如何在會議結束後給客戶寫一封電子郵件
已發表: 2022-06-03
1.如何向客戶寫後續消息並將其用作網絡的一部分
2. 什麼時候發送後續郵件？
3. 如何選擇合適的主題行？
4. 如何組織跟進
5. 會後郵件發送key失敗
6. 跟進郵件模板
如果您是 B2B 企業，您需要定期與客戶會面。 不管這些是電話還是實際的面對面接觸，關鍵是你已經建立了聯繫。 然而，這通常是不夠的。 您需要與客戶保持聯繫，讓他們記住您、您的公司和您的服務。 根據我們的經驗，最好的起點是在會後寫一封後續的感謝電子郵件。
就像會議邀請或取消電子郵件一樣，後續消息是您應該掌握的，以便更好地進行商務溝通。 不幸的是，並不是每個人都意識到跟進的力量。 更重要的是，並不是每個人都擅長跟進。 這就是為什麼我們將當前文章專門用於解決問題，包括：
有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3. Pabbly Connect - 自動化您的所有集成和任務
4. RocketLink - 您的品牌短鏈接器
5. Canva - 製作設計的在線工具
除了基礎知識外，我們還將介紹人們在商務會議後跟進時所犯的一些典型錯誤。
會議後您的後續感謝電子郵件是網絡的一部分
會議結束後的感謝電子郵件不僅是一種很好的接觸，而且是建立和維護任何業務關係的必要步驟。 為商務會議發送個性化的感謝信可以與您的客戶建立聯繫。
會後感謝信的力量：
- 它提醒您的客戶最近與您會面
- 它為您將來與客戶的溝通定下了基調
- 它確保您和您的客戶在會議結束後在同一頁面上
- 它可以讓您回顧計劃的活動
- 它加快了您的共同計劃的實現
盡快發送會議跟進電子郵件
跟進的第一條規則：盡快發送您的。 最好在同一天做，當記憶是新鮮的，思想沒有改變的時候。 未能在會議後的前 24 小時內寫信給客戶可能會導致失去與他們取得的進展。
想像一種情況：您的客戶在一天內與不同的公司進行了多次約會。 討論了同樣的問題。 在接下來的幾天內，一些公司跟進，而另一些則沒有。 儘管您和您的競爭對手提出的解決方案可能不同，但客戶更有可能記住並選擇那些撰寫後續電子郵件的人。 所以，趕快行動吧。 盡快發送您的信息。
選擇合適的“會後跟進電子郵件”主題行
您已決定在預約後不久發送後續消息：太好了！ 現在這是您的第一個挑戰：在會議結束後為一封感謝電子郵件寫一個主題行。 快速提示：通過您的電子郵件主題，收件人應該立即知道這封信的內容。
圖片由 Mindmaven 提供
避免過於籠統的主題，如“謝謝”或“快速跟進”，並嘗試稍微具體一些。 你在感激什麼？ 你在跟進什麼？ 如：
快速跟進今天的會議
會議後後續電子郵件的主題行可能包含與您會面的人的姓名。 這將使您的信息更加個性化。 就像下面的例子：
今天很高興見到你，{Name}
很高興認識你，{Name}
如果您想直接談正事，會議後的後續電子郵件主題行應該更正式、更切題。 您可以嘗試其中一種：
今日會議外賣
我們昨天的會議跟進
以下是關於{在此處插入討論的主題}的一些建議
商務會議後跟進電子郵件的結構
現在，您的會後電子郵件中應該包含什麼內容？ 當然，它必須以問候開頭，然後是謝謝。 建議提及會議討論的主題和主要收穫。 然後，您需要提出進一步的計劃或步驟，並提供明確的行動號召。 始終以關閉和您的企業電子郵件簽名結束。
回顧一下，會議跟進電子郵件的結構如下所示：
- 問候
- 一個謝謝
- 討論主題的陳述
- 主要內容
- 下一步
- 號召性用語
- 關閉
- 您的電子郵件簽名
