Panduan Utama untuk Manajemen Proyek di 2019

PENDAHULUAN

Proyek adalah model produktivitas yang dituntut saat ini. Namun, jika tidak dikelola dengan terampil, mereka juga dapat menguras waktu dan sumber daya secara besar-besaran, terkadang mengancam keberadaan perusahaan multinasional besar sekalipun. Meskipun konsekuensinya tidak selalu begitu dramatis, proyek masih bisa menjadi masalah bagi banyak agensi. Faktanya, dalam Survei Manajemen Proyek Global 2019 , Institut Manajemen Proyek (PMI) menemukan bahwa “organisasi menyia-nyiakan hampir 12 persen dari investasi mereka dalam pengeluaran proyek tahun lalu karena kinerja yang buruk.”

Jadi, bagaimana sebuah perusahaan menavigasi jebakan model bisnis yang tidak dapat mereka abaikan? Data PMI memperjelas: ketika sebuah perusahaan menempatkan alat dan struktur manajemen proyek (PM) yang sehat, mereka cenderung untuk:

1. Lihat proyek mereka memenuhi tujuan awal mereka,
2. Memenuhi sasaran sambil tetap pada anggaran,
3. Memenuhi tujuan dalam kerangka waktu yang dijadwalkan, dan
4. Hindari scope creep (topik yang akan kita bahas di bawah).

DAFTAR ISI

Apa itu Manajemen Proyek?
Triple Constraint dan Scope Creep
2 Gaya Manajemen Proyek
Metodologi Manajemen Proyek Tradisional
Metodologi Manajemen Proyek Agile
Siklus Hidup Proyek dalam 4 Tahapan
Inisiasi
Perencanaan
Eksekusi (Pemantauan dan Pengendalian)
Penutupan
Metodologi Manajemen Proyek
PANGERAN2
Air terjun
Critical Path Method (CPM)/Program Evaluation Review Technique (PERT)
Manajemen Proyek Rantai Kritis (CCPM)
scrum
Kaizen dan Lean Six Sigma
Kanban
Menjadi Manajer Proyek
Alat Manajemen Proyek
Kesimpulan

APA ITU MANAJEMEN PROYEK?

Akun manajemen proyek untuk semua praktik yang memungkinkan proyek berjalan dengan lancar. Diselesaikan secara individu atau oleh sekelompok pemangku kepentingan, itu adalah proses mendefinisikan tujuan yang spesifik dan dapat dicapai, menguraikan dan mengkoordinasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, mengalokasikan sumber daya yang tersedia untuk setiap tahap proses, memantau tugas dan mengetahui kapan harus membuat penyesuaian di sepanjang jalan, dan terakhir, menyajikan hasil inisiatif, merenungkan prosesnya, dan merayakannya dengan para pemangku kepentingan.

Namun, mungkin juga bermanfaat untuk membangun saling pengertian tentang kata "proyek". Sebagian besar, jika tidak semua, orang telah melakukan semacam proyek formal atau informal (belajar mengikat tali sepatu, menulis makalah di sekolah, merencanakan pesta, melamar pekerjaan, dll.), dan karena itu kebanyakan orang mungkin punya ide dari apa arti kata itu. Namun definisi yang lebih formal dan halus dari Dr. Mike Clayton menyatakan bahwa itu adalah "serangkaian tugas terkoordinasi yang bersama-sama menciptakan produk, proses, atau layanan baru yang ditentukan, dalam anggaran waktu dan sumber daya yang terbatas." Clayton selanjutnya menyoroti beberapa aspek dari definisi ini: “koordinasi”, yang dapat diterapkan pada tugas-tugas itu sendiri dan cara mereka berhubungan satu sama lain dalam hal waktu dan sumber daya (satu harus diselesaikan sebelum yang lain dapat dimulai, beberapa harus terjadi secara bersamaan, dll.); “ditentukan”, artinya proyek memiliki tujuan dan/atau maksud tertentu; dan "terkendala", yang berarti bahwa semua tugas yang berkaitan dengan tujuan akhir harus diselesaikan dalam kerangka sumber daya yang dialokasikan pada awal proyek.

Perlu dicatat bahwa ada perbedaan antara "proyek" dan "operasi". Hal ini diperjelas oleh PMI, yang, dalam definisinya tentang proyek , mencatat bahwa ini adalah “upaya sementara”. Sementara sebuah proyek selamanya dapat mengubah cara perusahaan berfungsi sehari-hari, proyek itu sendiri akan memiliki tanggal awal dan akhir yang ditentukan; operasi, di sisi lain, adalah tugas sehari-hari dan fungsi dasar dari suatu organisasi yang memungkinkannya untuk ada.

