如何在会议结束后给客户写一封电子邮件
已发表: 2022-06-03
1.如何向客户写后续消息并将其用作网络的一部分
2. 什么时候发送后续邮件？
3. 如何选择合适的主题行？
4. 如何组织跟进
5. 会后邮件发送key失败
6. 跟进邮件模板
如果您是 B2B 企业，您需要定期与客户会面。 不管这些是电话还是实际的面对面接触，关键是你已经建立了联系。 然而，这通常是不够的。 您需要与客户保持联系，让他们记住您、您的公司和您的服务。 根据我们的经验，最好的起点是在会后写一封后续的感谢电子邮件。
就像会议邀请或取消电子邮件一样，后续消息是您应该掌握的，以便更好地进行商务沟通。 不幸的是，并不是每个人都意识到跟进的力量。 更重要的是，并不是每个人都擅长跟进。 这就是为什么我们将当前文章专门用于解决问题，包括：
有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
3. Pabbly Connect - 自动化您的所有集成和任务
4. RocketLink - 您的品牌短链接器
5. Canva - 制作设计的在线工具
除了基础知识外，我们还将介绍人们在商务会议后跟进时所犯的一些典型错误。
会议后您的后续感谢电子邮件是网络的一部分
会议结束后的感谢电子邮件不仅是一种很好的接触，而且是建立和维护任何业务关系的必要步骤。 为商务会议发送个性化的感谢信可以与您的客户建立联系。
会后感谢信的力量：
- 它提醒您的客户最近与您会面
- 它为您将来与客户的沟通定下了基调
- 它确保您和您的客户在会议结束后在同一页面上
- 它可以让您回顾计划的活动
- 它加快了您的共同计划的实现
尽快发送会议跟进电子邮件
跟进的第一条规则：尽快发送您的。 最好在同一天做，当记忆是新鲜的，思想没有改变的时候。 未能在会议后的前 24 小时内写信给客户可能会导致失去与他们取得的进展。
想象一种情况：您的客户在一天内与不同的公司进行了多次约会。 讨论了同样的问题。 在接下来的几天内，一些公司跟进，而另一些则没有。 尽管您和您的竞争对手提出的解决方案可能不同，但客户更有可能记住并选择那些撰写后续电子邮件的人。 所以，赶快行动吧。 尽快发送您的信息。
选择合适的“会后跟进电子邮件”主题行
您已决定在预约后不久发送后续消息：太好了！ 现在这是您的第一个挑战：在会议结束后为一封感谢电子邮件写一个主题行。 快速提示：通过您的电子邮件主题，收件人应该立即知道这封信的内容。
图片由 Mindmaven 提供
避免过于笼统的主题，如“谢谢”或“快速跟进”，并尝试稍微具体一些。 你在感激什么？ 你在跟进什么？ 如：
快速跟进今天的会议
会议后后续电子邮件的主题行可能包含与您会面的人的姓名。 这将使您的信息更加个性化。 就像下面的例子：
今天很高兴见到你，{Name}
很高兴认识你，{Name}
如果您想直接谈正事，会议后的后续电子邮件主题行应该更正式、更切题。 您可以尝试其中一种：
今日会议外卖
我们昨天的会议跟进
以下是关于{在此处插入讨论的主题}的一些建议
商务会议后跟进电子邮件的结构
现在，您的会后电子邮件中应该包含什么内容？ 当然，它必须以问候开头，然后是谢谢。 建议提及会议讨论的主题和主要收获。 然后，您需要提出进一步的计划或步骤，并提供明确的行动号召。 始终以关闭和您的企业电子邮件签名结束。
回顾一下，会议跟进电子邮件的结构如下所示：
- 问候
- 一个谢谢
- 讨论主题的陈述
- 主要内容
- 下一步
- 号召性用语
- 关闭
- 您的电子邮件签名