下面我們將更詳細地了解如何編寫商務會議後續電子郵件。 同時，值得一提的是，在發送後續會議電子郵件時必須遵守特定規則。 添加共同點參考或建議下一次會議將使您在商務會議後的後續電子郵件更加個性化和切中要害。 繼續閱讀以了解一些編寫後續行動的良好做法。
1. 對會議說“謝謝”
如前所述，以感謝開頭的電子郵件至關重要。 但是，要具體。 你在感謝什麼？ 您可能會感謝客戶的時間、有見地的意見、與您分享有關其公司的有用信息或會議本身。 心存感激。
2. 添加一個公共地參考
寫下您在會議期間了解到的共同方面。 強調約會的一些積極因素，例如對咖啡的共同興趣，你們倆都上學的地方，或者你們倆最近參加的一次會議。 只寫合適的內容，不要表現得過於熟悉這個人。
3. 在您的電子郵件中添加會議回顧
有時，您的跟進郵件可用作會議回顧電子郵件或會議摘要電子郵件。 您可以在其中按時間順序或邏輯總結會議的消息。 通過回答以下問題列出您的主要收穫：
4. 跟進你在會議上做出的承諾
會議結束後，你肯定會有一些功課要做。 如果您起草了計劃，請向客戶提供其執行的大致時間表。 如果您承諾回答問題或尋找解決客戶問題的最佳選擇，請在後續跟進中將相應信息發送給他或她。
5. 索取您同意的文件
如果您同意一起工作，請確保在開始工作之前擁有必要的文件。 商務會議後的電子郵件是索取文件的最佳時機。 確保您也發送了所需的文件。
6.注意下次聯繫日期
您可能需要與該客戶再次預約。 可能是向他們更新您的進度或討論進一步的步驟。 確保你對下一次會議採取主動，最好提前做。 為您的下一次聚會建議一個日期，並確保你們都將它添加到日曆中。
7.增加收尾線
電子郵件關閉也很重要。 保持專業並避免非正式的結束，例如“稍後見”或“保重”。 保持正式並以經典的“最好的問候”結束您的後續電子郵件，然後是您的商務電子郵件簽名。
8.使用專業的電子郵件信息關閉
跟進的基本目的是與您的潛在客戶進行額外的迭代。 您希望客戶比以往更多地與您聯繫。 讓自己觸手可及。 您可能在會議上交換了名片，但它可能會在桌面上的成堆文件中丟失或從口袋裡掉出來。 最簡單的方法是添加功能性和交互式電子郵件簽名。 它不僅可以使您的電子郵件看起來更專業，還可以為您的潛在客戶提供額外的聯繫方式。 因此，如果他們願意給您打電話而不是給您寫信息，請讓他們使用您簽名中的號碼。
你可以走得更遠。 讓您的簽名與潛在客戶對話。 您所要做的就是添加帶有正確信息的橫幅並將其鏈接到相關的登錄頁面或案例研究。 你可以在這裡看到很好的例子。
會議後發送電子郵件時密鑰失敗
1) 將您的會議跟進發送給錯誤的人
您可能犯的最大錯誤是將您的會後電子郵件發送給錯誤的人。 這不僅會很奇怪，而且您還可能向第三方洩露敏感信息。 所以要小心你的 To 字段。 為了安全起見，您可以找到與您的客戶相關的主題並以新主題對其進行回复。 如果您與多個人開過會，請確保將他們都包括在您的後續行動中。
2）讓你的感謝郵件太長，沒有保持重點
您無需編寫詳細的會議記錄。 只需感謝您，快速回顧要點，並明確說明以下步驟並呼籲採取行動。 那就足夠了。
3）不仔細檢查語法
在與客戶交流時，您應該始終特別注意您的語法。 拼寫錯誤有時確實會造成生命損失。 撇開玩笑不談，它們仍然會讓你付出重要的代價。 通過啟用 Grammarly 等工具，確保您的寫作無可挑剔。 此外，不要依賴自動更正。
4) 不包括您的其他聯繫信息
當然，您的客戶必須已經有了您的聯繫信息。 但是壞事發生了，聯繫人可能會丟失，因此您必須始終在電子郵件簽名中包含您的電話號碼。 如果他或她有需要通過電話討論的緊迫問題，他們總是會在您最新的電子郵件中找到該號碼。
圖片由確認表提供
5) 商務會議結束後等待太長時間發送感謝郵件
