Come scrivere un'e-mail a un cliente dopo la riunione

Pubblicato: 2022-06-03

Scritto da Larry il 26 dicembre 2017

1.Come scrivere un messaggio di follow-up ai clienti e usarlo come parte della tua rete
2. Quando inviare un'e-mail di follow-up?
3. Come scegliere una riga dell'oggetto adeguata?
4. Come strutturare i follow-up
5. La chiave non riesce durante l'invio di e-mail dopo la riunione
6. Modelli e-mail di follow-up

Se sei un'azienda B2B, dipendi da incontri regolari con i clienti. Non importa se si tratta di telefonate o di veri e propri incontri faccia a faccia, il punto è che hai stabilito una connessione. Tuttavia, di solito non è sufficiente. Devi rimanere in contatto con i tuoi clienti, per far sì che si ricordino di te, della tua azienda e dei tuoi servizi. In base alla nostra esperienza, il miglior punto di partenza qui è scrivere un'e-mail di ringraziamento di follow-up dopo l'incontro .

Come le e-mail di invito a una riunione o di annullamento, i messaggi di follow-up sono qualcosa che dovresti padroneggiare per essere migliore nella comunicazione aziendale. Sfortunatamente, non tutti sono consapevoli del potere dei follow-up. Inoltre, non tutti sono bravi a dare seguito. Questo è il motivo per cui dedichiamo il presente articolo a questioni, tra cui:

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Pabbly Connect: automatizza tutte le integrazioni e le attività
4. RocketLink - Il tuo linker breve di marca
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Oltre alle nozioni di base, tratteremo anche alcuni errori tipici che le persone fanno quando seguono una riunione di lavoro.

La tua email di ringraziamento di follow-up dopo una riunione fa parte del networking

Un'e-mail di ringraziamento dopo una riunione non è solo un bel tocco, ma un passaggio necessario per costruire e mantenere qualsiasi rapporto d'affari. L' invio di una nota di ringraziamento personalizzata per l'incontro di lavoro stabilisce una connessione con i tuoi clienti.

Il potere di una lettera di ringraziamento dopo un incontro :

Ricorda al tuo cliente un recente incontro con te
Stabilisce il tono della tua comunicazione con il cliente in futuro
Garantisce che tu e il tuo cliente siate sulla stessa pagina dopo la riunione
Ti consente di fornire un riepilogo delle attività pianificate
Accelera l'educazione del tuo piano comune alla vita

Invia un'e-mail di follow-up della riunione al più presto

La prima regola di follow-up: invia il tuo il prima possibile. E meglio farlo lo stesso giorno, mentre la memoria è fresca e la mente non è cambiata. Se non scrivi al cliente entro le prime 24 ore dopo il tuo incontro, potresti perdere i progressi che hai fatto con lui.

Immagina una situazione: il tuo cliente ha diversi appuntamenti con diverse aziende in un giorno. Lo stesso problema è discusso. Nei prossimi giorni, alcune aziende seguiranno e altre no. Sebbene le soluzioni proposte da te e dai tuoi concorrenti possano essere diverse, è più probabile che il cliente ricordi e scelga coloro che hanno scritto un'e-mail di follow-up. Quindi, agisci in fretta. Invia il tuo messaggio al più presto.

Scegli una riga dell'oggetto "e-mail di follow-up dopo la riunione" adeguata

Hai deciso di inviare un messaggio di follow-up poco dopo l'appuntamento: fantastico! Ora ecco la tua prima sfida: scrivere un oggetto per un'e-mail di ringraziamento dopo l'incontro . Un consiglio veloce: in base all'oggetto della tua email, il destinatario dovrebbe sapere immediatamente di cosa tratta la lettera.

grazie e-mail

Immagine per gentile concessione di Mindmaven

Evita argomenti troppo generici come "Grazie" o "Un rapido follow-up" e cerca di essere leggermente più specifico. Di cosa sei grato? Cosa stai seguendo? Come:

Un rapido seguito all'incontro di oggi

La riga dell'oggetto per un'e-mail di follow-up dopo la riunione potrebbe contenere il nome della persona o delle persone con cui hai incontrato. Questo renderà il tuo messaggio più personale. Come negli esempi seguenti:

Piacere di conoscerti oggi, {Name}

È stato un piacere conoscerti, {Nome}

Se vuoi andare subito al lavoro, la riga dell'oggetto dell'email di follow-up dopo la riunione dovrebbe essere un po' più ufficiale e al punto. Puoi provare uno di quelli:

Asporto dell'incontro di oggi

Il seguito della nostra riunione di ieri

Ecco alcuni consigli su {inserire qui l'argomento discusso}

Struttura di un'e-mail di follow-up dopo un incontro di lavoro

Ora, cosa dovrebbe esserci nella tua e-mail dopo la riunione ? Di sicuro, deve iniziare con un saluto ed essere seguito da un ringraziamento. Si raccomanda di menzionare l'argomento discusso durante l'incontro e le principali conclusioni. Quindi, dovrai suggerire ulteriori piani o passaggi e fornire un chiaro invito all'azione. Termina sempre con la chiusura e la firma dell'e-mail aziendale.

Per ricapitolare, la struttura di un'e-mail di follow-up della riunione è la seguente:

Saluto
Un grazie
Dichiarazione degli argomenti discussi
Asporto principale
Prossimi passi
Un invito all'azione
Chiusura
La tua firma e-mail

Di seguito daremo un'occhiata alla scrittura di un'e-mail di follow-up per una riunione di lavoro in modo più dettagliato. Nel frattempo, vale la pena dire che è essenziale attenersi a regole specifiche quando si invia un'e-mail di follow-up della riunione . L'aggiunta di riferimenti comuni o il suggerimento del prossimo incontro renderebbe la tua e-mail di follow-up dopo un incontro di lavoro più personale e puntuale. Continua a leggere per conoscere alcune buone pratiche per scrivere i follow-up.

1. Dì "grazie" per l'incontro

Come accennato in precedenza, è fondamentale iniziare la tua email con un ringraziamento. Tuttavia, sii specifico. Per cosa stai ringraziando? Potresti essere grato per il tempo del cliente, per gli input approfonditi, per la condivisione di informazioni utili sulla sua azienda con te o per l'incontro stesso. Sii riconoscente.

2. Aggiungere un riferimento di terreno comune

Scrivi degli aspetti condivisi che hai appreso durante la tua riunione. Sottolinea alcuni elementi positivi dell'appuntamento, come un interesse condiviso per il caffè, un luogo in cui entrambi siete andati a scuola o una conferenza recente a cui entrambi avete partecipato. Scrivi solo ciò che è appropriato e non comportarti in modo troppo familiare con la persona.

3. Aggiungi un riepilogo della riunione nella tua e-mail

A volte, il tuo follow-up funge da e-mail di riepilogo della riunione o e- mail di riepilogo della riunione . Ci sono i messaggi in cui riassumi il tuo incontro in ordine cronologico o logico. Elenca i tuoi piatti principali rispondendo alle seguenti domande:

Seguire

4. Dare seguito alle promesse fatte durante la riunione

Dopo l'incontro, avrai sicuramente dei compiti da fare. Se hai redatto un piano, fornisci al cliente una sequenza temporale approssimativa della sua esecuzione. Se hai promesso di rispondere a una domanda o di cercare l'opzione migliore per affrontare il problema del cliente, inviagli le rispettive informazioni nel tuo follow-up.

5. Richiedi i documenti che hai concordato

Se avete concordato di lavorare insieme, assicuratevi di avere i documenti necessari prima di iniziare il lavoro. Un'e -mail dopo l'incontro di lavoro è l'occasione migliore per chiedere i documenti. Assicurati di inviare anche la documentazione richiesta da parte tua.

