จะเขียนอีเมลแจ้งยกเลิกกิจกรรมได้อย่างไร

1. อีเมลแจ้งยกเลิกกิจกรรมคืออะไร?
2. คุณควรเขียนจดหมายยกเลิกกิจกรรมเมื่อใด
3. ทำไมคุณต้องเขียนจดหมายยกเลิกกิจกรรม?
4. ทีละขั้นตอน: วิธีเขียนอีเมลแจ้งยกเลิกกิจกรรม

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. Mailchimp - ตัวสร้างและผู้ส่งอีเมล
3. Reply.io - การเข้าถึงอีเมล การโทร และงานส่วนตัว
4. Mailtrack - ลิงก์อีเมลเปิดการติดตาม
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

คุณมีสถานการณ์ที่ต้องยกเลิกกิจกรรมหลังจากมีคนลงทะเบียนหรือไม่? พยายามหาวิธีที่เหมาะสมหรือไม่? คุณมาถูกที่แล้ว เราจะช่วยคุณเขียนอีเมลที่ถูกต้องเพื่อยกเลิกกิจกรรมซึ่งจะไม่กระทบต่อผู้ชมของคุณ

บทความนี้จะให้ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับความสำคัญของ อีเมลยกเลิกกิจกรรม เราจะอธิบายวิธีการเขียน อีเมลการยกเลิกสำหรับกิจกรรม ทีละขั้นตอน ดังนั้น ตั้งสติไว้และอ่านต่อ!

อีเมลยกเลิกกิจกรรมคืออะไร

การเขียนอีเมลการยกเลิกงานกิจกรรมอาจเป็นงานที่ยากหากคุณไม่รู้กลวิธีในการเขียน อีเมลที่แจ้งผู้ชมเกี่ยวกับการยกเลิกกิจกรรมเรียกว่าอีเมลการยกเลิกกิจกรรม ควรส่งล่วงหน้าอย่างน้อยสองสามสัปดาห์หรือหลายเดือน มันอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ต่อไป นอกจากนี้ หลายองค์กรยอมรับว่าอีเมลการยกเลิกเป็นหนึ่งในสิ่งที่ยากในการเขียน เนื่องจากคุณกำลังทำลายความฝันของผู้เข้าร่วมจำนวนมากที่จะเข้าร่วม

การยกเลิกกิจกรรมอาจทำให้ผู้เข้าร่วมบางส่วนของคุณเสียค่าใช้จ่ายที่คาดหวังกิจกรรมนี้ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องตีคอร์ดที่ถูกต้องในอีเมลและแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณเสียใจจริงๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้ และหากเป็นไปได้ ให้สิ่งจูงใจสำหรับกิจกรรมครั้งต่อไป เช่น ส่วนลดเล็กน้อยหรือสิ่งที่คล้ายกัน

เนื้อหาสำคัญในอีเมลยกเลิกกิจกรรม:

• เหตุผลที่เกี่ยวข้องในการยกเลิก
• รายละเอียดเหตุที่ยกเลิก,
• ขั้นตอนต่อไปที่ผู้เข้าร่วมจะต้องดำเนินการ
• การคืนเงิน หากจำเป็น

คุณควรเขียนจดหมายยกเลิกกิจกรรมเมื่อใด

ต้องส่งอีเมลการยกเลิกไปยังผู้เข้าร่วมของคุณก่อนที่จะมีกิจกรรมเกิดขึ้น คุณต้องระบุสถานที่จัดงาน เขียนวันที่ เวลา และสถานที่ นอกจากนี้ คุณต้องใส่รายละเอียดเกี่ยวกับการยกเลิกและปิดด้วยเหตุที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ควรส่งให้เร็วที่สุดก่อนกิจกรรม เพื่อให้คุณให้เวลากับผู้เข้าร่วมในการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ

นอกจากนี้ หากมีการคาดเดาเกี่ยวกับการยกเลิก โปรดอย่าส่งอีเมล ขอแนะนำให้แจ้งผู้ลงทะเบียนหลังจากมีการตัดสินใจขั้นสุดท้ายแล้วเท่านั้น แต่อย่า ยกเลิกกิจกรรม ก่อนวันงานเพียงไม่กี่วัน ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเห็นสิ่งนี้ได้ว่าไม่เป็นมืออาชีพหรือเป็นเจ้าภาพที่ไม่มีการรวบรวมกัน

