2019年項目管理終極指南

介紹

項目是當今需要的生產力模型。 然而，如果管理不善，它們也會大量消耗時間和資源，有時甚至威脅到大型跨國公司的生存。 儘管後果並不總是那麼嚴重，但項目仍然是許多機構的痛處。 事實上，項目管理協會 (PMI) 在其2019 年全球項目管理調查中發現，“由於績效不佳，組織去年浪費了近 12% 的項目支出投資。”

那麼公司如何應對他們無法忽視的商業模式陷阱呢？ PMI 的數據清楚地表明：當一家公司採用​​健康的項目管理 (PM) 工具和結構時，他們更有可能：

1. 看到他們的項目達到了最初的目標，
2. 在保持預算的同時實現目標，
3. 在預定的時間範圍內實現目標，並且
4. 避免範圍蔓延（我們將在下面討論的主題）。

目錄

什麼是項目管理？
三重約束和範圍蔓延
項目管理的兩種風格
傳統的項目管理方法
敏捷項目管理方法論
項目生命週期分為 4 個階段
引發
規劃
執行（監控）
關閉
項目管理方法
王子2
瀑布
關鍵路徑法（CPM）/項目評估審查技術（PERT）
關鍵鏈項目管理 (CCPM)
敏捷
改善和精益六西格碼
看板
成為項目經理
項目管理工具
結論

什麼是項目管理？

項目管理考慮了使項目順利運行的所有實踐。 單獨或由一組利益相關者完成，它是定義一個具體和可實現的目標，概述和協調實現該目標所需的任務，為過程的每個階段分配可用資源，監控任務並知道何時進行的過程沿途進行調整，最後展示該計劃的成果，反思該過程，並與利益相關者一起慶祝。

但是，建立對“項目”一詞的相互理解也可能會有所幫助。 大多數（即使不是全部）人都從事過某種正式或非正式的項目（學習系鞋帶、在學校寫論文、籌劃聚會、求職等），因此大多數人可能有一個想法這個詞的意思。 然而， Mike Clayton 博士的一個更正式和更精確的定義指出，它是“一組協調的任務，它們在有限的時間和資源預算內共同創建定義的新產品、流程或服務。” Clayton 博士接著強調了這個定義的幾個方面：“協調”，它可以適用於任務本身以及它們在時間和資源方面相互關聯的方式（一個必須在另一個可以開始之前完成，有些必須同時發生，等等）； “已定義”，意味著該項目具有指定的目標和/或意圖； “受限”，意味著與最終目標相關的所有任務都需要在項目開始時分配的資源框架內完成。

值得注意的是，“項目”和“運營”是有區別的。 PMI 清楚地表明了這一點，他們在項目定義中指出這是一項“臨時努力”。 雖然一個項目可能永遠改變公司日常運作的方式，但項目本身將有一個明確的開始和結束日期； 另一方面，運營是組織賴以生存的日常任務和基本職能。

三重約束和範圍蔓延

微妙的平衡項目經理總是試圖保持圍繞項目管理三重約束的中心，通常表示為三角形。 三角形的一側是預算約束，另一側是進度約束，最後一側是范圍、質量或目標合規性約束（根據模型的呈現，它可以有不同的名稱). 這個想法是，一旦在項目開始時解決了這三個限制，就不能在不重新校準這三個限制之間的平衡的情況下修改任何限制。

項目經理必須注意的一個相關問題是范圍蔓延。 這是當項目的執行已經在進行時，項目的目標增長或改變。 也許最初的目標是解決系統軟件中的一個錯誤，但在此過程中，又發現了四個錯誤並將其添加到待辦事項表中。 從邏輯上講，一旦項目的目標（或“範圍”）擴大，時間和預算限制也將需要擴大，這通常會導致團隊成員和利益相關者感到困惑和沮喪。 範圍蔓延是項目失控的最大罪魁禍首之一，因此儘管在項目的待辦事項列表中再添加一件小事可能很誘人，但需要盡可能避免（但是，隨著開發速度的提高，許多人正在採用更能處理項目調整的項目管理方法（這些被稱為“敏捷”方法，將在下面討論）。

項目管理的兩種風格

在項目管理方法方面，有兩種總體風格：傳統、瀑布或預測陣營（項目生命週期適合），以及適應性或敏捷陣營。 也可以選擇結合兩個陣營要素的混合方法。

傳統的項目管理方法

也許更直觀的陣營，傳統的項目管理方法是線性的，遵循一個固定的階段和任務序列，朝著一個方向直到結束。 結果明確定義且相對固定，利益相關者（實際完成工作的人除外）的角色主要限於項目定義和最終演示書擋。 風險在一開始就被預期和計劃，並且文檔從頭到尾都很廣泛。 傳統方法適用於非常明確和/或可預測的項目，以及目標非常明確、需要密切監控的大型項目。

