Jak napisać e-mail do klienta po spotkaniu

Opublikowany: 2022-06-03

Napisane przez Larry'ego 26 grudnia 2017 r.

1. Jak napisać wiadomość uzupełniającą do klientów i wykorzystać ją jako część swojej sieci?
2. Kiedy wysłać e-mail uzupełniający?
3. Jak wybrać właściwy temat?
4. Jak zorganizować kontynuację?
5. Klucz nie działa podczas wysyłania e-maili po spotkaniu
6. Szablony e-maili uzupełniających

Jeśli prowadzisz biznes B2B, zależy Ci na regularnych spotkaniach z klientami. Nie ma znaczenia, czy są to rozmowy telefoniczne, czy rzeczywiste spotkania twarzą w twarz, chodzi o to, że nawiązałeś kontakt. Jednak to zwykle nie wystarcza. Musisz pozostać w kontakcie ze swoimi klientami, aby zapamiętali Ciebie, Twoją firmę i Twoje usługi. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepszym punktem wyjścia jest napisanie po spotkaniu e-maila z podziękowaniem .

Podobnie jak wiadomości e-mail z zaproszeniami na spotkanie lub anulowaniem , wiadomości uzupełniające to coś, co powinieneś opanować, aby lepiej radzić sobie w komunikacji biznesowej. Niestety nie wszyscy zdają sobie sprawę z siły działań następczych. Co więcej, nie każdy jest dobry w śledzeniu. Dlatego niniejszy artykuł poświęcamy zagadnieniom, w tym:

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Pabbly Connect — zautomatyzuj wszystkie swoje integracje i zadania
4. RocketLink - Twój markowy krótki linker
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Oprócz podstaw, omówimy również typowe błędy, które ludzie popełniają podczas kontynuacji spotkania biznesowego.

Twój e-mail z podziękowaniem po spotkaniu jest częścią networkingu

E-mail z podziękowaniem po spotkaniu to nie tylko miły akcent, ale niezbędny krok w budowaniu i utrzymywaniu każdej relacji biznesowej. Wysłanie spersonalizowanego podziękowania za spotkanie biznesowe nawiązuje kontakt z Twoimi klientami.

Siła listu z podziękowaniami po spotkaniu :

Przypomina klientowi o niedawnym spotkaniu z Tobą
Nadaje ton Twojej komunikacji z klientem w przyszłości
Zapewnia, że Ty i Twój klient jesteście na tej samej stronie po spotkaniu
Pozwala na podsumowanie planowanych działań
Przyspiesza realizację wspólnego planu

Wyślij wiadomość e-mail z kontynuacją spotkania JAK NAJSZYBCIEJ

Pierwsza zasada kontynuacji: wyślij swoje tak szybko, jak to możliwe. I lepiej zrób to tego samego dnia, póki pamięć jest świeża, a umysł nie zmieniony. Nie napisanie do klienta w ciągu pierwszych 24 godzin po spotkaniu może spowodować utratę postępów, które z nim poczyniłeś.

Wyobraź sobie sytuację: Twój klient ma kilka spotkań w różnych firmach w ciągu jednego dnia. Dyskutowany jest ten sam problem. W ciągu kilku następnych dni niektóre firmy sprawdzają, a inne nie. Chociaż rozwiązania, które proponujesz Ty i Twoja konkurencja, mogą się różnić, klient jest bardziej skłonny do zapamiętania i wybrania tych, którzy napisali e-mail uzupełniający. Więc działaj szybko. Wyślij wiadomość JAK NAJSZYBCIEJ.

Wybierz odpowiedni wiersz tematu „kontynuacja wiadomości e-mail po spotkaniu”

Postanowiłeś wysłać wiadomość uzupełniającą wkrótce po wizycie: świetnie! Oto pierwsze wyzwanie: napisać temat wiadomości e-mail z podziękowaniem po spotkaniu . Szybka wskazówka: po temacie e-maila adresat powinien od razu wiedzieć, o czym jest list.

dziękuję e-mailu

Zdjęcie dzięki uprzejmości Mindmaven

Unikaj zbyt ogólnych tematów, takich jak „Dziękuję” lub „Szybka kontynuacja” i staraj się być nieco bardziej konkretny. za co jesteś wdzięczny? Co śledzisz? Jak na przykład:

Szybkie podsumowanie dzisiejszego spotkania

Wiersz tematu wiadomości e-mail uzupełniającej po spotkaniu może zawierać imię i nazwisko osoby lub osób, z którymi się spotkałeś. Dzięki temu Twoja wiadomość będzie bardziej osobista. Jak w poniższych przykładach:

Świetnie Cię dzisiaj poznałem, {Name}

To była przyjemność cię poznać, {Name}

Jeśli chcesz od razu przejść do sprawy, temat wiadomości e-mail w kolejnym e-mailu po spotkaniu powinien być nieco bardziej oficjalny i na temat. Możesz spróbować jednego z tych:

Dzisiejsze spotkanie na wynos

Kontynuacja naszego wczorajszego spotkania

Oto kilka zaleceń dotyczących {tu wstaw omawiany temat}

Struktura e-maila follow up po spotkaniu biznesowym

A teraz, co powinno znajdować się w wiadomości e-mail po spotkaniu ? Z pewnością musi zaczynać się od powitania, a następnie podziękowania. Zaleca się poruszenie tematu omawianego na spotkaniu i głównych wniosków. Następnie będziesz musiał zasugerować dalsze plany lub kroki i przekazać jasne wezwanie do działania. Zawsze kończ zamknięciem i podpisem firmowego e-maila.

Podsumowując, struktura wiadomości e-mail po spotkaniu wygląda następująco:

Powitanie
Dziękuję
Stwierdzenie omawianego tematu(ów)
Główne dania na wynos
Następne kroki
Wezwanie do działania
Zamknięcie
Twój podpis e-mail

Poniżej przyjrzymy się bardziej szczegółowo pisaniu wiadomości e-mail po spotkaniu biznesowym . Tymczasem warto powiedzieć, że wysyłając wiadomość e-mail ze spotkania uzupełniającego, należy przestrzegać określonych zasad . Dodanie wspólnych odniesień lub zasugerowanie następnego spotkania sprawi, że e-mail uzupełniający po spotkaniu biznesowym będzie bardziej osobisty i rzeczowy. Czytaj dalej, aby poznać kilka dobrych praktyk dotyczących pisania uzupełnień.

1. Powiedz „dziękuję” za spotkanie

Jak wspomniano wcześniej, bardzo ważne jest, aby rozpocząć e-mail od podziękowania. Bądź jednak konkretny. Za co dziękujesz? Możesz być wdzięczny za czas klienta, za wnikliwe uwagi, za podzielenie się z Tobą przydatnymi informacjami o jego firmie lub za samo spotkanie. Bądź wdzięczny.

2. Dodaj wspólne odniesienie do gruntu

Napisz o wspólnych aspektach, o których dowiedziałeś się podczas spotkania. Podkreśl niektóre pozytywne elementy spotkania, takie jak wspólne zainteresowanie kawą, miejsce, w którym oboje chodziliście do szkoły lub niedawna konferencja, w której oboje uczestniczyliście. Pisz tylko to, co jest właściwe i nie zachowuj się zbyt dobrze z tą osobą.

3. Dodaj podsumowanie spotkania w swoim e-mailu

Czasami następna wiadomość służy jako wiadomość e-mail podsumowująca spotkanie lub wiadomość e -mail podsumowująca spotkanie . Są wiadomości, w których podsumowujesz swoje spotkanie chronologicznie lub logicznie. Wymień swoje główne dania na wynos, odpowiadając na następujące pytania:

śledzić

4. Postępuj zgodnie z obietnicami, które złożyłeś na spotkaniu

Po spotkaniu na pewno będziesz miał trochę pracy domowej do odrobienia. Jeśli sporządziłeś plan, podaj klientowi przybliżony harmonogram jego wykonania. Jeśli obiecałeś odpowiedzieć na pytanie lub znaleźć najlepszą opcję rozwiązania problemu klienta, wyślij mu odpowiednie informacje w ramach uzupełnienia.

5. Poproś o dokumenty, na które wyraziłeś zgodę

Jeśli zgodziłeś się na współpracę, upewnij się, że masz niezbędne dokumenty przed rozpoczęciem pracy. E -mail po spotkaniu biznesowym to najlepsza okazja, aby poprosić o dokumenty. Upewnij się, że wyślesz również wymaganą dokumentację ze swojej strony.

6. Zanotuj następną datę kontaktu

Prawdopodobnie będziesz musiał umówić się na kolejną wizytę z tym klientem. Może to być aktualizacja ich postępów lub omówienie dalszych kroków. Upewnij się, że przejmiesz inicjatywę dotyczącą następnego spotkania i lepiej zrobić to wcześniej. Zaproponuj datę następnego spotkania i upewnij się, że oboje dodacie ją do kalendarza.

