2019年项目管理终极指南

介绍

项目是当今需要的生产力模型。 然而，如果管理不善，它们也会大量消耗时间和资源，有时甚至威胁到大型跨国公司的生存。 尽管后果并不总是那么严重，但项目仍然是许多机构的痛处。 事实上，项目管理协会 (PMI) 在其2019 年全球项目管理调查中发现，“由于绩效不佳，组织去年浪费了近 12% 的项目支出投资。”

那么公司如何应对他们无法忽视的商业模式陷阱呢？ PMI 的数据清楚地表明：当一家公司采用健康的项目管理 (PM) 工具和结构时，他们更有可能：

1. 看到他们的项目达到了最初的目标，
2. 在保持预算的同时实现目标，
3. 在预定的时间范围内实现目标，并且
4. 避免范围蔓延（我们将在下面讨论的主题）。

目录

什么是项目管理？
三重约束和范围蔓延
项目管理的两种风格
传统的项目管理方法
敏捷项目管理方法论
项目生命周期分为 4 个阶段
引发
规划
执行（监控）
关闭
项目管理方法
王子2
瀑布
关键路径法（CPM）/项目评估审查技术（PERT）
关键链项目管理 (CCPM)
敏捷
改善和精益六西格码
看板
成为项目经理
项目管理工具
结论

什么是项目管理？

项目管理考虑了使项目顺利运行的所有实践。 单独或由一组利益相关者完成，它是定义一个具体和可实现的目标，概述和协调实现该目标所需的任务，为过程的每个阶段分配可用资源，监控任务并知道何时进行的过程沿途进行调整，最后展示该计划的成果，反思该过程，并与利益相关者一起庆祝。

但是，建立对“项目”一词的相互理解也可能会有所帮助。 大多数（即使不是全部）人都从事过某种正式或非正式的项目（学习系鞋带、在学校写论文、筹划聚会、求职等），因此大多数人可能有一个想法这个词的意思。 然而， Mike Clayton 博士的一个更正式和更精确的定义指出，它是“一组协调的任务，它们在有限的时间和资源预算内共同创建定义的新产品、流程或服务。” Clayton 博士接着强调了这个定义的几个方面：“协调”，它可以适用于任务本身以及它们在时间和资源方面相互关联的方式（一个必须在另一个可以开始之前完成，有些必须同时发生，等等）； “已定义”，意味着该项目具有指定的目标和/或意图； “受限”，意味着与最终目标相关的所有任务都需要在项目开始时分配的资源框架内完成。

值得注意的是，“项目”和“运营”是有区别的。 PMI 清楚地表明了这一点，他们在项目定义中指出这是一项“临时努力”。 虽然一个项目可能永远改变公司日常运作的方式，但项目本身将有一个明确的开始和结束日期； 另一方面，运营是组织赖以生存的日常任务和基本职能。

三重约束和范围蔓延

微妙的平衡项目经理总是试图保持围绕项目管理三重约束的中心，通常表示为三角形。 三角形的一侧是预算约束，另一侧是进度约束，最后一侧是范围、质量或目标合规性约束（根据模型的呈现，它可以有不同的名称). 这个想法是，一旦在项目开始时解决了这三个限制，就不能在不重新校准这三个限制之间的平衡的情况下修改任何限制。

项目经理必须注意的一个相关问题是范围蔓延。 这是当项目的执行已经在进行时，项目的目标增长或改变。 也许最初的目标是解决系统软件中的一个错误，但在此过程中，又发现了四个错误并将其添加到待办事项表中。 从逻辑上讲，一旦项目的目标（或“范围”）扩大，时间和预算限制也将需要扩大，这通常会导致团队成员和利益相关者感到困惑和沮丧。 范围蔓延是项目失控的最大罪魁祸首之一，因此尽管在项目的待办事项列表中再添加一件小事可能很诱人，但需要尽可能避免（但是，随着开发速度的提高，许多人正在采用更能处理项目调整的项目管理方法（这些被称为“敏捷”方法，将在下面讨论）。

项目管理的两种风格

在项目管理方法方面，有两种总体风格：传统、瀑布或预测阵营（项目生命周期适合），以及适应性或敏捷阵营。 也可以选择结合两个阵营要素的混合方法。

传统的项目管理方法

也许更直观的阵营，传统的项目管理方法是线性的，遵循一个固定的阶段和任务序列，朝着一个方向直到结束。 结果明确定义且相对固定，利益相关者（实际完成工作的人除外）的角色主要限于项目定义和最终演示书挡。 风险在一开始就被预期和计划，并且文档从头到尾都很广泛。 传统方法适用于非常明确和/或可预测的项目，以及目标非常明确、需要密切监控的大型项目。

