Etkili Bir E-posta Otomatik Yanıtlayıcısı Nasıl Oluşturulur + Şablonlar

1. Tatil otomatik yanıtlayıcısı neden bu kadar önemlidir?
2. Başarılı bir otomatik yanıtlayıcı e-postasının temel unsurları
3. Otomatik yanıtlayıcı mesajlarını iyi yapan nedir?
4. Tatil e-posta mesajınızın türünü ve stilini seçin
5. Bir tatil otomatik yanıtlayıcısı nasıl kurulur
6. En iyi tatil otomatik yanıtlayıcı e-posta örnekleri

Tatile mi gidiyorsun? Bu harika bir haber ve siz de bu konuda oldukça heyecanlı olmalısınız. Ne yazık ki, iş ile ilgili konuları olduğu gibi bırakıp tatilin tadını çıkaramazsınız. Her tatil planlama gerektirir. Otomatik bir tatil e-posta yanıtı ayarlamak , ayrılmadan önce ilgilenmeniz gereken birçok şeyden biridir .

GIPHY aracılığıyla

Konunun biraz daha derinlerine inelim ve neden bir otomatik yanıtlayıcı e-postasına ihtiyacınız olduğunu, en iyi uygulamaların neler olduğunu ve en önemlisi, bunun potansiyel müşterilerinizin dikkatini çekmesini nasıl sağlayacağınızı görelim.

Bir tatil otomatik yanıtlayıcısı neden bu kadar önemlidir?

Her şeyden önce, otomatik yanıtlayıcı e-postası nedir? Bizim durumumuzda, tatildeyken e-posta adresinize yazan herkese otomatik olarak gönderilen bir mesajdır. Buna tatil otomatik yanıt mesajı veya yalnızca ofis dışında mesajı (OOO) da diyebilirsiniz .

Pexels'in izniyle

Peki neden buna ihtiyacın var?

• Kişilerinizi müsaitliğinizin sınırlı olduğu konusunda bilgilendirmek için

Basit bir tatil otomatik yanıt e-postası ile , kişilerinize şu anda geri dönemeyeceğinizi söylersiniz. Sonuç olarak, sizden bunu beklemezler ve geri yazmadığınız için size kin beslemezler.

• Ortaklarınızın veya müşterilerinizin beklentilerini belirlemek için

Otomatik yanıtta, yokluğunuzun zamanını belirtmeniz gerekir. Bu şekilde, insanlar isteklerini ne zaman karşılamanızı bekleyebileceklerini bileceklerdir. İnsanlar sizi ne kadar beklemeleri gerektiğini bildiklerinde kendilerini daha rahat hissedeceklerdir.

• İletişimin devam etmesi için

Tatildeyken işle ilgili bir e-postayı görmezden gelmek, muhtemelen insanların normalde yapması gereken şeydir. Ancak, ortaklar veya müşterilerle önemli bağlantılara da mal olabilir. Ayrıca, bir otomatik yanıt mesajı ayarlamak biraz şeffaflık gerektirir: Kişilerinize dürüstçe nerede olduğunuzu ve sizi ne zaman geri bekleyebileceklerini söylersiniz. OOO sadece bir ihtiyaç değil, aynı zamanda bir güven işaretidir.

• Alternatif bir çözüme işaret etmek için

Bir tatil otomatik yanıt e-posta mesajıyla, istekleri ve sorunları iş arkadaşlarınıza yönlendirebilirsiniz. Bu şekilde acil durumlar çözülebilir ve bağlantılarınız ve ortaklarınız bir kerede ilgilenilebilir. Bir seçenek olarak, acil bir durumda diğerlerinin sizinle doğrudan iletişime geçebileceği telefon numaranızı veya sosyal profilinize bir bağlantı bırakabilirsiniz.

• Çalışmak zorunda kalmadan tatilin tadını çıkarmak için

Tatildeyken işle ilgili e-postalarınızı okumak zorunda değilsiniz. Ancak, onları görmezden gelmek de bir seçenek değildir. Otomatik yanıtlayıcı, sizinle iletişime geçebilecek herkesi sınırlı müsaitliğiniz hakkında bilgilendirmek için harika bir fırsattır. Bunu e-postalarınızı kontrol etmemek için bir bahane olarak görün: sonuçta insanlar uyarıldı.

Başarılı bir otomatik yanıtlayıcı e-postasının temel unsurları

Pexels'in izniyle

Peki ofis dışında tatil mesajınız neleri içermelidir? Aşağıda yararlı bulduğumuz bir kontrol listesi bulunmaktadır.