TRIPLE CONSTRAINT DAN SCOPE CREEP

Manajer proyek keseimbangan halus selalu berusaha untuk mempertahankan pusat-pusat di sekitar tiga kendala manajemen proyek , sering direpresentasikan sebagai segitiga. Di satu sisi segitiga adalah kendala anggaran , di sisi lain adalah jadwal , dan kemudian di sisi terakhir kita memiliki kendala ruang lingkup, kualitas, atau kepatuhan terhadap tujuan (dapat memiliki nama yang berbeda tergantung pada penyajian model ). Idenya adalah, setelah ketiga batasan ini diselesaikan di awal proyek, tidak ada yang dapat dimodifikasi tanpa mengkalibrasi ulang keseimbangan antara ketiganya.

Salah satu masalah terkait yang harus diperhatikan oleh manajer proyek adalah scope creep. Ini adalah saat tujuan proyek tumbuh atau berubah saat pelaksanaan proyek sudah berjalan. Mungkin tujuan awalnya adalah untuk mengatasi satu bug dalam perangkat lunak sistem, tetapi di sepanjang jalan, empat lagi diidentifikasi dan ditambahkan ke map. Logikanya, begitu tujuan (atau “cakupan”) proyek diperluas, kendala waktu dan anggaran perlu diperluas juga, yang seringkali menimbulkan kebingungan dan frustrasi di pihak anggota tim dan pemangku kepentingan. Scope creep adalah salah satu penyebab terbesar dalam hal proyek menjadi tidak terkendali, jadi meskipun tergoda untuk menambahkan hanya satu hal kecil lagi ke daftar proyek yang harus dilakukan, hal itu perlu dihindari sebanyak mungkin (namun , karena tingkat perkembangan meningkat, banyak yang mengadopsi metodologi manajemen proyek yang lebih mampu menangani penyesuaian proyek (ini disebut metodologi "gesit", dan akan dibahas di bawah).

2 GAYA MANAJEMEN PROYEK

Ada dua gaya menyeluruh dalam hal metode manajemen proyek: kamp tradisional, air terjun, atau prediktif (yang sesuai dengan siklus hidup proyek), dan kamp adaptif, atau gesit. Dimungkinkan juga untuk memilih metodologi hibrida, yang menggabungkan unsur-unsur dari kedua kubu.

Metodologi Manajemen Proyek Tradisional

Mungkin kamp yang lebih intuitif, metodologi manajemen proyek tradisional bersifat linier, mengikuti urutan tahapan dan tugas yang tetap dalam satu arah hingga akhir. Hasil didefinisikan dengan jelas dan relatif tidak dapat dipindahkan, dengan pemangku kepentingan (selain mereka yang benar-benar menyelesaikan pekerjaan) memiliki peran mereka sebagian besar terbatas pada definisi proyek dan akhir presentasi bookends. Risiko diantisipasi dan direncanakan sejak awal, dan dokumentasi ekstensif dari awal hingga akhir. Metode tradisional bagus untuk proyek yang cukup jelas dan/atau dapat diprediksi, serta proyek skala besar dengan tujuan yang sangat tegas yang perlu dipantau secara ketat.

Metodologi Manajemen Proyek Agile

Pendekatan gesit lahir di industri perangkat lunak, dan merupakan metode manajemen proyek yang jauh lebih fleksibel. Dikembangkan pada tahun 2001 oleh 17 praktisi perangkat lunak yang merasa bahwa metode manajemen proyek yang ada tidak sesuai dengan industri mereka, mereka menghasilkan manifesto berikut dengan empat nilai yang harus dipatuhi:

“ Individu dan interaksi atas proses dan alat

Perangkat lunak yang berfungsi melalui dokumentasi yang komprehensif

Kolaborasi pelanggan melalui negosiasi kontrak

Menanggapi perubahan daripada mengikuti rencana”

(Para penulis memang memenuhi syarat manifesto mereka dengan catatan bahwa, "sementara ada nilai pada item di sebelah kanan, kami lebih menghargai item di sebelah kiri".)

Dengan kata lain, jika metode tradisional bersifat linier, tangkas bersifat iteratif, bekerja dalam siklus, atau “sprint”. Di mana tradisional cenderung ke arah jangka panjang dan/atau gambaran besar, tangkas cocok untuk ledakan produktivitas singkat, semuanya pada akhirnya berkontribusi pada tujuan yang lebih besar. Di mana tradisional ditetapkan dalam tujuannya, tangkas beradaptasi dan menyesuaikan kembali sesuai dengan kebutuhan pelanggan, penemuan baru, hambatan, dan ide. Di mana tradisional memiliki manajer proyek yang mengawasi dan memandu semua kemajuan, tangkas lebih mengandalkan kolaborasi pemangku kepentingan untuk menavigasi jalan ke depan.