下面我们将更详细地了解如何编写商务会议后续电子邮件。 同时，值得一提的是，在发送后续会议电子邮件时必须遵守特定规则。 添加共同点参考或建议下一次会议将使您在商务会议后的后续电子邮件更加个性化和切中要害。 继续阅读以了解一些编写后续行动的良好做法。
1. 对会议说“谢谢”
如前所述，以感谢开头的电子邮件至关重要。 但是，要具体。 你在感谢什么？ 您可能会感谢客户的时间、有见地的意见、与您分享有关其公司的有用信息或会议本身。 心存感激。
2. 添加一个公共地参考
写下您在会议期间了解到的共同方面。 强调约会的一些积极因素，例如对咖啡的共同兴趣，你们俩都上学的地方，或者你们俩最近参加的一次会议。 只写合适的内容，不要表现得过于熟悉这个人。
3. 在您的电子邮件中添加会议回顾
有时，您的跟进邮件可用作会议回顾电子邮件或会议摘要电子邮件。 您可以在其中按时间顺序或逻辑总结会议的消息。 通过回答以下问题列出您的主要收获：
4. 跟进你在会议上做出的承诺
会议结束后，你肯定会有一些功课要做。 如果您起草了计划，请向客户提供其执行的大致时间表。 如果您承诺回答问题或寻找解决客户问题的最佳选择，请在后续跟进中将相应信息发送给他或她。
5. 索取您同意的文件
如果您同意一起工作，请确保在开始工作之前拥有必要的文件。 商务会议后的电子邮件是索取文件的最佳时机。 确保您也发送了所需的文件。
6.注意下次联系日期
您可能需要与该客户再次预约。 可能是向他们更新您的进度或讨论进一步的步骤。 确保你对下一次会议采取主动，最好提前做。 为您的下一次聚会建议一个日期，并确保你们都将它添加到日历中。
7.增加收尾线
电子邮件关闭也很重要。 保持专业并避免非正式的结束，例如“稍后见”或“保重”。 保持正式并以经典的“最好的问候”结束您的后续电子邮件，然后是您的商务电子邮件签名。
8.使用专业的电子邮件信息关闭
跟进的基本目的是与您的潜在客户进行额外的迭代。 您希望客户比以往更多地与您联系。 让自己触手可及。 您可能在会议上交换了名片，但它可能会在桌面上的成堆文件中丢失或从口袋里掉出来。 最简单的方法是添加功能性和交互式电子邮件签名。 它不仅可以使您的电子邮件看起来更专业，还可以为您的潜在客户提供额外的联系方式。 因此，如果他们愿意给您打电话而不是给您写信息，请让他们使用您签名中的号码。
你可以走得更远。 让您的签名与潜在客户对话。 您所要做的就是添加带有正确信息的横幅并将其链接到相关的登录页面或案例研究。 你可以在这里看到很好的例子。
会议后发送电子邮件时密钥失败
1) 将您的会议跟进发送给错误的人
您可能犯的最大错误是将您的会后电子邮件发送给错误的人。 这不仅会很奇怪，而且您还可能向第三方泄露敏感信息。 所以要小心你的 To 字段。 为了安全起见，您可以找到与您的客户相关的主题并以新主题对其进行回复。 如果您与多个人开过会，请确保将他们都包括在您的后续行动中。
2）让你的感谢邮件太长，没有保持重点
您无需编写详细的会议记录。 只需感谢您，快速回顾要点，并明确说明以下步骤并呼吁采取行动。 那就足够了。
3）不仔细检查语法
在与客户交流时，您应该始终特别注意您的语法。 拼写错误有时确实会造成生命损失。 撇开玩笑不谈，它们仍然会让你付出重要的代价。 通过启用 Grammarly 等工具，确保您的写作无可挑剔。 此外，不要依赖自动更正。
4) 不包括您的其他联系信息
当然，您的客户必须已经有了您的联系信息。 但是坏事发生了，联系人可能会丢失，因此您必须始终在电子邮件签名中包含您的电话号码。 如果他或她有需要通过电话讨论的紧迫问题，他们总是会在您最新的电子邮件中找到该号码。
图片由确认表提供
5) 商务会议结束后等待太长时间发送感谢邮件