7. Dodaj linię zamykającą

Liczy się również zamknięcie e-maila. Bądź profesjonalny i unikaj nieformalnych zamknięć, takich jak „Do zobaczenia później” lub „Uważaj”. Zachowaj formalność i zakończ e-mail uzupełniający klasycznym „Pozdrawiam”, a następnie podpisem firmowego e-maila.

8. Użyj profesjonalnego zamykania wiadomości e-mail

Podstawowym celem kontynuacji jest dodatkowa iteracja z potencjalnym klientem. Chcesz, aby klient kontaktował się z Tobą częściej niż kiedykolwiek. Bądź osiągalny. Być może wymieniłeś wizytówki na spotkaniu, ale może się zgubić w stosach papierów na biurku lub wypaść z kieszeni. Najprostszym sposobem jest dodanie funkcjonalnego i interaktywnego podpisu do wiadomości e-mail. Nie tylko sprawi, że Twój e-mail będzie wyglądał bardziej profesjonalnie, ale także zapewni potencjalnemu klientowi dodatkowe dane kontaktowe. Więc jeśli czują się komfortowo, dzwoniąc do Ciebie zamiast pisać do Ciebie wiadomość, pozwól im użyć numeru z Twojego podpisu.

podpis E-mail

Możesz iść jeszcze dalej. Niech Twój podpis przemówi do potencjalnego klienta. Wystarczy, że dodasz baner z odpowiednim komunikatem i powiążesz go z odpowiednią stroną docelową lub studium przypadku. Tutaj możesz zobaczyć dobre przykłady .

generator podpisów e-mail

Klucz nie działa podczas wysyłania po spotkaniu e-mail

1) Wysyłanie kontynuacji spotkania do niewłaściwej osoby

Prawdopodobnie największym błędem, jaki możesz popełnić, jest wysłanie e-maila po spotkaniu do niewłaściwej osoby. Będzie to nie tylko dziwne, ale możesz również ujawnić poufne informacje osobom trzecim. Więc bądź ostrożny ze swoim polem To. Aby być bezpiecznym, możesz znaleźć wątek ze swoim klientem i odpowiedzieć na niego nowym tematem. Jeśli miałeś spotkanie z więcej niż jedną osobą, pamiętaj, aby uwzględnić je wszystkie w swojej obserwacji.

2) Zbyt długi e-mail z podziękowaniem i nieutrzymywanie go w temacie

Nie musisz pisać szczegółowego zapisu spotkania. Po prostu dziękuję, krótkie podsumowanie najważniejszych punktów i jasne określenie kolejnych kroków wraz z wezwaniem do działania. To by wystarczyło.

3) Bez podwójnego sprawdzania gramatyki

Zawsze powinieneś zwracać szczególną uwagę na swoją gramatykę podczas komunikacji z klientami. Błędy ortograficzne czasami kosztują życie. Żarty na bok, nadal mogą Cię kosztować ważne transakcje. Upewnij się, że Twoje pisanie jest nienaganne, włączając narzędzia takie jak Grammarly. Nie należy też polegać na autokorekcie.

Gramatyka

4) Bez dodatkowych informacji kontaktowych

Z pewnością Twój klient musi już mieć Twoje dane kontaktowe. Ale zdarzają się złe rzeczy, kontakty mogą zostać utracone, więc zawsze musisz podać swój numer telefonu w podpisie e-maila. W przypadku, gdy ma pilną sprawę, którą należy omówić przez telefon, zawsze znajdzie ten numer w ostatnim e-mailu.

dodatkowy kontakt

Zdjęcie dzięki uprzejmości Acknowledgeform

5) Zbyt długie oczekiwanie na wysłanie e-maila z podziękowaniem po spotkaniu biznesowym

Postaraj się wysłać follow-up nie później niż 24 godziny po spotkaniu. Czekając zbyt długo, możesz ryzykować utratę klienta na rzecz konkurencji (najgorszy scenariusz). Nawet jeśli masz pewność, że twoja relacja z klientem jest bezpieczna, możesz po prostu zapomnieć o kilku ważnych wywodach ze spotkania.

6) Pisanie ogólnego podziękowania

Nie pisz ogólnego podziękowania. Zawsze bądź konkretny i osobisty i nie wysyłaj wszystkim swoim klientom tego samego e-maila. Nawet jeśli możesz korzystać z szablonów, dostosuj każdy fragment korespondencji. Stworzenie kolejnej wiadomości e-mail zajmie trochę czasu, ale w końcu przyniesie efekty.

