Как написать письмо клиенту после встречи

Опубликовано: 2022-06-03

Написано Ларри , 26 декабря 2017 г.

1. Как написать последующее сообщение клиентам и использовать его как часть вашей сети
2. Когда отправлять последующее электронное письмо?
3. Как правильно выбрать тему письма?
4. Как структурировать последующие действия
5. Ключ не работает при отправке электронных писем после встречи
6. Шаблоны последующих писем

Если вы работаете в сфере B2B, вы зависите от регулярных встреч с клиентами. Неважно, телефонные ли это звонки или реальные встречи лицом к лицу, суть в том, что вы установили связь. Однако обычно этого недостаточно. Вам нужно оставаться на связи со своими клиентами, чтобы они помнили вас, вашу компанию и ваши услуги. По нашему опыту, лучшей отправной точкой здесь является написание благодарственного письма после встречи .

Как и электронные письма с приглашением на встречу или отменой , последующие сообщения — это то, что вы должны освоить, чтобы быть лучше в деловом общении. К сожалению, не все знают о силе последующих действий. Более того, не все умеют следить. Вот почему мы посвящаем текущую статью вопросам, в том числе:

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Pabbly Connect — автоматизируйте все свои интеграции и задачи
4. RocketLink — ваш брендированный короткий линкер
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Помимо основ, мы также рассмотрим некоторые типичные ошибки, которые люди совершают, ведя переговоры после деловой встречи.

Ваше последующее благодарственное письмо после встречи является частью нетворкинга.

Электронное письмо с благодарностью после встречи — это не просто приятный штрих, а необходимый шаг в построении и поддержании любых деловых отношений. Отправка персонализированного благодарственного письма за деловую встречу устанавливает связь с вашими клиентами.

Сила благодарственного письма после встречи :

Это напоминает вашему клиенту о недавней встрече с вами
Задает тон вашего общения с клиентом в будущем
Это гарантирует, что вы и ваш клиент будете на одной волне после встречи
Это позволяет вам подвести итоги запланированных мероприятий
Ускоряет воплощение вашего общего плана в жизнь

Отправьте электронное письмо с сообщением о встрече как можно скорее

Первое правило последующих действий: отправляйте свое как можно скорее. И лучше сделать это в тот же день, пока память свежа, а сознание не передумано. Если вы не напишете клиенту в течение первых 24 часов после встречи, это может привести к потере достигнутого вами прогресса.

Представьте ситуацию: у вашего клиента несколько встреч с разными компаниями в один день. Та же проблема обсуждается. В течение следующих нескольких дней некоторые компании реагируют, а некоторые нет. Хотя решения, которые предлагаете вы и ваши конкуренты, могут отличаться, клиент с большей вероятностью запомнит и выберет тех, кто написал последующее письмо. Итак, действуйте быстро. Отправьте сообщение как можно скорее.

Выберите подходящую строку темы «Последующее электронное письмо после встречи».

Вы решили отправить последующее сообщение вскоре после встречи: отлично! Теперь вот ваша первая задача: написать тему благодарственного письма после встречи . Небольшой совет: по теме вашего письма адресат должен сразу понять, о чем письмо.

спасибо, электронная почта

Изображение предоставлено Mindmaven

Избегайте слишком общих тем, таких как «Спасибо» или «Небольшое продолжение», и постарайтесь быть немного более конкретным. За что ты благодарен? Что вы отслеживаете? Такие как:

Коротко о сегодняшней встрече

Строка темы для последующего электронного письма после встречи может содержать имя человека или людей, с которыми вы встречались. Это сделает ваше сообщение более личным. Как в примерах ниже:

Приятно познакомиться сегодня, {Name}

Было приятно познакомиться с вами, {Name}

Если вы хотите сразу перейти к делу, тема вашего электронного письма после встречи должна быть немного более официальной и по существу. Вы можете попробовать один из них:

Итоги сегодняшней встречи

Итоги нашей вчерашней встречи

Вот несколько рекомендаций по {вставьте обсуждаемую тему здесь}

Структура письма после деловой встречи

Итак, что должно быть внутри вашего электронного письма после встречи ? Конечно, он должен начинаться с приветствия, а затем благодарности. Рекомендуется указать тему, обсуждаемую на встрече, и основные выводы. Затем вам нужно будет предложить дальнейшие планы или шаги и дать четкий призыв к действию. Всегда заканчивайте письмо заключением и подписью вашей деловой электронной почты.

Напомню, что структура электронного письма после встречи выглядит следующим образом:

Приветствие
Спасибо
Изложение обсуждаемой темы (тем)
Основные выводы
Следующие шаги
Призыв к действию
Закрытие
Ваша электронная подпись

Ниже мы более подробно рассмотрим написание электронного письма после деловой встречи . Между тем, стоит сказать, что важно придерживаться определенных правил при отправке электронного письма о встрече . Добавление общих ссылок или предложение следующей встречи сделает ваше последующее электронное письмо после деловой встречи более личным и конкретным. Читайте дальше, чтобы узнать о некоторых хороших практиках написания последующих действий.