• Şu anda tatilde olduğunuza dair bir not
• Devamsızlığınızın başlangıç ​​ve bitiş tarihleri
• dönüş tarihiniz
• Gerekirse iletişime geçilecek kişinin adı ve e-posta adresi
• Acil durumlarda ne yapılması gerektiğine dair net bir talimat
• bir insan sesi
• İmzan
• OOO mesajınızı süsleyecek bir şey

Otomatik yanıtlayıcı mesajlarını iyi yapan nedir?

Her şeyden önce, bir tatil otomatik yanıt e-postası , mevcut müsait olmama durumunuz ve tekrar işte olmanızın beklendiği zamanlar hakkında net bir mesaj gönderir. Sonuç olarak, size yazanların tam olarak bilmek istedikleri şey budur.

İkincisi, iyi bir tatil otomatik yanıtlayıcı mesajının bir sesi vardır. Sesin. Kişisel olmayan ve fazla otomatik yapmayın. Buna biraz kendinizden ekleyin: kişisel selamlamanız, bir resim, sizin için tipik olan bir popüler kültür referansı.

Üçüncüsü, görsel hale getirebilirsiniz. Tatilinizin bulunduğu yerden bir fotoğraf ekleyebilir veya kendinizin mutlu bir resmini ("tatil versiyonu") ekleyebilirsiniz. Kişilerinizi eğlendirecek veya onlara ek bilgi verecek bir resim yazısı ile bir resim oluşturmayı düşünebilirsiniz.

Pexels'in izniyle

Son olarak, biraz mizah ekleyin. Sınırlı İnternet bağlantısının olası nedenlerini açıklamadan, bir kişinin tatilinizi neden kıskanmaması gerektiğine dair mazeretler bulmaya kadar tatille ilgili bir şakayı dahil etmenin birçok yolu vardır (seyahat ettiğiniz cennet gibi bir yerin renkli bir fotoğrafını eklemeyi unutmayın) ile). Bazı komik otomatik yanıtlayıcılar, [email protected]'u kesintiye uğratan uydurulmuş bir e-posta adresi içerir .

Tatil otomatik yanıtınıza hoş bir dokunuş, siz uzaktayken iletişim kurmayı önerdiğiniz kişileri onaylamak olacaktır. E-postaları OOO'nizde yer alan iş arkadaşlarınızdan her birine çok kısa ve tatlı bir giriş ekleyin.

Otomatik yanıtlayıcılara bir e-posta imzası eklemeli misiniz?

Kesinlikle yapmalısın. Bir e-posta imzası, alıcılarınıza kim olduğunuzu ve ne yaptığınızı söylemenin veya hatırlatmanın en iyi yoludur.

Otomatik yanıtlayıcı e-postasına iletişim bilgisi eklemek istemeseniz bile (tatildeyseniz), başka biriyle iletişim kurma araçlarıyla basit bir CTA düğmesi veya afiş ekleyebilirsiniz. Yukarıdaki örnekte olduğu gibi.

Size yazanlarla özel bir teklifi paylaşmak isterseniz, imzanızı buna göre güncelleyebilirsiniz. Bir müşteri destek temsilcisine yazdığınızı ve tatilde olduklarını öğrendiğinizi hayal edin. Kesinlikle en azından özür mesajı dışında bir şey istersiniz. Bu nedenle, özel bir teklif sayfasına bağlı bir promosyon banner'ı işe yarayabilir.

Tatil e-posta mesajınızın türünü ve stilini seçin

Aşağıda , bir sonraki OOO'nizde kullanabileceğiniz üç farklı otomatik yanıtlayıcı e-posta şablonu ekledik . Bunlar, kişisel tarzınıza göre kişiselleştirebileceğiniz bir otomatik yanıtlayıcı şablonunun temel örnekleridir.

Standart tatil otomatik yanıt mesajı (şablon)

İşte kopyalayabileceğiniz en temel tatil e-posta mesajı . Onu The Muse'dan ödünç aldık ve kendimizi biraz değiştirdik. Damak tadınıza göre ayarladığınızdan emin olun.

Merhaba ve e-postanız için teşekkür ederiz!

Şu anda [tarih] tarihine kadar ofis dışındayım.

E-postalarımı günde bir kez kontrol ediyor olsam da, döndüğümde muhtemelen size geri döneceğim.

Acil yardıma ihtiyacınız olursa, önümüzdeki 24 saat içinde size yazacağım. Aksi takdirde, lütfen yokluğumda [iletişim e-postası] adresindeki [kişi adı] adresine bir e-posta gönderin.

Size ve sevdiklerinize harika bir tatil sezonu diliyorum,

[Adınız]

[İmzan]

Olası satış ofis dışında tatil mesajı (şablon)

Ofis dışı mesajınızın tatildeyken işinize yaramasını istiyorsanız, onu müşteri yaratan bir formülle tamamlayabilirsiniz. Aşağıdaki örneğe bakın.

