كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى العميل بعد الاجتماع

1- كيفية كتابة رسالة متابعة للعملاء واستخدامها كجزء من شبكتك
2. متى يتم إرسال بريد إلكتروني للمتابعة؟
3. كيف تختار سطر الموضوع المناسب؟
4. كيفية تنظيم المتابعات
5. فشل المفتاح عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني بعد الاجتماع
6. متابعة قوالب البريد الإلكتروني

إذا كنت تعمل في مجال B2B ، فأنت تعتمد على الاجتماعات المنتظمة مع العملاء. لا يهم إذا كانت هذه مكالمات هاتفية أو لقاءات فعلية وجهاً لوجه ، فالمهم هو أنك أجريت اتصالاً. ومع ذلك ، فهو عادة لا يكفي. تحتاج إلى البقاء على اتصال مع عملائك ، لتجعلهم يتذكرونك أنت وشركتك وخدماتك. من واقع خبرتنا ، فإن أفضل نقطة بداية هنا هي كتابة رسالة شكر إلكترونية للمتابعة بعد الاجتماع .

مثل دعوة الاجتماع أو رسائل الإلغاء ، فإن رسائل المتابعة هي شيء يجب أن تتقنه لتكون أفضل في اتصالات الأعمال. لسوء الحظ ، لا يدرك الجميع قوة المتابعة. علاوة على ذلك ، لا يجيد الجميع المتابعة. هذا هو السبب في أننا نخصص المقال الحالي لقضايا ، بما في ذلك:

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Pabbly Connect - أتمتة جميع عمليات الدمج والمهام الخاصة بك
4. RocketLink - رابط قصير ذو علامتك التجارية
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

بصرف النظر عن الأساسيات ، سنغطي أيضًا بعض الأخطاء النموذجية التي يرتكبها الأشخاص عند المتابعة بعد اجتماع عمل.

البريد الإلكتروني الخاص بالمتابعة ، شكرًا لك بعد الاجتماع هو جزء من التواصل

إن رسالة الشكر الإلكترونية بعد الاجتماع ليست مجرد لمسة لطيفة ، ولكنها خطوة ضرورية في بناء أي علاقة عمل والحفاظ عليها. يؤدي إرسال ملاحظة شكر شخصية لاجتماع العمل إلى إنشاء اتصال مع عملائك.

قوة رسالة الشكر بعد الاجتماع :

• إنه يذكر عميلك بالاجتماع الأخير معك
• إنه يحدد نغمة اتصالك مع العميل في المستقبل
• يضمن أن تكون أنت وعميلك على نفس الصفحة بعد الاجتماع
• يتيح لك تقديم ملخص للأنشطة المخطط لها
• إنه يسرع عملية تربية خطتك المشتركة في الحياة

إرسال بريد إلكتروني لمتابعة الاجتماع في أسرع وقت ممكن

أول قاعدة للمتابعة: أرسل خاصتك في أسرع وقت ممكن. ويفضل أن تفعل ذلك في نفس اليوم ، والذاكرة ما زالت حية ، والعقل لم يتغير. قد يؤدي عدم مراسلة العميل في غضون الـ 24 ساعة الأولى بعد اجتماعك إلى فقدان التقدم الذي أحرزته معهم.

تخيل موقفًا: لدى عميلك عدة مواعيد مع شركات مختلفة في يوم واحد. تمت مناقشة نفس المشكلة. في غضون الأيام القليلة المقبلة ، تتابع بعض الشركات والبعض الآخر لا. على الرغم من أن الحلول التي تقترحها أنت ومنافسيك قد تكون مختلفة ، فمن المرجح أن يتذكر العميل ويختار أولئك الذين كتبوا رسالة بريد إلكتروني للمتابعة. لذا ، تصرف بسرعة. أرسل رسالتك في أسرع وقت ممكن.

