En İyi 3 Ücretsiz Belge Yönetim Yazılımı

İster küçük işletme sahibi, ister belge yöneticisi, İK uzmanı veya proje yöneticisi olun, işyerinde belgeleri düzenlemek her tür çalışan için hem gerekli hem de faydalıdır. Ancak bunu yaparken belge izlenebilirliği, veri güvenliği ve erişilebilirlikle ilgili birden fazla sorunla karşılaşılabilir.

Belge yönetimi çok fazla iş gerektirir ve kendi zorluklarıyla birlikte gelir. Herhangi bir güçlükten kaçınmak için neden süreci sizin için kolay bir esinti haline getiren bir belge yönetimi çözümünü düşünmüyorsunuz?

Belge yönetimi yazılımı, kullanıcıların belgeler oluşturmasına, düzenlemesine, güvenliğini sağlamasına ve sınıflandırmasına olanak tanır. Ayrıca belgelere erişmenizi, düzenlemenizi ve paylaşmanızı kolaylaştırır.

Avantajlarına rağmen, belge yönetimi yazılımı satın almak, özellikle bütçe kısıtlamaları olan işletmeler için önemli bir yatırım olabilir. Bu nedenle, bütçenizin optimum kullanımını sağlamak için, işlevleri hakkında bir fikir edinmek için başlangıçta ücretsiz bir araç düşünmenizi öneririz.

Bu makale, kullanıcı incelemelerine ve derecelendirmelerine göre en iyi üç ücretsiz belge yönetimi yazılımı çözümünü (alfabetik olarak listelenmiştir) vurgulamaktadır. (Bu ürünleri nasıl seçtiğimizi okuyun.)

Capterra'nın yazılım dizinindeki belge yönetimi araçlarının tam listesine göz atın.

Beni oraya götür

Bitrix24, belgeleri dahili ve harici olarak oluşturmanıza, düzenlemenize ve paylaşmanıza olanak tanıyan çevrimiçi bir belge yönetim yazılımıdır. Yazılım, kullanıcıların belgeleri düzenli tutmak için ayrı Bitrix sürücülerine ayırmalarını sağlar. Parola korumalı bağlantıları kullanarak her sürücüye erişimi sınırlayabilirsiniz. Ek olarak, sürücüdeki belgeleri görüntülemek, düzenlemek ve silmek için izin haklarını ayarlayabilirsiniz.

Bitrix24 ile, bir belgenin sürüm geçmişini ve dosyayı değiştiren kullanıcılar, dosya boyutu ve değişikliklerin yapıldığı zaman dahil olmak üzere onunla ilgili önemli ayrıntıları kontrol edebilirsiniz. Sistem, internet bağlantınız olmasa bile belgeleriniz üzerinde çalışmanıza olanak tanır. Bağlantı tekrar kullanılabilir olduğunda dosyalar otomatik olarak eşitlenir.

Belge yönetim platformu, birden çok kullanıcının tek bir dosyayı birlikte çalışmasına ve düzenlemesine olanak tanır. Bunu yapmak için, belirli bir belgeyi diğer kullanıcılar tarafından düzenlenmek üzere kilitleyebilmeniz için belge kilitleme seçeneğini etkinleştirmeniz gerekir. Bitrix24, özel sohbetler ve sesli-görüntülü aramalar dahil olmak üzere iletişimi kolaylaştıran çeşitli dahili araçlar sunar.

Bitrix24, e-posta ve sohbet yoluyla müşteri sohbeti sunar.

Bitrix24

Yorumları okuyun

Siteyi ziyaret et

Ana Özellikler:

• Erişim kontrolleri/izinleri
• Işbirliği araçları
• İçerik yönetimi
• Doküman yönetimi
• Dosya paylaşımı
• şablonlar

Deneme/Ücretsiz Sürüm:

Ücretsiz deneme

Ücretsiz sürüm

Yükseltme maliyeti:

Beş kullanıcı için aylık 39 ABD doları, yıllık olarak faturalandırılır

Cihaz Uyumluluğu:

Ekran görüntüsü:

Google Drive, kullanıcıların dosya ve belgeleri depolamasına, erişmesine ve paylaşmasına olanak tanıyan bir çevrimiçi depolama ve yedekleme platformudur. Kullanıcılara, çevrimiçi dokümanlar ve e-tablolar oluşturmanıza ve düzenlemenize olanak tanıyan bir düzenleme araçları paketi olan Google Dokümanlar'a erişim sağlar. Elektronik belge düzenleyici, kullanıcılara sözcükleri belgenize yazmaları için sesle yazma özelliği de sunar.