7) Wyświetlanie Twoich niestandardowych pól

W przypadku korzystania z szablonów wiadomości e-mail upewnij się, że wszystkie niestandardowe pola lub znaczniki scalania zostały zastąpione rzeczywistymi informacjami o kliencie. Pozostawianie fragmentów symboli takich jak {!FirstName} jest niedopuszczalne: Twoja kontynuacja będzie wyglądać jak bezosobowa wiadomość zbiorcza. Jeśli korzystasz z platformy do wysyłania wiadomości e-mail, nie wysyłaj niczego bez uprzedniego przetestowania.

gablota

Konfigurowalne szablony e-maili uzupełniających po spotkaniu

Dość już o nakazach i zakazach. Pozwól nam lepiej dać ci prawdziwy przykładowy e-mail z kontynuacji spotkania . To tylko przykład tego, co możesz napisać w swoich wiadomościach i jak możesz je pisać. Możesz je wziąć i wykorzystać. Pamiętaj tylko, aby zastąpić nasze przykładowe informacje informacjami, które są dla Ciebie istotne.

Oto przykładowy list z podziękowaniem po spotkaniu z potencjalnym klientem :

Drogi Henryku,

Dziękuję za poświęcenie czasu na spotkanie z moimi kolegami z SailOnEmail i ze mną na temat Twoich celów e-mail marketingowych. To była przyjemność rozmawiać z Tobą i poznawać TwojąFirma.

Pozwolę sobie przedstawić główne wnioski z naszego spotkania:

Twój zespół będzie cieszyć się 3-miesięcznym okresem próbnym naszej platformy
Pomożemy Ci założyć konto i będziemy gotowi odpowiedzieć na każde Twoje pytanie
Spotykamy się ponownie za 2 miesiące, aby omówić Twoje doświadczenia z platformą i dowiedzieć się, jak możesz ją wykorzystać, aby uzyskać jeszcze więcej korzyści

Napiszę do Ciebie w przyszłym tygodniu, aby umówić się na kolejne spotkanie z Tobą i Twoim zespołem. Tymczasem, jeśli masz jakieś pytania, napisz do mnie lub zadzwoń.

Czekamy na kontakt z Państwem.

Z poważaniem,

Sprawy Jana

CEO

SailOnEmail: www.sailonemail.com

Bright Street 22, Townville 10101

Telefon: +1234567890123

Skype: johnmatters23

Poniżej znajduje się nieco bardziej szczegółowy przykładowy e-mail uzupełniający po spotkaniu z potencjalnym klientem :

Drogi Henryku,

Dziękuję za poświęcenie czasu na spotkanie ze mną i moimi kolegami z SailOnEmail w sprawie Twoich celów e-mail marketingowych. To była przyjemność rozmawiać z Tobą i poznawać TwojąFirma.

Oto główne wnioski z naszego spotkania:

Zgodziliśmy się na 3-miesięczny okres próbny naszej platformy Pro dla Twojego zespołu.
Mój kolega Peter poprowadzi Jeffa z działu marketingu przez proces konfiguracji konta.
Dzielę się z wami naszym raportem z 2022 r. na temat najlepszych praktyk dotyczących serii powitalnych e-maili.
Moi koledzy lub ja będziemy gotowi odpowiedzieć na wszelkie pytania, które możesz mieć w trakcie.
Zgodziliśmy się spotkać za kilka miesięcy, aby omówić Twoje doświadczenia z platformą i pracować nad sposobami przekroczenia celów marketingowych na 2022 rok.

Wspomniałeś, że chciałbyś mieć większą liczbę obserwujących na Facebooku. Co myślisz o kampaniach remarketingowych? Skierowanie obecnych subskrybentów wiadomości e-mail na Facebooku może pomóc w zwiększeniu oddanych odbiorców. Jeśli jesteś zainteresowany, mogę ci o tym bardziej szczegółowo opowiedzieć.

Tymczasem zapraszamy do zapoznania się z załączonym raportem dotyczącym serii powitalnych wiadomości e-mail.

Peter skontaktuje się z Jeffem jutro o 12:00. Do tego czasu będzie miał wszystko gotowe do konfiguracji.

Jeśli chcesz wypróbować remarketing, możemy umówić się na szybką rozmowę jutro między 15:00 a 17:00 lub w piątek między 12:00 a 15:00. Co myślisz?