Los 3 mejores software gratuito de gestión de documentos
Publicado: 2022-07-19El software de administración de documentos le permite rastrear, almacenar y administrar documentos.
Ya sea propietario de una pequeña empresa, administrador de documentos, profesional de recursos humanos o gerente de proyectos, la organización de documentos en el lugar de trabajo es necesaria y beneficiosa para todo tipo de empleados. Sin embargo, en el proceso de hacerlo, uno puede encontrarse con múltiples problemas relacionados con la trazabilidad de los documentos, la seguridad de los datos y la accesibilidad.
La gestión de documentos implica mucho trabajo y viene con su propio conjunto de desafíos. Para evitar molestias, ¿por qué no considerar una solución de administración de documentos que le facilite el proceso?
El software de gestión de documentos permite a los usuarios crear, organizar, asegurar y clasificar documentos. También le facilita el acceso, la edición y el uso compartido de documentos.
A pesar de los beneficios, la compra de un software de gestión de documentos puede ser una inversión importante, especialmente para las empresas con limitaciones presupuestarias. Por lo tanto, para asegurar una utilización óptima de su presupuesto, recomendamos considerar inicialmente una herramienta gratuita para tener una idea de sus funcionalidades.
Este artículo destaca las tres mejores soluciones gratuitas de software de administración de documentos (enumeradas alfabéticamente) según las reseñas y calificaciones de los usuarios. (Lea cómo seleccionamos estos productos).
Bitrix24: facilita la edición sin conexión
Bitrix24 es un software de administración de documentos en línea que le permite crear, editar y compartir documentos interna y externamente. El software permite a los usuarios segmentar documentos en unidades Bitrix separadas para mantenerlos organizados. Puede limitar el acceso a cada unidad mediante enlaces protegidos con contraseña. Además, puede establecer derechos de permiso para ver, editar y eliminar documentos en la unidad.
Con Bitrix24, puede verificar el historial de versiones de un documento y los detalles importantes relacionados con él, incluidos los usuarios que modificaron el archivo, el tamaño del archivo y la hora en que se realizaron los cambios. El sistema le permite trabajar en sus documentos incluso sin conexión a Internet. Los archivos se sincronizan automáticamente una vez que la conexión vuelve a estar disponible.
La plataforma de gestión de documentos permite que múltiples usuarios colaboren y editen un solo archivo. Para hacerlo, debe habilitar la opción de bloqueo de documentos para que pueda bloquear un documento en particular para que otros usuarios lo editen. Bitrix24 ofrece varias herramientas internas que facilitan la comunicación, incluidos chats privados y llamadas de audio y video.
Bitrix24 ofrece chat de clientes por correo electrónico y chat.
Características clave:
- Controles de acceso/permisos
- Herramientas de colaboración
- Gestión de contenido
- Gestión de documentos
- Compartición de archivos
- Plantillas
$39 por mes para cinco usuarios, facturado anualmente
Captura de pantalla:
Google Drive: utiliza inteligencia artificial para localizar archivos
Google Drive es una plataforma de copia de seguridad y almacenamiento en línea que permite a los usuarios almacenar, acceder y compartir archivos y documentos. Brinda a los usuarios acceso a Google Docs, un conjunto de herramientas de edición que le permite crear y editar documentos y hojas de cálculo en línea. El editor de documentos electrónicos también ofrece a los usuarios una función de escritura por voz para transcribir palabras en su documento.
Como usuario de Google Drive, puede crear un nuevo documento como Google Doc o simplemente arrastrar y soltar un documento existente en la unidad. Los documentos almacenados en la unidad se pueden compartir con personas dentro y fuera de la organización por correo electrónico.
Además de las capacidades de creación y edición de documentos, Google Drive le permite colaborar con otros en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Puede permitir que hasta 100 personas con permisos de visualización, edición o comentarios trabajen en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google al mismo tiempo. La plataforma le permite realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real en un archivo y ver quién está trabajando en el documento. También le ofrece un historial de revisión detallado que lo lleva a través de todos los cambios realizados en el documento en el pasado.
Google Drive ofrece una función de búsqueda avanzada que utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para ayudarlo a ubicar archivos y carpetas.
En caso de asistencia, puede comunicarse con el equipo de atención al cliente por correo electrónico.
Características clave:
- biblioteca de contenido
- Herramientas de colaboración
- Gestión de almacenamiento de datos
- Almacenamiento de documento
- Transferencia de archivos
- Búsqueda de texto completo
$12 por usuario, por mes
Captura de pantalla:
Noción: ofrece bloqueo de base de datos por seguridad
Notion es un software de gestión de proyectos y toma de notas en línea que permite a los usuarios crear documentos de texto simples, así como bases de conocimiento complejas. El software ofrece varias herramientas, como un sistema de marcado y una barra de herramientas de edición que lo ayudan a crear y editar diferentes tipos de contenido, incluidos bloques de contenido básico (páginas, listas de tareas, texto, listas con viñetas), opciones en línea (comandos que agregue otros elementos de contenido a sus páginas, como menciones o comandos emoji), bases de datos y bloques avanzados (ecuaciones, plantillas, tablas de contenido).
Como solución de gestión de documentos, Notion le permite almacenar archivos, incluidos documentos de Word, archivos PDF, archivos zip y archivos de audio. El contenido que agrega a Notion se puede duplicar, eliminar y restaurar. No hay límite para la cantidad de archivos que puede cargar con Notion. Sin embargo, hay un límite de 5 MB en el tamaño máximo de archivo para usuarios gratuitos.
