Najlepsze 3 bezpłatne oprogramowanie do zarządzania dokumentami
Opublikowany: 2022-07-19Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia śledzenie, przechowywanie i zarządzanie dokumentami.
Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, administratorem dokumentów, specjalistą HR czy kierownikiem projektu — organizowanie dokumentów w miejscu pracy jest zarówno konieczne, jak i korzystne dla wszystkich pracowników. Jednak w trakcie tego procesu można napotkać wiele problemów związanych z identyfikowalnością dokumentów, bezpieczeństwem danych i dostępnością.
Zarządzanie dokumentami wymaga dużo pracy i wiąże się z własnym zestawem wyzwań. Aby uniknąć kłopotów, dlaczego nie rozważyć rozwiązania do zarządzania dokumentami, które sprawi, że proces będzie dla Ciebie łatwy.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia użytkownikom tworzenie, organizowanie, zabezpieczanie i klasyfikowanie dokumentów. Ułatwia również dostęp, edycję i udostępnianie dokumentów.
Pomimo korzyści zakup oprogramowania do zarządzania dokumentami może być znaczącą inwestycją, szczególnie dla firm z ograniczeniami budżetowymi. Dlatego, aby zapewnić optymalne wykorzystanie Twojego budżetu, zalecamy wstępne rozważenie darmowego narzędzia, aby zorientować się w jego funkcjonalnościach.
W tym artykule podkreślono trzy najlepsze bezpłatne rozwiązania do zarządzania dokumentami (wymienione alfabetycznie) na podstawie recenzji i ocen użytkowników. (Przeczytaj, jak wybraliśmy te produkty.)
Bitrix24: Ułatwia edycję offline
Bitrix24 to oprogramowanie do zarządzania dokumentami online, które umożliwia tworzenie, edytowanie i udostępnianie dokumentów zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Oprogramowanie umożliwia użytkownikom segmentowanie dokumentów na oddzielne dyski Bitrix, aby utrzymać je w porządku. Możesz ograniczyć dostęp do każdego dysku za pomocą łączy chronionych hasłem. Dodatkowo możesz ustawić uprawnienia do przeglądania, edytowania i usuwania dokumentów na dysku.
Dzięki Bitrix24 możesz sprawdzić historię wersji dokumentu i ważne szczegóły z nim związane, w tym użytkowników, którzy zmodyfikowali plik, rozmiar pliku i czas wprowadzenia zmian. System pozwala na pracę nad dokumentami nawet bez połączenia z Internetem. Pliki zostaną zsynchronizowane automatycznie, gdy połączenie będzie ponownie dostępne.
Platforma zarządzania dokumentami pozwala wielu użytkownikom współpracować i edytować jeden plik. Aby to zrobić, musisz włączyć opcję blokowania dokumentu, aby móc zablokować określony dokument do edycji przez innych użytkowników. Bitrix24 oferuje kilka wewnętrznych narzędzi ułatwiających komunikację, w tym prywatne czaty i rozmowy audio-wideo.
Bitrix24 oferuje czat dla klientów za pośrednictwem poczty e-mail i czatu.
Kluczowe cechy:
- Kontrola dostępu/uprawnienia
- Narzędzia współpracy
- Zarządzanie zawartością
- Zarządzanie dokumentami
- Udostępnianie plików
- Szablony
39 USD miesięcznie dla pięciu użytkowników, rozliczane rocznie
Zrzut ekranu:
Dysk Google: wykorzystuje sztuczną inteligencję do lokalizowania plików
Dysk Google to platforma do przechowywania i tworzenia kopii zapasowych online, która umożliwia użytkownikom przechowywanie, dostęp i udostępnianie plików i dokumentów. Zapewnia użytkownikom dostęp do Dokumentów Google, zestawu narzędzi do edycji, które umożliwiają tworzenie i edytowanie dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych online. Edytor dokumentów elektronicznych oferuje również użytkownikom funkcję pisania głosowego, umożliwiającą transkrypcję słów do dokumentu.
Jako użytkownik Dysku Google możesz utworzyć nowy dokument jako Dokument Google lub po prostu przeciągnąć i upuścić istniejący dokument na dysk. Dokumenty przechowywane na dysku można udostępniać osobom w organizacji i poza nią za pośrednictwem poczty e-mail.