敏捷項目管理方法論

敏捷方法誕生於軟件行業，是一種更加靈活的項目管理方法。 2001 年，17 名軟件從業者認為現有的項目管理方法不適合他們的行業，他們提出了以下宣言，其中包含四個要堅持的價值觀：

“個人和交互優於流程和工具

綜合文檔之上的工作軟件

客戶協作優於合同談判

響應變化勝於遵循計劃”

（作者確實用註釋修飾了他們的宣言，“雖然右邊的項目有價值，但我們更看重左邊的項目”。）

換句話說，傳統方法是線性的，而敏捷是迭代的，循環工作，或“衝刺”。 在傳統傾向於長期和/或大局的地方，敏捷適合短期的生產力爆發，所有這些最終都有助於實現更大的目標。 傳統的目標是固定的，而敏捷則根據客戶的需求、新發現、障礙和想法進行調整和調整。 傳統的項目經理負責監督和指導所有進展，而敏捷則更多地依賴利益相關者的協作來引領前進的道路。

讓事情變得混亂的是，“敏捷”是一個總稱，可以通過幾種不同的實現來實現。 Scrum 是當今工作場所中最常見的版本，通常與看板方法（有時合併時稱為“Scrumban”）一起實施，因此當一家公司談論他們的“敏捷”風格時，他們實際上更具體地指的是 Scrum。

清澈如泥？ 好吧，好消息是標籤真的沒有那麼重要，而且實際上大多數公司最終都會採用一種方法的鬆散版本，其中散佈著其他內容 - 或者甚至是直接混合。 沒有項目管理警察來防止這種情況發生； 任何工具和其他方法的工具都可以幫助您的組織盡可能順利和高效地運行，這是您應該毫無保留地追求的。

項目生命週期分為 4 個階段

在傳統的項目計劃模型中，一個項目經歷四個生命階段或階段（需要注意的是，這有時被分解為項目管理的五個階段，然後被稱為PMBOK 方法有些不准確）：

1.啟動或定義階段

• 闡明您要解決的問題或要實現的目標
• 確定一個想法是否值得追求，其影響是否重要或對目標市場或利益相關者是否重要的​​時期
• 可能包括可行性測試
• 定義項目的目標是什麼（以及它們不是什麼）
• 通常是一個涉及廣泛的頭腦風暴和與各種利益相關者和專家協商的階段
• 最終，如果這個想法被認為是可以實現和值得追求的，這也是指定管理和領導角色的階段

2. 規劃、設計或動員（有些令人困惑，在某些英國模型中也稱為“啟動”階段）

• 理清實現目標所需的具體細節、財務和人力資源以及時間表
• 將涉及分解階段、目標和單個任務，有時分解為稱為“工作分解結構”或“工作分解計劃” (WBS)的層次結構（查看此視頻以獲得特別清晰的演示）
• 還涉及委派誰負責完成每項任務
• 項目經理可能會發現此時創建甘特圖很有幫助
• 如下所示（在 CPM 標題下的視頻中），這是一個時間軸結構，可以直觀地顯示項目的每個任務、所有任務之間的關係，並幫助您查看進度並識別障礙
• 規劃階段還將涉及風險管理評估和計劃，這意味著需要討論可能會出現什麼問題，以及如果出現問題該怎麼辦
• 團隊和利益相關者還將概述整個項目的期望和溝通渠道

3. 執行、交付或實施（與監控一起發生）

• 有時分為兩個獨立的階段，執行和監控階段同時發生
• 當團隊專注於完成前一階段概述的任務時，項目經理會同時關注全局和到達終點線所需的每個步驟，特別注意關鍵路徑（如果有）被識別
• 如果其中一項任務出現問題，項目經理也會立即被徵求意見，如果需要更多時間或預算，或者如果最初的目標出乎意料地證明無法實現，他們會向上級匯報

4. 完成或關閉

• 包括與項目總結有關的一切
• 可能會涉及某種報告，並且可能涉及對利益相關者或業內人士的某種額外介紹
• 團隊應該反思進展順利的方面、面臨的任何障礙以及在未來項目中可以改進的領域。 這可以單獨完成，也可以作為團隊完成。

項目管理方法

根據一個人的個性，一種方法或特定方法可能在直覺上聽起來比其他方法要好得多。 然而，每種方法都有它的時間和地點，在錯誤的情況下使用好的方法可能會導致令人失望甚至災難性的結果。 出於這個原因，在決定哪種方法實際上最適合個人情況之前，一個人必須評估利益相關者的需求、潛在的陷阱和團隊的期望以及目標最終結果。

雖然所有的方法論都是為了讓生活更輕鬆，但許多方法一開始解釋起來可能有點棘手，而且通常最好通過演示來弄清楚。 查看下面的以下視頻以了解有關每個視頻的更多信息，或者如果您已經聽說過一些您感興趣的內容，則可以挑選並選擇要觀看的視頻。