คุณต้องพิจารณาด้วยว่าผู้เข้าร่วมบางคนมาจากประเทศอื่นเพื่อการประชุมหรือสัมมนาระดับนานาชาติ และพวกเขามีการจองเที่ยวบินและที่พัก พวกเขาจะต้องถูกยกเลิกด้วย

ทำไมคุณต้องเขียนจดหมายยกเลิกกิจกรรม?

เหตุผลหลักในการเขียนจดหมายยกเลิกงานนั้นชัดเจนมาก หากคุณไม่เขียนอีเมลเกี่ยวกับกิจกรรมที่ยกเลิก คุณจะสูญเสียผู้ลงทะเบียนและผู้เข้าร่วมทั้งหมด พวกเขาจะไม่เข้าร่วมงานอื่นใดที่คุณหรือองค์กร บริษัท ของคุณเป็นเจ้าภาพในอนาคต

ก่อนอื่น จัดกิจกรรมเฉพาะเมื่อคุณแน่ใจเท่านั้น แน่นอน ในกรณีของสถานการณ์การยกเลิก คุณจะต้องเขียนอีเมลสั้นๆ อธิบายว่าทำไมผู้จัดงานจึง ยกเลิกงาน แต่คุณต้องแน่ใจว่าคนอื่นจะเข้าใจเหตุผลของคุณในกรณีที่ไม่สามารถปฏิเสธได้จริงๆ

เมื่อมีคนมีคำถามหรือข้อร้องเรียนเกี่ยวกับการยกเลิก ให้ตอบด้วยน้ำเสียงที่อธิบายง่ายๆ และพยายามทำให้พวกเขาเข้าใจถึงความจำเป็นในการยกเลิก

ทีละขั้นตอน: วิธีเขียนอีเมลแจ้งยกเลิกกิจกรรม

เมื่อคุณทราบข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับ "อะไร" "เมื่อไหร่" และ "ทำไม" มาดูขั้นตอนทีละขั้นตอนกันเลย เราจะนำคุณผ่านขั้นตอนทั้งหมดโดยสังเขปและพยายามอธิบายทุกรายละเอียด ในการเขียนอีเมลการยกเลิก ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

เลือกรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับจดหมายยกเลิกงานของคุณ

การทำเช่นนี้อาจเป็นเรื่องยากเล็กน้อยเนื่องจากคุณไม่รู้ว่ารูปแบบใดเหมาะสำหรับผู้ชมของคุณ ก่อนอื่น มาดูพื้นฐานกันก่อน มีรูปแบบอยู่สองประเภท แบบแรกเป็นแบบเป็นทางการซึ่งต้องใช้ถ้อยคำแบบมืออาชีพ และเขียนขึ้นสำหรับงานใหญ่ๆ เช่น การสัมมนาผ่านเว็บหรือการสัมมนาระดับนานาชาติ และอีกรูปแบบหนึ่งคือรูปแบบที่เป็นทางการน้อยกว่าซึ่งรวมถึงแนวทางที่เป็นมิตร

รูปแบบที่เป็นทางการน้อยกว่าอาจใช้สำหรับกิจกรรมในท้องถิ่นหรืองานเลี้ยงซึ่งไม่ใหญ่นักและเน้นที่ผู้ชมและเยาวชนในท้องถิ่น งานอย่างเป็นทางการจะต้องเป็นไปตามรูปแบบที่เป็นทางการเพื่อรักษาเกียรติศักดิ์ของสำนักงาน

แจ้งผู้รับเรื่องการยกเลิก

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณต้องเขียนหัวเรื่องที่เหมาะสม เช่น 'กิจกรรมถูกยกเลิก' 'กิจกรรมที่ถูกยกเลิก' หรือ 'การยกเลิกที่น่าเสียดาย' บรรทัดหัวเรื่องดังกล่าวเน้นถึงจุดประสงค์ของกิจกรรมนี้ - ที่กิจกรรมถูกยกเลิก - และแจ้งให้ผู้รับทราบ