Merhaba ve e-postanız için teşekkür ederiz!

Şu anda [tarih] tarihine kadar ofis dışındayım.

Döndüğümde mesajınıza hemen cevap vereceğim. Acil yardıma ihtiyaç duymanız durumunda, lütfen yokluğumda [iletişim e-postası] adresindeki [kişi adı] adresine bir e-posta gönderin.

Bu arada, şirket güncellemelerimize abone olarak neler yaptığımızı (tatilde olduğumuz zamanlar dahil) ilk öğrenen siz olun => [Abone ol]

Size ve sevdiklerinize harika bir tatil sezonu diliyorum,

[Adınız]

[İmzan]

Bülten aboneliği bağlantısı yerine başka bir bağlantı ekleyebilirsiniz. Örneğin, bir web seminerine ev sahipliği yapıyorsanız, aşağıdaki satırı deneyebilirsiniz:

Döndükten kısa bir süre sonra bir web seminerine ev sahipliği yapacağım. Yerinizi ayırtmak için hemen kaydolun: [Web semineri bağlantısı].

E-postaya sınırlı erişimle otomatik tatil e-postası yanıtı (şablon)

Sınırlı İnternet erişiminiz olacak ve çoğu zaman iş e-postanızı kontrol etmeyecekseniz bu tür otomatik yanıt mesajını kullanın.

Merhaba ve e-postanız için teşekkür ederiz!

Şu anda [tarih] tarihine kadar ofis dışındayım.

Muhtemelen [Senin nedenin] yüzünden çok sınırlı İnternet erişimim olacak, bu yüzden e-postanı sadece işe döndüğümde okuyacağım.

Acil yardıma ihtiyaç duymanız durumunda, lütfen yokluğumda [iletişim e-postası] adresindeki [kişi adı] adresine bir e-posta gönderin.

Size ve sevdiklerinize harika bir tatil sezonu diliyorum,

[Adınız]

[İmzan]

Bir tatil otomatik yanıtlayıcısı nasıl kurulur

Freepik'in izniyle

Ofis dışında mesajları hiç ayarlamadıysanız, e-posta istemcilerinizdeki ayarlarla uğraşırken sorun yaşayabilirsiniz. Aşağıda Gmail, Outlook, Apple Mail ve Thunderbird ile ilgili temel bilgileri ele alacağız.

Gmail otomatik yanıtlayıcı

Gmail ile tatil döneminiz için otomatik mesaj ayarlamak oldukça kolaydır. Aşağıdaki adımları uygulamanız yeterlidir.

• Gmail'i açın .
• Ayarlar'a gidin .
• Tatil yanıtlayıcı bölümünü bulun ve etkinleştirin.
• Konuyu, devamsızlık tarihlerinizi ve mesajın kendisini yazın.
• Değişikliklerinizi kaydedin .

Farklı cihazlarda otomatik yanıt tatil mesajını açmaya ilişkin daha spesifik ipuçları için bu Google'ın destek sayfasına bakın .

Outlook otomatik yanıtlayıcı

Microsoft e-posta yazılımını kullanıyorsanız, OOO'inizi Outlook'ta kurmak için aşağıdaki adımları izleyin.

• Outlook'u açın
• Menüde, önce Dosya sekmesini ve ardından Bilgi sekmesini tıklayın .
• Otomatik Yanıtlar'a tıklayın (Ofis Dışında)
• Otomatik Yanıt Gönder'i seçin
• Yalnızca bu zaman aralığında gönder'i seçerek OOO otomatik yanıtınız için zaman aralığını ayarlayın.
• İş arkadaşlarınıza ( Kuruluşum içi sekmesi) ve şirketiniz dışındaki kişilere ( Kuruluşum dışı sekmesi ) için otomatik yanıtlar için mesajınızı yazın.

Tatil örneği otomatik yanıtlayıcı mesajlarını ayarlama hakkında daha fazla bilgi için resmi kılavuza bakın .

Alternatif olarak, bir Microsoft kullanıcısıysanız, Exchange Autoresponder gibi , OOO mesajlarınızı sorunsuz bir şekilde kurmanıza yardımcı olacak hazır yazılımları yükleyebilirsiniz .