اختر سطر الموضوع المناسب "للمتابعة عبر البريد الإلكتروني بعد الاجتماع"

لقد قررت إرسال رسالة متابعة بعد الموعد بوقت قصير: رائع! الآن هذا هو التحدي الأول لك: كتابة سطر موضوع لرسالة شكر عبر البريد الإلكتروني بعد الاجتماع . نصيحة سريعة: من خلال موضوع بريدك الإلكتروني ، يجب أن يعرف المرسل إليه على الفور موضوع الرسالة.

الصورة مجاملة من Mindmaven

تجنب الموضوعات العامة جدًا مثل "شكرًا لك" أو "متابعة سريعة" وحاول أن تكون أكثر تحديدًا. ما أنت شاكرين ل؟ ما الذي تتابعه؟ مثل:

متابعة سريعة لجلسة اليوم

قد يحتوي سطر الموضوع الخاص بك في رسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد الاجتماع على اسم الشخص أو الأشخاص الذين قابلتهم. هذا سيجعل رسالتك شخصية أكثر. كما في الأمثلة أدناه:

سررت بلقائك اليوم ، {Name}

لقد كان من دواعي سروري مقابلتك ، {Name}

إذا كنت ترغب في الوصول إلى العمل مباشرة ، فيجب أن يكون سطر موضوع البريد الإلكتروني للمتابعة بعد الاجتماع رسميًا ومباشرًا. يمكنك تجربة أحد هؤلاء:

الوجبات الجاهزة اجتماع اليوم

متابعة اجتماع أمس

إليك بعض التوصيات حول {أدخل الموضوع الذي تمت مناقشته هنا}

هيكل بريد إلكتروني للمتابعة بعد اجتماع عمل

الآن ، ما الذي يجب أن يكون داخل بريدك الإلكتروني بعد الاجتماع ؟ بالتأكيد ، يجب أن تبدأ بتحية ثم يتبعها شكر. يوصى بذكر الموضوع الذي تمت مناقشته في الاجتماع والوجبات السريعة الرئيسية. بعد ذلك ، ستحتاج إلى اقتراح المزيد من الخطط أو الخطوات وتقديم دعوة واضحة للعمل. تنتهي دائمًا بالإغلاق وتوقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

للتلخيص ، يبدو هيكل البريد الإلكتروني لمتابعة الاجتماع على النحو التالي:

• تحية
• وشكرا لكم
• بيان بالموضوع (الموضوعات) التي تمت مناقشتها
• الوجبات الرئيسية
• الخطوات التالية
• دعوة إلى اتخاذ إجراء
• إنهاء
• توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك

أدناه سنلقي نظرة على كتابة بريد إلكتروني لمتابعة اجتماع العمل بمزيد من التفاصيل. وفي الوقت نفسه ، يجدر القول أنه من الضروري الالتزام بقواعد محددة عند إرسال بريد إلكتروني للاجتماع للمتابعة . إن إضافة مراجع مشتركة أو اقتراح الاجتماع التالي سيجعل بريدك الإلكتروني للمتابعة بعد اجتماع عمل أكثر شخصية وفي صميم الموضوع. تابع القراءة للتعرف على بعض الممارسات الجيدة لكتابة المتابعات.

1. قل "شكرًا" على الاجتماع

كما ذكرنا سابقًا ، من الضروري أن تبدأ بريدك الإلكتروني بتوجيه الشكر. ومع ذلك ، كن محددًا. على ماذا تشكر؟ قد تكون ممتنًا لوقت العميل ، أو لمدخلاته الثاقبة ، أو لمشاركة معلومات مفيدة حول شركته معك ، أو للاجتماع نفسه. كن ممتنا.

2. أضف مرجعًا مشتركًا

اكتب عن الجوانب المشتركة التي تعلمتها خلال اجتماعك. أكِّد على بعض العناصر الإيجابية للموعد ، مثل الاهتمام المشترك بالقهوة ، أو المكان الذي ذهبت فيه إلى المدرسة ، أو المؤتمر الأخير الذي حضرته كلاكما. اكتب فقط ما هو مناسب ولا تتصرف بشكل مألوف مع الشخص.