6. Annotare la prossima data di contatto

Probabilmente dovrai avere un altro appuntamento con questo cliente. Potrebbe essere per aggiornarli sui tuoi progressi o per discutere gli ulteriori passaggi. Assicurati di prendere l'iniziativa per quanto riguarda il prossimo incontro, ed è meglio farlo in anticipo. Suggerisci una data per il tuo prossimo incontro e assicurati di aggiungerla entrambi al calendario.

7. Aggiungi riga di chiusura

Anche la chiusura dell'e-mail è importante. Sii professionale ed evita chiusure informali, come "Ci vediamo più tardi" o "Abbi cura di te". Rimani formale e termina la tua e-mail di follow-up con un classico "Cordiali saluti" seguito dalla firma della tua e-mail aziendale.

8. Utilizzare una chiusura di messaggio di posta elettronica professionale

L'obiettivo fondamentale del follow-up è avere un'iterazione aggiuntiva con il tuo potenziale cliente. Vuoi che il cliente ti ricontatti più che mai. Renditi raggiungibile. Potresti aver scambiato biglietti da visita durante la riunione, ma può perdersi in pile di fogli sul desktop o cadere di tasca. Il modo più semplice è aggiungere una firma e-mail funzionale e interattiva. Non solo renderà la tua email più professionale, ma fornirà anche al tuo potenziale cliente ulteriori dettagli di contatto. Quindi, se si sentono a proprio agio nel chiamarti piuttosto che scriverti un messaggio, lascia che utilizzino il numero dalla tua firma.

firma e-mail

Puoi andare anche oltre. Fai parlare la tua firma al potenziale cliente. Tutto quello che devi fare è aggiungere il banner con il messaggio giusto e collegarlo alla pagina di destinazione o al case study pertinente. Puoi vedere i buoni esempi qui .

generatore di firme e-mail

La chiave non riesce durante l'invio di e-mail dopo la riunione

1) Inviare il follow-up della riunione a una persona sbagliata

Probabilmente l'errore più grande che puoi fare è inviare la tua email dopo la riunione alla persona sbagliata. Non solo sarà strano, ma potresti anche rivelare informazioni sensibili a terzi. Quindi fai attenzione con il tuo campo A. Per sicurezza, puoi trovare un thread con il tuo cliente e rispondere con un nuovo argomento. Se hai avuto un incontro con più di una persona, assicurati di includerle tutte nel tuo follow-up.

2) Rendere la tua email di ringraziamento troppo lunga e non arrivare al punto

Non è necessario scrivere una trascrizione dettagliata della riunione. Solo un ringraziamento, un breve riepilogo dei punti essenziali e una chiara dichiarazione dei seguenti passaggi con un invito all'azione. Basterebbe.

3) Non ricontrollare la grammatica

Dovresti sempre prestare maggiore attenzione alla tua grammatica quando comunichi con i clienti. Gli errori di ortografia a volte costano vite. Scherzi a parte, possono comunque costarti affari importanti. Assicurati che la tua scrittura sia impeccabile abilitando strumenti come Grammarly. Inoltre, non fare affidamento sulla correzione automatica.

Grammaticamente

4) Non includendo le tue informazioni di contatto aggiuntive

Sicuramente, il tuo cliente deve già avere le tue informazioni di contatto. Ma succedono cose brutte, i contatti possono andare persi, quindi devi sempre includere il tuo numero di telefono nella firma dell'e-mail. Nel caso in cui abbia una questione urgente che deve essere discussa al telefono, troverà sempre quel numero nella tua ultima e-mail.

contatto aggiuntivo

Immagine per gentile concessione di Acknowledgeform

5) Attesa troppo a lungo per inviare la tua e-mail di ringraziamento dopo l'incontro di lavoro

Prova a inviare il follow-up entro e non oltre 24 ore dopo la riunione. Aspettando troppo a lungo, potresti rischiare di perdere il tuo cliente a causa della concorrenza (lo scenario peggiore). Anche se sei sicuro che il tuo rapporto con il cliente sia sicuro, potresti semplicemente dimenticare alcuni aspetti essenziali della riunione.

