Cara Menulis Email ke Klien setelah Rapat

Diterbitkan: 2022-06-03

Ditulis oleh Larry 26 Des 2017

1.Cara menulis pesan tindak lanjut kepada klien dan menggunakannya sebagai bagian dari jaringan Anda
2. Kapan mengirim email tindak lanjut?
3. Bagaimana memilih baris subjek yang tepat?
4. Bagaimana menyusun tindak lanjut
5. Kunci gagal saat mengirim email setelah rapat
6. Template email tindak lanjut

Jika Anda adalah bisnis B2B, Anda bergantung pada pertemuan rutin dengan klien. Tidak masalah apakah ini panggilan telepon atau pertemuan tatap muka yang sebenarnya, intinya adalah Anda telah membuat koneksi. Namun, biasanya tidak cukup. Anda harus tetap berhubungan dengan klien Anda, untuk membuat mereka mengingat Anda, perusahaan Anda, dan layanan Anda. Menurut pengalaman kami, titik awal terbaik di sini adalah menulis email ucapan terima kasih tindak lanjut setelah rapat .

Seperti undangan rapat atau email pembatalan , pesan tindak lanjut adalah sesuatu yang harus Anda kuasai agar komunikasi bisnis menjadi lebih baik. Sayangnya, tidak semua orang menyadari kekuatan tindak lanjut. Terlebih lagi, tidak semua orang pandai menindaklanjuti. Inilah sebabnya mengapa kami mendedikasikan artikel saat ini untuk masalah, termasuk:

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Pabbly Connect - Otomatiskan semua integrasi & tugas Anda
4. RocketLink - Penghubung pendek bermerek Anda
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Terlepas dari dasar-dasarnya, kami juga akan membahas beberapa kesalahan umum yang dilakukan orang saat menindaklanjuti setelah pertemuan bisnis.

Email ucapan terima kasih tindak lanjut Anda setelah rapat adalah bagian dari jaringan

Email terima kasih setelah rapat bukan hanya sentuhan yang bagus, tetapi juga langkah penting dalam membangun dan memelihara hubungan bisnis apa pun. Mengirim ucapan terima kasih yang dipersonalisasi untuk pertemuan bisnis membangun koneksi dengan klien Anda.

Kekuatan surat ucapan terima kasih setelah rapat :

Ini mengingatkan klien Anda tentang pertemuan baru-baru ini dengan Anda
Ini menentukan nada komunikasi Anda dengan klien di masa depan
Ini memastikan bahwa Anda dan klien Anda berada di halaman yang sama setelah pertemuan
Ini memungkinkan Anda memberikan rekap kegiatan yang direncanakan
Ini mempercepat membesarkan rencana bersama Anda untuk hidup

Kirim email tindak lanjut rapat ASAP

Aturan tindak lanjut pertama: kirim milik Anda sesegera mungkin. Dan lebih baik lakukan di hari yang sama, selagi ingatan masih segar, dan pikiran belum berubah. Gagal menulis surat kepada klien dalam 24 jam pertama setelah rapat Anda dapat mengakibatkan hilangnya kemajuan yang telah Anda buat dengan mereka.

Bayangkan sebuah situasi: klien Anda memiliki beberapa janji temu dengan perusahaan yang berbeda dalam satu hari. Masalah yang sama dibahas. Dalam beberapa hari ke depan, beberapa perusahaan menindaklanjuti, dan beberapa tidak. Meskipun solusi yang Anda dan pesaing Anda usulkan mungkin berbeda, klien lebih cenderung mengingat dan memilih mereka yang menulis email tindak lanjut. Jadi, bertindak cepat. Kirim pesan Anda secepatnya.

Pilih baris subjek "email tindak lanjut setelah pertemuan" yang tepat

Anda telah memutuskan untuk mengirim pesan tindak lanjut segera setelah janji temu: bagus! Sekarang inilah tantangan pertama Anda: menulis baris subjek untuk email terima kasih setelah rapat . Kiat singkat: berdasarkan subjek email Anda, penerima harus segera mengetahui isi surat tersebut.

terima kasih email

Gambar milik Mindmaven

Hindari subjek yang terlalu umum seperti "Terima kasih" atau "Tindak lanjut cepat" dan cobalah untuk sedikit lebih spesifik. Apa yang kamu syukuri? Apa yang Anda ikuti? Seperti:

Tindak lanjut cepat pada pertemuan hari ini

Baris subjek Anda untuk email tindak lanjut setelah rapat mungkin berisi nama orang atau orang yang Anda temui. Ini akan membuat pesan Anda lebih pribadi. Seperti pada contoh di bawah ini:

Senang bertemu denganmu hari ini, {Name}

Senang bertemu denganmu, {Name}

Jika Anda ingin langsung ke bisnis, baris subjek email tindak lanjut Anda setelah rapat harus sedikit lebih resmi dan langsung ke intinya. Anda dapat mencoba salah satunya:

Hasil rapat hari ini

Tindak lanjut pertemuan kemarin

Berikut adalah beberapa rekomendasi tentang {insert the discussion topic here}

Struktur email tindak lanjut setelah pertemuan bisnis

Sekarang, apa yang harus ada di dalam email setelah rapat Anda ? Yang pasti, itu harus dimulai dengan salam dan diikuti dengan ucapan terima kasih. Disarankan untuk menyebutkan topik yang dibahas pada pertemuan dan takeaways utama. Kemudian, Anda perlu menyarankan rencana atau langkah lebih lanjut dan memberikan ajakan bertindak yang jelas. Selalu akhiri dengan penutupan dan tanda tangan email bisnis Anda.

Untuk rekap, struktur email tindak lanjut rapat terlihat sebagai berikut:

Salam
Terima kasih
Pernyataan topik yang dibahas
takeaways utama
Langkah selanjutnya
Panggilan untuk bertindak
Penutupan
Tanda tangan email Anda

Di bawah ini kita akan melihat penulisan email tindak lanjut pertemuan bisnis secara lebih rinci. Sementara itu, perlu dikatakan bahwa sangat penting untuk mematuhi aturan tertentu saat mengirim email rapat tindak lanjut . Menambahkan referensi yang sama atau menyarankan pertemuan berikutnya akan membuat email tindak lanjut Anda setelah pertemuan bisnis menjadi lebih pribadi dan langsung ke intinya. Baca terus untuk mengetahui tentang beberapa praktik yang baik untuk menulis tindak lanjut.

1. Ucapkan "terima kasih" untuk pertemuannya

Seperti disebutkan sebelumnya, sangat penting untuk memulai email Anda dengan ucapan terima kasih. Namun, jadilah spesifik. Untuk apa kamu berterima kasih? Anda mungkin berterima kasih atas waktu klien, untuk masukan yang berwawasan luas, untuk berbagi informasi berguna tentang perusahaan mereka dengan Anda, atau untuk pertemuan itu sendiri. Jadilah apresiatif.

2. Tambahkan referensi kesamaan

Tulis tentang aspek bersama yang telah Anda pelajari selama rapat. Tekankan beberapa elemen positif dari janji temu, seperti minat bersama pada kopi, tempat Anda berdua bersekolah, atau konferensi baru-baru ini yang Anda berdua hadiri. Tulis hanya apa yang pantas dan jangan bersikap terlalu akrab dengan orang tersebut.

3. Tambahkan rekap rapat di email Anda

Terkadang, tindak lanjut Anda berfungsi sebagai email rekap rapat atau email ringkasan rapat . Ada pesan di mana Anda meringkas pertemuan Anda secara kronologis atau logis. Buat daftar takeaways utama Anda dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

mengikuti

4. Menindaklanjuti janji yang Anda buat di rapat

Setelah pertemuan, Anda pasti akan memiliki beberapa pekerjaan rumah yang harus dilakukan. Jika Anda menyusun rencana, berikan klien perkiraan waktu pelaksanaannya. Jika Anda berjanji untuk menjawab pertanyaan atau mencari opsi terbaik untuk mengatasi masalah klien, kirimkan informasi terkait kepadanya dalam tindak lanjut Anda.

5. Minta dokumen yang Anda setujui

Jika Anda setuju untuk bekerja sama, pastikan Anda memiliki dokumen yang diperlukan sebelum Anda mulai bekerja. Email setelah pertemuan bisnis adalah kesempatan terbaik untuk meminta surat kabar. Pastikan Anda juga mengirimkan dokumentasi yang diperlukan dari pihak Anda.

