Cum să scrieți un e-mail unui client după întâlnire

Publicat: 2022-06-03

Scrisă de Larry 26 decembrie 2017

1. Cum să scrieți un mesaj de urmărire clienților și să îl utilizați ca parte a rețelei dvs
2. Când să trimiteți un e-mail de urmărire?
3. Cum să alegi un subiect adecvat?
4. Cum să structurați urmăririle
5. Cheia eșuează la trimiterea e-mailurilor după întâlnire
6. Șabloane de e-mail de urmărire

Dacă sunteți o afacere B2B, depindeți de întâlnirile regulate cu clienții. Nu contează dacă acestea sunt apeluri telefonice sau întâlniri reale față în față, ideea este că ați făcut o conexiune. Cu toate acestea, de obicei nu este suficient. Trebuie să rămâi în legătură cu clienții tăi, pentru a-i face să-și amintească de tine, de compania ta și de serviciile tale. Din experiența noastră, cel mai bun punct de plecare aici este scrierea unui e-mail de mulțumire după întâlnire .

La fel ca e-mailurile de invitație la întâlnire sau de anulare , mesajele de continuare sunt ceva pe care ar trebui să-l stăpânești pentru a fi mai bun în comunicarea de afaceri. Din păcate, nu toată lumea este conștientă de puterea urmăririlor. În plus, nu toată lumea se pricepe la urmărire. Acesta este motivul pentru care dedicăm articolul actual problemelor, inclusiv:

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Pabbly Connect - Automatizează-ți toate integrările și sarcinile
4. RocketLink - Linkerul dvs. scurt de marcă
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

În afară de elementele de bază, vom acoperi și câteva greșeli tipice pe care oamenii le fac atunci când urmăresc după o întâlnire de afaceri.

E-mailul dvs. de mulțumire ulterior după o întâlnire face parte din crearea de rețele

Un e-mail de mulțumire după o întâlnire nu este doar o atingere plăcută, ci un pas necesar în construirea și menținerea oricărei relații de afaceri. Trimiterea unei note de mulțumire personalizate pentru întâlnirea de afaceri stabilește o legătură cu clienții tăi.

Puterea unei scrisori de mulțumire după o întâlnire :

Îți amintește clientului de o întâlnire recentă cu tine
Acesta stabilește tonul comunicării dumneavoastră cu clientul în viitor
Se asigură că tu și clientul tău sunteți pe aceeași pagină după întâlnire
Vă permite să oferiți o recapitulare a activităților planificate
Accelerează creșterea planului tău comun la viață

Trimiteți un e-mail de urmărire a întâlnirii cât mai curând posibil

Prima regulă de urmărire: trimite-l pe al tău cât mai curând posibil. Și mai bine fă-o în aceeași zi, în timp ce memoria este proaspătă și mintea nu a fost schimbată. Eșecul în a scrie clientului în primele 24 de ore după întâlnire poate duce la pierderea progresului pe care l-ați făcut cu el.

Imaginează-ți o situație: clientul tău are mai multe întâlniri cu diferite companii într-o singură zi. Se discută aceeași problemă. În următoarele câteva zile, unele companii urmăresc, iar altele nu. Deși soluțiile pe care dvs. și concurenții dvs. le propuneți ar putea fi diferite, clientul are mai multe șanse să-și amintească și să aleagă pe cei care au scris un e-mail de urmărire. Deci, acționează repede. Trimiteți-vă mesajul cât de curând.

Alegeți un subiect adecvat pentru „e-mail de urmărire după întâlnire”.

Te-ai hotărât să trimiți un mesaj de continuare la scurt timp după programare: grozav! Acum, iată prima ta provocare: să scrii un subiect pentru un e-mail de mulțumire după întâlnire . Un sfat rapid: după subiectul e-mailului, destinatarul ar trebui să știe imediat despre ce este vorba în scrisoare.

multumesc email

Imaginea prin amabilitatea Mindmaven

Evitați subiectele prea generale precum „Mulțumesc” sau „O continuare rapidă” și încercați să fiți puțin mai specific. pentru ce esti recunoscator? Ce urmăriți? Ca:

O continuare rapidă a întâlnirii de astăzi

Linia dvs. de subiect pentru un e-mail de urmărire după întâlnire poate conține numele persoanei sau persoanelor cu care v-ați întâlnit. Acest lucru va face mesajul dvs. mai personal. Ca în exemplele de mai jos:

Foarte bine ne-am întâlnit astăzi, {Name}

Mi-a făcut plăcere să te cunosc, {Name}

Dacă doriți să treceți direct la afaceri, subiectul e-mailului de urmărire după întâlnire ar trebui să fie puțin mai oficial și la obiect. Puteți încerca una dintre acestea:

Întâlnirea de astăzi

Urmărirea întâlnirii noastre de ieri

Iată câteva recomandări despre {inserați subiectul discutat aici}

Structura unui e-mail de urmărire după o întâlnire de afaceri

Acum, ce ar trebui să fie în e -mailul tău după întâlnire ? Cu siguranță, trebuie să înceapă cu un salut și să fie urmat de un mulțumire. Este recomandat să menționați subiectul discutat la întâlnire și principalele concluzii. Apoi, va trebui să sugerați planuri sau pași suplimentari și să oferiți un îndemn clar la acțiune. Încheiați întotdeauna cu închiderea și semnătura de e-mail al companiei.

Pentru a recapitula, structura unui e-mail de urmărire a întâlnirii arată după cum urmează:

Salut
Multumesc
Declarație despre subiectele discutate
Principalele produse la pachet
Pasii urmatori
Un îndemn la acțiune
Închidere
Semnătura dvs. de e-mail

Mai jos, vom arunca o privire mai detaliată asupra scrierii unui e-mail de urmărire a unei întâlniri de afaceri . Între timp, merită să spunem că este esențial să respectați anumite reguli atunci când trimiteți un e-mail de întâlnire ulterioară . Adăugarea de referințe comune sau sugerarea următoarei întâlniri ar face ca e-mailul dvs. de urmărire după o întâlnire de afaceri să fie mai personal și la obiect. Citiți mai departe pentru a afla câteva bune practici pentru scrierea de urmăriri.

1. Spune „mulțumesc” pentru întâlnire

După cum am menționat mai devreme, este esențial să începeți e-mailul cu un mulțumire. Cu toate acestea, fii specific. Pentru ce multumesti? S-ar putea să fii recunoscător pentru timpul acordat clientului, pentru contribuțiile perspicace, pentru împărtășirea informațiilor utile despre compania lor cu tine sau pentru întâlnirea în sine. Fii recunoscător.

2. Adăugați o referință comună

Scrieți despre aspectele comune despre care ați învățat în timpul întâlnirii. Subliniați câteva elemente pozitive ale întâlnirii, cum ar fi interesul comun pentru cafea, un loc în care ați mers amândoi la școală sau o conferință recentă la care ați participat amândoi. Scrieți doar ceea ce este potrivit și nu vă acționați prea familiar cu persoana respectivă.

3. Adăugați o recapitulare a întâlnirii în e-mailul dvs

Uneori, urmărirea dvs. servește ca un e-mail de recapitulare a întâlnirii sau ca un e-mail cu rezumatul întâlnirii . Sunt mesajele în care vă rezumați întâlnirea cronologic sau logic. Enumerați-vă principalele concluzii, răspunzând la următoarele întrebări:

urma

4. Urmăriți promisiunile pe care le-ați făcut la întâlnire

După întâlnire, cu siguranță vei avea câteva teme de făcut. Dacă ați întocmit un plan, furnizați clientului un calendar aproximativ al execuției acestuia. Dacă ați promis că veți răspunde la o întrebare sau că veți căuta cea mai bună opțiune pentru a aborda problema clientului, trimiteți-i informațiile respective în urmărirea dvs.

5. Solicitați documentele cu care ați convenit

În cazul în care ați convenit să lucrați împreună, asigurați-vă că aveți documentele necesare înainte de a începe lucrul. Un e-mail după întâlnirea de afaceri este cel mai bun prilej de a cere actele. Asigurați-vă că trimiteți și documentația necesară din partea dvs.

6. Notați următoarea dată de contact

Probabil va trebui să aveți o altă întâlnire cu acest client. Ar putea fi pentru a le actualiza cu privire la progresul dvs. sau pentru a discuta pașii următori. Asigură-te că iei inițiativa cu privire la următoarea întâlnire și este mai bine să o faci din timp. Sugerați o dată pentru următoarea întâlnire și asigurați-vă că amândoi o adăugați în calendar.