Apa yang dapat membingungkan adalah bahwa "gesit" adalah istilah umum yang dapat direalisasikan dengan beberapa implementasi berbeda. Scrum adalah versi paling umum yang dipraktikkan di tempat kerja saat ini, biasanya diterapkan bersamaan dengan metodologi Kanban (terkadang disebut “Scrumban” jika digabungkan), sehingga sering kali ketika sebuah perusahaan berbicara tentang gaya “lincah” mereka, mereka sebenarnya lebih spesifik mengacu pada Scrum.

Bening seperti lumpur? Nah, hal baiknya adalah label benar-benar tidak terlalu penting, dan pada kenyataannya sebagian besar perusahaan berakhir dengan versi longgar dari satu metode dengan bit lain yang ditaburkan - atau bahkan hibrida langsung. Tidak ada polisi manajemen proyek untuk mencegah hal ini; alat apa pun dan bagian dari alat metodologi lain yang membantu organisasi Anda berjalan semulus dan seproduktif mungkin adalah apa yang harus Anda lakukan tanpa syarat.

SIKLUS HIDUP PROYEK DALAM 4 TAHAPAN

Dalam model perencanaan proyek tradisional, sebuah proyek melewati empat tahap atau fase kehidupan (perlu dicatat bahwa ini kadang-kadang dipecah menjadi lima fase manajemen proyek, dan kemudian secara tidak tepat disebut metode PMBOK ):

1. Tahap Inisiasi atau Definisi

• Mengklarifikasi masalah yang ingin Anda selesaikan, atau tujuan yang ingin Anda capai
• Periode untuk memilah apakah suatu ide layak untuk dikejar, apakah dampaknya penting atau penting bagi pasar sasaran atau pemangku kepentingan
• Dapat mencakup pengujian kelayakan
• Mendefinisikan apa tujuan proyek (dan apa yang tidak)
• Umumnya fase yang melibatkan brainstorming ekstensif dan konsultasi dengan berbagai pemangku kepentingan dan pakar
• Pada akhirnya, jika ide tersebut dianggap dapat dicapai dan layak dikejar, ini juga merupakan tahap di mana peran manajemen dan kepemimpinan akan ditentukan.

2. Perencanaan, Desain, atau Mobilisasi (agak membingungkan, juga disebut fase "Inisiasi" dalam beberapa model yang berbasis di Inggris)

• Memilah inti dan baut dari apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan, sumber daya keuangan dan manusia, serta jadwal
• Akan melibatkan pemecahan tahapan, sasaran, dan tugas individu, kadang-kadang menjadi hierarki yang disebut " Struktur Perincian Kerja " atau "Jadwal Perincian Kerja" (WBS) (lihat video ini untuk demonstrasi yang sangat jelas tentang ini)
• Juga melibatkan pendelegasian siapa yang akan bertanggung jawab atas penyelesaian setiap tugas
• Manajer Proyek mungkin merasa terbantu untuk membuat bagan Gantt pada saat ini
• Ditunjukkan di bawah (dalam video di bawah judul CPM), ini adalah struktur garis waktu yang secara visual menampilkan setiap tugas proyek Anda, hubungan antara semua tugas, dan membantu Anda melihat kemajuan serta mengidentifikasi hambatan
• Tahap Perencanaan juga akan melibatkan Penilaian dan Rencana Manajemen Risiko, yang berarti perlu ada diskusi tentang apa yang salah, dan apa yang harus dilakukan jika itu terjadi.
• Tim dan pemangku kepentingan juga akan menguraikan harapan dan saluran komunikasi selama proyek berlangsung

3. Eksekusi, Pengiriman, atau Implementasi (terjadi bersamaan dengan Pemantauan dan Pengendalian)

• Terkadang dipecah menjadi dua fase terpisah, fase eksekusi dan pemantauan terjadi secara bersamaan
• Sementara tim berfokus pada penyelesaian tugas yang diuraikan pada tahap sebelumnya, manajer proyek mengawasi gambaran besarnya, dan pada setiap langkah individu yang diperlukan untuk mencapai garis akhir, memberikan perhatian khusus pada jalur kritis jika ada yang memilikinya. telah diidentifikasi
• Manajer proyek juga merupakan orang yang segera dikonsultasikan jika masalah muncul di salah satu tugas, dan mereka adalah orang yang pergi ke atasan jika lebih banyak waktu atau anggaran diperlukan, atau jika tujuan awal secara tak terduga terbukti tidak mungkin dicapai.