6. Catat tanggal kontak berikutnya

Anda mungkin perlu membuat janji temu lagi dengan klien ini. Mungkin untuk memperbaruinya tentang kemajuan Anda atau untuk mendiskusikan langkah-langkah selanjutnya. Pastikan Anda mengambil inisiatif mengenai pertemuan berikutnya, dan lebih baik dilakukan terlebih dahulu. Sarankan tanggal untuk kumpul-kumpul berikutnya dan pastikan Anda berdua menambahkannya ke kalender.

7. Tambahkan baris penutup

Penutupan email juga penting. Bersikaplah profesional dan hindari penutupan informal, seperti “Sampai jumpa” atau “Hati-hati.” Tetap formal dan akhiri email tindak lanjut Anda dengan "Salam Hormat" klasik diikuti dengan tanda tangan email bisnis Anda.

8. Gunakan penutup pesan email profesional

Tujuan mendasar dari menindaklanjuti adalah untuk memiliki iterasi tambahan dengan prospek Anda. Anda ingin klien menghubungi Anda kembali lebih dari sebelumnya. Buatlah diri Anda dapat dijangkau. Anda mungkin telah bertukar kartu nama di rapat, tetapi kartu itu bisa hilang di tumpukan kertas di desktop atau jatuh dari saku. Cara termudah adalah dengan menambahkan tanda tangan email yang fungsional dan interaktif. Ini tidak hanya akan membuat email Anda terlihat lebih profesional tetapi juga memberikan detail kontak ekstra kepada prospek Anda. Jadi, jika mereka merasa nyaman menelepon Anda daripada menulis pesan kepada Anda, biarkan mereka menggunakan nomor dari tanda tangan Anda.

tanda tangan email

Anda bisa melangkah lebih jauh. Buat tanda tangan Anda berbicara kepada prospek. Yang harus Anda lakukan adalah menambahkan spanduk dengan pesan yang tepat dan menautkannya ke halaman arahan atau studi kasus yang relevan. Anda dapat melihat contoh yang baik di sini .

pembuat tanda tangan email

Kunci gagal saat mengirim setelah email rapat

1) Mengirim tindak lanjut rapat Anda ke orang yang salah

Mungkin kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan adalah mengirim email setelah rapat ke orang yang salah. Ini tidak hanya akan aneh, tetapi Anda juga dapat mengungkapkan informasi sensitif kepada pihak ketiga. Jadi berhati-hatilah dengan bidang To Anda. Agar aman, Anda dapat menemukan utas dengan klien Anda dan menanggapinya dengan subjek baru. Jika Anda telah mengadakan pertemuan dengan lebih dari satu orang, pastikan untuk menyertakan mereka semua dalam tindak lanjut Anda.

2) Membuat email ucapan terima kasih Anda terlalu panjang dan tidak langsung pada intinya

Anda tidak perlu menulis transkrip detail rapat Anda. Hanya ucapan terima kasih, ringkasan singkat dari poin-poin penting, dan pernyataan yang jelas tentang langkah-langkah berikut dengan ajakan bertindak. Itu sudah cukup.

3) Tidak memeriksa ulang tata bahasa

Anda harus selalu memberikan perhatian ekstra pada tata bahasa Anda saat berkomunikasi dengan klien. Kesalahan ejaan terkadang memakan korban jiwa. Terlepas dari lelucon, mereka masih dapat membebani Anda dengan kesepakatan penting. Pastikan tulisan Anda sempurna dengan mengaktifkan alat seperti Grammarly. Juga, jangan mengandalkan koreksi otomatis.

tata bahasa

4) Tidak termasuk informasi kontak tambahan Anda

Tentunya, klien Anda harus sudah memiliki informasi kontak Anda. Tapi hal buruk terjadi, kontak bisa hilang, jadi Anda harus selalu menyertakan nomor telepon Anda di tanda tangan email Anda. Jika dia memiliki masalah mendesak yang perlu didiskusikan melalui telepon, mereka akan selalu menemukan nomor itu di email terbaru Anda.

kontak tambahan

Gambar milik Acknowledgeform

5) Menunggu terlalu lama untuk mengirim email terima kasih Anda setelah pertemuan bisnis

Usahakan untuk mengirimkan tindak lanjut selambat-lambatnya 24 jam setelah rapat. Dengan menunggu terlalu lama, Anda mungkin berisiko kehilangan klien Anda karena pesaing (skenario terburuk). Bahkan jika Anda yakin bahwa hubungan Anda dengan klien aman, Anda mungkin saja melupakan beberapa hal penting yang dapat diambil dari pertemuan tersebut.