3. أضف ملخص الاجتماع في بريدك الإلكتروني

في بعض الأحيان ، تكون متابعتك بمثابة رسالة بريد إلكتروني لملخص الاجتماع أو رسالة بريد إلكتروني لملخص الاجتماع . هناك الرسائل التي تلخص فيها اجتماعك ترتيبًا زمنيًا أو منطقيًا. ضع قائمة بالوجبات السريعة الأساسية الخاصة بك عن طريق الإجابة على الأسئلة التالية:

4. متابعة الوعود التي قطعتها في الاجتماع

بعد الاجتماع ، سيكون لديك بالتأكيد بعض الواجبات المنزلية التي يتعين عليك القيام بها. إذا قمت بصياغة خطة ، فقم بتزويد العميل بجدول زمني تقريبي لتنفيذها. إذا وعدت بالإجابة على سؤال أو البحث عن أفضل خيار لمعالجة مشكلة العميل ، فأرسل المعلومات المعنية إليه أو إليها في متابعتك.

5. اطلب المستندات التي وافقت عليها

في حالة موافقتك على العمل معًا ، تأكد من حصولك على المستندات اللازمة قبل بدء العمل. يعد البريد الإلكتروني بعد اجتماع العمل هو أفضل مناسبة لطلب الأوراق. تأكد من إرسال الوثائق المطلوبة من جانبك أيضًا.

6. لاحظ التاريخ التالي للاتصال

ربما ستحتاج إلى موعد آخر مع هذا العميل. قد يكون ذلك لتحديثهم بشأن تقدمك أو مناقشة الخطوات الإضافية. تأكد من أخذ زمام المبادرة فيما يتعلق بالاجتماع التالي ، ومن الأفضل القيام بذلك مسبقًا. اقترح موعدًا للقاء التالي وتأكد من إضافته إلى التقويم.

7. إضافة سطر ختامي

إغلاق البريد الإلكتروني مهم أيضًا. كن محترفًا وتجنب عمليات الإغلاق غير الرسمية ، مثل "أراك لاحقًا" أو "اعتن بنفسك". ابق رسميًا وقم بإنهاء البريد الإلكتروني للمتابعة بـ "مع أطيب التحيات" متبوعًا بتوقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

8. استخدم رسالة بريد إلكتروني احترافية ختامية

الهدف الأساسي من المتابعة هو الحصول على تكرار إضافي مع العميل المحتمل. تريد أن يقوم العميل بالاتصال بك أكثر من أي وقت مضى. اجعل نفسك قابلاً للوصول. ربما تكون قد قمت بتبادل بطاقات العمل في الاجتماع ، ولكن يمكن أن تضيع في أكوام من الأوراق على سطح المكتب أو تسقط من الجيب. أسهل طريقة هي إضافة توقيع بريد إلكتروني وظيفي وتفاعلي. لن يجعل بريدك الإلكتروني يبدو أكثر احترافًا فحسب ، بل سيزود عميلك المحتمل أيضًا بتفاصيل اتصال إضافية. لذلك إذا شعروا بالراحة تجاه الاتصال بك بدلاً من كتابة رسالة لك ، فدعهم يستخدمون الرقم من توقيعك.

يمكنك الذهاب أبعد من ذلك. اجعل توقيعك يتحدث إلى العميل المحتمل. كل ما عليك فعله هو إضافة لافتة بالرسالة الصحيحة وربطها بالصفحة المقصودة أو دراسة الحالة ذات الصلة. يمكنك أن ترى الأمثلة الجيدة هنا .

فشل المفتاح عند الإرسال بعد اجتماع البريد الإلكتروني

1) إرسال متابعة الاجتماع إلى الشخص الخطأ

ربما يكون أكبر خطأ يمكن أن ترتكبه هو إرسال بريدك الإلكتروني بعد الاجتماع إلى الشخص الخطأ. لن يكون الأمر غريبًا فحسب ، بل قد تكشف أيضًا عن معلومات حساسة لطرف ثالث. لذا كن حذرًا مع حقل To الخاص بك. لتكون آمنًا ، يمكنك العثور على موضوع مع عميلك والرد عليه بموضوع جديد. إذا كان لديك اجتماع مع أكثر من شخص واحد ، فتأكد من تضمينهم جميعًا في متابعتك.