4. Penyelesaian atau Penutupan

• Terdiri dari segala sesuatu yang berkaitan dengan penyelesaian proyek
• Kemungkinan besar akan melibatkan semacam laporan, dan mungkin melibatkan semacam presentasi tambahan kepada pemangku kepentingan atau orang dalam industri
• Tim harus merenungkan apa yang berjalan dengan baik, kendala apa saja yang dihadapi, dan area yang dapat diperbaiki dalam proyek mendatang. Ini dapat dilakukan baik secara individu maupun sebagai tim.

METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK

Bergantung pada kepribadian seseorang, kemungkinan satu pendekatan atau metodologi tertentu secara intuitif terdengar jauh lebih baik daripada yang lain. Namun, setiap pendekatan memiliki waktu dan tempatnya masing-masing, dan menggunakan metodologi yang baik dalam situasi yang salah dapat menyebabkan hasil yang mengecewakan, bahkan bencana. Untuk alasan ini, seseorang harus mengevaluasi kebutuhan pemangku kepentingan, potensi jebakan, dan harapan tim dan hasil akhir yang ditargetkan sebelum memutuskan metodologi mana yang terbaik untuk situasi individu.

Sementara semua metodologi dirancang untuk membuat hidup lebih mudah, banyak yang bisa agak rumit untuk dijelaskan pada awalnya, dan seringkali paling baik dijelaskan dengan demonstrasi. Lihat video berikut di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut masing-masing, atau pilih salah satu untuk ditonton jika Anda pernah mendengar tentang beberapa yang membuat Anda penasaran.

PANGERAN2

PRINCE2 adalah sistem manajemen proyek yang memiliki seluruh institusi di belakangnya, dan yang juga melibatkan sertifikasi. Sementara versi aslinya jatuh ke kubu tradisional, dalam beberapa tahun terakhir, PRINCE2 Agile telah diperkenalkan sebagai metodologi hibrida yang lebih cocok dengan iklim bisnis saat ini. Sebagian besar dari apa yang perlu Anda ketahui akan membutuhkan bantuan dari anggota staf yang terlatih dalam metode ini (tidak akan ada gunanya bagi institusi untuk menyebarkan semua rahasia mereka di internet jika mereka masih ingin orang datang. dan membayar kursus). Namun, Anda bisa mendapatkan penggoda cepat pada versi PRINCE2 tradisional dan tangkas dari video berikut:

Air terjun

Air terjun kadang-kadang dibicarakan seolah-olah identik dengan manajemen proyek tradisional, dan meskipun mungkin tidak 100% demikian, ini mungkin cara yang paling mudah dan intuitif untuk menyelesaikan proyek. Itu tidak berarti itu pasti yang terbaik, tercepat, atau termudah - itu akan tergantung pada keadaan penerapannya. Tapi secara teori, banyak yang mungkin menganggap ini yang paling sederhana untuk membungkus kepala mereka.

Critical Path Method (CPM)/Program Evaluation Review Technique (PERT)

Meskipun kedua metodologi tradisional ini tidak persis sama, CPM lahir dari PERT, dan karena itu keduanya sangat mirip. Video berikut adalah contoh yang bagus dan sangat jelas tentang pembuatan bagan Gantt dan CPM dalam aksi (dan, tidak akan berbohong, hanya menonton betapa hebatnya orang ini menulis mundur membuat video ini layak untuk ditonton).

Manajemen Proyek Rantai Kritis (CCPM)

Mirip dengan CPM dalam teori, CCPM adalah metodologi tradisional yang berfokus pada sumber daya alih-alih tugas, dan bekerja untuk menghindari sindrom siswa (menunda sampai menit terakhir untuk menyelesaikan pekerjaan), dan pelapisan emas (menyelesaikan tugas lebih awal dan menambahkan yang tidak perlu). kepada mereka - dan, secara default, menambah ruang lingkup proyek - karena sepertinya hal yang benar untuk dilakukan dengan waktu ekstra).

scrum

Metodologi manajemen proyek tangkas paling populer, Scrum dipraktikkan di perusahaan di seluruh dunia. Meskipun lahir dari industri pengembangan perangkat lunak (dan tetap menjadi metode pilihan mereka), itu telah diadopsi oleh semua jenis tim untuk membantu mereka menjalankan proyek mereka dengan lebih lancar sambil juga memungkinkan fleksibilitas untuk penyesuaian di sepanjang jalan.

