Como escrever um e-mail para um cliente após a reunião

1. Como escrever uma mensagem de acompanhamento para os clientes e usá-la como parte de sua rede
2. Quando enviar um e-mail de acompanhamento?
3. Como escolher uma linha de assunto adequada?
4. Como estruturar acompanhamentos
5. A chave falha ao enviar e-mails após a reunião
6. Modelos de e-mail de acompanhamento

Se você é um negócio B2B, depende de reuniões regulares com os clientes. Não importa se são telefonemas ou encontros reais, o importante é que você fez uma conexão. No entanto, geralmente não é suficiente. Você precisa ficar em contato com seus clientes, para fazê-los lembrar de você, sua empresa e seus serviços. Em nossa experiência, o melhor ponto de partida aqui é escrever um e-mail de agradecimento de acompanhamento após a reunião .

Assim como os e-mails de convite ou cancelamento de reunião , as mensagens de acompanhamento são algo que você deve dominar para ser melhor na comunicação empresarial. Infelizmente, nem todos estão cientes do poder dos acompanhamentos. Além do mais, nem todo mundo é bom em acompanhar. É por isso que estamos dedicando o artigo atual a questões, incluindo:

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Pabbly Connect - Automatize todas as suas integrações e tarefas
4. RocketLink - Seu linker curto de marca
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

Além do básico, também abordaremos alguns erros típicos que as pessoas cometem ao fazer o acompanhamento após uma reunião de negócios.

Seu e-mail de agradecimento de acompanhamento após uma reunião faz parte do networking

Um e-mail de agradecimento após uma reunião não é apenas um toque agradável, mas um passo necessário na construção e manutenção de qualquer relacionamento comercial. O envio de uma nota de agradecimento personalizada para a reunião de negócios estabelece uma conexão com seus clientes.

O poder de uma carta de agradecimento após uma reunião :

• Ele lembra seu cliente de uma reunião recente com você
• Ele define o tom da sua comunicação com o cliente no futuro
• Garante que você e seu cliente estejam na mesma página após a reunião
• Ele permite que você forneça uma recapitulação das atividades planejadas
• Acelera a criação de seu plano mútuo para a vida

Envie um e-mail de acompanhamento da reunião o mais rápido possível

A primeira regra do acompanhamento: envie o seu o quanto antes. E é melhor fazê-lo no mesmo dia, enquanto a memória está fresca e a mente não mudou. Deixar de escrever para o cliente nas primeiras 24 horas após a reunião pode resultar na perda do progresso que você fez com eles.

Imagine uma situação: seu cliente tem vários compromissos com empresas diferentes em um dia. O mesmo problema é discutido. Nos próximos dias, algumas empresas fazem o acompanhamento e outras não. Embora as soluções propostas por você e seus concorrentes possam ser diferentes, é mais provável que o cliente se lembre e escolha aqueles que escreveram um e-mail de acompanhamento. Portanto, aja rapidamente. Envie sua mensagem o mais rápido possível.

Escolha uma linha de assunto adequada de “e-mail de acompanhamento após a reunião”

Você decidiu enviar uma mensagem de acompanhamento logo após a consulta: ótimo! Agora, aqui está o seu primeiro desafio: escrever uma linha de assunto para um e-mail de agradecimento após a reunião . Uma dica rápida: pelo assunto do seu e-mail, o destinatário deve saber imediatamente do que se trata a carta.

