Toplantıdan Sonra Müşteriye E-posta Nasıl Yazılır

Yayınlanan: 2022-06-03

Larry 26 Aralık 2017 tarafından yazıldı

1. Müşterilere bir takip mesajı nasıl yazılır ve bunu ağınızın bir parçası olarak nasıl kullanırsınız?
2. Bir takip e-postası ne zaman gönderilir?
3. Uygun bir konu satırı nasıl seçilir?
4. Takipler nasıl yapılandırılır
5. Toplantıdan sonra e-posta gönderirken anahtar başarısız oluyor
6. Takip e-posta şablonları

Bir B2B işletmesiyseniz, müşterilerle düzenli toplantılara güvenirsiniz. Bunların telefon görüşmeleri veya gerçek yüz yüze karşılaşmalar olması önemli değil, mesele şu ki bir bağlantı kurmuşsunuz. Ancak, genellikle yeterli değildir. Müşterilerinizle iletişim halinde kalmanız, onların sizi, şirketinizi ve hizmetlerinizi hatırlamalarını sağlamanız gerekir. Deneyimlerimize göre, buradaki en iyi başlangıç noktası , toplantıdan sonra bir teşekkür e-postası yazmaktır .

Toplantı daveti veya iptal e-postaları gibi , takip mesajları da iş iletişiminde daha iyi olmak için ustalaşmanız gereken bir şeydir. Ne yazık ki, herkes takiplerin gücünün farkında değil. Dahası, herkes takip etme konusunda iyi değildir. Bu nedenle, mevcut makaleyi aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli konulara ayırıyoruz:

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Pabbly Connect - Tüm entegrasyonlarınızı ve görevlerinizi otomatikleştirin
4. RocketLink - Markalı kısa bağlayıcınız
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

Temel bilgilerin yanı sıra, bir iş toplantısından sonra insanların yaptıkları bazı tipik hataları da ele alacağız.

Bir toplantıdan sonra gelen teşekkür e-postanız, ağ oluşturmanın bir parçasıdır

Bir toplantıdan sonra bir teşekkür e-postası sadece hoş bir dokunuş değil, aynı zamanda herhangi bir iş ilişkisini kurmak ve sürdürmek için gerekli bir adımdır. İş toplantısı için kişiselleştirilmiş bir teşekkür notu göndermek , müşterilerinizle bir bağlantı kurar.

Bir toplantıdan sonra bir teşekkür mektubunun gücü :

Müşterinize sizinle yakın zamanda yaptığı bir toplantıyı hatırlatır
Gelecekte müşteri ile iletişiminizin tonunu belirler
Toplantı sonrasında müşterinizle aynı sayfada olmanızı sağlar.
Planlanan faaliyetlerin bir özetini vermenizi sağlar
Karşılıklı planınızı hayata geçirmeyi hızlandırır

En kısa sürede bir toplantı takip e-postası gönderin

Takip etmenin ilk kuralı: Sizinkini mümkün olan en kısa sürede gönderin. Ve bunu aynı gün, hafıza tazeyken ve zihin değişmemişken yapsan iyi olur. Görüşmenizden sonraki ilk 24 saat içinde müşteriye yazmamak, müşteriyle kaydettiğiniz ilerlemeyi kaybetmenize neden olabilir.

Bir durum düşünün: müşterinizin bir gün içinde farklı şirketlerle birkaç randevusu var. Aynı sorun tartışılıyor. Önümüzdeki birkaç gün içinde bazı şirketler takip ediyor, bazıları etmiyor. Sizin ve rakiplerinizin önerdiği çözümler farklı olsa da, müşterinin bir takip e-postası yazanları hatırlaması ve seçmesi daha olasıdır. Bu yüzden hızlı davranın. En kısa sürede mesajınızı gönderin.

Uygun bir "toplantıdan sonra takip e-postası" konu satırı seçin

Randevudan kısa bir süre sonra bir takip mesajı göndermeye karar verdiniz: harika! Şimdi ilk göreviniz: toplantıdan sonra bir teşekkür e-postası için konu satırı yazmak . Kısa bir ipucu: e-postanızın konusuna göre, muhatap mektubun ne hakkında olduğunu hemen bilmelidir.

teşekkür e-postası

Görüntü Mindmaven'in izniyle

“Teşekkür ederim” veya “Hızlı bir takip” gibi çok genel konulardan kaçının ve biraz daha spesifik olmaya çalışın. Ne için minnettarsın? Neyi takip ediyorsun? Gibi:

Bugünkü toplantının hızlı bir takibi

Toplantıdan sonra bir takip e-postası için konu satırınız, tanıştığınız kişinin veya kişilerin adını içerebilir. Bu, mesajınızı daha kişisel hale getirecektir. Aşağıdaki örneklerde olduğu gibi:

Tanıştığımıza memnun oldum {Ad}

Seninle tanışmak bir zevkti {İsim}

Doğrudan işe başlamak istiyorsanız , toplantıdan sonra takip eden e-posta konu satırınız biraz daha resmi ve konuya uygun olmalıdır. Bunlardan birini deneyebilirsiniz:

Bugünkü toplantı paketleri

Dünkü toplantımızın takibi

{tartışılan konuyu buraya ekleyin} ile ilgili birkaç öneriyi burada bulabilirsiniz.

Bir iş toplantısından sonra bir takip e-postasının yapısı

Şimdi, toplantı sonrası e-postanızın içinde ne olmalı ? Elbette, bir selamlama ile başlamalı ve ardından bir teşekkür gelmeli. Toplantıda tartışılan konunun ve ana çıkarımların belirtilmesi önerilir. Ardından, daha fazla plan veya adım önermeniz ve net bir harekete geçirici mesaj vermeniz gerekecektir. Her zaman kapanış ve iş e-posta imzanızla bitirin.

Özetlemek gerekirse, bir toplantı takip e-postasının yapısı aşağıdaki gibidir:

Selamlama
Teşekkür ederim
Tartışılan konu(lar)ın beyanı
Ana paketler
Sonraki adımlar
harekete geçirici mesaj
kapatma
E-posta imzanız

Aşağıda, bir iş toplantısı takip e-postası yazmayı daha ayrıntılı olarak ele alacağız . Bu arada, bir takip toplantısı e-postası gönderirken belirli kurallara uymanın şart olduğunu söylemeye değer . Ortak referanslar eklemek veya bir sonraki toplantıyı önermek, bir iş toplantısından sonra takip e-postanızı daha kişisel ve konuya odaklı hale getirir. Takip yazıları yazmak için bazı iyi uygulamalar hakkında bilgi edinmek için okumaya devam edin.

1. Toplantı için "teşekkür ederim" deyin

Daha önce de belirtildiği gibi, e-postanıza bir teşekkür ile başlamak çok önemlidir. Ancak, spesifik olun. Ne için teşekkür ediyorsun? Müşterinin zamanı için, anlayışlı girdiler için, sizinle şirketleri hakkında faydalı bilgileri paylaştığı için veya toplantının kendisi için minnettar olabilirsiniz. Minnettar ol.

2. Ortak bir temel referansı ekleyin

Toplantınız sırasında öğrendiğiniz paylaşılan yönleri yazın. Kahveye ortak bir ilgi, ikinizin de okula gittiği bir yer veya ikinizin de katıldığı son bir konferans gibi randevunun bazı olumlu unsurlarını vurgulayın. Yalnızca uygun olanı yazın ve kişiye aşırı aşina davranmayın.

3. E-postanıza bir toplantı özeti ekleyin

Bazen takibiniz, toplantı özeti e -postası veya toplantı özeti e- postası olarak işlev görür . Toplantınızı kronolojik veya mantıksal olarak özetlediğiniz mesajlar var. Aşağıdaki soruları yanıtlayarak birincil çıkarımlarınızı listeleyin:

takip et

4. Toplantıda verdiğiniz sözleri takip edin

Toplantıdan sonra, kesinlikle yapacak bazı ödevleriniz olacak. Bir plan taslağı hazırladıysanız, müşteriye uygulanmasının yaklaşık bir zaman çizelgesini sağlayın. Bir soruyu yanıtlamaya veya müşterinin sorununu çözmek için en iyi seçeneği aramaya söz verdiyseniz, takip sırasında ilgili bilgileri ona gönderin.

5. Üzerinde anlaştığınız belgeleri isteyin

Birlikte çalışmayı kabul ettiyseniz, işe başlamadan önce gerekli belgelere sahip olduğunuzdan emin olun. İş toplantısından sonra bir e-posta , belgeleri istemek için en iyi fırsattır. Sizin tarafınızdan da gerekli belgeleri gönderdiğinizden emin olun.

6. Bir sonraki iletişim tarihini not edin

Muhtemelen bu müşteriyle başka bir randevunuz olması gerekecek. Onları ilerlemeniz hakkında güncellemek veya sonraki adımları tartışmak olabilir. Bir sonraki toplantı için inisiyatif aldığınızdan emin olun ve önceden yapmak daha iyidir. Bir sonraki buluşmanız için bir tarih önerin ve ikinizin de takvime eklediğinizden emin olun.