Kaizen dan Lean Six Sigma

Ada beberapa perdebatan mengenai apakah ini harus disebut metodologi manajemen proyek penuh atau tidak, tetapi terlepas dari itu, mereka adalah alat yang gesit yang memudahkan aliran penyelesaian proyek:

Kanban

Metodologi manajemen proyek yang gesit yang berasal dari Toyota, Kanban adalah strategi manajemen proyek yang sangat populer, sering dikombinasikan dengan Scrum untuk mengoptimalkan alur kerja dan komunikasi dalam tim.

MENJADI MANAJER PROYEK

Setelah membaca tentang semua kerumitan yang diperlukan manajemen proyek, mungkin tidak mengejutkan bahwa ada banyak peluang karir di lapangan. Jadi bagaimana Anda menjadi manajer proyek?

Sebenarnya, jalurnya tidak begitu jelas; gelar universitas dalam manajemen proyek cukup langka, (walaupun banyak universitas menawarkan kursus sertifikat tambahan) dan Anda akan menemukan bahwa banyak manajer proyek yang ada di luar sana saat ini memiliki latar belakang yang sangat beragam. Dikatakan demikian, setiap metode manajemen proyek memiliki semacam badan profesional di belakangnya yang menawarkan pelatihan dan sertifikasi, seringkali termasuk bimbingan karir dan peluang jaringan dalam kursus mereka. Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan memeriksa Institut Manajemen Proyek untuk berbagai jalur pendidikan dan sertifikasi mereka.

Meskipun pelatihan ini sangat penting, mungkin cara terbaik untuk mengembangkan landasan dalam manajemen proyek adalah menjadi bagian dari proyek terlebih dahulu. Saat Anda menjadi berpengetahuan tentang cara berbagai perusahaan berfungsi, Anda akan:

1. Dapatkan wawasan tentang praktik kepemimpinan yang baik dari sudut pandang anggota tim
2. Kumpulkan tip dan trik saat Anda melihat alat dan implementasi manajemen proyek yang berfungsi dan tidak berfungsi
3. Dapatkan pengalaman dalam gaya dan metodologi manajemen proyek yang berbeda, buat perangkat Anda dan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan perlengkapan alat dan solusi manajemen proyek untuk setiap tim tempat Anda menjadi bagiannya
4. Belajar dari orang lain tentang cara memecahkan masalah saat terjadi kesalahan

PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

Sekarang setelah Anda dipersenjatai dengan pengetahuan tentang apa itu manajemen proyek, dan tahu betapa pentingnya untuk praktik bisnis yang produktif dan efisien, Anda mungkin mencari langkah selanjutnya tentang bagaimana menerapkan beberapa alat manajemen proyek dalam usaha wirausaha Anda sendiri. Beruntung bagi Anda, kami telah berhasil mengumpulkan semua opsi perangkat lunak terbaik (baik online maupun yang dapat diunduh) di pasaran saat ini.

Klik di sini untuk 45 Alat Manajemen Proyek Terbaik, dan di sini untuk 12 Alat Manajemen Proyek Gratis Terbaik.

Sementara perusahaan yang lebih besar mungkin menginginkan alat perangkat lunak manajemen proyek ini bersama dengan manajer proyek khusus (atau manajer, jika Anda memiliki banyak proyek yang terjadi sekaligus), bisnis dari semua ukuran akan menemukan bahwa memiliki perangkat lunak manajemen proyek membantu, atau lebih tepatnya, lebih atau kurang suatu keharusan bagi manajer yang membutuhkan alat untuk melakukan semua yang perlu mereka lakukan. Bisnis yang lebih kecil bahkan mungkin menemukan bahwa memiliki perangkat lunak PM memungkinkan mereka untuk pergi tanpa mempekerjakan seseorang yang didedikasikan khusus untuk manajemen proyek, karena tim atau seseorang yang sudah memimpin dapat menanggung beban yang lebih ringan untuk bekerja dengan alat tersebut untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar.

KESIMPULAN

Proyek tidak akan kemana-mana dalam waktu dekat, jadi jika Anda tidak siap untuk mengelolanya dengan benar, Anda tidak siap untuk menjadi pemain kompetitif di pasar saat ini. Sementara menerapkan sistem manajemen mungkin tampak sedikit menakutkan pada awalnya, seluruh tujuannya sebenarnya adalah untuk membuat hidup Anda lebih mudah dengan memperlancar jalur komunikasi, mengklarifikasi ekspektasi, meningkatkan transparansi mengenai kemajuan, dan memberikan lebih banyak prediktabilitas dan struktur untuk tujuan Anda dan Anda. perjalanan mencapai mereka. Dan ketika Anda memilih metodologi yang tepat, Anda akan menemukan bahwa itu akan berhasil.

Selamat mengelola proyek!