미팅 후 고객에게 이메일을 작성하는 방법

게시 됨: 2022-06-03

작성: Larry 2017년 12월 26일

1. 클라이언트에게 후속 메시지를 작성하고 네트워킹의 일부로 사용하는 방법
2. 후속 이메일은 언제 보내나요?
3. 적절한 제목을 선택하는 방법은 무엇입니까?
4. 후속 조치를 구성하는 방법
5. 이메일 회의 후 전송 시 키 실패
6. 후속 이메일 템플릿

B2B 사업을 하는 경우 고객과의 정기적인 회의에 의존합니다. 이것이 전화인지 실제 대면 만남인지는 중요하지 않습니다. 요점은 연결을 완료했다는 것입니다. 그러나 일반적으로 충분하지 않습니다. 고객과 연락을 유지하고 고객이 귀하, 귀하의 회사 및 서비스를 기억할 수 있도록 해야 합니다. 경험상 가장 좋은 출발점 은 회의 후 후속 감사 이메일을 작성하는 것 입니다.

회의 초대 또는 취소 이메일 과 마찬가지로 후속 메시지는 비즈니스 커뮤니케이션을 더 잘하기 위해 마스터해야 하는 것입니다. 불행히도 모든 사람이 후속 조치의 힘을 알고 있는 것은 아닙니다. 게다가 모든 사람이 후속 조치를 잘하는 것은 아닙니다. 이것이 우리가 현재 기사를 다음을 포함한 문제에 할애하는 이유입니다.

유용한 도구:
1. Newoldstamp - 이메일 서명 마케팅
2. Mailchimp - 이메일 빌더 및 발신자
3. Pabbly Connect - 모든 통합 및 작업 자동화
4. RocketLink - 브랜드의 짧은 링커
5. Canva - 디자인 제작을 위한 온라인 도구

기본 사항 외에도 비즈니스 회의 후 후속 조치를 취할 때 사람들이 범하는 몇 가지 일반적인 실수도 다룰 것입니다.

회의 후 후속 감사 이메일은 네트워킹의 일부입니다.

회의 후 감사 이메일 은 단순히 좋은 터치가 아니라 비즈니스 관계를 구축하고 유지하는 데 필요한 단계입니다 . 비즈니스 미팅을 위해 개인화된 감사 메모를 보내면 고객과의 연결이 구축됩니다.

회의 후 감사 편지 의 힘 :

고객에게 최근 귀하와의 회의를 상기시킵니다.
그것은 미래의 고객과의 의사 소통의 톤을 설정합니다.
그것은 당신과 당신의 클라이언트가 회의 후에 같은 페이지에 있는지 확인합니다
계획된 활동에 대한 요약을 제공할 수 있습니다.
그것은 당신의 상호 계획을 실현하는 속도를 높입니다.

최대한 빨리 회의 후속 이메일 보내기

후속 조치의 첫 번째 규칙: 최대한 빨리 보내십시오. 그리고 기억이 신선하고 마음이 변하지 않는 동안 같은 날에 하는 것이 좋습니다. 미팅 후 처음 24시간 이내에 클라이언트를 작성하지 않으면 진행 상황이 손실될 수 있습니다.

상황을 상상해 보십시오. 고객이 하루에 여러 회사와 여러 약속을 합니다. 같은 문제가 논의됩니다. 앞으로 며칠 안에 일부 회사는 후속 조치를 취하고 일부는 그렇지 않습니다. 귀하와 귀하의 경쟁업체가 제안하는 솔루션이 다를 수 있지만 고객은 후속 이메일을 작성한 사람을 기억하고 선택할 가능성이 더 큽니다. 그러니 빨리 행동하세요. 최대한 빨리 메시지를 보내세요.

적절한 "미팅 후 후속 이메일" 제목을 선택하십시오.

약속 직후에 후속 메시지를 보내기로 결정하셨습니다. 좋습니다! 이제 첫 번째 과제가 있습니다. 회의 후 감사 이메일 의 제목 을 작성하는 것 입니다. 간단한 팁: 이메일 제목으로 받는 사람은 편지 내용을 즉시 알아야 합니다.

