Comment écrire un e-mail à un client après la réunion

Publié: 2022-06-03

Écrit par Larry 26 décembre 2017

1.Comment écrire un message de suivi aux clients et l'utiliser dans le cadre de votre réseautage
2. Quand envoyer un e-mail de suivi ?
3. Comment choisir une ligne d'objet appropriée ?
4. Comment structurer les suivis
5. La clé échoue lors de l'envoi d'e-mails après la réunion
6. Modèles d'e-mails de suivi

Si vous êtes une entreprise B2B, vous dépendez des réunions régulières avec les clients. Peu importe qu'il s'agisse d'appels téléphoniques ou de véritables rencontres en face à face, le fait est que vous avez établi une connexion. Cependant, cela ne suffit généralement pas. Vous devez rester en contact avec vos clients, pour qu'ils se souviennent de vous, de votre entreprise et de vos services. D'après notre expérience, le meilleur point de départ ici est d'écrire un e-mail de remerciement de suivi après la réunion .

Comme les e-mails d' invitation ou d' annulation de réunion , les messages de suivi sont quelque chose que vous devez maîtriser pour être meilleur dans la communication d'entreprise. Malheureusement, tout le monde n'est pas conscient du pouvoir des suivis. De plus, tout le monde n'est pas doué pour suivre. C'est pourquoi nous consacrons le présent article à des questions telles que :

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Pabbly Connect - Automatisez toutes vos intégrations et tâches
4. RocketLink - Votre linker court de marque
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Outre les bases, nous couvrirons également certaines erreurs typiques que les gens commettent lors du suivi après une réunion d'affaires.

Votre e-mail de remerciement de suivi après une réunion fait partie du réseautage

Un e-mail de remerciement après une réunion n'est pas seulement une touche agréable, mais une étape nécessaire dans l'établissement et le maintien de toute relation d'affaires. L'envoi d'une note de remerciement personnalisée pour la réunion d'affaires établit une connexion avec vos clients.

Le pouvoir d'une lettre de remerciement après une rencontre :

Il rappelle à votre client une réunion récente avec vous
Il donne le ton de votre communication avec le client à l'avenir
Il garantit que vous et votre client êtes sur la même longueur d'onde après la réunion
Il vous permet de fournir un récapitulatif des activités prévues
Cela accélère la mise en place de votre plan mutuel

Envoyer un e-mail de suivi de réunion dès que possible

Première règle de suivi : envoyez le vôtre au plus vite. Et mieux vaut le faire le même jour, alors que la mémoire est fraîche et que l'esprit n'a pas changé. Si vous n'écrivez pas au client dans les 24 premières heures après votre réunion, vous risquez de perdre les progrès que vous avez réalisés avec lui.

Imaginez une situation : votre client a plusieurs rendez-vous avec différentes entreprises en une journée. Le même problème est discuté. Dans les prochains jours, certaines entreprises font un suivi, et d'autres non. Bien que les solutions que vous et vos concurrents proposez puissent être différentes, le client est plus susceptible de se souvenir et de choisir ceux qui ont écrit un e-mail de suivi. Alors, agissez rapidement. Envoyez votre message dès que possible.

Choisissez une ligne d'objet "e-mail de suivi après la réunion" appropriée

Vous avez décidé d'envoyer un message de suivi peu de temps après le rendez-vous : super ! Voici maintenant votre premier défi : rédiger une ligne d'objet pour un e-mail de remerciement après la réunion . Un petit conseil : grâce à l'objet de votre e-mail, le destinataire doit immédiatement savoir de quoi il s'agit.

merci e-mail

Image reproduite avec l'aimable autorisation de Mindmaven

Évitez les sujets trop généraux comme « Merci » ou « Un suivi rapide » et essayez d'être un peu plus précis. De quoi es-tu reconnaissant? Qu'est-ce que vous suivez ? Tel que:

Petit retour sur la réunion d'aujourd'hui

Votre ligne d'objet pour un e-mail de suivi après la réunion peut contenir le nom de la ou des personnes que vous avez rencontrées. Cela rendra votre message plus personnel. Comme dans les exemples ci-dessous :

Ravi de vous rencontrer aujourd'hui, {Name}

Ce fut un plaisir de vous rencontrer, {Name}

Si vous souhaitez passer directement aux choses sérieuses, la ligne d'objet de votre e-mail de suivi après la réunion doit être un peu plus officielle et précise. Vous pouvez essayer l'un de ceux-ci :

Les plats à emporter de la réunion d'aujourd'hui

Suite de notre réunion d'hier

Voici quelques recommandations sur {insérer le sujet discuté ici}

Structure d'un e-mail de suivi après une réunion d'affaires

Maintenant, que doit contenir votre e-mail après la réunion ? Bien sûr, il doit commencer par une salutation et être suivi d'un merci. Il est recommandé de mentionner le sujet abordé lors de la réunion et les principaux points à retenir. Ensuite, vous devrez suggérer d'autres plans ou étapes et fournir un appel clair à l'action. Terminez toujours par la fermeture et la signature de votre e-mail professionnel.

Pour récapituler, la structure d'un e-mail de suivi de réunion se présente comme suit :

Salutation
Un merci
Énoncé du ou des sujets abordés
Principaux plats à emporter
Prochaines étapes
Un appel à l'action
Fermeture
Votre signature électronique

Ci-dessous, nous examinerons plus en détail la rédaction d'un e-mail de suivi de réunion d'affaires . En attendant, il convient de dire qu'il est essentiel de respecter des règles spécifiques lors de l'envoi d'un e-mail de réunion de suivi . L'ajout de références communes ou la suggestion de la prochaine réunion rendrait votre e-mail de suivi après une réunion d'affaires plus personnel et plus précis. Lisez la suite pour en savoir plus sur quelques bonnes pratiques pour écrire des suivis.

1. Dites "merci" pour la réunion

Comme mentionné précédemment, il est crucial de commencer votre e-mail par un remerciement. Cependant, soyez précis. De quoi remerciez-vous ? Vous pouvez être reconnaissant pour le temps du client, pour ses contributions perspicaces, pour avoir partagé avec vous des informations utiles sur son entreprise ou pour la réunion elle-même. Soyez reconnaissant.

2. Ajouter une référence commune

Écrivez sur les aspects partagés que vous avez appris au cours de votre réunion. Insistez sur certains éléments positifs du rendez-vous, comme un intérêt commun pour le café, un endroit où vous êtes tous les deux allés à l'école ou une conférence récente à laquelle vous avez tous les deux assisté. N'écrivez que ce qui est approprié et n'ayez pas l'air trop familier avec la personne.

3. Ajoutez un récapitulatif de la réunion dans votre e-mail

Parfois, votre suivi sert d' e- mail récapitulatif de réunion ou d' e-mail récapitulatif de réunion . Il y a les messages dans lesquels vous résumez votre réunion chronologiquement ou logiquement. Dressez la liste de vos principaux plats à emporter en répondant aux questions suivantes :

suivre

4. Faites le suivi des promesses que vous avez faites lors de la réunion

Après la réunion, vous aurez très certainement des devoirs à faire. Si vous avez rédigé un plan, fournissez au client un calendrier approximatif de son exécution. Si vous avez promis de répondre à une question ou de rechercher la meilleure option pour résoudre le problème du client, envoyez-lui les informations correspondantes dans votre suivi.

5. Demandez les documents convenus

Dans le cas où vous vous êtes mis d'accord pour travailler ensemble, assurez-vous d'avoir les documents nécessaires avant de commencer les travaux. Un e- mail après la réunion d'affaires est la meilleure occasion de demander les papiers. Assurez-vous également d'envoyer la documentation requise de votre part.