7. Kapanış satırı ekleyin

E-postanın kapatılması da önemlidir. Profesyonel olun ve “Sonra görüşürüz” veya “Kendinize iyi bakın” gibi resmi olmayan kapanışlardan kaçının. Resmi kalın ve takip e-postanızı klasik bir "Saygılarımla" ve ardından iş e-posta imzanızla sonlandırın.

8. Profesyonel bir e-posta mesajı kapanışı kullanın

Takip etmenin temel amacı, potansiyel müşterinizle ek yineleme yapmaktır. Müşterinin sizinle her zamankinden daha fazla iletişim kurmasını istiyorsunuz. Kendinizi ulaşılabilir kılın. Toplantıda kartvizitlerinizi değiştirmiş olabilirsiniz, ancak bu kart masaüstündeki kağıt yığınları arasında kaybolabilir veya cebinizden düşebilir. En kolay yol, işlevsel ve etkileşimli bir e-posta imzası eklemektir. Sadece e-postanızın daha profesyonel görünmesini sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda potansiyel müşterinize ekstra iletişim bilgisi de sağlayacaktır. Bu yüzden size mesaj yazmak yerine sizi arama konusunda kendilerini rahat hissediyorlarsa, imzanızdaki numarayı kullanmalarına izin verin.

e-posta imzası

Daha da ileri gidebilirsiniz. İmzanızın potansiyel müşteriyle konuşmasını sağlayın. Tek yapmanız gereken, doğru mesajı içeren başlığı eklemek ve ilgili açılış sayfasına veya örnek olay incelemesine bağlamak. Burada güzel örnekleri görebilirsiniz .

e-posta imza oluşturucu

Toplantı e-postasından sonra gönderirken anahtar başarısız oluyor

1) Toplantı takibinizi yanlış kişiye göndermek

Muhtemelen yapabileceğiniz en büyük hata, toplantı sonrası e-postanızı yanlış kişiye göndermektir. Sadece tuhaf olmakla kalmayacak, aynı zamanda hassas bilgileri üçüncü bir tarafa ifşa edebilirsiniz. Bu yüzden To alanınıza dikkat edin. Güvende olmak için, müşterinizle bir konu bulabilir ve ona yeni bir konu ile yanıt verebilirsiniz. Birden fazla kişiyle toplantı yaptıysanız, hepsini takibinize dahil ettiğinizden emin olun.

2) Teşekkür e-postanızı çok uzun tutmak ve konuyu yerinde tutmamak

Toplantınızın ayrıntılı bir dökümünü yazmanız gerekmez. Sadece bir teşekkür, önemli noktaların kısa bir özeti ve bir harekete geçirici mesajla aşağıdaki adımların net bir ifadesi. Bu yeterli olacaktır.

3) Dilbilgisini iki kez kontrol etmemek

Müşterilerle iletişim kurarken her zaman dilbilginize ekstra dikkat etmelisiniz. Yazım hataları bazen canlara mal olur. Şaka bir yana, yine de önemli anlaşmalara mal olabilir. Grammarly gibi araçları etkinleştirerek yazınızın kusursuz olduğundan emin olun. Ayrıca, otomatik düzeltmeye güvenmeyin.

gramer açısından

4) Ek iletişim bilgileriniz dahil değil

Elbette, müşterinizin iletişim bilgilerinize zaten sahip olması gerekir. Ancak kötü şeyler olur, kişiler kaybolabilir, bu nedenle telefon numaranızı her zaman e-posta imzanıza eklemeniz gerekir. Telefonda görüşülmesi gereken acil bir sorunu olması durumunda, o numarayı her zaman en son e-postanızda bulacaktır.

ek kişi

Acknowledgeform'un izniyle

5) İş toplantısından sonra teşekkür e-postanızı göndermek için çok beklemek

Toplantıdan sonra en geç 24 saat sonra takibi göndermeye çalışın. Çok uzun süre beklerseniz, müşterinizi rakiplerinize kaptırma riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz (en kötü durum senaryosu). Müşteriyle ilişkinizin güvende olduğundan emin olsanız bile, toplantıdan bazı önemli çıkarımları unutabilirsiniz.

6) Genel bir teşekkür notu yazmak

Genel bir teşekkür yazmayın. Daima spesifik ve kişisel olun ve tüm müşterilerinize aynı e-postayı göndermeyin. Şablonları kullanabilmenize rağmen, yazışmaların her bir parçasını özelleştirin. Bir takip e-postası oluşturmak biraz zaman alacak, ancak sonunda sonuç getirecek.