2) جعل رسالة الشكر الخاصة بك طويلة جدًا وعدم الاحتفاظ بها في صلب الموضوع

لست بحاجة إلى كتابة نص مفصل لاجتماعك. مجرد شكر ، ملخص سريع للنقاط الأساسية ، وبيان واضح للخطوات التالية مع دعوة للعمل. سيكون ذلك كافيا.

3) عدم التدقيق النحوي مرتين

يجب أن تولي اهتمامًا إضافيًا لقواعدك اللغوية عند التواصل مع العملاء. أحيانًا تكلف الأخطاء الإملائية أرواحًا. بغض النظر عن النكات ، فإنها لا تزال تكلفك صفقات مهمة. تأكد من أن كتابتك لا تشوبها شائبة من خلال تمكين أدوات مثل Grammarly. أيضًا ، لا تعتمد على التصحيح التلقائي.

4) لا تشمل معلومات الاتصال الإضافية الخاصة بك

بالتأكيد ، يجب أن يكون لدى عميلك معلومات الاتصال الخاصة بك بالفعل. ولكن تحدث أشياء سيئة ، فقد تُفقد جهات الاتصال ، لذلك عليك دائمًا تضمين رقم هاتفك في توقيع بريدك الإلكتروني. في حالة وجود مسألة ملحة يجب مناقشتها عبر الهاتف ، فسيجدون دائمًا هذا الرقم في آخر بريد إلكتروني لك.

الصورة مجاملة من Acknowledgeform

5) الانتظار طويلاً لإرسال بريد إلكتروني خاص بالشكر بعد اجتماع العمل

حاول إرسال المتابعة في موعد لا يتجاوز 24 ساعة بعد الاجتماع. من خلال الانتظار لفترة طويلة ، قد تخاطر بفقدان عميلك أمام المنافسين (السيناريو الأسوأ). حتى إذا كنت متأكدًا من أن علاقتك بالعميل آمنة ، فقد تنسى بعض النقاط الأساسية من الاجتماع.

6) كتابة ملاحظة شكر عامة

لا تكتب شكراً عاماً. كن دائمًا محددًا وشخصيًا ولا ترسل لجميع عملائك نفس البريد الإلكتروني. على الرغم من أنك قد تستخدم القوالب ، يمكنك تخصيص كل جزء من المراسلات. سيستغرق الأمر بعض الوقت لإنشاء رسالة بريد إلكتروني للمتابعة ، ولكنها ستحقق نتائج في النهاية.

7) إظهار الحقول المخصصة الخاصة بك

في حالة استخدام قوالب البريد الإلكتروني ، تأكد من استبدال جميع الحقول المخصصة أو علامات الدمج بمعلومات فعلية عن العميل. من غير المقبول ترك أجزاء من الرموز مثل {! FirstName}: ستبدو متابعتك كرسالة مجمعة غير شخصية. إذا كنت تستخدم نظامًا أساسيًا لإرسال البريد الإلكتروني ، فلا ترسل أي شيء دون اختباره أولاً.

قوالب بريد إلكتروني للمتابعة قابلة للتخصيص بعد الاجتماع

يكفي حول ما يجب فعله وما لا يجب. دعنا نقدم لك بشكل أفضل نموذج بريد إلكتروني حقيقي لاجتماع المتابعة . هذا مجرد مثال لما يمكنك كتابته في رسائلك وكيف يمكنك كتابتها. يمكنك أخذها واستخدامها. فقط تأكد من استبدال معلومات العينة بما يناسبك.

إليك نموذج لرسالة شكر بعد مقابلة عميل محتمل :

عزيزي هنري ،

شكرًا لك على الوقت الذي استغرقته للقاء زملائي من SailOnEmail وأنا اليوم بخصوص أهداف التسويق عبر البريد الإلكتروني. لقد كان من دواعي سروري التحدث إليكم والتعرف على YourCompany.