Bir Google Drive kullanıcısı olarak, Google Dokümanı olarak yeni bir doküman oluşturabilir veya mevcut bir dokümanı sürücüye sürükleyip bırakabilirsiniz. Sürücüde saklanan belgeler, e-posta yoluyla kuruluş içindeki ve dışındaki kişilerle paylaşılabilir.

Google Drive, doküman oluşturma ve düzenleme özelliklerinin yanı sıra dokümanlar, e-tablolar ve sunular üzerinde başkalarıyla ortak çalışmanıza olanak tanır. Görüntüleme, düzenleme veya yorum yapma izinlerine sahip en fazla 100 kişinin Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar üzerinde aynı anda çalışmasına izin verebilirsiniz. Platform, bir dosyadaki gerçek zamanlı değişiklikleri izlemenize ve belge üzerinde kimin çalıştığını görmenize olanak tanır. Ayrıca, size geçmişte belgede yapılan tüm değişikliklerden geçmenizi sağlayan ayrıntılı bir revizyon geçmişi sunar.

Google Drive, dosya ve klasörleri bulmanıza yardımcı olmak için yapay zeka ve makine öğrenimini kullanan gelişmiş arama işlevleri sunar.

Yardım durumunda, müşteri destek ekibine e-posta yoluyla ulaşabilirsiniz.

En iyi işlevsellik

Google sürücü

Yorumları okuyun

Profili Görüntüle

Ana Özellikler:

• içerik kitaplığı
• Işbirliği araçları
• Veri depolama yönetimi
• Belge saklama
• Dosya transferi
• Tam metin arama

Deneme/Ücretsiz Sürüm:

Ücretsiz deneme

Ücretsiz sürüm

Yükseltme maliyeti:

Kullanıcı başına aylık 12 ABD doları

Cihaz Uyumluluğu:

Ekran görüntüsü:

Notion, kullanıcıların basit metin belgelerinin yanı sıra karmaşık bilgi tabanları oluşturmasını sağlayan çevrimiçi bir proje yönetimi ve not alma yazılımıdır. Yazılım, temel içerik blokları (sayfalar, yapılacaklar listeleri, metin, madde işaretli listeler), satır içi seçenekler (komutlar) dahil olmak üzere farklı içerik türleri oluşturmanıza ve düzenlemenize yardımcı olan bir işaretleme sistemi ve düzenleme araç çubuğu gibi çeşitli araçlar sunar. sayfalarınıza bahsetmeler veya emoji komutları gibi diğer içerik öğelerini, veritabanlarını ve gelişmiş blokları (denklemler, şablonlar, içerik tabloları) ekleyin.

Bir belge yönetimi çözümü olarak Notion, Word belgeleri, PDF dosyaları, zip dosyaları ve ses dosyaları dahil olmak üzere dosyaları depolamanıza olanak tanır. Notion'a eklediğiniz içerik çoğaltılabilir, silinebilir ve geri yüklenebilir. Notion ile yükleyebileceğiniz dosya sayısında bir sınırlama yoktur. Ancak, ücretsiz kullanıcılar için maksimum dosya boyutunda 5 MB'lık bir sınır vardır.

Notion ayrıca belgelerinizi düzenlemek ve izlemek için üretkenlik şablonları, kişisel şablonlar ve çalışma şablonları gibi şablonlar sunan bir şablon galerisine sahiptir. Araç, dosyalarınızı dahili ve harici paydaşlarla paylaşmanıza olanak tanır. İçeriğe erişimi sınırlamak için paylaşılan sayfalarınıza izin seviyeleri de ekleyebilirsiniz. Notion ayrıca, yanlışlıkla düzenlemeleri veya yetkisiz erişimi önlemek için bir sayfayı veya veritabanını kilitlemenizi sağlayan bir sayfa kilitleme işlevi sunar.

Notion, telefon, e-posta ve sohbet yoluyla müşteri desteği sunar.