7) Özel alanlarınızı gösterme

E-posta şablonları kullanıyorsanız, özel alanlarınızın veya birleştirme etiketlerinin tümünün müşteriyle ilgili gerçek bilgilerle değiştirildiğinden emin olun. {!FirstName} gibi sembol parçaları bırakmak kabul edilemez: takibiniz kişisel olmayan bir toplu mesaj gibi görünecektir. Bir e-posta gönderme platformu kullanıyorsanız, test etmeden hiçbir şey göndermeyin.

vitrin

Bir toplantıdan sonra özelleştirilebilir takip e-posta şablonları

YAPILACAKLAR ve YAPILMAYACAKLAR hakkında bu kadar yeter. Size gerçek bir takip toplantısı e-posta örneği verelim . Bu sadece mesajlarınızda neler yazabileceğinize ve bunları nasıl yazabileceğinize bir örnektir. Bunları alıp kullanabilirsiniz. Örnek bilgilerimizi sizinle alakalı olanlarla değiştirdiğinizden emin olun.

Potansiyel bir müşteriyle görüştükten sonra bir teşekkür mektubu örneği :

sevgili Henry,

E-posta pazarlama hedeflerinizle ilgili olarak bugün SailOnEmail'deki meslektaşlarım ve benimle görüşmek üzere zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Sizinle konuşmak ve Şirketiniz hakkında bilgi edinmek bir zevkti.

Toplantımızdan ana çıkarımları özetlememe izin verin:

Ekibiniz, platformumuzun 3 aylık denemesinin keyfini çıkaracak
Hesabınızı oluşturmanıza yardımcı olacağız ve sorularınızı yanıtlamaya hazır olacağız
Platformla olan deneyiminizi tartışmak ve onu nasıl daha da avantajlı kullanabileceğinizi öğrenmek için 2 ay sonra tekrar buluşuyoruz.

Sizinle ve ekibinizle bir sonraki toplantımızı ayarlamak için önümüzdeki hafta size yazacağım. Bu arada, herhangi bir sorunuz varsa, lütfen mesaj atmaktan veya beni aramaktan çekinmeyin.

Cevabını bekliyorum.

Saygılarımla,

John Önemlidir

CEO

SailOnE-posta: www.sailonemail.com

Parlak Sokak 22, Townville 10101

Telefon: +1234567890123

Skype: johnmatters23

Aşağıda, potansiyel bir müşteriyle görüştükten sonra biraz daha ayrıntılı bir örnek takip e-postası bulunmaktadır :

sevgili Henry,

E-posta pazarlama hedeflerinizle ilgili olarak bugün benimle ve SailOnEmail'deki meslektaşlarımla buluşmaya zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz. Sizinle konuşmak ve Şirketiniz hakkında bilgi edinmek bir zevkti.

İşte toplantımızdan ana çıkarımlar:

Ekibiniz için Pro platformumuzun 3 aylık deneme süresi üzerinde anlaştık.
Meslektaşım Peter, Pazarlama Departmanınızdan Jeff'e hesap kurulum sürecinde rehberlik edecek.
Bir hoş geldin e-posta dizisi için en iyi uygulamalara ilişkin 2022 raporumuzu sizinle paylaşıyorum.
Meslektaşlarım veya ben, bu süreçte sahip olabileceğiniz tüm soruları yanıtlamaya hazır olacağız.
Platformla ilgili deneyiminizi tartışmak ve 2022 pazarlama hedeflerinizi aşmanız için yollar üzerinde çalışmak üzere birkaç ay içinde buluşmaya karar verdik.

Facebook'ta daha fazla takipçiye sahip olmak istediğinizden bahsettiniz. Yeniden pazarlama kampanyaları hakkında ne düşünüyorsunuz? Facebook'ta mevcut e-posta abonelerinizi hedeflemek, özel bir kitle oluşturmanıza yardımcı olabilir. Eğer ilgileniyorsanız, size bunu daha ayrıntılı olarak anlatabilirim.

Bu arada, lütfen ekteki hoş geldiniz e-postası serisine ilişkin rapora bakın.

Peter yarın saat 12'de Jeff ile iletişime geçecek. O zamana kadar kurulum için her şeyi hazır olacak.

Yeniden pazarlamayı denemek isterseniz, yarın 15.00-17.00 veya Cuma 12.00-15.00 saatleri arasında hızlı bir arama ayarlayabiliriz. Ne düşünüyorsun?