Oprócz możliwości tworzenia i edytowania dokumentów Dysk Google umożliwia współpracę z innymi przy dokumentach, arkuszach kalkulacyjnych i prezentacjach. Możesz jednocześnie zezwolić na pracę w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google maksymalnie 100 osobom z uprawnieniami do wyświetlania, edytowania lub komentowania. Platforma umożliwia śledzenie zmian w pliku w czasie rzeczywistym i sprawdzanie, kto pracuje nad dokumentem. Oferuje również szczegółową historię zmian, która prowadzi przez wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie w przeszłości.
Dysk Google oferuje zaawansowaną funkcję wyszukiwania, która wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, aby pomóc Ci zlokalizować pliki i foldery.
W przypadku pomocy możesz skontaktować się z zespołem obsługi klienta za pośrednictwem poczty e-mail.
Kluczowe cechy:
- Biblioteka treści
- Narzędzia współpracy
- Zarządzanie przechowywaniem danych
- Przechowywanie dokumentów
- Transfer plików
- Wyszukiwanie pełnotekstowe
12 USD za użytkownika miesięcznie
Zrzut ekranu:
Notion: Oferuje blokowanie bazy danych dla bezpieczeństwa
Notion to internetowe oprogramowanie do zarządzania projektami i sporządzania notatek, które umożliwia użytkownikom tworzenie prostych dokumentów tekstowych oraz złożonych baz wiedzy. Oprogramowanie oferuje kilka narzędzi, takich jak system przecen i pasek narzędzi do edycji, które pomagają tworzyć i edytować różne typy treści, w tym podstawowe bloki treści (strony, listy rzeczy do zrobienia, tekst, listy punktowane), opcje w wierszu (polecenia, które dodawaj do stron inne elementy treści, takie jak wzmianki lub polecenia emoji, bazy danych i zaawansowane bloki (równania, szablony, spisy treści).
Jako rozwiązanie do zarządzania dokumentami, Notion umożliwia przechowywanie plików, w tym dokumentów Word, plików PDF, plików zip i plików audio. Treści, które dodasz do Notion, mogą być duplikowane, usuwane i przywracane. Nie ma ograniczeń co do liczby plików, które możesz przesłać za pomocą Notion. Istnieje jednak ograniczenie maksymalnego rozmiaru pliku do 5 MB dla użytkowników bezpłatnych.
Notion oferuje również galerię szablonów, która oferuje szablony, takie jak szablony produktywności, szablony osobiste i szablony pracy, aby organizować i śledzić Twoje dokumenty. Narzędzie umożliwia udostępnianie plików interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym. Możesz także dodać poziomy uprawnień do udostępnionych stron, aby ograniczyć dostęp do treści. Notion oferuje również funkcję blokowania strony, która pozwala zablokować stronę lub bazę danych, aby zapobiec przypadkowym zmianom lub nieautoryzowanemu dostępowi.
Notion oferuje obsługę klienta przez telefon, e-mail i czat.
Kluczowe cechy:
- Kontrola dostępu/uprawnienia
- Narzędzia współpracy
- Zarządzanie zawartością
- Zarządzanie dokumentami
- Udostępnianie plików
- Szablony
4 USD miesięcznie, opłata roczna
Zrzut ekranu:
Jak wybrać odpowiednie bezpłatne oprogramowanie do zarządzania dokumentami?
Wybór bezpłatnego narzędzia do zarządzania dokumentami może być trudny, zwłaszcza przy tak wielu opcjach dostępnych na rynku. Omówmy kilka ważnych czynników, które należy ocenić przed sfinalizowaniem zakupu oprogramowania.
- Poszukaj funkcji udostępniania plików i współpracy: podczas gdy podstawową funkcją systemu zarządzania dokumentami biznesowymi jest przechowywanie i śledzenie dokumentów, kilka rozwiązań programowych umożliwia również udostępnianie plików interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym. Idealne oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia również współpracę, edycję i śledzenie zmian w dokumentach w czasie rzeczywistym.
- Oceń możliwości wyszukiwania dokumentów: dobry system zarządzania dokumentami zawiera rozbudowane możliwości wyszukiwania, które umożliwiają wyszukiwanie określonego pliku w folderze lub treści w dokumencie za pomocą słów kluczowych i fraz. Niektóre systemy umożliwiają również dodawanie metadanych i tagów do plików, co ułatwia ich lokalizację.
- Poszukaj dostępu z urządzenia mobilnego: przed wybraniem bezpłatnego narzędzia do zarządzania dokumentami upewnij się, że oprogramowanie ma wersję mobilną, która umożliwia przeglądanie, edytowanie i udostępnianie dokumentów nawet w podróży.
