть, если вы уже слышали о том, что вас интересует.

ПРИНЦ2

PRINCE2 — это система управления проектами, за которой стоит целое учреждение, а также система сертификации. В то время как первоначальная версия относилась к традиционному лагерю, за последние несколько лет PRINCE2 Agile была представлена ​​как гибридная методология, более подходящая для современного делового климата. Большая часть того, что вам нужно знать, потребует помощи сотрудника, обученного этому методу (для учреждения не было бы большой пользы разбрасывать все свои секреты по всему Интернету, если бы они все еще хотели, чтобы люди приходили). и оплатить курс). Однако вы можете получить быстрый тизер как традиционной, так и гибкой версии PRINCE2 из следующих видео:

Водопад

О водопаде иногда говорят так, как будто он является синонимом традиционного управления проектами, и хотя это может быть не на 100% так, это, пожалуй, самый простой и интуитивно понятный способ выполнения проекта. Это не значит, что он обязательно лучший, самый быстрый или самый простой — это будет зависеть от обстоятельств, в которых он применяется. Но с точки зрения теории многие, вероятно, сочтут его самым простым для понимания.

Метод критического пути (CPM)/метод оценки программы (PERT)

Хотя эти две традиционные методологии не совсем одинаковы, CPM родился из PERT, и поэтому они очень похожи. Следующее видео — отличный и очень наглядный пример создания диаграммы Ганта и цены за тысячу показов в действии (и, не буду врать, просто наблюдая за тем, как замечательно этот парень пишет задом наперёд, стоит посмотреть это видео).

Управление проектами критической цепи (CCPM)

Подобно CPM в теории, CCPM представляет собой традиционную методологию, которая фокусируется на ресурсах, а не на задачах, и работает, чтобы избежать как синдрома ученика (откладывание до последней минуты, чтобы выполнить работу), так и позолоты (завершение задач раньше и ненужное добавление). к ним — и, по умолчанию, добавляя к объему проекта — потому что это кажется правильным сделать с дополнительным временем).

Скрам

Являясь самой популярной методологией гибкого управления проектами, Scrum практикуется на предприятиях по всему миру. Несмотря на то, что он родился в индустрии разработки программного обеспечения (и остается их методом выбора), он был принят всеми видами команд, чтобы помочь им более гладко выполнять свои проекты, а также обеспечить гибкость для корректировок на этом пути.

Кайдзен и «бережливое производство + шесть сигм»

Есть некоторые споры о том, следует ли называть их полноценными методологиями управления проектами, но, несмотря на это, они являются гибкими инструментами, облегчающими процесс завершения проекта:

Канбан

Гибкая методология управления проектами, созданная Toyota, Канбан является чрезвычайно популярной стратегией управления проектами, часто в сочетании со Scrum, чтобы удвоить усилия по оптимизации рабочего процесса и коммуникации внутри команды.

СТАНЬ РУКОВОДИТЕЛЕМ ПРОЕКТА

Прочитав обо всех сложностях, которые влечет за собой управление проектами, неудивительно, что в этой области есть широкие возможности для карьерного роста. Так как же стать менеджером проекта?

Ну, на самом деле, путь не так уж очевиден; университетские степени в области управления проектами довольно редки (хотя многие университеты предлагают дополнительные курсы сертификации), и вы обнаружите, что многие менеджеры проектов, которые существуют сегодня, имеют чрезвычайно различный опыт. При этом за каждым методом управления проектами стоит какая-то профессиональная организация, которая предлагает обучение и сертификацию, часто включая профориентацию и сетевые возможности в рамках своих курсов. Хорошее место для начала — проверить Project Management Institute , чтобы узнать об их разнообразии образовательных и сертификационных маршрутов.

Хотя это обучение очень важно, возможно, лучший способ заложить основы управления проектами — это сначала стать частью проекта. Когда вы узнаете, как функционируют различные предприятия, вы:

1. Получите представление о передовой практике лидерства с точки зрения члена команды
2. Собирайте советы и рекомендации, когда вы видите, какие инструменты и реализации управления проектами работают, а какие нет.
3. Получите опыт работы с различными стилями и методологиями управления проектами, создайте свой набор инструментов и настройте свой набор инструментов и решений по управлению проектами для каждой команды, частью которой вы являетесь.
4. Узнайте от других о том, как устранять неполадки, когда что-то идет не так

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Теперь, когда вы вооружены знаниями о том, что такое управление проектами, и знаете, насколько оно важно для продуктивной и эффективной деловой практики, вы можете искать следующие шаги относительно того, как внедрить некоторые инструменты управления проектами в свои собственные предпринимательские начинания. К счастью для вас, мы уже проделали работу по подбору всех лучших вариантов программного обеспечения (как онлайн, так и загружаемых) на рынке сегодня.

Щелкните здесь, чтобы ознакомиться с 45 лучшими инструментами управления проектами, и здесь, чтобы ознакомиться с 12 лучшими бесплатными инструментами управления проектами.

В то время как более крупные корпорации, вероятно, захотят использовать эти программные средства управления проектами в сочетании с выделенным менеджером проекта (или менеджерами, если у вас одновременно выполняется много проектов), компании любого размера обнаружат, что наличие программного обеспечения для управления проектами помогает или, скорее, более эффективно. или менее обязательным для менеджеров, которым нужны инструменты, чтобы делать все, что им нужно. Небольшие предприятия могут даже обнаружить, что наличие программного обеспечения PM позволяет им обойтись без найма кого-то, кто занимается исключительно управлением проектами, поскольку команда или кто-то, кто уже находится в руководстве, могут нести облегченное бремя работы с инструментом, чтобы убедиться, что все работает гладко.

ВЫВОД

Проекты никуда не денутся в ближайшее время, поэтому, если вы не настроены на правильное управление ими, вы не готовы стать конкурентоспособным игроком на современном рынке. Хотя поначалу внедрение системы управления может показаться немного пугающим, на самом деле ее цель состоит в том, чтобы облегчить вашу жизнь за счет сглаживания линий связи, уточнения ожиданий, повышения прозрачности в отношении прогресса и обеспечения большей предсказуемости и структурированности ваших целей и ваших действий. путешествие к ним. И когда вы выберете правильную методологию, вы обнаружите, что она делает именно это.

Удачного управления проектом!