会議後にクライアントにメールを書く方法

公開: 2022-06-03

ラリー脚本の作品2017年12月26日

1.クライアントにフォローアップメッセージを書いて、それをネットワーキングの一部として使用する方法
2.フォローアップメールをいつ送信しますか？
3.適切な件名を選択するにはどうすればよいですか？
4.フォローアップを構成する方法
5.会議後の電子メールの送信時にキーが失敗する
6.フォローアップメールテンプレート

B2Bビジネスの場合は、クライアントとの定期的な会議に依存しています。これらが電話であるか実際の対面での出会いであるかは関係ありません。重要なのは、接続を確立したということです。ただし、通常は十分ではありません。あなたはあなたのクライアントと連絡を取り合い、あなた、あなたの会社、そしてあなたのサービスを彼らに思い出させる必要があります。私たちの経験では、ここでの最良の出発点は、会議後にフォローアップの感謝のメールを書くことです。

会議の招待メールやキャンセルメールのように、フォローアップメッセージは、ビジネスコミュニケーションを向上させるために習得する必要があるものです。残念ながら、誰もがフォローアップの力を認識しているわけではありません。さらに、誰もがフォローアップに長けているわけではありません。これが、現在の記事を次のような問題に捧げている理由です。

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.Mailchimp-メールビルダーと送信者
3.PabblyConnect-すべての統合とタスクを自動化します
4.RocketLink-ブランド化された短いリンカー
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール

基本とは別に、ビジネスミーティングの後にフォローアップするときに人々が犯す典型的な間違いについても説明します。

会議後のフォローアップの感謝のメールはネットワーキングの一部です

会議後の感謝のメールは、単にいい感じであるだけでなく、ビジネス関係を構築し維持するために必要なステップです。ビジネスミーティングのためにパーソナライズされたお礼状を送信すると、クライアントとのつながりが確立されます。

会議後のお礼状の力：

それはあなたとの最近の会議をあなたのクライアントに思い出させます
将来のクライアントとのコミュニケーションのトーンを設定します
それはあなたとあなたのクライアントが会議の後に同じページにいることを保証します
それはあなたが計画された活動の要約を提供することを可能にします
それはあなたの相互計画を生き生きと育てることをスピードアップします

会議のフォローアップメールをできるだけ早く送信する

フォローアップの最初のルール：できるだけ早くあなたを送ってください。そして、記憶が新鮮で、心が変わらないうちに、同じ日にそれを行う方が良いでしょう。会議後の最初の24時間以内にクライアントに書き込みを行わないと、クライアントでの進捗が失われる可能性があります。

状況を想像してみてください。クライアントは、1日にさまざまな会社と複数の予定を持っています。同じ問題が議論されています。今後数日以内に、フォローアップする企業もあれば、フォローアップしない企業もあります。あなたとあなたの競争相手が提案する解決策は異なるかもしれませんが、クライアントはフォローアップメールを書いた人を覚えて選択する可能性が高くなります。だから、迅速に行動します。できるだけ早くメッセージを送信してください。

適切な「会議後のフォローアップメール」の件名を選択してください

あなたは約束の直後にフォローアップメッセージを送ることを決心しました：素晴らしいです！これが最初の課題です。会議後にお礼のメールの件名を書くことです。簡単なヒント：メールの件名によって、受取人は手紙の内容をすぐに知る必要があります。

ありがとうメール

Mindmavenの画像提供

「ありがとう」や「簡単なフォローアップ」などの一般的なテーマは避け、もう少し具体的にしてください。あなたは何に感謝していますか？何をフォローしていますか？そのような：

今日の会議の簡単なフォローアップ

会議後のフォローアップメールの件名には、会った人の名前が含まれている場合があります。これにより、メッセージがより個人的になります。以下の例のように：

今日はお会いできてうれしいです、{名前}

お会いできて光栄です、{名前}

すぐにビジネスに取り掛かりたい場合は、会議後のフォローアップメールの件名をもう少し公式で要領を得たものにする必要があります。次のいずれかを試すことができます。

今日の会議のポイント

昨日の会議のフォローアップ

{ここに議論されたトピックを挿入}に関するいくつかの推奨事項があります

ビジネスミーティング後のフォローアップメールの構造

さて、あなたの会議後の電子メールの中に何が入っているべきですか？確かに、それは挨拶で始まり、ありがとうが続く必要があります。会議で議論されているトピックと主なポイントについて言及することをお勧めします。次に、さらなる計画または手順を提案し、行動を促す明確な呼びかけを提供する必要があります。常に閉鎖とあなたのビジネスの電子メールの署名で終わります。

