トップ3の無料ドキュメント管理ソフトウェア
公開: 2022-07-19ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、ドキュメントを追跡、保存、および管理できます。
あなたが中小企業の経営者、ドキュメント管理者、HRプロフェッショナル、またはプロジェクトマネージャーであるかどうかにかかわらず、職場でドキュメントを整理することは、あらゆる種類の従業員にとって必要かつ有益です。 ただし、そうする過程で、ドキュメントのトレーサビリティ、データセキュリティ、およびアクセシビリティに関連する複数の問題に遭遇する可能性があります。
ドキュメント管理には多くの作業が伴い、独自の課題が伴います。 面倒なことを避けるために、プロセスを簡単にするドキュメント管理ソリューションを検討してみませんか？
ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、ユーザーはドキュメントを作成、整理、保護、および分類できます。 また、ドキュメントへのアクセス、編集、共有が簡単になります。
利点にもかかわらず、ドキュメント管理ソフトウェアの購入は、特に予算に制約のある企業にとって、多大な投資になる可能性があります。 したがって、予算を最大限に活用するために、最初に無料のツールを検討して、その機能を理解することをお勧めします。
この記事では、ユーザーのレビューと評価に基づいて、3つの最高の無料ドキュメント管理ソフトウェアソリューション（アルファベット順）を取り上げます。 （これらの製品の選択方法をお読みください。）
Bitrix24：オフライン編集を容易にします
Bitrix24は、ドキュメントを内部および外部で作成、編集、および共有できるオンラインドキュメント管理ソフトウェアです。 このソフトウェアを使用すると、ユーザーはドキュメントを個別のBitrixドライブに分割して、整理された状態に保つことができます。 パスワードで保護されたリンクを使用して、各ドライブへのアクセスを制限できます。 さらに、ドライブ内のドキュメントを表示、編集、および削除するためのアクセス許可を設定できます。
Bitrix24を使用すると、ドキュメントのバージョン履歴と、ファイルを変更したユーザー、ファイルサイズ、変更が行われた時刻など、ドキュメントに関連する重要な詳細を確認できます。 このシステムでは、インターネットに接続していなくてもドキュメントを操作できます。 接続が再び利用可能になると、ファイルは自動的に同期されます。
ドキュメント管理プラットフォームを使用すると、複数のユーザーが1つのファイルを共同編集して編集できます。 これを行うには、他のユーザーが編集できるように特定のドキュメントをロックできるように、ドキュメントロックオプションを有効にする必要があります。 Bitrix24は、プライベートチャットやオーディオビデオ通話など、コミュニケーションを容易にするいくつかの内部ツールを提供します。
Bitrix24は、電子メールとチャットを介してカスタマーチャットを提供します。
主な機能：
- アクセス制御/許可
- コラボレーションツール
- コンテンツ管理
- 文書管理
- ファイル共有
- テンプレート
5人のユーザーに対して月額39ドル、毎年請求
スクリーンショット：
Googleドライブ：人工知能を使用してファイルを検索します
Googleドライブは、ユーザーがファイルやドキュメントを保存、アクセス、共有できるようにするオンラインストレージおよびバックアッププラットフォームです。 ユーザーは、オンラインドキュメントやスプレッドシートを作成および編集できる一連の編集ツールであるGoogleドキュメントにアクセスできます。 電子ドキュメントエディタは、単語をドキュメントに書き写すための音声入力機能もユーザーに提供します。
Googleドライブのユーザーは、新しいドキュメントをGoogleドキュメントとして作成するか、既存のドキュメントをドライブにドラッグアンドドロップするだけです。 ドライブに保存されているドキュメントは、組織内外の人々と電子メールで共有できます。
ドキュメントの作成と編集機能以外に、Googleドライブでは、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションで他のユーザーと共同作業を行うことができます。 表示、編集、コメントの権限を持つ最大100人が、Googleドキュメント、シート、スライドで同時に作業できるようにすることができます。 このプラットフォームでは、ファイル内のリアルタイムの変更を追跡し、誰がドキュメントで作業しているかを確認できます。 また、過去にドキュメントに加えられたすべての変更を確認できる詳細な改訂履歴も提供します。
Googleドライブは、人工知能と機械学習を使用してファイルやフォルダを見つけるのに役立つ高度な検索機能を提供します。
サポートが必要な場合は、電子メールでカスタマーサポートチームに連絡できます。
主な機能：
- コンテンツライブラリ
- コラボレーションツール
- データストレージ管理
- ドキュメントストレージ
- ファイル転送
- 全文検索
ユーザーあたり月額$12
スクリーンショット：
概念：セキュリティのためのデータベースロックを提供します
Notionは、ユーザーが単純なテキストドキュメントと複雑な知識ベースを作成できるようにするオンラインプロジェクト管理およびメモ取りソフトウェアです。 このソフトウェアは、基本的なコンテンツブロック（ページ、やることリスト、テキスト、箇条書き）、インラインオプション（コマンドメンションや絵文字コマンドなどの他のコンテンツ要素、データベース、高度なブロック（方程式、テンプレート、コンテンツのテーブル）をページに追加します。
文書管理ソリューションとして、Notionを使用すると、Word文書、PDFファイル、zipファイル、オーディオファイルなどのファイルを保存できます。 Notionに追加したコンテンツは、複製、削除、復元することができます。 Notionでアップロードできるファイルの数に制限はありません。 ただし、無料ユーザーの最大ファイルサイズには5MBの上限があります。