王子2

PRINCE2 是一個項目管理系統，其背後有一個完整的機構，並且還涉及認證。 雖然原始版本屬於傳統陣營，但在過去幾年中， PRINCE2 Agile作為一種更適合當今商業環境的混合方法論被引入。 你需要知道的大部分內容都需要接受過該方法培訓的工作人員的幫助（如果他們仍然希望人們來，那麼在互聯網上散佈他們所有的秘密對機構沒有多大好處並支付課程費用）。 但是，您可以從以下視頻中快速了解 PRINCE2 的傳統版本和敏捷版本：

瀑布

瀑布有時被認為是傳統項目管理的同義詞，雖然這可能不是 100% 的情況，但它可能是完成項目的最直接和直觀的方式。 這並不是說它一定是最好的、最快的或最簡單的——這取決於它的應用環境。但從理論上講，許多人可能會發現這是最容易理解的。

關鍵路徑法（CPM）/項目評估審查技術（PERT）

雖然這兩種傳統方法論並不完全相同，但 CPM 脫胎於 PERT，因此它們非常相似。 下面的視頻是創建甘特圖和實際每千次展示費用的一個很好且非常清晰的示例（而且，我不會說謊，只是看看這個人在逆向寫作方面有多麼驚人，所以這個視頻值得一看）。

關鍵鏈項目管理 (CCPM)

CCPM 在理論上類似於 CPM，是一種傳統的方法論，它關注資源而不是任務，並且可以避免學生綜合症（拖延到最後一分鐘才能完成工作）和鍍金（提前完成任務並不必要地添加對他們來說 - 並且默認情況下，增加項目的範圍 - 因為這似乎是用額外時間做的正確事情）。

敏捷

Scrum 很容易成為最流行的敏捷項目管理方法，在世界各地的企業中得到實踐。 雖然它誕生於軟件開發行業（並且仍然是他們的選擇方法），但它已被各種團隊採用，以幫助他們更順利地運行他們的項目，同時還允許在此過程中靈活地進行調整。

改善和精益六西格碼

關於這些是否應該被稱為成熟的項目管理方法存在一些爭論，但無論如何，它們是簡化項目完成流程的敏捷工具：

看板

看板是一種起源於豐田的敏捷項目管理方法，是一種非常流行的項目管理策略，通常與 Scrum 結合使用以加倍優化團隊內的工作流程和溝通。

成為項目經理

在了解了項目管理所涉及的所有復雜性之後，該領域有大量的職業機會可能不足為奇。 那麼如何成為項目經理呢？

好吧，實際上，道路並不是那麼清晰； 項目管理的大學學位非常少（儘管許多大學提供補充證書課程），而且您會發現當今的許多項目經理都擁有極其多樣化的背景。 話雖如此，每種項目管理方法背後都有某種專業機構提供培訓和認證，通常包括職業指導和課程中的交流機會。 一個好的起點是查看項目管理協會，了解他們的各種教育和認證途徑。

雖然這種培訓非常重要，但也許打下項目管理基礎的最佳方式是首先參與項目。 當您了解不同企業的運作方式時，您將：

1. 從團隊成員的角度深入了解良好的領導實踐
2. 當您看到項目管理工具和實施的作用和不作用時，收集提示和技巧
3. 獲得不同項目管理風格和方法的經驗，構建您的工具包並使您能夠為您所屬的每個團隊定制您的工具和項目管理解決方案
4. 向他人學習如何在出現問題時進行故障排除

項目管理軟件

既然您已經掌握了項目管理的知識，並且了解它對於富有成效和高效的業務實踐的重要性，您可能正在尋找有關如何在您自己的創業努力中實施一些項目管理工具的後續步驟。 幸運的是，我們已經完成了收集當今市場上所有最佳軟件選項（在線和可下載）的工作。

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雖然較大的公司可能希望將這些項目管理軟件工具與專門的項目經理（或多個經理，如果您同時進行多個項目）結合使用，但各種規模的企業都會發現擁有項目管理軟件會有所幫助，或者更確切地說，更多對於需要工具來完成他們需要做的所有事情的經理來說，這或多或少是必須的。 較小的企業甚至可能會發現，擁有 PM 軟件可以讓他們無需僱用專門負責項目管理的人員，因為團隊或已經處於領導地位的人員可以減輕使用該工具確保一切順利運行的負擔。

結論

項目不會很快就到任何地方，所以如果你沒有做好正確管理它們的準備，你就無法成為當今市場上的競爭者。 雖然實施管理系統一開始可能看起來有點令人生畏，但它的全部目的實際上是通過理順溝通渠道、明確期望、提高進度透明度以及為您的目標和您的目標提供更多的可預測性和結構，讓您的生活更輕鬆。到達他們的旅程。 當您選擇正確的方法時，您會發現它會做到這一點。

快樂的項目管理！