イベントキャンセルメールの書き方は？
公開: 2022-06-03
の作品1.イベントキャンセルメールとは何ですか？
2.イベントキャンセルレターはいつ書くべきですか？
3.なぜイベントキャンセルレターを書く必要があるのですか？
4.ステップバイステップ：イベントキャンセルメールの書き方
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登録後にイベントをキャンセルしなければならない状況はありますか？ それを行うための正しい方法を見つけようとしていますか？ さて、あなたは正しい場所に来ました。 私たちはあなたがあなたの聴衆を傷つけないあなたのイベントをキャンセルするためにあなたが正しい電子メールを書くのを手伝います。
この記事では、イベントキャンセルメールの重要性に関するすべての情報を提供します。 また、イベントのキャンセルメールの書き方も段階的に説明します。 だから、しっかりと読んでください！
イベントキャンセルメールとは何ですか？
書く方法がわからない場合、イベントキャンセルメールを書くのは難しい作業になる可能性があります。 イベントのキャンセルについて視聴者に通知する電子メールは、イベントキャンセル電子メールと呼ばれます。 理想的には、少なくとも数週間または数か月前に送信する必要があります。 次のイベントに関する情報が含まれている可能性があります。 また、多くの組織は、キャンセルメールは、多くの参加者の夢を押しつぶしているため、書くのが難しいことの1つであることを認めています。
イベントをキャンセルすると、このイベントを予期していた参加者の一部に費用がかかる場合があります。 したがって、メールで正しいコードを打ち、これについて本当に申し訳ないことを伝え、可能であれば、少額の割引などの次のイベントのインセンティブを提供することが重要です。
イベントキャンセルメールの重要な内容：
- キャンセルの関連する理由、
- キャンセルされたイベントの詳細、
- 出席者が取るべきさらなるステップ、
- 必要に応じて払い戻し。
イベントキャンセルレターはいつ書くべきですか？
イベントが発生する前に、キャンセルメールを出席者に送信する必要があります。 イベントが行われる予定だった場所を示し、日付、時刻、場所を記入する必要があります。 また、キャンセルの詳細と、やむを得ない事情により閉鎖された場合の詳細を含める必要があります。 参加者がスケジュールを変更する時間を確保できるように、イベントの前にできるだけ早く送信する必要があります。
また、キャンセルについての憶測がある場合は、メールを送信しないでください。 最終決定が下された後にのみ、登録者に通知することをお勧めします。 ただし、イベント日の数日前にイベントをキャンセルしないでください。 これは、出席者からは専門家ではない、または組織化されていないホストと見なすことができます。
また、一部の参加者が国際会議やセミナーのために他の国から来ており、フライトや宿泊施設の予約があるという事実を考慮する必要があります。 それらもキャンセルする必要があります。
なぜイベントキャンセルレターを書く必要があるのですか？
さて、イベントキャンセルレターを書く主な理由は明白です。 キャンセルされたイベントについてメールを書かないと、登録者と参加者全員が失われます。 今後、あなたやあなたの組織、会社が主催する他のイベントに参加することはありません。
まず、確信がある場合にのみイベントを主催します。 もちろん、キャンセルの場合は、主催者がイベントをキャンセルする理由を説明した短いメールをお送りします。 しかし、それが本当に否定できない場合に備えて、人々があなたの推論を理解することを確認する必要があります。
キャンセルに関して質問や苦情がある場合は、簡単な説明の口調で答え、キャンセルの必要性を理解してもらうようにしてください。
ステップバイステップ：イベントキャンセルメールの書き方
「何を」、「いつ」、「なぜ」に関するすべての情報がわかったので、ステップバイステップガイドに飛び込みましょう。 手順全体を簡単に説明し、そのすべてを説明します。 キャンセルメールを作成するには、以下の手順に従ってください。
イベントキャンセルレターの正しい形式を選択してください
どの形式が視聴者に適しているかわからないため、これを行うのは少し難しいかもしれません。 まず、基本を見ていきましょう。 形式には2つのタイプがあります。1つは専門的な言葉遣いを必要とし、国際的なウェビナーやセミナーなどの大きなイベント用に書かれた形式的な形式で、もう1つは親しみやすいアプローチを含む形式的でない形式です。
あまり正式ではない形式は、それほど大きくなく、地元の聴衆や若者に集中する地元のイベントやパーティーに使用される場合があります。 公式イベントは、オフィスの装飾を維持するために正式な形式に従う必要があります。
キャンセルについて受信者に通知する
「イベントがキャンセルされました」、「キャンセルされたイベント」、「不幸なキャンセル」などの適切な件名を書くことが最も重要です。 このような件名は、このイベントの目的（イベントがキャンセルされたこと）を強調し、受信者に通知します。
件名がこのメールの動機を明確に証明した後、本文に残りの詳細を説明し始めることができますが、「イベントはキャンセルされました」、「残念ながらイベントはキャンセルされました」と言ってコンテンツを追加することから始めます」および他の同様のフレーズ。