尽量在会议结束后 24 小时内发送后续信息。 等待太久，您可能会冒着将客户流失给竞争对手的风险（最坏的情况）。 即使您确定您与客户的关系是安全的，您也可能会忘记会议中的一些重要内容。
6）写一个通用的感谢信
不要写笼统的谢谢。 始终保持具体和个性化，不要向所有客户发送相同的电子邮件。 即使您可能使用模板，也要自定义每一封信函。 编写后续电子邮件需要一些时间，但最终会带来结果。
7) 显示您的自定义字段
如果您使用电子邮件模板，请确保您的自定义字段或合并标签全部替换为有关客户的实际信息。 留下像 {!FirstName} 这样的大块符号是不可接受的：您的后续操作看起来像是一条没有人情味的群发消息。 如果您使用的是电子邮件发送平台，请先进行测试，然后再发送任何内容。
会议后可定制的后续电子邮件模板
足够的注意事项和注意事项。 让我们更好地为您提供真实的后续会议电子邮件样本。 这只是您可以在消息中写入的内容以及如何编写它们的示例。 你可以拿走它们并使用它们。 请务必将我们的示例信息替换为与您相关的信息。
这是与潜在客户会面后的感谢信样本：
亲爱的亨利，
感谢您今天抽出时间与我和 SailOnEmail 的同事会面，讨论您的电子邮件营销目标。 很高兴与您交谈并了解 YourCompany。
让我概述一下我们会议的主要内容：
- 您的团队将享受我们平台的 3 个月试用期
- 我们将帮助您设置您的帐户，并可以回答您的任何问题
- 我们将在 2 个月后再次开会，讨论您使用该平台的体验，并找出如何利用它来获得更多优势
我将在下周给您写信，安排我们与您和您的团队的下一次会面。 同时，如果您有任何问题，请随时给我留言或打电话。
期待您的回音。
亲切的问候，
约翰事项
首席执行官
SailOnEmail: www.sailonemail.com
光明街 22 号汤维尔 10101
电话：+1234567890123
Skype: johnmatters23
以下是与潜在客户会面后的更详细的后续电子邮件示例：
亲爱的亨利，
感谢您今天抽出时间与我和 SailOnEmail 的同事会面，讨论您的电子邮件营销目标。 很高兴与您交谈并了解 YourCompany。
以下是我们会议的主要内容：
- 我们已同意为您的团队试用我们的 Pro 平台 3 个月。
- 我的同事 Peter 将指导您营销部门的 Jeff 完成帐户设置过程。
- 我将与您分享我们关于欢迎电子邮件系列最佳实践的 2022 年报告。
- 我的同事或我将可以回答您在此过程中可能遇到的任何问题。
- 我们同意在几个月后会面，讨论您在该平台上的体验，并为您制定超越 2022 年营销目标的方法。
您提到您希望在 Facebook 上拥有更多的追随者。 您如何看待再营销活动？ 在 Facebook 上定位您现有的电子邮件订阅者可以帮助您培养专门的受众。 如果你有兴趣，我可以更详细地告诉你。
同时，请参阅随附的欢迎电子邮件系列报告。
Peter 将于明天中午 12 点联系 Jeff。 到那时，他将为设置做好一切准备。
如果您想尝试再营销，我们可以安排明天下午 3 点到 5 点之间或周五中午 12 点到 3 点之间的快速电话。 你怎么看？
期待您的回音。
亲切的问候，
约翰事项
首席执行官
SailOnEmail: www.sailonemail.com
光明街 22 号汤维尔 10101
电话：+1234567890123
总而言之，无论您与他们合作了多长时间，都要在会议结束后向您的客户发送消息。 请记住，在会议结束后撰写后续电子邮件时，主题行、谢谢、会议回顾和号召性用语是您必须具备的关键要素。 确保您不犯错误，从拼写错误到将电子邮件发送到错误的收件人。 保持您的信息简洁、个性化和有礼貌。