6) Scrivere un biglietto di ringraziamento generico

Non scrivere un ringraziamento generico. Sii sempre specifico e personale e non inviare a tutti i tuoi clienti la stessa email. Anche se potresti utilizzare dei modelli, personalizza ogni singolo pezzo di corrispondenza. Ci vorrà del tempo per creare un'e-mail di follow-up, ma alla fine porterà risultati.

7) Mostrando i tuoi campi personalizzati

Nel caso in cui utilizzi modelli di email, assicurati che i tuoi campi personalizzati o i tag di unione siano tutti sostituiti da informazioni effettive sul cliente. Lasciare blocchi di simboli come {!FirstName} è inaccettabile: il tuo follow-up sembrerà un messaggio collettivo impersonale. Nel caso in cui utilizzi una piattaforma di invio e-mail, non inviare nulla senza prima testarla.

vetrina

Modelli e-mail di follow-up personalizzabili dopo una riunione

Basta con le cose da fare e da non fare. Permettici di fornirti un vero esempio di e-mail di riunione di follow-up . Questo è solo un esempio di cosa puoi scrivere nei tuoi messaggi e come puoi scriverli. Puoi prenderli e usarli. Assicurati solo di sostituire le nostre informazioni di esempio con ciò che è rilevante per te.

Ecco un esempio di lettera di ringraziamento dopo aver incontrato un potenziale cliente :

Caro Enrico,

Grazie per aver dedicato del tempo per incontrare me e i miei colleghi di SailOnEmail oggi riguardo ai tuoi obiettivi di email marketing. È stato un piacere parlare con te e conoscere YourCompany.

Permettetemi di delineare i principali takeaway del nostro incontro:

Il tuo team godrà di una prova di 3 mesi della nostra piattaforma
Ti aiuteremo a configurare il tuo account e saremo disponibili a rispondere a qualsiasi tua domanda
Ci incontreremo di nuovo tra 2 mesi per discutere della tua esperienza con la piattaforma e per scoprire come utilizzarla con ancora più vantaggio

Ti scriverò la prossima settimana per organizzare il nostro prossimo incontro con te e il tuo team. Nel frattempo, se hai domande, non esitare a inviarmi un messaggio o chiamarmi.

Attendiamo un vostro riscontro.

Cordiali saluti,

John Matters

Amministratore delegato

SailOnEmail: www.sailonemail.com

Bright Street 22, Townville 10101

Telefono: +1234567890123

Skype: johnmatters23

Di seguito è riportato un esempio di e-mail di follow-up leggermente più dettagliato dopo l'incontro con un potenziale cliente :

Caro Enrico,

Ecco i principali takeaway del nostro incontro:

Abbiamo concordato una prova di 3 mesi della nostra piattaforma Pro per il tuo team.
Il mio collega Peter guiderà Jeff del tuo reparto marketing attraverso il processo di configurazione dell'account.
Condivido con te il nostro rapporto 2022 sulle migliori pratiche per una serie di e-mail di benvenuto.
I miei colleghi o io saremo disponibili a rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere nel processo.
Abbiamo deciso di incontrarci tra qualche mese per discutere della tua esperienza con la piattaforma e per lavorare sui modi per superare i tuoi obiettivi di marketing per il 2022.

Hai detto che vorresti avere un seguito più grande su Facebook. Cosa ne pensi delle campagne di remarketing? Il targeting dei tuoi abbonati e-mail esistenti su Facebook potrebbe aiutarti a far crescere un pubblico dedicato. Se sei interessato, posso parlarti di questo in modo più dettagliato.

Nel frattempo, si prega di consultare il rapporto sulla serie di e-mail di benvenuto in allegato.

Peter contatterà Jeff domani alle 12:00. Avrà tutto pronto per l'installazione per allora.

Se desideri provare il remarketing, possiamo organizzare una rapida chiamata domani dalle 15:00 alle 17:00 o venerdì dalle 12:00 alle 15:00. Cosa ne pensi?