要約すると、会議のフォローアップメールの構造は次のようになります。

挨拶
ありがとうございます
議論されたトピックの声明
主なポイント
次のステップ
行動の呼びかけ
閉鎖
あなたの電子メールの署名

以下では、ビジネスミーティングのフォローアップメールの作成について詳しく見ていきます。一方、フォローアップ会議の電子メールを送信するときは、特定のルールを順守することが不可欠であると言う価値があります。共通点の参照を追加したり、次の会議を提案したりすると、ビジネス会議後のフォローアップメールがより個人的で的確なものになります。フォローアップを書くためのいくつかの良い習慣について学ぶために読んでください。

1.会議に「ありがとう」と言います

先に述べたように、ありがとうからメールを始めることが重要です。ただし、具体的にしてください。何に感謝しますか？あなたは、クライアントの時間、洞察に満ちたインプット、彼らの会社についての有用な情報をあなたと共有すること、または会議自体に感謝するかもしれません。感謝してください。

2.共通の参照を追加します

会議中に学んだ共通の側面について書いてください。コーヒーへの共通の関心、あなたが両方とも学校に通った場所、またはあなたが両方とも出席した最近の会議など、約束のいくつかの前向きな要素を強調します。適切なものだけを書き、その人に過度に精通して行動しないでください。

3.メールに会議の要約を追加します

フォローアップは、会議の要約メールまたは会議の概要メールとして機能する場合があります。会議を時系列または論理的に要約するメッセージがあります。次の質問に答えて、主なポイントを挙げてください。

4.会議で行った約束をフォローアップします

会議の後、あなたは間違いなく宿題をする必要があります。計画を作成した場合は、その実行のおおよそのタイムラインをクライアントに提供します。質問に答えたり、クライアントの問題に取り組むための最良の選択肢を探すことを約束した場合は、フォローアップでそれぞれの情報をクライアントに送信してください。

5.同意した文書を要求します

一緒に作業することに同意した場合は、作業を開始する前に必要な書類があることを確認してください。商談後のメールは、書類を求めるのに最適な機会です。必要な書類も必ず送付してください。

6.次の連絡日をメモします

このクライアントとは別の予約が必要になる可能性があります。進捗状況を更新したり、今後の手順について話し合ったりする場合があります。次の会議については必ず主導権を握ってください。事前に行うことをお勧めします。次の集まりの日付を提案し、両方がカレンダーに追加することを確認します。

7.終了行を追加します

メールの閉鎖も重要です。専門家になり、「またね」や「気をつけて」などの非公式な締めくくりは避けてください。正式な状態を保ち、フォローアップメールを従来の「よろしく」とそれに続くビジネスメールの署名で終了します。

8.プロの電子メールメッセージを使用して終了します

フォローアップの基本的な目的は、見込み客に対して追加の反復を行うことです。クライアントからこれまで以上に連絡を取りたいと考えています。到達可能にします。会議で名刺を交換したかもしれませんが、デスクトップの紙の山で迷子になったり、ポケットから落ちたりする可能性があります。最も簡単な方法は、機能的でインタラクティブな電子メール署名を追加することです。それはあなたの電子メールをより専門的に見えるようにするだけでなく、あなたの見込み客に追加の連絡先の詳細を提供します。したがって、メッセージを書くのではなく、電話をかけることに抵抗がない場合は、署名の番号を使用してもらいます。

メールの署名

さらに先に進むことができます。あなたの署名を見込み客に話させます。あなたがしなければならないのは、正しいメッセージを含むバナーを追加し、それを関連するランディングページまたはケーススタディにリンクすることです。ここで良い例を見ることができます。

電子メール署名ジェネレータ

電子メールに会った後に送信するとキーが失敗する

1）会議のフォローアップを間違った人に送信する

おそらく、あなたが犯す可能性のある最大の間違いは、会議後の電子メールを間違った人に送信することです。奇妙なだけでなく、機密情報を第三者に開示する可能性もあります。したがって、Toフィールドには注意してください。安全のために、クライアントでスレッドを見つけて、新しい件名でそれに応答することができます。複数の人とミーティングを行ったことがある場合は、必ず全員をフォローアップに含めてください。