敏捷项目管理方法论

敏捷方法诞生于软件行业，是一种更加灵活的项目管理方法。 2001 年，17 名软件从业者认为现有的项目管理方法不适合他们的行业，他们提出了以下宣言，其中包含四个要坚持的价值观：

“个人和交互优于流程和工具

综合文档之上的工作软件

客户协作优于合同谈判

响应变化胜于遵循计划”

（作者确实用注释修饰了他们的宣言，“虽然右边的项目有价值，但我们更看重左边的项目”。）

换句话说，传统方法是线性的，而敏捷是迭代的，循环工作，或“冲刺”。 在传统倾向于长期和/或大局的地方，敏捷适合短期的生产力爆发，所有这些最终都有助于实现更大的目标。 传统的目标是固定的，而敏捷则根据客户的需求、新发现、障碍和想法进行调整和调整。 传统的项目经理负责监督和指导所有进展，而敏捷则更多地依赖利益相关者的协作来引领前进的道路。

让事情变得混乱的是，“敏捷”是一个总称，可以通过几种不同的实现来实现。 Scrum 是当今工作场所中最常见的版本，通常与看板方法（有时合并时称为“Scrumban”）一起实施，因此当一家公司谈论他们的“敏捷”风格时，他们实际上更具体地指的是 Scrum。

清澈如泥？ 好吧，好消息是标签真的没有那么重要，而且实际上大多数公司最终都会采用一种方法的松散版本，其中散布着其他内容 - 或者甚至是直接混合。 没有项目管理警察来防止这种情况发生； 任何工具和其他方法的工具都可以帮助您的组织尽可能顺利和高效地运行，这是您应该毫无保留地追求的。

项目生命周期分为 4 个阶段

在传统的项目计划模型中，一个项目经历四个生命阶段或阶段（需要注意的是，这有时被分解为项目管理的五个阶段，然后被称为PMBOK 方法有些不准确）：

1.启动或定义阶段

• 阐明您要解决的问题或要实现的目标
• 确定一个想法是否值得追求，其影响是否重要或对目标市场或利益相关者是否重要的​​时期
• 可能包括可行性测试
• 定义项目的目标是什么（以及它们不是什么）
• 通常是一个涉及广泛的头脑风暴和与各种利益相关者和专家协商的阶段
• 最终，如果这个想法被认为是可以实现和值得追求的，这也是指定管理和领导角色的阶段

2. 规划、设计或动员（有些令人困惑，在某些英国模型中也称为“启动”阶段）

• 理清实现目标所需的具体细节、财务和人力资源以及时间表
• 将涉及分解阶段、目标和单个任务，有时分解为称为“工作分解结构”或“工作分解计划” (WBS)的层次结构（查看此视频以获得特别清晰的演示）
• 还涉及委派谁负责完成每项任务
• 项目经理可能会发现此时创建甘特图很有帮助
• 如下所示（在 CPM 标题下的视频中），这是一个时间轴结构，可以直观地显示项目的每个任务、所有任务之间的关系，并帮助您查看进度并识别障碍
• 规划阶段还将涉及风险管理评估和计划，这意味着需要讨论可能会出现什么问题，以及如果出现问题该怎么办
• 团队和利益相关者还将概述整个项目的期望和沟通渠道

3. 执行、交付或实施（与监控一起发生）

• 有时分为两个独立的阶段，执行和监控阶段同时发生
• 当团队专注于完成前一阶段概述的任务时，项目经理会同时关注全局和到达终点线所需的每个步骤，特别注意关键路径（如果有）被识别
• 如果其中一项任务出现问题，项目经理也会立即被征求意见，如果需要更多时间或预算，或者如果最初的目标出乎意料地证明无法实现，他们会向上级汇报

4. 完成或关闭

• 包括与项目总结有关的一切
• 可能会涉及某种报告，并且可能涉及对利益相关者或业内人士的某种额外介绍
• 团队应该反思进展顺利的方面、面临的任何障碍以及在未来项目中可以改进的领域。 这可以单独完成，也可以作为团队完成。

项目管理方法

根据一个人的个性，一种方法或特定方法可能在直觉上听起来比其他方法要好得多。 然而，每种方法都有它的时间和地点，在错误的情况下使用好的方法可能会导致令人失望甚至灾难性的结果。 出于这个原因，在决定哪种方法实际上最适合个人情况之前，一个人必须评估利益相关者的需求、潜在的陷阱和团队的期望以及目标最终结果。

虽然所有的方法论都是为了让生活更轻松，但许多方法一开始解释起来可能有点棘手，而且通常最好通过演示来弄清楚。 查看下面的以下视频以了解有关每个视频的更多信息，或者如果您已经听说过一些您感兴趣的内容，则可以挑选并选择要观看的视频。