หลังจากที่หัวเรื่องได้พิสูจน์แรงจูงใจของอีเมลนี้แล้ว ในเนื้อความ คุณอาจเริ่มอธิบายรายละเอียดที่เหลือได้ แต่เริ่มด้วยการพูดและเพิ่มเนื้อหาว่า “งานถูกยกเลิก”, “น่าเสียดายที่งานถูกยกเลิก” ” และวลีอื่นๆ ที่คล้ายกัน

ให้เหตุผลว่าทำไมงานจึงถูกยกเลิก:

ระบุเหตุผลอย่างละเอียดในอีเมล ต้องใช้พื้นที่ว่างสูงสุดในรายละเอียดอื่นๆ ในเนื้อหาของอีเมล แม้ว่าฉันจะบอกว่าควรเป็นคำอธิบายที่ "ละเอียด" และ "ละเอียด" แต่ก็ควรสั้นประมาณ 100-200 คำ พยายามทำตัวให้เป็นมืออาชีพและตรงประเด็น

เขียนคำขอโทษสำหรับการ ยกเลิกกิจกรรม ในอีเมลของคุณ

นี่เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งใน ข้อความการยกเลิกกิจกรรม คำขอโทษเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเริ่มต้นสองสามบรรทัดหรือเมื่อเพิ่มในย่อหน้าถัดไปก่อนที่จะอธิบายเหตุผล

คุณสามารถเขียนตัวอย่างที่ให้ไว้ด้านล่างเพื่อขออภัย:

• “เราขออภัยที่ต้องแจ้งให้คุณทราบ”,
• “ในนามของคณะกรรมการ/องค์กร ฉันขอโทษ”
• “โปรดยอมรับคำขอโทษอย่างจริงใจของเรา” เป็นต้น

การ ขอโทษสำหรับการยกเลิกกิจกรรม เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของอีเมล โดยที่คุณอาจดูหยาบคายและไม่สุภาพ

ออกเงื่อนไขการคืนเงินใน ข้อความการยกเลิกกิจกรรม ของคุณ

ในอีเมลการยกเลิก ผู้รับกำลังมองหาเงื่อนไขการคืนเงินหรือพร้อมที่จะตอบโต้คุณโดยการเขียนอีเมลเพื่อขอเงินคืน สิ่งนี้สามารถพัฒนาความตึงเครียดระหว่างคุณและผู้เข้าร่วมประชุมได้เนื่องจากเงิน ในกรณีส่วนใหญ่ เงินทำหน้าที่เป็นรากเหง้าของข้อพิพาททั้งหมด ดังนั้นโปรดระบุข้อกำหนดและเงื่อนไขการคืนเงินให้ชัดเจนและวิธีที่ผู้เข้าร่วมจะได้รับเงินจาก การยกเลิก งาน

นอกจากนี้ ให้ระบุจำนวนเงินที่จะนำมาเป็นค่าคอมมิชชั่นหรือค่าบริการ องค์กรขนาดใหญ่ที่มีชื่อเสียงซึ่งรับเงินจำนวนมากต้องคืนเงินตามที่ระบุไว้ในกฎเกณฑ์  

ลงท้ายจดหมายด้วยความซาบซึ้ง

สุดท้าย หลังจากเขียนอีเมลทั้งหมดแล้ว ในท้ายที่สุด ให้เขียนคำขอบคุณสักสองสามคำ สิ่งนี้จะเพิ่มความนุ่มนวลให้กับสำเนามืออาชีพของคุณและจะทำให้อีเมลของคุณดูมีระดับ ความกตัญญูนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าเวลาและเงินที่ใช้ในการลงทะเบียนได้รับการพิจารณาและให้คุณค่าแล้ว

คุณสามารถเพิ่มประโยคเช่น:

• เราซาบซึ้งมากกับเวลาที่คุณให้กับเรา
• ความสนใจของคุณในการประชุมครั้งนี้ได้รับการชื่นชมอย่างสูง
• ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น
• ยินดีที่ได้พูดคุยกับคุณและเราหวังว่าคุณจะดีที่สุด