2）お礼のメールを長くしすぎて、要点を守らない

会議の詳細な記録を書く必要はありません。ただありがとう、重要なポイントの簡単な要約、および行動の呼びかけを伴う次のステップの明確な声明。それで十分でしょう。

3）文法を再確認しない

クライアントと通信するときは、常に文法に特別な注意を払う必要があります。スペルミスは人命を犠牲にすることがあります。冗談はさておき、彼らはまだあなたに重要な取引を犠牲にすることができます。 Grammarlyなどのツールを有効にして、文章が完璧であることを確認してください。また、自動修正に依存しないでください。

Grammarly

4）追加の連絡先情報は含まれません

確かに、あなたのクライアントはあなたの連絡先情報をすでに持っている必要があります。しかし、悪いことが起こり、連絡先が失われる可能性があるため、電子メールの署名には常に電話番号を含める必要があります。彼または彼女が電話で話し合う必要がある差し迫った問題を抱えている場合、彼らは常にあなたの最新の電子メールでその番号を見つけます。

追加の連絡先

Acknowledgeformの画像提供

5）商談後、お礼のメールを送信するのに時間がかかりすぎる

会議後24時間以内にフォローアップを送信するようにしてください。待つ時間が長すぎると、クライアントを競合他社に失うリスクがあります（最悪のシナリオ）。クライアントとの関係が安全であると確信している場合でも、会議からの重要なポイントを忘れてしまう可能性があります。

6）一般的な礼状を書く

一般的なありがとうを書かないでください。常に具体的かつ個人的なものにし、すべてのクライアントに同じメールを送信しないでください。テンプレートを使用する場合でも、通信のすべての部分をカスタマイズします。フォローアップメールの作成には少し時間がかかりますが、最終的には結果が得られます。

7）カスタムフィールドを表示する

メールテンプレートを使用している場合は、カスタムフィールドまたはマージタグがすべてクライアントに関する実際の情報に置き換えられていることを確認してください。 {！FirstName}のような記号のチャンクを残すことは受け入れられません。フォローアップは、非人称的なバルクメッセージのように見えます。メール送信プラットフォームを使用している場合は、最初にテストせずに何も送信しないでください。

ショーケース

会議後のカスタマイズ可能なフォローアップメールテンプレート

すべきこととすべきでないことについては十分です。実際のフォローアップ会議の電子メールサンプルを提供しましょう。これは、メッセージに何を書き込むことができるか、およびどのようにメッセージを書き込むことができるかの一例にすぎません。あなたはそれらを取り、それらを使用することができます。サンプル情報をあなたに関連するものに置き換えてください。

これは、見込み客に会った後の礼状の例です。

親愛なるヘンリー、

本日は、SailOnEmailの同僚や私と、メールマーケティングの目標についてお会いしていただきありがとうございます。 あなたと話をし、YourCompanyについて学ぶことができて光栄です。

私たちの会議からの主なポイントの概要を説明しましょう。

あなたのチームは私たちのプラットフォームの3ヶ月のトライアルをお楽しみいただけます
アカウントの設定をお手伝いし、ご質問にお答えします
プラットフォームの使用経験について話し合い、プラットフォームをさらに活用する方法を見つけるために、2か月後に再度ミーティングを行います。

あなたとあなたのチームとの次の会議を手配するために、来週あなたに手紙を書きます。 それまでの間、ご不明な点がございましたら、お気軽にメッセージまたはお電話ください。

あなたからの返信を楽しみにしています。

敬具、

ジョン・マターズ

最高経営責任者（CEO）

SailOnEmail： www.sailonemail.com

ブライトストリート22、タウンビル10101

電話番号：+1234567890123

Skype：johnmatters23

以下は、潜在的なクライアントに会った後のもう少し詳細なフォローアップメールのサンプルです。

親愛なるヘンリー、

本日は、メールマーケティングの目標について、SailOnEmailの私と同僚とお会いしていただきありがとうございます。 あなたと話をし、YourCompanyについて学ぶことができて光栄です。

これが私たちの会議からの主なポイントです：

私たちはあなたのチームのために私たちのProプラットフォームの3ヶ月のトライアルに同意しました。
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その間、添付のウェルカムメールシリーズのレポートをご覧ください。

ピーターは明日の午後12時にジェフに連絡します。 彼はそれまでにセットアップの準備がすべて整っているでしょう。

リマーケティングをお試しになりたい場合は、明日の午後3時から午後5時まで、または金曜日の午後12時から午後3時までのクイックコールを手配できます。 どう思いますか？