イベントがキャンセルされた理由を教えてください。
メールで理由を詳しく説明してください。 これは、電子メールの本文にある他の詳細の中で最大のスペースを取る必要があります。 「精巧な」「詳細な」説明であると述べましたが、最大100〜200語のように短くする必要があります。 プロフェッショナルであり続けるようにしてください。
メールにイベントのキャンセルについてお詫びを書いてください
これは、イベントキャンセルメッセージで絶対に必要なことの1つです。 数行を開始するとき、または理由を説明する前に次の段落に追加するときは、謝罪が必要です。
謝罪するために、以下の例を書くことができます。
- 「ご不便をおかけして申し訳ございません。」
- 「委員会/組織を代表してお詫び申し上げます」、
- 「心からお詫び申し上げます」など。
イベントのキャンセルについて謝罪することは、メールの最も重要な部分の1つであり、それがないと失礼で無礼に聞こえるかもしれません。
イベントキャンセルメッセージで払い戻し条件を発行します
キャンセルメールで、受信者は払い戻し条件を探しているか、払い戻しを求めるメールを書いてあなたに裏目に出る準備ができています。 これはお金のためにあなたとあなたの出席者の間の緊張を発展させる可能性があります、ほとんどの場合、お金はすべての論争の根源として機能します。 したがって、払い戻しの条件と、キャンセルされたイベントのために参加者がどのようにお金を受け取るかを明確に述べてください。
また、手数料またはサービス料としてかかる金額を記載してください。 巨額のお金を受け取った有名な組織は、規則や規制に記載されているようにお金を返還しなければなりません。
感謝の気持ちを込めて手紙を締めくくる
最後に、メール全体を書いた後、最後に、感謝の言葉をいくつか書いてください。 これにより、プロのコピーにソフトなタッチが追加され、メールが上品に見えるようになります。 この感謝は、登録に費やした時間とお金が考慮され、評価されたことを参加者に知らせるために重要です。
次のような文を追加できます。
- あなたが私たちに与えてくれた時間を本当に感謝しています、
- この会議にご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。
- ご不便をおかけして申し訳ございませんが、
- お話をうれしく思いました。皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
できるだけ早く手紙を送ってください
観客はこのイベントを楽しみにしており、それに応じてスケジュールを立てます。 このようなキャンセルのニュースは、特にイベントの数日前に送信された場合、彼らの心を傷つける可能性があります。
すべての問題を回避するために、イベントのキャンセルのアナウンスは、イベントの実際の日付よりずっと前に行う必要があります。 そして、最終決定が下された後にのみ、できるだけ早くキャンセルメールを送信してください。
イベントキャンセルメールの最良の例
上記のすべてのポイントを説明するいくつかの例を次に示します。 これらのヒントをすべて読んだ後は、これらの電子メールを視覚的に確認する方が簡単です。 これにより、イベントキャンセル通知を作成する作業が簡単になります。
以下は、イベントキャンセルメールの例です。
ソース
上記の例では、イベントがキャンセルされた理由を説明する方法は非常に明確であり、混乱を防ぐのに役立ちます。 また、彼らは次のイベントへのリンクを与えました。
この画像はテンプレートに似ていますが、謝罪の方法、キャンセルの理由、感謝の言葉を説明し、今後のイベントを示しています。
ソース
上記の電子メールは、参加者に資金調達情報とともにキャンセルの詳細を提供します-これはどの電子メールキャンペーンにとっても非常に重要です。 明確で簡潔であることは素晴らしいことです。 イベントのキャンセル、参加者が参加できなかった理由、およびすぐに返金する方法を説明する必要があります。
メール全体について考える
キャンセルメールのすべての側面を説明しようとしたときに、この記事がお役に立てば幸いです。 また、上記の電子メールに記載されているすべての手順は、イベントの種類に応じて電子メールで使用する必要があります。 できるだけプロフェッショナルで、非公式のイベントに適したものにするようにしてください。
さらに、出席者から質問のある電子メールを受け取った場合は、できるだけ早く必要な情報を添えて返信するようにしてください。 あなたが彼らにその情報を提供することができないならば、あなたはあなたが今それについての情報を持っていないことをただ書くことができて、そして与えられた期間内に彼らに知らせるでしょう。
さらに、メールを送信する前に、文法、タイプミス、スペルミスがないか常にテキストを再確認してください。 キャンセルされるイベントに関するすべての関連情報と、責任者または主催者の連絡先情報を必ず追加してください。 これを行うには、メールフッターに署名を追加します。
NEWOLDSTAMPサービスを使用すると、いくつかの簡単な手順で、連絡先の詳細とプロフェッショナルバナーを含む電子メールの署名を添付できます。
これで、イベントキャンセルメールの書き方がわかったので、勇気を出して先に進んでください。