이메일 감사합니다

Mindmaven의 이미지 제공

"감사합니다" 또는 "빠른 후속 조치"와 같은 너무 일반적인 주제를 피하고 약간 더 구체적으로 시도하십시오. 당신은 무엇에 대해 감사합니까? 당신은 무엇을 따라하고 있습니까? 와 같은:

오늘 회의에 대한 빠른 후속 조치

회의 후 후속 이메일의 제목 줄 에는 만난 사람의 이름이 포함될 수 있습니다. 이렇게 하면 메시지가 더 개인화됩니다. 아래 예와 같이:

오늘 만나서 반가워요, {Name}

{Name}님, 만나서 반가웠습니다.

바로 업무에 임하고 싶다면 회의 후 후속 이메일 제목을 좀 더 공식적이고 요점에 맞게 작성해야 합니다. 다음 중 하나를 시도해 볼 수 있습니다.

오늘의 회의 테이크아웃

우리의 어제 회의 후속 조치

다음은 {여기에 토론 주제 삽입}에 대한 몇 가지 권장 사항입니다.

비즈니스 미팅 후 후속 이메일의 구조

이제 회의 후 이메일 에는 무엇이 들어 있어야 합니까? 물론 인사로 시작하고 감사 인사가 뒤따라야 합니다. 회의에서 논의된 주제와 주요 시사점을 언급하는 것이 좋습니다. 그런 다음 추가 계획이나 단계를 제안하고 명확한 행동 촉구를 제공해야 합니다. 항상 마감과 비즈니스 이메일 서명으로 끝냅니다.

요약하자면 회의 후속 이메일 의 구조는 다음과 같습니다.

인사
감사합니다
논의된 주제에 대한 설명
주요 테이크아웃
다음 단계
행동 촉구
폐쇄
이메일 서명

아래에서 비즈니스 미팅 후속 이메일 작성 에 대해 더 자세히 살펴보겠습니다. 한편, 후속 회의 이메일을 보낼 때 특정 규칙을 준수하는 것이 필수적 입니다. 공통 기반 참조를 추가하거나 다음 회의를 제안하면 비즈니스 회의 후 후속 이메일이 보다 개인적이고 요점에 맞춰집니다. 후속 조치를 작성하기 위한 몇 가지 모범 사례에 대해 계속 읽으십시오.

1. 회의에 대해 "고맙습니다"라고 말하십시오

앞서 언급했듯이 이메일을 감사하는 마음으로 시작하는 것이 중요합니다. 그러나 구체적이어야 합니다. 당신은 무엇에 대해 감사하고 있습니까? 클라이언트의 시간, 통찰력 있는 정보, 회사에 대한 유용한 정보 공유 또는 회의 자체에 감사할 수 있습니다. 감사합니다.

2. 공통 접지 참조 추가

회의 중에 알게 된 공유된 측면에 대해 쓰십시오. 커피에 대한 공통된 관심, 둘 다 학교에 다녔던 장소 또는 둘 다 참석한 최근 회의와 같은 약속의 몇 가지 긍정적인 요소를 강조합니다. 적절한 것만 작성하고 그 사람과 지나치게 친숙한 행동을 하지 마십시오.

3. 이메일에 회의 요약 추가

때로는 후속 조치가 회의 요약 이메일 또는 회의 요약 이메일 역할을 하는 경우가 있습니다. 회의를 시간순으로 또는 논리적으로 요약하는 메시지가 있습니다. 다음 질문에 답하여 주요 시사점을 나열하십시오.

따르다

4. 회의에서 한 약속에 대한 후속 조치

회의가 끝나면 해야 할 숙제가 있을 것입니다. 계획 초안을 작성한 경우 클라이언트에게 대략적인 실행 일정을 제공합니다. 질문에 답하기로 약속했거나 클라이언트의 문제를 해결하기 위한 최선의 선택을 찾겠다고 약속했다면 후속 조치에서 해당 정보를 그에게 보내십시오.

5. 동의한 문서 요청

함께 작업하기로 합의한 경우 작업을 시작하기 전에 필요한 문서가 있는지 확인하십시오. 비즈니스 미팅 후 이메일 은 서류를 요청할 수 있는 가장 좋은 기회입니다 . 필요한 문서도 함께 보내야 합니다.

6. 다음 연락 날짜를 기록해 둡니다.