6) Menulis catatan terima kasih yang umum

Jangan menulis terima kasih yang umum. Selalu spesifik dan pribadi dan jangan mengirim semua klien Anda email yang sama. Meskipun Anda mungkin menggunakan templat, sesuaikan setiap korespondensi. Butuh beberapa waktu untuk membuat email tindak lanjut, tetapi pada akhirnya akan membawa hasil.

7) Menampilkan bidang khusus Anda

Jika Anda menggunakan templat email, pastikan bidang khusus atau tag gabungan Anda semuanya diganti dengan informasi aktual tentang klien. Meninggalkan potongan simbol seperti {!FirstName} tidak dapat diterima: tindak lanjut Anda akan terlihat seperti pesan massal yang tidak bersifat pribadi. Jika Anda menggunakan platform pengiriman email, jangan mengirim apa pun tanpa mengujinya terlebih dahulu.

memamerkan

Templat email tindak lanjut yang dapat disesuaikan setelah rapat

Cukup tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Biarkan kami memberi Anda contoh email rapat tindak lanjut yang nyata . Ini hanyalah contoh dari apa yang dapat Anda tulis dalam pesan Anda dan bagaimana Anda dapat menulisnya. Anda dapat mengambilnya dan menggunakannya. Pastikan untuk mengganti informasi sampel kami dengan yang relevan bagi Anda.

Berikut adalah contoh surat ucapan terima kasih setelah bertemu dengan calon klien :

Henry yang terhormat,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan rekan-rekan saya dari SailOnEmail dan saya hari ini mengenai tujuan pemasaran email Anda. Senang berbicara dengan Anda dan belajar tentang Perusahaan Anda.

Mari saya garis besar takeaways utama dari pertemuan kami:

Tim Anda akan menikmati uji coba platform kami selama 3 bulan
Kami akan membantu Anda mengatur akun Anda dan akan tersedia untuk menjawab semua pertanyaan Anda
Kami bertemu dalam 2 bulan lagi untuk membahas pengalaman Anda dengan platform dan untuk menemukan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk keuntungan yang lebih besar

Saya akan menulis surat kepada Anda minggu depan untuk mengatur pertemuan berikutnya dengan Anda dan tim Anda. Sementara itu, jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk mengirim pesan atau menelepon saya.

Menanti untuk mendengarnya darimu.

Salam,

John Matters

CEO

SailOnEmail: www.sailonemail.com

Bright Street 22, Townville 10101

Telepon: +1234567890123

Skype: johnmatters23

Di bawah ini adalah contoh email tindak lanjut yang sedikit lebih rinci setelah bertemu dengan klien potensial :

Henry yang terhormat,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk bertemu dengan saya dan rekan-rekan saya dari SailOnEmail hari ini mengenai tujuan pemasaran email Anda. Senang berbicara dengan Anda dan belajar tentang Perusahaan Anda.

Berikut adalah takeaways utama dari pertemuan kami:

Kami telah menyetujui uji coba platform Pro kami selama 3 bulan untuk tim Anda.
Rekan saya Peter akan memandu Jeff dari Departemen Pemasaran Anda melalui proses penyiapan akun.
Saya berbagi dengan Anda laporan 2022 kami tentang praktik terbaik untuk seri email selamat datang.
Rekan-rekan saya atau saya akan tersedia untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki dalam prosesnya.
Kami sepakat untuk bertemu dalam beberapa bulan untuk membahas pengalaman Anda dengan platform dan bekerja untuk mencari cara agar Anda dapat melampaui target pemasaran 2022 Anda.

Anda menyebutkan bahwa Anda ingin memiliki lebih banyak pengikut di Facebook. Apa pendapat Anda tentang kampanye pemasaran ulang? Menargetkan pelanggan email Anda yang ada di Facebook dapat membantu Anda menumbuhkan audiens yang berdedikasi. Jika Anda tertarik, saya dapat memberi tahu Anda tentang ini secara lebih rinci.

Sementara itu, silakan lihat laporan pada seri email selamat datang terlampir.

Peter akan menghubungi Jeff besok jam 12 malam. Dia akan memiliki segalanya siap untuk setup saat itu.

Jika Anda ingin mencoba pemasaran ulang, kami dapat mengatur panggilan cepat besok antara pukul 15.00 dan 17.00 atau Jumat antara pukul 12.00 dan 15.00. Bagaimana menurutmu?