Apple Mail otomatik yanıtlayıcı

Apple, Mac posta programında bir otomatik yanıtlayıcı ayarlamayı oldukça zorlaştırdı. Bunu yapmak için aşağıdakileri yapmanız gerekecektir:

• Posta uygulamasını açın
• Posta menüsü sekmesine gidin ve Tercihler'i açın
• Kurallar sekmesinde, Kural Ekle düğmesini tıklayın .
• Kuralınızı adlandırın (örn. "Ofis Dışında")
• Şunu söyleyen bir kural oluşturun:

Aşağıdaki koşullardan herhangi biri karşılanırsa:

[E-posta adresinizi] içermek için

Aşağıdaki işlemleri gerçekleştirin:

mesajı yanıtla

• Mesajı yanıtla metin düğmesini tıklayın ve mesajınızı yazın .
• Hem metin penceresinde hem de Kurallar penceresinde Tamam'ı tıklayın .
• Yeni bir pencere, yeni oluşturulan kuralı mevcut tüm mesajlara uygulamak isteyip istemediğinizi soracaktır. Uygulamama'yı tıklayın .
• Artık otomatik yanıtlayıcı e-postanız yayında. Kurallar sekmesine gidip İşyeri Dışında kuralının işaretini kaldırarak kapatmayı unutmayın .

MacWorld'de bir kılavuza göz atın .

Thunderbird otomatik yanıtlayıcı

Thunderbird'ü posta istemcisi olarak kullanıyorsanız, diğer kullanıcılar, içinde bir tatil otomatik yanıtı ayarlamamanızı tavsiye eder. Uygulama basit bir prosedür sunmuyor. Bunun yerine, bir İşyeri Dışında mesajı oluşturup kaydetmeniz, ardından bir mesaj filtresi ayarlamanız ve tatilinizin tamamı boyunca dizüstü bilgisayarınızı Thunderbird ile açık bırakmanız gerekecektir. Tüm bu sorunları yaşamak yerine tarayıcı tabanlı bir e-posta istemcisi kullanın.

En iyi tatil otomatik yanıtlayıcı e-posta örnekleri

Şimdi en ilginç kısma gelelim: gerçek otomatik yanıtlayıcı örnekleri . İnternette onlardan en zekilerini seçtiğimiz düzinelerce var. Bu nedenle lütfen aşağıdaki ofis dışı tatil mesajı örneklerine göz atın.

GIPHY aracılığıyla

1. Tatili yarıda kesmek

Aşağıdaki örnek Gizmodo'da gösterildi . First Round Capital'den Josh Kopelman tarafından tanıtıldı:

Şu anda tatil için ofis dışındayım.

E-postaya sınırlı erişimim olacağını ve dönene kadar yanıt veremeyeceğimi söylemem gerektiğini biliyorum - ama bu doğru değil. Böğürtlenim yanımda olacak ve gerekirse cevap verebilirim. Ve muhtemelen acil bir şeyle ilgilenmek için zaman zaman tatilime ara vermem gerekeceğinin farkındayım.

Bununla birlikte, karıma mümkün olduğunca bağlantıyı kesmeye, kaçmaya ve tatilimizin tadını çıkarmaya çalışacağıma söz verdim. Bu yüzden yeni bir şey deneyeceğim. Kararı size bırakıyorum:

• E-postanız gerçekten acilse ve ben tatildeyken bir yanıta ihtiyacınız varsa, lütfen onu [email protected] adresine yeniden gönderin, hemen yanıtlamaya çalışacağım.

• First Round Capital'den başka birinin size yardım edebileceğini düşünüyorsanız, asistanım Fiona'ya ([email protected]) e-posta göndermekten çekinmeyin, o sizi doğru yöne yönlendirmeye çalışacaktır.

Aksi takdirde, döndüğümde cevap vereceğim…

Sevgilerimle,

Josh

2. Troy McClure'u içeren bir dizi OOO mesajı

Troy McClure'un ünlü giriş cümlesini önceki OOO'lerinize referans haline getirin :

Merhaba, ben Troy McClure! Beni ["Dış Mekanlarda Metallica İzliyorum" veya "Florida'da Ailemi Ziyaret Ediyorum" gibi [klasik Ofis Dışı Mesajları]ndan hatırlarsınız. Bugün sizinle [Paul Sokol ve az önce ona gönderdiğiniz e-posta].

[Mesajınız buraya gelecek]

3. Bin kelime konuşan bir görüntü

En iyi ofis dışı iletilerinde bir resim bulunur. Tatil yerinizin bir fotoğrafı veya özelleştirilmiş başlığınızla tanınabilir bir meme olabilir. Aşağıdaki üç örnekte olduğu gibi:

Artık ofis dışında iyi bir tatil mesajı hazırlamanın bir sanat olduğunu görebilirsiniz. Ancak korkmayın: En basit e-posta bile gayet iyi çalışıyor. Ancak, daha kişisel ve eğlenceli hale getirirseniz, tatiliniz hakkında bilgi vermenin yanı sıra iş arkadaşlarınızda, müşterilerinizde veya iş ortaklarınızda bir gülümsemeye yol açacaktır.

İyi tatiller!