Notionは、生産性テンプレート、個人用テンプレート、作業用テンプレートなどのテンプレートを提供するテンプレートギャラリーも備えており、ドキュメントを整理および追跡できます。 このツールを使用すると、ファイルを内部および外部の利害関係者と共有できます。 共有ページにアクセス許可レベルを追加して、コンテンツへのアクセスを制限することもできます。 Notionは、ページまたはデータベースをロックして、誤った編集や不正アクセスを防ぐことができるページロック機能も提供します。
Notionは、電話、電子メール、およびチャットを介してカスタマーサポートを提供します。
主な機能：
- アクセス制御/許可
- コラボレーションツール
- コンテンツ管理
- 文書管理
- ファイル共有
- テンプレート
月額$4、毎年請求
スクリーンショット：
適切な無料のドキュメント管理ソフトウェアを選択する方法
無料のドキュメント管理ツールを選択するのは難しい場合があります。特に、市場で非常に多くのオプションが利用できる場合はなおさらです。 ソフトウェアの購入を完了する前に評価しなければならないいくつかの重要な要素について説明しましょう。
- ファイル共有およびコラボレーション機能を探す：ビジネスドキュメント管理システムの主な機能はドキュメントの保存と追跡ですが、いくつかのソフトウェアソリューションでは、内部および外部の関係者とファイルを共有することもできます。 理想的なドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、ドキュメントの変更をリアルタイムで共同編集、編集、追跡することもできます。
- ドキュメント検索機能の評価：優れたドキュメント管理システムには、キーワードやフレーズを使用してドキュメント内のフォルダまたはコンテンツ内の特定のファイルを検索できる堅牢な検索機能が付属しています。 一部のシステムでは、ファイルにメタデータとタグを追加できるため、ファイルを簡単に見つけることができます。
- モバイルデバイスへのアクセスを探す：無料のドキュメント管理ツールを決定する前に、外出先でもドキュメントを表示、編集、共有できるモバイルバージョンがソフトウェアに含まれていることを確認してください。
無料のドキュメント管理ソフトウェアを選択する際によくある質問
これらは、ビジネスに最適なドキュメント管理ソフトウェアを完成させる前にベンダーに尋ねることができるいくつかの一般的な質問です。
ソフトウェアはバージョン履歴を提供しますか？
バージョン履歴は、ドキュメント管理システムの重要な機能の1つです。 この機能は、ドキュメントに加えられた変更を、これらの変更が行われた日時および変更を行った人とともに追跡するのに役立ちます。 市場にはいくつかのツールがあり、古いバージョンのアーカイブも保持しているため、一定期間の変更を追跡し、必要に応じてドキュメントを古いバージョンに復元できます。
ソフトウェアはユーザーがアクセス権を設定することを許可しますか？
無料のドキュメント管理ソリューションに投資する前に、ドキュメントとファイルを共有するときに許可権を付与できることを確認してください。 市場で入手可能な最高のツールを使用すると、ドキュメントの所有者はアクセス許可を簡単に設定および変更できます。 ユーザーがファイルを表示、編集、またはコメントできるようにすることができます。 プライバシーを強化するために、特定の人がシステム内の重要なドキュメントを表示できないようにすることもできます。
利用可能なデータセキュリティオプションは何ですか？
データセキュリティは、現代のビジネスにとって最も重要です。 購入を確定する前に、システムが提供するデータセキュリティ機能についてベンダーに問い合わせてください。 効率的なドキュメント管理システムは、自動バックアップ、自動更新、役割ベースのユーザー権限などの他の必要な機能とともに、暗号化およびコンプライアンスツールを提供します。
これらの製品をどのように選択しましたか？ 私たちはしませんでした—あなたはしました
理想的なソフトウェアの一致を見つけるには、時間を節約し、予算を維持し、ビジネスの成長により多くのエネルギーを集中できるように、信頼できる情報が必要です。 そのため、すべてのユーザーレビューを精査して検証し、あなたのような人々によって承認されたツールのみを推奨しています。
言い換えれば、私たちの製品の推奨事項は、決して売買されたり、単一の個人の意見に基づいたりすることはありません。それらは、ソフトウェアレビューアの独立した基盤の見解と経験を反映して、同僚によって選択されます。
このリストで考慮される場合、製品は次のことを行う必要があります。
- 過去2年以内にCapterraで少なくとも20のユニークな製品レビューを公開し、平均評価は3.0以上（2022年6月10日現在）。 この記事で取り上げる評価が最も高い3つの製品を選択しました。
- ソフトウェアの無料のスタンドアロンバージョンを提供します。完全なエクスペリエンスを得るには、一定の時間が経過した後に購入する必要がある試用版ではありません。
- ドキュメント管理ソフトウェアの定義を満たします。 「ドキュメント管理ソフトウェアは、ファイルの作成、アップロード、保存、追跡、アーカイブのプロセスを自動化します。 これは、ユーザーがドキュメントを共有し、コメントと変更を追跡し、ドキュメントを一元化されたリポジトリに保存するのに役立ちます。」
「最高の機能」ツールは、公開されているレビューに基づいてベンダーが受け取った機能に対する最高のユーザー評価に基づいて識別されます（2022年6月10日現在）。
「最も手頃な」ツールは、アップグレードのコストに関してベンダーがWebサイトで提供した最低価格に基づいて識別されます（2022年6月10日現在）。
この記事の製品調査は、HimanshiAroraによって提供されました。