Top 3 kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware
Veröffentlicht: 2022-07-19Mit Dokumentenverwaltungssoftware können Sie Dokumente nachverfolgen, speichern und verwalten.
Ob Sie ein Kleinunternehmer, ein Dokumentenadministrator, ein HR-Experte oder ein Projektmanager sind – die Organisation von Dokumenten am Arbeitsplatz ist für alle Arten von Mitarbeitern sowohl notwendig als auch vorteilhaft. Dabei kann man jedoch auf mehrere Probleme im Zusammenhang mit der Rückverfolgbarkeit, Datensicherheit und Zugänglichkeit von Dokumenten stoßen.
Das Dokumentenmanagement ist mit viel Arbeit verbunden und bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. Um Ärger zu vermeiden, sollten Sie eine Dokumentenverwaltungslösung in Betracht ziehen, die den Prozess für Sie zum Kinderspiel macht.
Mit Dokumentenverwaltungssoftware können Benutzer Dokumente erstellen, organisieren, sichern und klassifizieren. Es erleichtert Ihnen auch den Zugriff auf, die Bearbeitung und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
Trotz der Vorteile kann der Kauf von Dokumentenverwaltungssoftware eine erhebliche Investition sein, insbesondere für Unternehmen mit begrenztem Budget. Um Ihr Budget optimal auszunutzen, empfehlen wir daher, zunächst ein kostenloses Tool in Betracht zu ziehen, um sich ein Bild von dessen Funktionalitäten zu machen.
Dieser Artikel hebt die drei besten kostenlosen Dokumentenmanagement-Softwarelösungen (alphabetisch aufgelistet) hervor, basierend auf Benutzerrezensionen und -bewertungen. (Lesen Sie, wie wir diese Produkte ausgewählt haben.)
Bitrix24: Ermöglicht die Offline-Bearbeitung
Bitrix24 ist eine Online-Dokumentenverwaltungssoftware, mit der Sie Dokumente sowohl intern als auch extern erstellen, bearbeiten und teilen können. Die Software ermöglicht es Benutzern, Dokumente in separate Bitrix-Laufwerke zu segmentieren, um sie zu organisieren. Sie können den Zugriff auf jedes Laufwerk mit passwortgeschützten Links einschränken. Darüber hinaus können Sie Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten im Laufwerk festlegen.
Mit Bitrix24 können Sie den Versionsverlauf eines Dokuments und wichtige Details dazu überprüfen, einschließlich der Benutzer, die die Datei geändert haben, der Dateigröße und dem Zeitpunkt, zu dem die Änderungen vorgenommen wurden. Das System ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente auch ohne Internetverbindung zu bearbeiten. Die Dateien werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wieder verfügbar ist.
Die Dokumentenverwaltungsplattform ermöglicht es mehreren Benutzern, zusammenzuarbeiten und eine einzelne Datei zu bearbeiten. Dazu müssen Sie die Option zum Sperren von Dokumenten aktivieren, damit Sie ein bestimmtes Dokument für die Bearbeitung durch andere Benutzer sperren können. Bitrix24 bietet mehrere interne Tools, die die Kommunikation erleichtern, darunter private Chats und Audio-Video-Anrufe.
Bitrix24 bietet Kundenchat per E-Mail und Chat.
Hauptmerkmale:
- Zugriffskontrollen/Berechtigungen
- Werkzeuge zur Zusammenarbeit
- Inhaltsverwaltung
- Dokumenten-Management
- Datenaustausch
- Vorlagen
$39 pro Monat für fünf Benutzer, jährliche Abrechnung
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Google Drive: Verwendet künstliche Intelligenz, um Dateien zu finden
Google Drive ist eine Online-Speicher- und Sicherungsplattform, mit der Benutzer Dateien und Dokumente speichern, darauf zugreifen und freigeben können. Es bietet Benutzern Zugriff auf Google Docs, eine Suite von Bearbeitungstools, mit denen Sie Online-Dokumente und Tabellenkalkulationen erstellen und bearbeiten können. Der elektronische Dokumenteneditor bietet Benutzern auch eine Spracheingabefunktion, um Wörter in Ihr Dokument zu transkribieren.
Als Nutzer von Google Drive können Sie entweder ein neues Dokument als Google-Dokument erstellen oder einfach ein vorhandenes Dokument per Drag-and-Drop in das Laufwerk ziehen. Die im Laufwerk gespeicherten Dokumente können per E-Mail mit Personen innerhalb und außerhalb der Organisation geteilt werden.