Często zadawane pytania przy wyborze bezpłatnego oprogramowania do zarządzania dokumentami
Oto kilka typowych pytań, które możesz zadać dostawcom przed sfinalizowaniem najlepszego oprogramowania do zarządzania dokumentami dla Twojej firmy:
Czy oprogramowanie oferuje historię wersji?
Historia wersji jest jedną z kluczowych cech systemu zarządzania dokumentami. Ta funkcja pomaga śledzić zmiany wprowadzone w dokumencie, wraz z datą i godziną wprowadzenia tych zmian oraz osobą, która je wprowadziła. Na rynku dostępnych jest kilka narzędzi, które również utrzymują archiwum starych wersji, dzięki czemu można śledzić zmiany w czasie i w razie potrzeby przywrócić starą wersję dokumentu.
Czy oprogramowanie umożliwia użytkownikom ustawianie praw dostępu?
Zanim zainwestujesz w bezpłatne rozwiązanie do zarządzania dokumentami, upewnij się, że umożliwia ono nadawanie uprawnień w momencie udostępniania dokumentów i plików. Najlepsze narzędzia dostępne na rynku pozwalają właścicielom dokumentów z łatwością ustawiać i zmieniać uprawnienia dostępu. Możesz zezwolić użytkownikom na przeglądanie, edytowanie lub komentowanie plików. Aby zwiększyć prywatność, możesz nawet uniemożliwić określonym osobom przeglądanie ważnych dokumentów w systemie.
Jakie są dostępne opcje bezpieczeństwa danych?
Bezpieczeństwo danych ma ogromne znaczenie dla nowoczesnych firm. Przed sfinalizowaniem zakupu zapytaj sprzedawcę o funkcje bezpieczeństwa danych oferowane przez system. Wydajny system zarządzania dokumentami oferuje narzędzia do szyfrowania i zapewniania zgodności, a także inne niezbędne funkcje, takie jak automatyczne tworzenie kopii zapasowych, automatyczne aktualizacje i uprawnienia użytkowników oparte na rolach.
Jak wybraliśmy te produkty? My nie – ty tak
Aby znaleźć idealne dopasowanie oprogramowania, potrzebujesz informacji, którym możesz zaufać, aby zaoszczędzić czas, nie przekraczać budżetu i skupić więcej energii na rozwoju firmy. Dlatego sprawdzamy i weryfikujemy wszystkie nasze opinie użytkowników i polecamy tylko narzędzia polecane przez osoby takie jak Ty.
Innymi słowy, nasze rekomendacje dotyczące produktów nigdy nie są kupowane ani sprzedawane, ani oparte na opinii pojedynczej osoby — są wybierane przez Twoich współpracowników, odzwierciedlając poglądy i doświadczenia naszej niezależnej bazy recenzentów oprogramowania.
być brane pod uwagę na tej liście, produkty muszą:
- Miej co najmniej 20 unikalnych recenzji produktów opublikowanych w Capterra w ciągu ostatnich dwóch lat, ze średnią oceną 3,0 lub wyższą (stan na 10 czerwca 2022 r.). Wybraliśmy trzy produkty z najwyższymi ocenami do zaprezentowania w tym artykule.
- Oferuj bezpłatną, samodzielną wersję oprogramowania, a nie wersję próbną, w której musisz dokonać zakupu po określonym czasie, aby uzyskać pełne wrażenia.
- Poznaj naszą definicję oprogramowania do zarządzania dokumentami: „Oprogramowanie do zarządzania dokumentami automatyzuje proces tworzenia, przesyłania, przechowywania, śledzenia i archiwizacji plików. Pomaga użytkownikom udostępniać dokumenty, śledzić komentarze i zmiany oraz przechowywać dokumenty w scentralizowanym repozytorium”.
Narzędzie „najlepsza funkcjonalność” jest identyfikowane na podstawie najwyższych ocen użytkowników za funkcjonalność, które dostawca otrzymał na podstawie publicznie dostępnych recenzji (stan na 10 czerwca 2022 r.).
„Najbardziej przystępne” narzędzie jest identyfikowane na podstawie najniższej ceny oferowanej przez dostawcę na swojej stronie internetowej pod względem kosztów aktualizacji (stan na 10 czerwca 2022 r.).
Badania produktów do tego artykułu zostały przeprowadzone przez Himanshi Arora.