7. Adăugați linia de închidere

Închiderea e-mailului contează, de asemenea. Fiți profesioniști și evitați închiderile informale, cum ar fi „Ne vedem mai târziu” sau „Ai grijă”. Rămâneți formal și încheiați e-mailul dvs. de urmărire cu un clasic „Salut”, urmat de semnătura e-mailului dvs. de afaceri.

8. Folosiți un mesaj de e-mail profesional de închidere

Scopul fundamental al urmăririi este de a avea o iterație suplimentară cu prospectul dvs. Doriți ca clientul să vă contacteze înapoi mai mult ca niciodată. Fă-te accesibil. S-ar putea să fi schimbat cărți de vizită la întâlnire, dar se poate pierde în grămezi de hârtii de pe desktop sau poate cădea din buzunar. Cel mai simplu mod este să adăugați o semnătură de e-mail funcțională și interactivă. Nu numai că vă va face e-mailul să pară mai profesionist, ci și va oferi prospectului dvs. detalii suplimentare de contact. Așa că, dacă se simt confortabil să vă sune în loc să vă scrie un mesaj, lăsați-i să folosească numărul din semnătura dvs.

semnatura email

Puteți merge și mai departe. Faceți semnătura dvs. să vorbească prospectului. Tot ce trebuie să faceți este să adăugați bannerul cu mesajul potrivit și să îl legați la pagina de destinație sau studiul de caz relevant. Exemplele bune le puteți vedea aici .

generator de semnături de e-mail

Cheia eșuează la trimiterea e-mailului după întâlnire

1) Trimiterea urmăririi întâlnirii unei persoane greșite

Probabil cea mai mare greșeală pe care o poți face este să trimiți e-mailul după întâlnire persoanei greșite. Nu numai că va fi ciudat, dar este posibil să dezvăluiți și informații sensibile unei terțe părți. Așa că aveți grijă cu câmpul To. Pentru a fi în siguranță, puteți găsi un thread cu clientul dvs. și puteți răspunde la el cu un subiect nou. Dacă ați avut o întâlnire cu mai multe persoane, asigurați-vă că le includeți pe toate în urmărirea dvs.

2) A face e-mailul de mulțumire prea lung și a nu-l menține la obiect

Nu trebuie să scrieți o transcriere detaliată a întâlnirii dvs. Doar un mulțumire, o recapitulare rapidă a punctelor esențiale și o declarație clară a pașilor următori cu un apel la acțiune. Asta ar fi de ajuns.

3) Nu verificați de două ori gramatica

Ar trebui să acordați întotdeauna o atenție sporită gramaticii atunci când comunicați cu clienții. Greșelile de ortografie costă uneori vieți. Lăsând glumele deoparte, ele încă te pot costa oferte importante. Asigurați-vă că scrisul este impecabil activând instrumente precum Grammarly. De asemenea, nu vă bazați pe corectarea automată.

Gramatical

4) Neincluzând informațiile suplimentare de contact

Cu siguranță, clientul dvs. trebuie să aibă deja informațiile dvs. de contact. Dar se întâmplă lucruri rele, contactele se pot pierde, așa că trebuie să includeți întotdeauna numărul de telefon în semnătura de e-mail. În cazul în care el sau ea are o problemă presantă care trebuie discutată la telefon, ei vor găsi întotdeauna acel număr în ultimul tău e-mail.

contact suplimentar

Imagine prin amabilitatea lui Acknowledgeform

5) Așteptați prea mult pentru a trimite e-mailul de mulțumire după întâlnirea de afaceri

Încercați să trimiteți urmărirea în cel mult 24 de ore de la întâlnire. Așteptând prea mult, ați putea risca să vă pierdeți clientul în fața concurenților (cel mai rău caz). Chiar dacă ești sigur că relația ta cu clientul este sigură, s-ar putea să uiți doar câteva lucruri esențiale de la întâlnire.

6) Scrierea unui bilet generic de mulțumire

Nu scrie un mulțumesc generic. Fiți întotdeauna specific și personal și nu trimiteți același e-mail tuturor clienților tăi. Chiar dacă ați putea folosi șabloane, personalizați fiecare bucată de corespondență. Va dura ceva timp pentru a crea un e-mail de urmărire, dar va aduce rezultate în cele din urmă.