ส่งจดหมายโดยเร็วที่สุด

ผู้ชมจะตั้งตารองานนี้และจะจัดตารางเองตามนั้น ข่าวการยกเลิกดังกล่าวอาจทำให้หัวใจสลาย โดยเฉพาะหากส่งก่อนวันงานสองสามวัน

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทั้งหมด การประกาศยกเลิกการจัดงาน ต้องทำก่อนวันจัดงานจริง และหลังจากการตัดสินใจขั้นสุดท้ายแล้วเท่านั้น ให้ส่งอีเมลการยกเลิกโดยเร็วที่สุด

ตัวอย่างที่ดีที่สุดของอีเมลการยกเลิกกิจกรรม

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่จะอธิบายประเด็นทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น การดูอีเมลเหล่านี้ด้วยสายตาจะง่ายกว่าหลังจากอ่านเคล็ดลับเหล่านั้นทั้งหมดแล้ว ซึ่งจะทำให้งานเขียนประกาศ การยกเลิกกิจกรรม ของ คุณง่ายขึ้น

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของอีเมลการยกเลิกกิจกรรม:

  แหล่งที่มา

ในตัวอย่างข้างต้น วิธีที่พวกเขาอธิบายว่าทำไมงานจึงถูกยกเลิกนั้นดีและชัดเจนมาก ซึ่งช่วยป้องกันความสับสน พวกเขายังได้ให้ลิงค์สำหรับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น

ภาพนี้ดูเหมือนแม่แบบมากกว่า แต่อธิบายได้มากมายเกี่ยวกับวิธีการขอโทษ เหตุผลในการยกเลิก คำขอบคุณ และการแสดงเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น

แหล่งที่มา

อีเมลข้างต้นจะให้รายละเอียดการยกเลิกพร้อมกับข้อมูลเงินทุนแก่ผู้เข้าร่วม ซึ่งสำคัญมากสำหรับแคมเปญอีเมลใดๆ เป็นการดีที่จะมีความชัดเจนและรัดกุม คุณควรอธิบายในการยกเลิกงาน เหตุใดผู้เข้าร่วมไม่สามารถเข้าร่วมได้ และวิธีคืนเงินทันที

คิดเกี่ยวกับอีเมลทั้งหมด

เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ในขณะที่เราพยายามอธิบายทุกแง่มุมของอีเมลการยกเลิก นอกจากนี้ ต้องใช้ขั้นตอนทั้งหมดที่ระบุในอีเมลข้างต้นในอีเมลตามประเภทกิจกรรม พยายามทำให้เป็นมืออาชีพมากที่สุดและเป็นมิตรกับเหตุการณ์ที่ไม่เป็นทางการ

นอกจากนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับอีเมลจากผู้เข้าร่วมที่มีคำถาม พยายามตอบกลับด้วยข้อมูลที่จำเป็นโดยเร็วที่สุด หากคุณไม่สามารถให้ข้อมูลนั้นแก่พวกเขาได้ คุณสามารถเขียนว่าตอนนี้คุณไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับมันและจะแจ้งให้พวกเขาทราบในช่วงเวลาที่กำหนด

นอกจากนี้ ให้พยายามตรวจสอบข้อความสำหรับไวยากรณ์ การสะกดผิด และการสะกดคำที่ผิดพลาดก่อนส่งอีเมลทุกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับงานที่จะถูกยกเลิก และข้อมูลการติดต่อของผู้รับผิดชอบหรือเจ้าภาพ คุณสามารถทำได้โดยเพิ่มลายเซ็นที่ส่วนท้ายของอีเมล

ด้วยการใช้บริการ NEWOLDSTAMP คุณสามารถแนบลายเซ็นอีเมลพร้อมรายละเอียดการติดต่อและแบนเนอร์มืออาชีพในสองสามขั้นตอนง่ายๆ
ตอนนี้ คุณรู้ วิธีเขียนอีเมลยกเลิกกิจกรรมแล้ว กล้าและลุยเลย!