1. Скажи «спасибо» за встречу

Как упоминалось ранее, очень важно начинать письмо с благодарности. Однако будьте конкретны. За что благодарить? Вы можете быть благодарны клиенту за то, что он уделил вам время, за проницательный вклад, за то, что он поделился с вами полезной информацией об их компании, или за саму встречу. Будьте признательны.

2. Добавьте общую ссылку

Напишите об общих аспектах, о которых вы узнали во время встречи. Подчеркните некоторые положительные моменты встречи, такие как общий интерес к кофе, место, где вы оба ходили в школу, или недавнюю конференцию, которую вы оба посетили. Пишите только то, что уместно, и не ведите себя слишком фамильярно с человеком.

3. Добавьте отчет о встрече в свое электронное письмо.

Иногда ваше последующее сообщение служит электронным письмом с подведением итогов или сводкой собрания . Есть сообщения, в которых вы подводите итоги вашей встречи в хронологическом или логическом порядке. Перечислите свои основные выводы, ответив на следующие вопросы:

следить

4. Выполняйте обещания, данные на собрании

После встречи у вас наверняка будет кое-какая домашняя работа. Если вы составили план, предоставьте клиенту примерный график его выполнения. Если вы обещали ответить на вопрос или найти наилучший вариант решения проблемы клиента, отправьте ему соответствующую информацию в ответном письме.

5. Запросите документы, о которых вы договорились

В случае, если вы договорились о совместной работе, перед началом работы убедитесь, что у вас есть необходимые документы. Электронное письмо после деловой встречи — лучший повод попросить документы. Убедитесь, что вы отправили необходимую документацию с вашей стороны.

6. Отметьте следующую дату контакта

Вероятно, вам потребуется еще одна встреча с этим клиентом. Это может быть сообщение о вашем прогрессе или обсуждение дальнейших шагов. Убедитесь, что вы берете на себя инициативу относительно следующей встречи, и лучше сделать это заранее. Предложите дату следующей встречи и убедитесь, что вы оба добавили ее в календарь.

7. Добавьте завершающую строку

Закрытие электронной почты также имеет значение. Будьте профессиональны и избегайте неформальных завершений, таких как «Увидимся позже» или «Береги себя». Сохраняйте официальность и заканчивайте свое электронное письмо классической фразой «С наилучшими пожеланиями», за которой следует подпись вашей деловой электронной почты.

8. Используйте профессиональное закрытие сообщения электронной почты

Фундаментальная цель последующих действий — провести дополнительную итерацию с вашим потенциальным клиентом. Вы хотите, чтобы клиент связался с вами больше, чем когда-либо. Сделайте себя доступным. Вы могли обменяться визитками на встрече, но она может затеряться в куче бумаг на рабочем столе или выпасть из кармана. Самый простой способ — добавить функциональную и интерактивную подпись электронной почты. Это не только сделает вашу электронную почту более профессиональной, но и предоставит потенциальному клиенту дополнительную контактную информацию. Поэтому, если им удобно позвонить вам, а не написать вам сообщение, позвольте им использовать номер из вашей подписи.

электронная подпись

Вы можете пойти еще дальше. Сделайте так, чтобы ваша подпись говорила с потенциальным клиентом. Все, что вам нужно сделать, это добавить баннер с правильным сообщением и связать его с соответствующей целевой страницей или примером из практики. Вы можете увидеть хорошие примеры здесь .

генератор подписи электронной почты

Ключ не работает при отправке электронной почты после встречи

1) Отправка отчета о встрече не тому человеку

Вероятно, самая большая ошибка, которую вы можете совершить, — отправить электронное письмо после встречи не тому человеку. Это будет не только странно, но вы также можете раскрыть конфиденциальную информацию третьей стороне. Так что будьте осторожны с полем «Кому». Чтобы быть в безопасности, вы можете найти ветку с вашим клиентом и ответить на нее с новой темой. Если у вас была встреча с более чем одним человеком, не забудьте включить их всех в свое последующее наблюдение.

2) Слишком длинное благодарственное письмо и не по существу.

Вам не нужно писать подробный стенограмму вашей встречи. Просто спасибо, краткий обзор основных моментов и четкое изложение следующих шагов с призывом к действию. Этого будет достаточно.

3) Не перепроверять грамматику

Вы всегда должны уделять особое внимание своей грамматике при общении с клиентами. Орфографические ошибки иногда стоят жизни. Помимо шуток, они все еще могут стоить вам важных сделок. Убедитесь, что ваш текст безупречен, включив такие инструменты, как Grammarly. Также не стоит полагаться на автокоррекцию.