6. Notez la prochaine date de contact

Vous aurez probablement besoin d'avoir un autre rendez-vous avec ce client. Il peut s'agir de les tenir au courant de vos progrès ou de discuter des prochaines étapes. Assurez-vous de prendre l'initiative concernant la prochaine réunion, et il est préférable de le faire à l'avance. Suggérez une date pour votre prochaine rencontre et assurez-vous que vous l'ajoutez tous les deux au calendrier.

7. Ajouter une ligne de clôture

La fermeture des e-mails est également importante. Soyez professionnel et évitez les fermetures informelles, telles que « À plus tard » ou « Prenez soin de vous ». Restez formel et terminez votre e-mail de suivi par un classique « Meilleures salutations » suivi de votre signature d'e-mail professionnel.

8. Utilisez une fermeture de messagerie professionnelle

L'objectif fondamental du suivi est d'avoir une itération supplémentaire avec votre prospect. Vous voulez que le client vous recontacte plus que jamais. Rendez-vous joignable. Vous avez peut-être échangé des cartes de visite lors de la réunion, mais elles peuvent se perdre dans des piles de papiers sur le bureau ou tomber de la poche. Le plus simple est d'ajouter une signature email fonctionnelle et interactive. Cela rendra non seulement votre e-mail plus professionnel, mais fournira également à votre prospect des coordonnées supplémentaires. Donc, s'ils se sentent à l'aise de vous appeler plutôt que de vous écrire un message, laissez-les utiliser le numéro de votre signature.

signature d'e-mail

Vous pouvez aller encore plus loin. Faites en sorte que votre signature parle au prospect. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter la bannière avec le bon message et de la lier à la page de destination ou à l'étude de cas pertinente. Vous pouvez voir les bons exemples ici .

générateur de signature email

La clé échoue lors de l'envoi d'un e-mail après la réunion

1) Envoyer votre suivi de réunion à une mauvaise personne

La plus grande erreur que vous puissiez faire est probablement d'envoyer votre e-mail après la réunion à la mauvaise personne. Ce ne sera pas seulement étrange, mais vous pourriez également révéler des informations sensibles à un tiers. Soyez donc prudent avec votre champ À. Pour être sûr, vous pouvez trouver un fil de discussion avec votre client et y répondre avec un nouveau sujet. Si vous avez eu une réunion avec plus d'une personne, assurez-vous de les inclure toutes dans votre suivi.

2) Rendre votre e-mail de remerciement trop long et ne pas aller à l'essentiel

Vous n'avez pas besoin d'écrire une transcription détaillée de votre réunion. Juste un merci, un bref récapitulatif des points essentiels et un énoncé clair des étapes suivantes avec un appel à l'action. Cela suffirait.

3) Ne pas revérifier la grammaire

Vous devez toujours porter une attention particulière à votre grammaire lorsque vous communiquez avec des clients. Les fautes d'orthographe coûtent parfois des vies. Blague à part, ils peuvent toujours vous coûter des affaires importantes. Assurez-vous que votre écriture est impeccable en activant des outils comme Grammarly. Ne vous fiez pas non plus à la correction automatique.

Grammaire

4) Non compris vos informations de contact supplémentaires

Votre client doit sûrement déjà avoir vos coordonnées. Mais de mauvaises choses arrivent, des contacts peuvent être perdus, vous devez donc toujours inclure votre numéro de téléphone dans votre signature électronique. Au cas où il ou elle aurait un problème urgent à discuter par téléphone, il trouvera toujours ce numéro dans votre dernier e-mail.

contact supplémentaire

Image reproduite avec l'aimable autorisation de Acknowledgeform

5) Attendre trop longtemps pour envoyer votre e-mail de remerciement après la réunion d'affaires

Essayez d'envoyer le suivi au plus tard 24 heures après la réunion. En attendant trop longtemps, vous risquez de perdre votre client au profit de concurrents (le pire des cas). Même si vous êtes sûr que votre relation avec le client est sûre, vous risquez d'oublier certains points essentiels de la réunion.