Notion también cuenta con una galería de plantillas que le ofrece plantillas, como plantillas de productividad, plantillas personales y plantillas de trabajo, para organizar y realizar un seguimiento de sus documentos. La herramienta le permite compartir sus archivos con partes interesadas internas y externas. También puede agregar niveles de permiso a sus páginas compartidas para limitar el acceso al contenido. Notion también ofrece una función de bloqueo de página que le permite bloquear una página o una base de datos para evitar ediciones accidentales o acceso no autorizado.
Notion ofrece atención al cliente por teléfono, correo electrónico y chat.
Características clave:
- Controles de acceso/permisos
- Herramientas de colaboración
- Gestión de contenido
- Gestión de documentos
- Compartición de archivos
- Plantillas
$4 por mes, facturado anualmente
Captura de pantalla:
Cómo elegir el software gratuito de gestión de documentos adecuado
Seleccionar una herramienta de administración de documentos gratuita puede ser complicado, especialmente con tantas opciones disponibles en el mercado. Analicemos algunos factores importantes que debe evaluar antes de finalizar la compra de su software.
- Busque funciones de colaboración y uso compartido de archivos: si bien la función principal de un sistema de administración de documentos comerciales es almacenar y rastrear documentos, varias soluciones de software también le permiten compartir archivos con partes interesadas internas y externas. Un software de gestión de documentos ideal también le permite colaborar, editar y realizar un seguimiento de los cambios en los documentos en tiempo real.
- Evalúe las capacidades de búsqueda de documentos: un buen sistema de administración de documentos viene con capacidades de búsqueda sólidas que le permiten buscar un archivo específico dentro de una carpeta o contenido en un documento utilizando palabras clave y frases. Algunos sistemas también le permiten agregar metadatos y etiquetas a sus archivos, lo que facilita su localización.
- Busque acceso a dispositivos móviles: antes de decidirse por una herramienta gratuita de gestión de documentos, asegúrese de que el software tenga una versión móvil que le permita ver, editar y compartir documentos incluso sobre la marcha.
Preguntas comunes para hacer al elegir un software gratuito de administración de documentos
Estas son algunas preguntas comunes que puede hacerles a los proveedores antes de finalizar el mejor software de administración de documentos para su empresa:
¿El software ofrece historial de versiones?
El historial de versiones es una de las características clave de un sistema de gestión de documentos. Esta característica lo ayuda a realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento, junto con la fecha y la hora en que se realizaron estos cambios y la persona que los realizó. Hay varias herramientas en el mercado que también mantienen un archivo de versiones anteriores para que pueda realizar un seguimiento de los cambios durante un período de tiempo y restaurar el documento a su versión anterior si es necesario.
¿El software permite a los usuarios establecer derechos de acceso?
Antes de invertir en una solución de administración de documentos gratuita, asegúrese de que le permita otorgar derechos de permiso al momento de compartir documentos y archivos. Las mejores herramientas disponibles en el mercado permiten a los propietarios de documentos configurar y cambiar los permisos de acceso con facilidad. Puede permitir que los usuarios vean, editen o comenten archivos. Para mejorar la privacidad, incluso puede evitar que personas específicas vean documentos importantes en el sistema.
¿Cuáles son las opciones de seguridad de datos disponibles?
La seguridad de los datos es de suma importancia para las empresas modernas. Antes de finalizar su compra, pregunte al proveedor sobre las funciones de seguridad de datos que ofrece el sistema. Un sistema de administración de documentos eficiente ofrece herramientas de encriptación y cumplimiento, junto con otras funciones necesarias, como copias de seguridad automatizadas, actualizaciones automáticas y permisos de usuario basados en funciones.
¿Cómo elegimos estos productos? nosotros no, tú lo hiciste
Para encontrar su software ideal, necesita información en la que pueda confiar para poder ahorrar tiempo, mantenerse dentro del presupuesto y concentrar más energía en hacer crecer su negocio. Es por eso que examinamos y verificamos todas las reseñas de nuestros usuarios y solo recomendamos las herramientas respaldadas por personas como usted.
En otras palabras, nuestras recomendaciones de productos nunca se compran ni venden, ni se basan en la opinión de una sola persona: son elegidas por sus pares, lo que refleja las opiniones y experiencias de nuestra base independiente de revisores de software.
ser considerados para esta lista, los productos tienen que:
- Tener al menos 20 reseñas únicas de productos publicadas en Capterra en los últimos dos años, con una calificación promedio de 3.0 o superior (al 10 de junio de 2022). Seleccionamos los tres productos con las calificaciones más altas para presentarlos en este artículo.
- Ofrezca una versión gratuita e independiente del software, no una versión de prueba en la que tenga que comprar después de un cierto período de tiempo para obtener la experiencia completa.
- Conoce nuestra definición de software de gestión de documentos: “El software de gestión de documentos automatiza el proceso de creación, carga, almacenamiento, seguimiento y archivo de archivos. Ayuda a los usuarios a compartir documentos, rastrear comentarios y cambios, y almacenar documentos en un depósito centralizado”.
La herramienta de "mejor funcionalidad" se identifica en función de las calificaciones más altas de los usuarios para la funcionalidad que recibió un proveedor en función de las revisiones disponibles públicamente (al 10 de junio de 2022).
La herramienta "más asequible" se identifica en función del precio más bajo que ofrece un proveedor en su sitio web en términos de costo de actualización (al 10 de junio de 2022).
Himanshi Arora contribuyó con la investigación de productos para este artículo.