Imagem cortesia de Mindmaven

Evite assuntos muito gerais como “Obrigado” ou “Um rápido acompanhamento” e tente ser um pouco mais específico. Pelo que você é grato? O que você está acompanhando? Tal como:

Um rápido acompanhamento da reunião de hoje

Sua linha de assunto para um e-mail de acompanhamento após a reunião pode conter o nome da pessoa ou pessoas com quem você se encontrou. Isso tornará sua mensagem mais pessoal. Como nos exemplos abaixo:

Ótimo conhecê-lo hoje, {Name}

Foi um prazer conhecê-lo, {Name}

Se você quiser ir direto ao assunto, o assunto do e-mail de acompanhamento após a reunião deve ser um pouco mais oficial e direto ao ponto. Você pode tentar um desses:

Dicas da reunião de hoje

Acompanhamento da nossa reunião de ontem

Aqui estão algumas recomendações sobre {insira o tópico discutido aqui}

Estrutura de um e-mail de acompanhamento após uma reunião de negócios

Agora, o que deve estar dentro do seu e-mail pós-reunião ? Com certeza, deve começar com uma saudação e ser seguido por um agradecimento. Recomenda-se mencionar o tema discutido na reunião e os principais tópicos. Em seguida, você precisará sugerir outros planos ou etapas e fornecer uma chamada à ação clara. Sempre termine com o encerramento e sua assinatura de e-mail comercial.

Para recapitular, a estrutura de um e-mail de acompanhamento de reunião é a seguinte:

• Saudações
• Um obrigado
• Declaração do(s) tópico(s) discutido(s)
• Principais conclusões
• Próximos passos
• Um apelo à ação
• Fecho
• Sua assinatura de e-mail

Abaixo, veremos como escrever um e-mail de acompanhamento de uma reunião de negócios com mais detalhes. Entretanto, vale dizer que é fundamental aderir a regras específicas ao enviar um e-mail de acompanhamento de reunião . Adicionar referências comuns ou sugerir a próxima reunião tornaria seu e-mail de acompanhamento após uma reunião de negócios mais pessoal e direto ao ponto. Continue lendo para aprender sobre algumas boas práticas para escrever acompanhamentos.

1. Diga "obrigado" pela reunião

Como mencionado anteriormente, é crucial começar seu e-mail com um agradecimento. No entanto, seja específico. O que você está agradecendo? Você pode ser grato pelo tempo do cliente, pelas contribuições perspicazes, por compartilhar informações úteis sobre a empresa dele com você ou pela reunião em si. Seja agradecido.

2. Adicione uma referência comum

Escreva sobre os aspectos compartilhados que você aprendeu durante a reunião. Enfatize alguns elementos positivos do compromisso, como um interesse compartilhado por café, um lugar em que ambos estudaram ou uma conferência recente em que ambos compareceram. Escreva apenas o que for apropriado e não aja excessivamente familiarizado com a pessoa.

3. Adicione uma recapitulação da reunião em seu e-mail

Às vezes, seu acompanhamento serve como um e- mail de recapitulação da reunião ou um e- mail de resumo da reunião . Existem as mensagens nas quais você resume sua reunião cronologicamente ou logicamente. Liste seus principais tópicos respondendo às seguintes perguntas:

4. Acompanhe as promessas que você fez na reunião

Após a reunião, você certamente terá alguma lição de casa para fazer. Se você elaborou um plano, forneça ao cliente um cronograma aproximado de sua execução. Se você prometeu responder a uma pergunta ou procurar a melhor opção para resolver o problema do cliente, envie as respectivas informações para ele em seu acompanhamento.

5. Solicite os documentos que você concordou

Caso você tenha concordado em trabalhar em conjunto, certifique-se de ter os documentos necessários antes de iniciar o trabalho. Um e- mail após a reunião de negócios é a melhor ocasião para pedir os papéis. Certifique-se de enviar a documentação necessária de sua parte também.

6. Anote a próxima data de contato

Você provavelmente precisará ter outro compromisso com este cliente. Pode ser para atualizá-los sobre o seu progresso ou para discutir as próximas etapas. Certifique-se de tomar a iniciativa em relação à próxima reunião, e é melhor fazê-lo com antecedência. Sugira uma data para sua próxima reunião e certifique-se de que ambos a adicionem ao calendário.