اسمحوا لي أن أوجز النقاط الرئيسية من اجتماعنا:

• سيستمتع فريقك بتجربة منصتنا لمدة 3 أشهر
• سنساعدك في إنشاء حسابك وسنكون متاحين للإجابة على أي من أسئلتك
• نجتمع بعد شهرين مرة أخرى لمناقشة تجربتك مع المنصة ومعرفة كيفية استخدامها لتحقيق المزيد من المزايا

سأكتب إليك الأسبوع المقبل لترتيب اجتماعنا المقبل معك ومع فريقك. في غضون ذلك ، إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في مراسلتي أو الاتصال بي.

أثوق إلى السماع عنك.

أطيب التحيات،

جون ماترز

المدير التنفيذي

البريد الإلكتروني: www.sailonemail.com

برايت ستريت 22 ، تاونفيل 10101

هاتف: +1234567890123

سكايب: johnmatters23

يوجد أدناه نموذج بريد إلكتروني أكثر تفصيلاً قليلاً للمتابعة بعد مقابلة عميل محتمل :

عزيزي هنري ،

شكرًا لك على الوقت الذي استغرقته للقاء معي وزملائي من SailOnEmail اليوم بخصوص أهداف التسويق عبر البريد الإلكتروني. لقد كان من دواعي سروري التحدث إليكم والتعرف على YourCompany.

فيما يلي النقاط الرئيسية من اجتماعنا:

• لقد اتفقنا على إصدار تجريبي لمدة 3 أشهر لمنصة Pro الخاصة بنا لفريقك.
• سيوجه زميلي بيتر جيف من قسم التسويق خلال عملية إعداد الحساب.
• أشارككم تقريرنا لعام 2022 حول أفضل الممارسات لسلسلة رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية.
• سأكون أنا أو زملائي متاحين للإجابة على أي أسئلة قد تكون لديكم في هذه العملية.
• اتفقنا على الاجتماع في غضون بضعة أشهر لمناقشة تجربتك مع المنصة والعمل على طرق لتجاوز أهدافك التسويقية لعام 2022.

لقد ذكرت أنك ترغب في الحصول على عدد أكبر من المتابعين على Facebook. ما رأيك في حملات تجديد النشاط التسويقي؟ يمكن أن يساعدك استهداف مشتركي البريد الإلكتروني الحاليين على Facebook في تنمية جمهور مخصص. إذا كنت مهتمًا ، يمكنني إخبارك بمزيد من التفاصيل.

في غضون ذلك ، يرجى الاطلاع على التقرير المرفق بسلسلة البريد الإلكتروني الترحيبي.

سيتصل بيتر بجيف غدًا الساعة 12 ظهرًا. سيكون لديه كل شيء جاهزًا للإعداد بحلول ذلك الوقت.

إذا كنت ترغب في تجربة تجديد النشاط التسويقي ، يمكننا ترتيب مكالمة سريعة غدًا بين 3 مساءً و 5 مساءً أو الجمعة بين 12 مساءً و 3 مساءً. ماذا تعتقد؟

أثوق إلى السماع عنك.

أطيب التحيات،

جون ماترز

المدير التنفيذي

البريد الإلكتروني: www.sailonemail.com

برايت ستريت 22 ، تاونفيل 10101

هاتف: +1234567890123

لتلخيص كل ذلك ، قم دائمًا بإرسال رسائل إلى عملائك بعد الاجتماع ، بغض النظر عن المدة التي تعمل فيها معهم. تذكر أنه عند كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة بعد الاجتماع ، فإن سطر الموضوع ، وشكرًا لك ، وملخص الاجتماع ، وعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء هي العناصر الأساسية لديك. تأكد من أنك لا ترتكب أخطاء ، من الأخطاء الإملائية إلى إرسال البريد الإلكتروني إلى المرسل إليه الخطأ. اجعل رسالتك موجزة وشخصية ومهذبة.