грамматически

4) Не включая вашу дополнительную контактную информацию

Конечно, у вашего клиента уже должна быть ваша контактная информация. Но случаются плохие вещи, контакты могут быть потеряны, поэтому вы должны всегда указывать свой номер телефона в подписи электронной почты. Если у него или у нее есть неотложный вопрос, который необходимо обсудить по телефону, он всегда найдет этот номер в вашем последнем электронном письме.

дополнительный контакт

Изображение предоставлено Acknowledgeform

5) Слишком долгое ожидание отправки благодарственного письма после деловой встречи.

Старайтесь присылать продолжение не позднее, чем через 24 часа после встречи. Слишком долго ожидая, вы рискуете потерять своего клиента в пользу конкурентов (наихудший сценарий). Даже если вы уверены, что ваши отношения с клиентом безопасны, вы можете просто забыть некоторые важные выводы из встречи.

6) Написание общей благодарственной записки

Не пишите банальное спасибо. Всегда будьте конкретными и личными и не отправляйте всем своим клиентам одно и то же электронное письмо. Даже если вы можете использовать шаблоны, настройте каждую часть корреспонденции. Создание дополнительного электронного письма займет некоторое время, но в конце концов оно принесет результаты.

7) Отображение ваших настраиваемых полей

Если вы используете шаблоны электронной почты, убедитесь, что ваши настраиваемые поля или теги слияния заменены фактической информацией о клиенте. Оставлять куски символов вроде {!FirstName} недопустимо: ваше продолжение будет выглядеть как обезличенное массовое сообщение. Если вы используете платформу для отправки электронной почты, ничего не отправляйте без предварительного тестирования.

витрина

Настраиваемые шаблоны последующих писем после встречи

Хватит о том, что можно и чего нельзя делать. Позвольте нам лучше дать вам настоящий пример электронного письма о последующей встрече . Это просто пример того, что вы можете писать в своих сообщениях и как вы можете их писать. Вы можете взять их и использовать. Просто не забудьте заменить наш образец информации тем, что имеет отношение к вам.

Вот образец благодарственного письма после встречи с потенциальным клиентом :

Дорогой Генри,

Спасибо, что нашли время встретиться с моими коллегами из SailOnEmail и со мной сегодня, чтобы обсудить ваши цели электронного маркетинга. Было приятно поговорить с вами и узнать о YourCompany.

Назову основные выводы нашей встречи:

Ваша команда получит 3-месячную пробную версию нашей платформы.
Мы поможем вам настроить учетную запись и ответим на любые ваши вопросы
Мы снова встретимся через 2 месяца, чтобы обсудить ваш опыт работы с платформой и выяснить, как вы можете использовать ее с еще большей пользой.

Я напишу вам на следующей неделе, чтобы договориться о нашей следующей встрече с вами и вашей командой. Между тем, если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, напишите или позвоните мне.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джон Мэттерс

Исполнительный директор

SailOnEmail: www.sailonemail.com

Bright Street 22, Таунвилл 10101

Телефон: +1234567890123

Скайп: johnmatters23

Ниже приведен чуть более подробный пример электронного письма после встречи с потенциальным клиентом :

Дорогой Генри,

Спасибо, что нашли время встретиться со мной и моими коллегами из SailOnEmail сегодня, чтобы обсудить ваши цели электронного маркетинга. Было приятно поговорить с вами и узнать о YourCompany.

Вот основные выводы нашей встречи:

Мы договорились о трехмесячной пробной версии нашей платформы Pro для вашей команды.
Мой коллега Питер проведет Джеффа из вашего отдела маркетинга в процессе настройки учетной записи.
Делюсь с вами нашим отчетом за 2022 год о лучших практиках серии приветственных писем.
Мои коллеги или я будем готовы ответить на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть в процессе.
Мы договорились встретиться через несколько месяцев, чтобы обсудить ваш опыт работы с платформой и поработать над тем, как вы превзойдете свои маркетинговые цели на 2022 год.

Вы упомянули, что хотели бы иметь больше подписчиков на Facebook. Что вы думаете о кампаниях ремаркетинга? Ориентация на ваших существующих подписчиков электронной почты на Facebook может помочь вам увеличить целевую аудиторию. Если интересно, могу рассказать об этом подробнее.

Тем временем, пожалуйста, ознакомьтесь с приложенным отчетом о серии приветственных писем.

Питер свяжется с Джеффом завтра в 12 часов дня. К тому времени у него будет все готово для установки.

Если вы хотите попробовать ремаркетинг, мы можем договориться о быстром звонке завтра с 15:00 до 17:00 или в пятницу с 12:00 до 15:00. Что вы думаете?