7. Adicionar linha de fechamento

O fechamento de e-mail também importa. Seja profissional e evite fechamentos informais, como “Até mais tarde” ou “Cuide-se”. Mantenha-se formal e encerre seu e-mail de acompanhamento com um clássico “Atenciosamente” seguido de sua assinatura de e-mail comercial.

8. Use um fechamento de mensagem de e-mail profissional

O objetivo fundamental do acompanhamento é ter uma interação adicional com seu cliente em potencial. Você quer que o cliente entre em contato com você mais do que nunca. Torne-se acessível. Você pode ter trocado cartões de visita na reunião, mas eles podem se perder em pilhas de papéis na mesa ou cair do bolso. A maneira mais fácil é adicionar uma assinatura de e-mail funcional e interativa. Isso não apenas tornará seu e-mail mais profissional, mas também fornecerá ao seu cliente em potencial detalhes de contato extras. Portanto, se eles se sentirem à vontade para ligar para você em vez de escrever uma mensagem, deixe-os usar o número da sua assinatura.

Você pode ir ainda mais longe. Faça sua assinatura falar com o cliente em potencial. Tudo o que você precisa fazer é adicionar o banner com a mensagem certa e vinculá-lo à página de destino ou estudo de caso relevante. Você pode ver os bons exemplos aqui .

A chave falha ao enviar e-mail após a reunião

1) Enviar o acompanhamento da sua reunião para uma pessoa errada

Provavelmente, o maior erro que você pode cometer é enviar seu e-mail pós-reunião para a pessoa errada. Não será apenas estranho, mas você também poderá revelar informações confidenciais a terceiros. Portanto, tenha cuidado com o seu campo Para. Para estar seguro, você pode encontrar um tópico com seu cliente e responder a ele com um novo assunto. Se você teve uma reunião com mais de uma pessoa, certifique-se de incluir todas elas em seu acompanhamento.

2) Fazer seu e-mail de agradecimento muito longo e não ir direto ao ponto

Você não precisa escrever uma transcrição detalhada de sua reunião. Apenas um agradecimento, uma rápida recapitulação dos pontos essenciais e uma declaração clara das etapas a seguir com um apelo à ação. Isso bastaria.

3) Não checar a gramática duas vezes

Você deve sempre prestar atenção extra à sua gramática ao se comunicar com os clientes. Erros de ortografia às vezes custam vidas. Brincadeiras à parte, eles ainda podem lhe custar negócios importantes. Certifique-se de que sua escrita seja impecável habilitando ferramentas como Grammarly. Além disso, não confie na correção automática.

4) Não incluindo suas informações de contato adicionais

Certamente, seu cliente já deve ter suas informações de contato. Mas coisas ruins acontecem, os contatos podem ser perdidos, então você deve sempre incluir seu número de telefone na assinatura do e-mail. Caso ele ou ela tenha um assunto urgente que precise ser discutido por telefone, ele sempre encontrará esse número em seu e-mail mais recente.

Imagem cortesia de Acknowledgeform

5) Esperar demais para enviar seu e-mail de agradecimento após a reunião de negócios

Tente enviar o acompanhamento até 24 horas após a reunião. Ao esperar muito, você corre o risco de perder seu cliente para os concorrentes (o pior cenário). Mesmo que você tenha certeza de que seu relacionamento com o cliente é seguro, você pode simplesmente esquecer alguns pontos essenciais da reunião.

6) Escrever uma nota genérica de agradecimento

Não escreva um agradecimento genérico. Seja sempre específico e pessoal e não envie a todos os seus clientes o mesmo e-mail. Mesmo que você use modelos, personalize cada correspondência. Levará algum tempo para criar um e-mail de acompanhamento, mas trará resultados no final.

7) Mostrando seus campos personalizados

Caso você esteja usando modelos de e-mail, certifique-se de que seus campos personalizados ou etiquetas de mesclagem sejam todos substituídos por informações reais sobre o cliente. Deixar pedaços de símbolos como {!FirstName} é inaceitável: seu acompanhamento parecerá uma mensagem em massa impessoal. Caso você esteja usando uma plataforma de envio de e-mail, não envie nada sem antes testar.