王子2

PRINCE2 是一个项目管理系统，其背后有一个完整的机构，并且还涉及认证。 虽然原始版本属于传统阵营，但在过去几年中， PRINCE2 Agile作为一种更适合当今商业环境的混合方法论被引入。 你需要知道的大部分内容都需要接受过该方法培训的工作人员的帮助（如果他们仍然希望人们来，那么在互联网上散播他们所有的秘密对机构没有多大好处并支付课程费用）。 但是，您可以从以下视频中快速了解 PRINCE2 的传统版本和敏捷版本：

瀑布

瀑布有时被认为是传统项目管理的同义词，虽然这可能不是 100% 的情况，但它可能是完成项目的最直接和直观的方式。 这并不是说它一定是最好的、最快的或最简单的——这取决于它的应用环境。但从理论上讲，许多人可能会发现这是最容易理解的。

关键路径法（CPM）/项目评估审查技术（PERT）

虽然这两种传统方法论并不完全相同，但 CPM 脱胎于 PERT，因此它们非常相似。 下面的视频是创建甘特图和实际每千次展示费用的一个很好且非常清晰的示例（而且，我不会说谎，只是看看这个人在逆向写作方面有多么惊人，所以这个视频值得一看）。

关键链项目管理 (CCPM)

CCPM 在理论上类似于 CPM，是一种传统的方法论，它关注资源而不是任务，并且可以避免学生综合症（拖延到最后一分钟才能完成工作）和镀金（提前完成任务并不必要地添加对他们来说 - 并且默认情况下，增加项目的范围 - 因为这似乎是用额外时间做的正确事情）。

敏捷

Scrum 很容易成为最流行的敏捷项目管理方法，在世界各地的企业中得到实践。 虽然它诞生于软件开发行业（并且仍然是他们的选择方法），但它已被各种团队采用，以帮助他们更顺利地运行他们的项目，同时还允许在此过程中灵活地进行调整。

改善和精益六西格码

关于这些是否应该被称为成熟的项目管理方法存在一些争论，但无论如何，它们是简化项目完成流程的敏捷工具：

看板

看板是一种起源于丰田的敏捷项目管理方法，是一种非常流行的项目管理策略，通常与 Scrum 结合使用以加倍优化团队内的工作流程和沟通。

成为项目经理

在了解了项目管理所涉及的所有复杂性之后，该领域有大量的职业机会可能不足为奇。 那么如何成为项目经理呢？

好吧，实际上，道路并不是那么清晰； 项目管理的大学学位非常少（尽管许多大学提供补充证书课程），而且您会发现当今的许多项目经理都拥有极其多样化的背景。 话虽如此，每种项目管理方法背后都有某种专业机构提供培训和认证，通常包括职业指导和课程中的交流机会。 一个好的起点是查看项目管理协会，了解他们的各种教育和认证途径。

虽然这种培训非常重要，但也许打下项目管理基础的最佳方式是首先参与项目。 当您了解不同企业的运作方式时，您将：

1. 从团队成员的角度深入了解良好的领导实践
2. 当您看到项目管理工具和实施的作用和不作用时，收集提示和技巧
3. 获得不同项目管理风格和方法的经验，构建您的工具包并使您能够为您所属的每个团队定制您的工具和项目管理解决方案
4. 向他人学习如何在出现问题时进行故障排除

项目管理软件

既然您已经掌握了项目管理的知识，并且了解它对于富有成效和高效的业务实践的重要性，您可能正在寻找有关如何在您自己的创业努力中实施一些项目管理工具的后续步骤。 幸运的是，我们已经完成了收集当今市场上所有最佳软件选项（在线和可下载）的工作。

单击此处查看 45 种最佳项目管理工具，单击此处查看 12 种最佳免费项目管理工具。

虽然较大的公司可能希望将这些项目管理软件工具与专门的项目经理（或多个经理，如果您同时进行多个项目）结合使用，但各种规模的企业都会发现拥有项目管理软件会有所帮助，或者更确切地说，更多对于需要工具来完成他们需要做的所有事情的经理来说，这或多或少是必须的。 较小的企业甚至可能会发现，拥有 PM 软件可以让他们无需雇用专门负责项目管理的人员，因为团队或已经处于领导地位的人员可以减轻使用该工具确保一切顺利运行的负担。

结论

项目不会很快就到任何地方，所以如果你没有做好正确管理它们的准备，你就无法成为当今市场上的竞争者。 虽然实施管理系统一开始可能看起来有点令人生畏，但它的全部目的实际上是通过理顺沟通渠道、明确期望、提高进度透明度以及为您的目标和您的目标提供更多的可预测性和结构，让您的生活更轻松。到达他们的旅程。 当您选择正确的方法时，您会发现它会做到这一点。

快乐的项目管理！