6) Rédiger une note de remerciement générique

N'écrivez pas un merci générique. Soyez toujours précis et personnel et n'envoyez pas le même e-mail à tous vos clients. Même si vous utilisez des modèles, personnalisez chaque élément de correspondance. Il faudra un certain temps pour créer un e-mail de suivi, mais cela apportera des résultats à la fin.

7) Affichage de vos champs personnalisés

Si vous utilisez des modèles d'e-mail, assurez-vous que vos champs personnalisés ou balises de fusion sont tous remplacés par des informations réelles sur le client. Laisser des morceaux de symboles comme {!FirstName} est inacceptable : votre suivi ressemblera à un message de masse impersonnel. Si vous utilisez une plate-forme d'envoi d'e-mails, n'envoyez rien sans l'avoir testé au préalable.

vitrine

Modèles d'e-mails de suivi personnalisables après une réunion

Assez parlé des choses à faire et à ne pas faire. Laissez-nous mieux vous donner un véritable exemple d'e-mail de réunion de suivi . Ceci est juste un exemple de ce que vous pouvez écrire dans vos messages et comment vous pouvez les écrire. Vous pouvez les prendre et les utiliser. Assurez-vous simplement de remplacer nos exemples d'informations par ce qui vous concerne.

Voici un exemple de lettre de remerciement suite à une rencontre avec un client potentiel :

Cher Henri,

Merci d'avoir pris le temps de rencontrer mes collègues de SailOnEmail et moi aujourd'hui concernant vos objectifs de marketing par e-mail. Ce fut un plaisir de discuter avec vous et de découvrir YourCompany.

Permettez-moi de résumer les principaux enseignements de notre réunion :

Votre équipe bénéficiera d'un essai de 3 mois de notre plateforme
Nous vous aiderons à configurer votre compte et serons disponibles pour répondre à toutes vos questions
Nous nous réunissons à nouveau dans 2 mois pour discuter de votre expérience avec la plateforme et trouver comment vous pouvez l'utiliser pour encore plus d'avantages

Je vous écrirai la semaine prochaine pour organiser notre prochaine rencontre avec vous et votre équipe. En attendant, si vous avez des questions, n'hésitez pas à m'envoyer un message ou à m'appeler.

Hâte de vous entendre.

Sincères amitiés,

Jean compte

PDG

SailOnEmail : www.sailonemail.com

Rue lumineuse 22, Townville 10101

Téléphone : +1234567890123

Skype : johnmatters23

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'e-mail de suivi un peu plus détaillé après avoir rencontré un client potentiel :

Cher Henri,

Merci d'avoir pris le temps de me rencontrer ainsi que mes collègues de SailOnEmail aujourd'hui concernant vos objectifs de marketing par e-mail. Ce fut un plaisir de discuter avec vous et de découvrir YourCompany.

Voici les principaux enseignements de notre rencontre :

Nous avons convenu d'un essai de 3 mois de notre plateforme Pro pour votre équipe.
Mon collègue Peter guidera Jeff de votre service marketing tout au long du processus de configuration du compte.
Je partage avec vous notre rapport 2022 sur les bonnes pratiques pour une série d'emails de bienvenue.
Mes collègues ou moi-même serons disponibles pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir au cours du processus.
Nous avons convenu de nous rencontrer dans quelques mois pour discuter de votre expérience avec la plateforme et travailler sur les moyens pour vous de dépasser vos objectifs marketing 2022.

Vous avez mentionné que vous aimeriez avoir un plus grand nombre de followers sur Facebook. Que pensez-vous des campagnes de remarketing ? Cibler vos abonnés aux e-mails existants sur Facebook pourrait vous aider à développer un public dédié. Si cela vous intéresse, je peux vous en parler plus en détail.

En attendant, veuillez consulter le rapport sur la série d'e-mails de bienvenue ci-joint.

Peter contactera Jeff demain à midi. Il aura tout prêt pour la configuration d'ici là.

Si vous souhaitez essayer le remarketing, nous pouvons organiser un appel rapide demain entre 15 h 00 et 17 h 00 ou vendredi entre 12 h 00 et 15 h 00. Qu'est-ce que tu penses?