7) Afișarea câmpurilor dvs. personalizate

În cazul în care utilizați șabloane de e-mail, asigurați-vă că câmpurile personalizate sau etichetele de îmbinare sunt toate înlocuite cu informații reale despre client. Lăsarea unor bucăți de simboluri precum {!FirstName} este inacceptabilă: urmărirea dvs. va arăta ca un mesaj în bloc impersonal. În cazul în care utilizați o platformă de trimitere de e-mailuri, nu trimiteți nimic fără a o testa mai întâi.

vitrina

Șabloane de e-mail de urmărire personalizabile după o întâlnire

Destul despre ceea ce trebuie și nu. Permiteți-ne să vă oferim mai bine un eșantion real de e-mail de întâlnire ulterioară . Acesta este doar un exemplu a ceea ce puteți scrie în mesajele dvs. și cum le puteți scrie. Puteți să le luați și să le folosiți. Asigurați-vă că înlocuiți informațiile noastre eșantion cu ceea ce este relevant pentru dvs.

Iată un exemplu de scrisoare de mulțumire după întâlnirea cu un potențial client :

Dragă Henry,

Vă mulțumesc pentru timpul acordat pentru a vă întâlni astăzi cu colegii mei de la SailOnEmail și cu mine în legătură cu obiectivele dvs. de marketing prin e-mail. A fost o plăcere să vorbesc cu tine și să învăț despre Compania Ta.

Permiteți-mi să subliniez principalele concluzii de la întâlnirea noastră:

Echipa ta se va bucura de o probă de 3 luni a platformei noastre
Vă vom ajuta să vă configurați contul și vom fi disponibili pentru a vă răspunde la orice întrebări
Ne întâlnim din nou peste 2 luni pentru a discuta despre experiența dvs. cu platforma și pentru a afla cum o puteți folosi în și mai mult avantaj

Îți voi scrie săptămâna viitoare pentru a aranja următoarea întâlnire cu tine și echipa ta. Între timp, dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă scrieți sau să mă sunați.

Aşteptăm cu nerăbdare să auzim veşti de la dumneavoastră.

Salutări calde,

John contează

CEO

SailOnEmail: www.sailonemail.com

Bright Street 22, Townville 10101

Telefon: +1234567890123

Skype: johnmatters23

Mai jos este un exemplu de e-mail de urmărire puțin mai detaliat după întâlnirea cu un potențial client :

Dragă Henry,

Vă mulțumesc pentru timpul acordat pentru a mă întâlni cu mine și cu colegii mei de la SailOnEmail astăzi cu privire la obiectivele dvs. de marketing prin e-mail. A fost o plăcere să vorbesc cu tine și să învăț despre Compania Ta.

Iată principalele concluzii de la întâlnirea noastră:

Am convenit asupra unei probe de 3 luni a platformei noastre Pro pentru echipa ta.
Colegul meu Peter îl va ghida pe Jeff de la Departamentul dvs. de marketing prin procesul de configurare a contului.
Vă împărtășesc raportul nostru din 2022 privind cele mai bune practici pentru o serie de e-mailuri de bun venit.
Colegii mei sau cu mine vom fi disponibile pentru a răspunde la orice întrebări pe care le-ați putea avea în acest proces.
Am convenit să ne întâlnim în câteva luni pentru a discuta despre experiența dumneavoastră cu platforma și pentru a lucra la modalitățile prin care vă puteți depăși obiectivele de marketing pentru 2022.

Ai menționat că ți-ar plăcea să ai un număr mai mare de urmăritori pe Facebook. Ce părere aveți despre campaniile de remarketing? Direcționarea abonaților de e-mail existenți pe Facebook vă poate ajuta să creșteți un public dedicat. Dacă sunteți interesat, vă pot spune despre asta mai detaliat.

Între timp, vă rugăm să vedeți raportul despre seria de e-mailuri de bun venit atașat.

Peter îl va contacta pe Jeff mâine la 12:00. El va avea totul pregătit pentru instalare până atunci.

Dacă doriți să încercați remarketingul, vă putem aranja un apel rapid mâine între orele 15:00 și 17:00 sau vineri între 12:00 și 15:00. Tu ce crezi?