아마도 이 고객과 다른 약속을 해야 할 것입니다. 진행 상황을 업데이트하거나 추가 단계에 대해 논의할 수 있습니다. 다음 회의에 대해서는 반드시 주도권을 잡고 미리 하는 것이 좋습니다. 다음 모임 날짜를 제안하고 둘 다 달력에 추가하도록 하십시오.

7. 닫는 줄 추가

이메일 폐쇄도 중요합니다. 전문적이어야 하며 "나중에 보자" 또는 "조심해"와 같은 비공식적인 폐쇄를 피하십시오. 형식을 유지하고 비즈니스 이메일 서명이 뒤따르는 고전적인 "안부 인사"로 후속 이메일을 마무리하십시오.

8. 전문적인 이메일 메시지를 사용하여 마감

후속 조치의 기본 목표는 잠재 고객과 추가 반복 작업을 수행하는 것입니다. 당신은 클라이언트가 그 어느 때보 다 당신에게 다시 연락하기를 원합니다. 자신을 도달 가능하게 만드십시오. 회의에서 명함을 교환했지만 책상 위의 서류 더미에서 길을 잃거나 주머니에서 떨어질 수 있습니다. 가장 쉬운 방법은 기능적이고 대화형 이메일 서명을 추가하는 것입니다. 이메일을 보다 전문적으로 보이게 할 뿐만 아니라 잠재 고객에게 추가 연락처 정보를 제공합니다. 따라서 메시지를 작성하는 것보다 전화를 거는 것이 편하다면 서명에 있는 번호를 사용하도록 하십시오.

이메일 서명

당신은 더 멀리 갈 수 있습니다. 귀하의 서명이 잠재 고객에게 전달되도록 하십시오. 올바른 메시지가 포함된 배너를 추가하고 관련 방문 페이지 또는 사례 연구에 연결하기만 하면 됩니다. 여기 에서 좋은 예를 볼 수 있습니다 .

이메일 서명 생성기

이메일 회의 후 전송 시 키 실패

1) 회의 후속 조치를 잘못된 사람에게 보내기

아마도 가장 큰 실수는 회의 후 이메일을 잘못된 사람에게 보내는 것입니다. 이상할 뿐만 아니라 민감한 정보를 제3자에게 공개할 수도 있습니다. 따라서 To 필드에 주의하십시오. 안전을 위해 클라이언트에서 스레드를 찾고 새 주제로 응답할 수 있습니다. 한 명 이상의 사람과 회의를 한 경우 후속 조치에 모두 포함해야 합니다.

2) 감사 이메일을 너무 길게 작성하고 요점을 유지하지 않음

회의에 대한 자세한 내용을 작성할 필요가 없습니다. 감사합니다. 핵심 요점에 대한 간략한 요약, 행동 촉구와 함께 다음 단계에 대한 명확한 설명입니다. 그것으로 충분할 것입니다.

3) 문법을 이중으로 확인하지 않음

고객과 의사 소통할 때 항상 문법에 각별한 주의를 기울여야 합니다. 철자 오류는 때때로 생명을 앗아갑니다. 농담은 제쳐두고, 여전히 중요한 거래를 요할 수 있습니다. Grammarly와 같은 도구를 활성화하여 글이 흠잡을 데 없는지 확인하세요. 또한 자동 수정에 의존하지 마십시오.

문법적으로

4) 귀하의 추가 연락처 정보를 포함하지 않음

확실히, 귀하의 고객은 이미 귀하의 연락처 정보를 가지고 있어야 합니다. 그러나 나쁜 일이 발생하면 연락처가 손실될 수 있으므로 항상 이메일 서명에 전화번호를 포함해야 합니다. 그 또는 그녀가 전화로 논의해야 할 긴급한 문제가 있는 경우, 그들은 항상 귀하의 최신 이메일에서 해당 번호를 찾을 것입니다.

추가 연락

Acknowledgeform의 이미지 제공

5) 업무 회의 후 감사 이메일을 보내기까지 너무 오래 기다리기

회의 후 24시간 이내에 후속 조치를 보내십시오. 너무 오래 기다리면 경쟁자에게 클라이언트를 잃을 위험이 있습니다(최악의 시나리오). 고객과의 관계가 안전하다고 확신하더라도 회의에서 몇 가지 중요한 내용을 잊어버릴 수 있습니다.