En uygun fiyatlı

kavram

Yorumları okuyun

Siteyi ziyaret et

Ana Özellikler:

• Erişim kontrolleri/izinleri
• Işbirliği araçları
• İçerik yönetimi
• Doküman yönetimi
• Dosya paylaşımı
• şablonlar

Deneme/Ücretsiz Sürüm:

Ücretsiz deneme

Ücretsiz sürüm

Yükseltme maliyeti:

Ayda 4 ABD doları, yıllık faturalandırılır

Cihaz Uyumluluğu:

Ekran görüntüsü:

Doğru ücretsiz belge yönetim yazılımı nasıl seçilir

Ücretsiz bir belge yönetim aracı seçmek, özellikle piyasada çok sayıda seçenek mevcutken, zor olabilir. Yazılım satın alma işleminizi tamamlamadan önce değerlendirmeniz gereken bazı önemli faktörleri tartışalım.

• Dosya paylaşımı ve işbirliği özelliklerini arayın: Bir iş belgesi yönetim sisteminin birincil işlevi belgeleri depolamak ve izlemek olsa da, çeşitli yazılım çözümleri de dosyaları dahili ve harici paydaşlarla paylaşmanıza olanak tanır. İdeal bir belge yönetim yazılımı aynı zamanda işbirliği yapmanıza, düzenlemenize ve belge değişikliklerini gerçek zamanlı olarak izlemenize olanak tanır.
• Belge arama yeteneklerini değerlendirin: İyi bir belge yönetim sistemi, bir klasördeki belirli bir dosyayı veya bir belgedeki içeriği anahtar sözcükler ve ifadeler kullanarak aramanıza olanak tanıyan güçlü arama yetenekleriyle birlikte gelir. Bazı sistemler, dosyalarınıza meta veriler ve etiketler eklemenize de olanak tanır, bu da onları bulmayı kolaylaştırır.
• Mobil cihaz erişimi arayın: Ücretsiz bir belge yönetim aracına karar vermeden önce, yazılımın hareket halindeyken bile belgeleri görüntülemenize, düzenlemenize ve paylaşmanıza olanak tanıyan bir mobil sürümü olduğundan emin olun.

Ücretsiz belge yönetimi yazılımı seçerken sorulacak genel sorular

İşletmeniz için en iyi belge yönetimi yazılımını tamamlamadan önce satıcılara sorabileceğiniz bazı yaygın sorular şunlardır:

Bu ürünleri nasıl seçtik? Biz yapmadık - siz yaptınız

İdeal yazılım eşleşmenizi bulmak için zamandan tasarruf etmek, bütçenizi aşmamak ve işinizi büyütmeye daha fazla enerji harcamak için güvenebileceğiniz bilgilere ihtiyacınız vardır. Bu nedenle, tüm kullanıcı incelemelerimizi inceliyor ve doğrulıyoruz ve yalnızca sizin gibi kişiler tarafından onaylanan araçları öneriyoruz.

Başka bir deyişle, ürün önerilerimiz asla satın alınmaz veya satılmaz ya da tek bir kişinin görüşüne dayanmaz; bunlar, bağımsız yazılım inceleme uzmanlarımızın görüş ve deneyimlerini yansıtacak şekilde meslektaşlarınız tarafından seçilir.

Bu liste için dikkate alınması gereken ürünler:

1. Son iki yıl içinde Capterra'da ortalama 3.0 veya daha yüksek puanla (10 Haziran 2022 itibariyle) en az 20 benzersiz ürün incelemesi yayınlayın. Bu makalede öne çıkarmak için en yüksek puana sahip üç ürünü seçtik.
2. Tam deneyimi elde etmek için belirli bir süre sonra satın almanız gereken bir deneme sürümü değil, yazılımın ücretsiz, bağımsız bir sürümünü sunun.
3. Belge yönetimi yazılımı tanımımızla tanışın: “Belge yönetimi yazılımı, dosya oluşturma, yükleme, depolama, izleme ve arşivleme sürecini otomatikleştirir. Kullanıcıların belgeleri paylaşmasına, yorumları ve değişiklikleri izlemesine ve belgeleri merkezi bir havuzda saklamasına yardımcı olur.”

"En iyi işlevsellik" aracı, bir satıcının halka açık incelemelere göre (10 Haziran 2022 itibariyle) aldığı işlevsellik için en yüksek kullanıcı puanlarına göre belirlenir.

"En uygun fiyatlı" araç, yükseltme maliyeti açısından bir satıcının web sitesinde sunduğu en düşük fiyatlandırmaya göre belirlenir (10 Haziran 2022 itibariyle).

Bu makale için ürün araştırmasına Himanshi Arora katkıda bulunmuştur.