Abgesehen von den Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten ermöglicht Ihnen Google Drive, mit anderen an Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen zusammenzuarbeiten. Sie können bis zu 100 Personen mit Lese-, Bearbeitungs- oder Kommentarberechtigungen erlauben, gleichzeitig an Google-Dokumenten, -Tabellen und -Präsentationen zu arbeiten. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Änderungen in einer Datei in Echtzeit zu verfolgen und zu sehen, wer an dem Dokument arbeitet. Es bietet Ihnen auch eine detaillierte Revisionshistorie, die Sie durch alle Änderungen führt, die in der Vergangenheit am Dokument vorgenommen wurden.
Google Drive bietet eine erweiterte Suchfunktion, die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzt, um Ihnen beim Auffinden von Dateien und Ordnern zu helfen.
Falls Sie Hilfe benötigen, können Sie sich per E-Mail an das Kundensupport-Team wenden.
Hauptmerkmale:
- Inhaltsbibliothek
- Werkzeuge zur Zusammenarbeit
- Verwaltung der Datenspeicherung
- Dokumentenspeicher
- Datei Übertragung
- Volltextsuche
$12 pro Benutzer und Monat
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Begriff: Bietet aus Sicherheitsgründen eine Datenbanksperre
Notion ist eine Online-Projektmanagement- und Notizensoftware, mit der Benutzer sowohl einfache Textdokumente als auch komplexe Wissensdatenbanken erstellen können. Die Software bietet mehrere Tools, wie z Fügen Sie Ihren Seiten andere Inhaltselemente hinzu, z. B. Erwähnungen oder Emoji-Befehle), Datenbanken und erweiterte Blöcke (Gleichungen, Vorlagen, Inhaltsverzeichnisse).
Als Dokumentenverwaltungslösung ermöglicht Ihnen Notion das Speichern von Dateien, einschließlich Word-Dokumenten, PDF-Dateien, Zip-Dateien und Audiodateien. Der Inhalt, den Sie Notion hinzufügen, kann dupliziert, gelöscht und wiederhergestellt werden. Die Anzahl der Dateien, die Sie mit Notion hochladen können, ist unbegrenzt. Es gibt jedoch eine Obergrenze von 5 MB für die maximale Dateigröße für kostenlose Benutzer.
Notion bietet auch eine Vorlagengalerie, die Ihnen Vorlagen wie Produktivitätsvorlagen, persönliche Vorlagen und Arbeitsvorlagen bietet, um Ihre Dokumente zu organisieren und zu verfolgen. Das Tool ermöglicht es Ihnen, Ihre Dateien mit internen und externen Stakeholdern zu teilen. Sie können Ihren freigegebenen Seiten auch Berechtigungsstufen hinzufügen, um den Zugriff auf die Inhalte einzuschränken. Notion bietet auch eine Seitensperrfunktion, mit der Sie eine Seite oder eine Datenbank sperren können, um versehentliche Änderungen oder unbefugten Zugriff zu verhindern.
Notion bietet Kundensupport per Telefon, E-Mail und Chat.
Hauptmerkmale:
- Zugriffskontrollen/Berechtigungen
- Werkzeuge zur Zusammenarbeit
- Inhaltsverwaltung
- Dokumenten-Management
- Datenaustausch
- Vorlagen
$4 pro Monat, jährliche Abrechnung
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So wählen Sie die richtige kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware aus
Die Auswahl eines kostenlosen Dokumentenverwaltungstools kann schwierig sein, insbesondere bei so vielen Optionen, die auf dem Markt verfügbar sind. Lassen Sie uns einige wichtige Faktoren besprechen, die Sie bewerten müssen, bevor Sie Ihren Softwarekauf abschließen.
- Suchen Sie nach Dateifreigabe- und Kollaborationsfunktionen: Während die Hauptfunktion eines Geschäftsdokumentenverwaltungssystems darin besteht, Dokumente zu speichern und zu verfolgen, ermöglichen Ihnen mehrere Softwarelösungen auch die gemeinsame Nutzung von Dateien mit internen und externen Beteiligten. Eine ideale Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht Ihnen auch die Zusammenarbeit, Bearbeitung und Verfolgung von Dokumentenänderungen in Echtzeit.
- Bewerten Sie die Suchfunktionen für Dokumente: Ein gutes Dokumentenmanagementsystem verfügt über robuste Suchfunktionen, mit denen Sie anhand von Schlüsselwörtern und Ausdrücken nach einer bestimmten Datei in einem Ordner oder nach Inhalten in einem Dokument suchen können. Bei einigen Systemen können Sie Ihren Dateien auch Metadaten und Tags hinzufügen, um sie leichter zu finden.