Modelos de e-mail de acompanhamento personalizáveis ​​após uma reunião

Chega de fazer e não fazer. Deixe-nos fornecer uma amostra real de e-mail de reunião de acompanhamento . Este é apenas um exemplo do que você pode escrever em suas mensagens e como você pode escrevê-las. Você pode pegá-los e usá-los. Apenas certifique-se de substituir nossas informações de amostra pelo que for relevante para você.

Aqui está um exemplo de carta de agradecimento depois de conhecer um cliente em potencial :

Caro Henrique,

Obrigado por dedicar um tempo para se encontrar com meus colegas do SailOnEmail e comigo hoje sobre suas metas de marketing por e-mail. Foi um prazer conversar com você e conhecer a YourCompany.

Deixe-me descrever as principais conclusões do nosso encontro:

• Sua equipe desfrutará de uma avaliação de 3 meses da nossa plataforma
• Ajudaremos você a configurar sua conta e estaremos disponíveis para responder a qualquer uma de suas perguntas
• Estamos nos reunindo em 2 meses novamente para discutir sua experiência com a plataforma e descobrir como você pode usá-la ainda mais

Vou escrever para você na próxima semana para organizar nossa próxima reunião com você e sua equipe. Enquanto isso, se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para enviar uma mensagem ou me ligar.

Ansioso por saber sobre você.

Atenciosamente,

John Matters

CEO

SailOnEmail: www.sailonemail.com

Bright Street 22, Townville 10101

Telefone: +1234567890123

Skype: johnmatters23

Abaixo está um exemplo de e-mail de acompanhamento um pouco mais detalhado após conhecer um cliente em potencial :

Caro Henrique,

Obrigado por dedicar um tempo para se encontrar comigo e com meus colegas do SailOnEmail hoje sobre suas metas de marketing por e-mail. Foi um prazer conversar com você e conhecer a YourCompany.

Aqui estão as principais conclusões do nosso encontro:

• Acordamos um teste de 3 meses da nossa plataforma Pro para sua equipe.
• Meu colega Peter orientará Jeff do seu Departamento de Marketing pelo processo de configuração da conta.
• Estou compartilhando com você nosso relatório de 2022 sobre as melhores práticas para uma série de e-mails de boas-vindas.
• Meus colegas ou eu estaremos disponíveis para responder a quaisquer perguntas que você possa ter no processo.
• Concordamos em nos reunir em alguns meses para discutir sua experiência com a plataforma e trabalhar nas maneiras de você exceder suas metas de marketing para 2022.

Você mencionou que gostaria de ter mais seguidores no Facebook. O que você acha das campanhas de remarketing? Segmentar seus assinantes de e-mail existentes no Facebook pode ajudá-lo a aumentar um público dedicado. Se você estiver interessado, posso falar sobre isso com mais detalhes.

Enquanto isso, veja o relatório sobre a série de e-mails de boas-vindas em anexo.

Peter entrará em contato com Jeff amanhã às 12h. Ele terá tudo pronto para a configuração até então.

Se você quiser experimentar o remarketing, podemos agendar uma ligação rápida amanhã entre 15h e 17h ou sexta-feira entre 12h e 15h. O que você acha?

Ansioso por saber sobre você.

Atenciosamente,

John Matters

CEO

SailOnEmail: www.sailonemail.com

Bright Street 22, Townville 10101

Telefone: +1234567890123

Para resumir tudo, sempre envie mensagens para seus clientes após uma reunião, independentemente de quanto tempo você está trabalhando com eles. Lembre-se de que, ao escrever um e-mail de acompanhamento após a reunião, a linha de assunto , agradecimento, recapitulação da reunião e uma chamada para ação são seus principais elementos. Certifique-se de não cometer erros, desde erros de digitação até enviar o e-mail para o destinatário errado. Mantenha sua mensagem concisa, pessoal e educada.