6) 일반적인 감사 메모 작성

일반적인 감사를 작성하지 마십시오. 항상 구체적이고 개인적이어야 하며 모든 고객에게 동일한 이메일을 보내지 마십시오. 템플릿을 사용하더라도 모든 서신을 사용자 정의하십시오. 후속 이메일을 작성하는 데 시간이 걸리겠지만 결국 결과를 가져올 것입니다.

7) 사용자 정의 필드 표시

이메일 템플릿을 사용하는 경우 사용자 정의 필드 또는 병합 태그가 모두 클라이언트에 대한 실제 정보로 대체되었는지 확인하십시오. {!FirstName}과 같은 기호 덩어리를 남겨두는 것은 허용되지 않습니다. 후속 조치는 비인간적인 대량 메시지처럼 보일 것입니다. 이메일 전송 플랫폼을 사용하는 경우 먼저 테스트하지 않고 아무 것도 보내지 마십시오.

유리 진열장

회의 후 사용자 정의 가능한 후속 이메일 템플릿

해야 할 일과 하지 말아야 할 일에 대해 충분합니다. 실제 후속 회의 이메일 샘플 을 더 잘 제공하겠습니다 . 이것은 메시지에 무엇을 쓸 수 있고 어떻게 쓸 수 있는지에 대한 예일 뿐입니다. 가져가서 사용하시면 됩니다. 샘플 정보를 귀하와 관련된 정보로 바꾸십시오.

다음은 잠재 고객을 만난 후의 샘플 감사 편지 입니다 .

친애하는 헨리,

오늘 시간을 내어 SailOnEmail의 동료들과 이메일 마케팅 목표에 대해 만나주셔서 감사합니다. 귀하와 이야기하고 YourCompany에 대해 알게 되어 기쁩니다.

회의의 주요 내용을 요약해 보겠습니다.

귀하의 팀은 당사 플랫폼의 3개월 평가판을 즐길 수 있습니다.
귀하의 계정 설정을 도와드리고 귀하의 질문에 답변해 드리겠습니다.
2개월 후에 다시 만나 플랫폼에 대한 귀하의 경험을 논의하고 이를 더욱 유리하게 사용할 수 있는 방법을 찾습니다.

다음 주에 귀하와 귀하의 팀과의 다음 회의를 준비하기 위해 편지를 쓰겠습니다. 한편, 질문이 있으시면 언제든지 저에게 메시지를 보내거나 전화를 주십시오.

귀하의 의견을 기다립니다.

안부 인사,

존 매터스

최고 경영자

SailOnEmail: www.sailonemail.com

브라이트 스트리트 22, 타운빌 10101

전화: +1234567890123

스카이프: johnmatters23

다음은 잠재 고객을 만난 후의 약간 더 자세한 샘플 후속 이메일입니다 .

친애하는 헨리,

다음은 회의의 주요 내용입니다.

귀하의 팀을 위한 Pro 플랫폼의 3개월 평가판에 동의했습니다.
제 동료 Peter가 계정 설정 프로세스를 통해 마케팅 부서의 Jeff를 안내할 것입니다.
환영 이메일 시리즈의 모범 사례에 대한 2022년 보고서를 공유합니다.
제 동료나 저는 그 과정에서 귀하가 가질 수 있는 모든 질문에 답변해 드릴 것입니다.
우리는 플랫폼에 대한 귀하의 경험을 논의하고 2022년 마케팅 목표를 초과 달성할 수 있는 방법에 대해 작업하기 위해 몇 달 안에 만나기로 동의했습니다.

당신은 Facebook에서 더 많은 팔로워를 원한다고 언급했습니다. 리마케팅 캠페인에 대해 어떻게 생각하십니까? Facebook에서 기존 이메일 구독자를 타겟팅하면 열성적인 고객을 늘리는 데 도움이 될 수 있습니다. 관심이 있으시면 이에 대해 더 자세히 말씀해 드리겠습니다.

한편, 첨부된 환영 이메일 시리즈에 대한 보고서를 참조하십시오.

Peter는 내일 오후 12시에 Jeff에게 연락할 것입니다. 그는 그때까지 설정을 위한 모든 준비를 마쳤을 것입니다.

리마케팅을 시도하려는 경우 내일 오후 3시에서 5시 사이 또는 금요일 오후 12시에서 3시 사이에 빠른 전화를 주선할 수 있습니다. 어떻게 생각해?