盡量在會議結束後 24 小時內發送後續信息。 等待太久，您可能會冒著將客戶流失給競爭對手的風險（最壞的情況）。 即使您確定您與客戶的關係是安全的，您也可能會忘記會議中的一些重要內容。
6）寫一個通用的感謝信
不要寫籠統的謝謝。 始終保持具體和個性化，不要向所有客戶發送相同的電子郵件。 即使您可能使用模板，也要自定義每一封信函。 編寫後續電子郵件需要一些時間，但最終會帶來結果。
7) 顯示您的自定義字段
如果您使用電子郵件模板，請確保您的自定義字段或合併標籤全部替換為有關客戶的實際信息。 留下像 {!FirstName} 這樣的大塊符號是不可接受的：您的後續操作看起來像是一條沒有人情味的群發消息。 如果您使用的是電子郵件發送平台，請先進行測試，然後再發送任何內容。
會議後可定制的後續電子郵件模板
足夠的注意事項和注意事項。 讓我們更好地為您提供真實的後續會議電子郵件樣本。 這只是您可以在消息中寫入的內容以及如何編寫它們的示例。 你可以拿走它們並使用它們。 請務必將我們的示例信息替換為與您相關的信息。
這是與潛在客戶會面後的感謝信樣本：
親愛的亨利，
感謝您今天抽出時間與我和 SailOnEmail 的同事會面，討論您的電子郵件營銷目標。 很高興與您交談並了解 YourCompany。
讓我概述一下我們會議的主要內容：
- 您的團隊將享受我們平台的 3 個月試用期
- 我們將幫助您設置您的帳戶，並可以回答您的任何問題
- 我們將在 2 個月後再次開會，討論您使用該平台的體驗，並找出如何利用它來獲得更多優勢
我將在下週給您寫信，安排我們與您和您的團隊的下一次會面。 同時，如果您有任何問題，請隨時給我留言或打電話。
期待您的回音。
親切的問候，
約翰事項
首席執行官
SailOnEmail: www.sailonemail.com
光明街 22 號湯維爾 10101
電話：+1234567890123
Skype: johnmatters23
以下是與潛在客戶會面後的更詳細的後續電子郵件示例：
親愛的亨利，
感謝您今天抽出時間與我和 SailOnEmail 的同事會面，討論您的電子郵件營銷目標。 很高興與您交談並了解 YourCompany。
以下是我們會議的主要內容：
- 我們已同意為您的團隊試用我們的 Pro 平台 3 個月。
- 我的同事 Peter 將指導您營銷部門的 Jeff 完成帳戶設置過程。
- 我將與您分享我們關於歡迎電子郵件系列最佳實踐的 2022 年報告。
- 我的同事或我將可以回答您在此過程中可能遇到的任何問題。
- 我們同意在幾個月後會面，討論您在該平台上的體驗，並為您制定超越 2022 年營銷目標的方法。
您提到您希望在 Facebook 上擁有更多的追隨者。 您如何看待再營銷活動？ 在 Facebook 上定位您現有的電子郵件訂閱者可以幫助您培養專門的受眾。 如果你有興趣，我可以更詳細地告訴你。
同時，請參閱隨附的歡迎電子郵件系列報告。
Peter 將於明天中午 12 點聯繫 Jeff。 到那時，他將為設置做好一切準備。
如果您想嘗試再營銷，我們可以安排明天下午 3 點到 5 點之間或週五中午 12 點到 3 點之間的快速電話。 你怎麼看？
期待您的回音。
親切的問候，
約翰事項
首席執行官
SailOnEmail: www.sailonemail.com
光明街 22 號湯維爾 10101
電話：+1234567890123
總而言之，無論您與他們合作了多長時間，都要在會議結束後向您的客戶發送消息。 請記住，在會議結束後撰寫後續電子郵件時，主題行、謝謝、會議回顧和號召性用語是您必須具備的關鍵要素。 確保您不犯錯誤，從拼寫錯誤到將電子郵件發送到錯誤的收件人。 保持您的信息簡潔、個性化和有禮貌。