- Achten Sie auf den Zugriff über mobile Geräte: Bevor Sie sich für ein kostenloses Dokumentenmanagement-Tool entscheiden, stellen Sie sicher, dass die Software über eine mobile Version verfügt, mit der Sie Dokumente auch unterwegs anzeigen, bearbeiten und teilen können.
Häufige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie sich für eine kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware entscheiden
Dies sind einige häufige Fragen, die Sie Anbietern stellen können, bevor Sie die beste Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen festlegen:
Bietet die Software eine Versionshistorie?
Der Versionsverlauf ist eines der wichtigsten Merkmale eines Dokumentenmanagementsystems. Mit dieser Funktion können Sie die am Dokument vorgenommenen Änderungen zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit, zu der diese Änderungen vorgenommen wurden, und der Person, die die Änderungen vorgenommen hat, nachverfolgen. Es gibt mehrere Tools auf dem Markt, die auch ein Archiv alter Versionen führen, sodass Sie Änderungen über einen bestimmten Zeitraum verfolgen und das Dokument bei Bedarf in seiner alten Version wiederherstellen können.
Ermöglicht die Software Benutzern das Festlegen von Zugriffsrechten?
Bevor Sie in eine kostenlose Dokumentenverwaltungslösung investieren, vergewissern Sie sich, dass Sie damit beim Teilen von Dokumenten und Dateien Berechtigungen erteilen können. Die besten auf dem Markt erhältlichen Tools ermöglichen es Dokumentenbesitzern, Zugriffsberechtigungen einfach festzulegen und zu ändern. Sie können Benutzern erlauben, Dateien anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu kommentieren. Für mehr Privatsphäre können Sie sogar verhindern, dass bestimmte Personen wichtige Dokumente im System anzeigen.
Welche Datensicherheitsoptionen gibt es?
Datensicherheit ist für moderne Unternehmen von größter Bedeutung. Bevor Sie Ihren Kauf abschließen, fragen Sie den Verkäufer nach den Datensicherheitsfunktionen, die das System bietet. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem bietet Verschlüsselungs- und Compliance-Tools sowie andere notwendige Funktionen wie automatisierte Sicherung, automatische Updates und rollenbasierte Benutzerberechtigungen.
Wie haben wir diese Produkte ausgewählt? Wir nicht – Sie haben es getan
Um Ihre ideale Softwarelösung zu finden, benötigen Sie Informationen, denen Sie vertrauen können, damit Sie Zeit sparen, Ihr Budget einhalten und sich mehr auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Aus diesem Grund prüfen und verifizieren wir alle unsere Benutzerbewertungen und empfehlen nur die Tools, die von Menschen wie Ihnen empfohlen werden.
Mit anderen Worten, unsere Produktempfehlungen werden niemals gekauft oder verkauft oder basieren auf der Meinung einer einzelnen Person – sie werden von Ihren Kollegen ausgewählt und spiegeln die Ansichten und Erfahrungen unserer unabhängigen Basis von Software-Rezensenten wider.
Um für diese Liste berücksichtigt zu werden, müssen Produkte:
- Mindestens 20 einzigartige Produktbewertungen, die in den letzten zwei Jahren auf Capterra veröffentlicht wurden, mit einer durchschnittlichen Bewertung von 3,0 oder höher (Stand: 10. Juni 2022). Wir haben die drei Produkte mit den höchsten Bewertungen für diesen Artikel ausgewählt.
- Bieten Sie eine kostenlose, eigenständige Version der Software an – keine Testversion, die Sie nach einer bestimmten Zeit kaufen müssen, um das volle Erlebnis zu erhalten.
- Treffen Sie unsere Definition von Dokumentenverwaltungssoftware: „Dokumentenverwaltungssoftware automatisiert den Prozess des Erstellens, Hochladens, Speicherns, Verfolgens und Archivierens von Dateien. Es hilft Benutzern, Dokumente zu teilen, Kommentare und Änderungen zu verfolgen und Dokumente in einem zentralen Repository zu speichern.“
Das Tool mit der „besten Funktionalität“ wird basierend auf den höchsten Benutzerbewertungen für die Funktionalität identifiziert, die ein Anbieter basierend auf öffentlich verfügbaren Bewertungen erhalten hat (Stand: 10. Juni 2022).
Das „günstigste“ Tool wird anhand der niedrigsten Preise ermittelt, die ein Anbieter auf seiner Website in Bezug auf die Upgrade-Kosten anbietet (Stand: 10. Juni 2022).
Die Produktrecherche für diesen Artikel wurde von Himanshi Arora beigesteuert.