I 3 migliori software gratuiti per la gestione dei documenti
Pubblicato: 2022-07-19Il software di gestione dei documenti consente di monitorare, archiviare e gestire i documenti.
Che tu sia un piccolo imprenditore, un amministratore di documenti, un professionista delle risorse umane o un project manager, l'organizzazione dei documenti sul posto di lavoro è sia necessaria che vantaggiosa per tutti i tipi di dipendenti. Tuttavia, nel processo, è possibile riscontrare molteplici problemi relativi alla tracciabilità dei documenti, alla sicurezza dei dati e all'accessibilità.
La gestione dei documenti richiede molto lavoro e presenta una serie di sfide. Per evitare problemi, perché non prendere in considerazione una soluzione di gestione dei documenti che renda il processo un gioco da ragazzi per te?
Il software di gestione dei documenti consente agli utenti di creare, organizzare, proteggere e classificare i documenti. Semplifica inoltre l'accesso, la modifica e la condivisione di documenti.
Nonostante i vantaggi, l'acquisto di software per la gestione dei documenti può essere un investimento significativo, soprattutto per le aziende con vincoli di budget. Pertanto, al fine di garantire un utilizzo ottimale del tuo budget, ti consigliamo di considerare inizialmente uno strumento gratuito per avere un'idea delle sue funzionalità.
Questo articolo mette in evidenza le tre migliori soluzioni software gratuite per la gestione dei documenti (elencate in ordine alfabetico) in base alle recensioni e alle valutazioni degli utenti. (Leggi come abbiamo selezionato questi prodotti.)
Bitrix24: Facilita la modifica offline
Bitrix24 è un software di gestione dei documenti online che consente di creare, modificare e condividere documenti sia internamente che esternamente. Il software consente agli utenti di segmentare i documenti in unità Bitrix separate per mantenerli organizzati. È possibile limitare l'accesso a ciascuna unità utilizzando collegamenti protetti da password. Inoltre, puoi impostare i diritti di autorizzazione per la visualizzazione, la modifica e l'eliminazione di documenti nell'unità.
Con Bitrix24, puoi controllare la cronologia delle versioni di un documento e i dettagli importanti ad esso correlati, inclusi gli utenti che hanno modificato il file, la dimensione del file e l'ora in cui sono state apportate le modifiche. Il sistema ti permette di lavorare sui tuoi documenti anche senza una connessione internet. I file vengono sincronizzati automaticamente una volta che la connessione è di nuovo disponibile.
La piattaforma di gestione dei documenti consente a più utenti di collaborare e modificare un singolo file. Per fare ciò, è necessario abilitare l'opzione di blocco dei documenti in modo da poter bloccare un particolare documento per la modifica da parte di altri utenti. Bitrix24 offre diversi strumenti interni che facilitano la comunicazione, incluse chat private e chiamate audio-video.
Bitrix24 offre chat ai clienti via e-mail e chat.
Caratteristiche principali:
- Controlli/autorizzazioni di accesso
- Strumenti di collaborazione
- Gestione dei contenuti
- Gestione documenti
- Condivisione di file
- Modelli
$ 39 al mese per cinque utenti, fatturati annualmente
Immagine dello schermo:
Google Drive: utilizza l'intelligenza artificiale per individuare i file
Google Drive è una piattaforma di archiviazione e backup online che consente agli utenti di archiviare, accedere e condividere file e documenti. Fornisce agli utenti l'accesso a Google Docs, una suite di strumenti di modifica che consente di creare e modificare documenti e fogli di lavoro online. L'editor di documenti elettronici offre agli utenti anche una funzione di digitazione vocale per trascrivere le parole nel documento.
Come utente di Google Drive, puoi creare un nuovo documento come documento Google o semplicemente trascinare e rilasciare un documento esistente nell'unità. I documenti archiviati nell'unità possono essere condivisi con persone all'interno e all'esterno dell'organizzazione tramite e-mail.
Oltre alle funzionalità di creazione e modifica di documenti, Google Drive ti consente di collaborare con altri su documenti, fogli di lavoro e presentazioni. Puoi consentire a un massimo di 100 persone con autorizzazioni di visualizzazione, modifica o commento di lavorare contemporaneamente su Documenti, Fogli e Presentazioni Google. La piattaforma consente di tenere traccia delle modifiche in tempo reale in un file e vedere chi sta lavorando al documento. Ti offre anche una cronologia dettagliata delle revisioni che ti guida attraverso tutte le modifiche apportate al documento in passato.
Google Drive offre funzionalità di ricerca avanzate che utilizzano l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per aiutarti a individuare file e cartelle.
In caso di assistenza, puoi contattare il team di assistenza clienti via e-mail.
Caratteristiche principali:
- Libreria di contenuti
- Strumenti di collaborazione
- Gestione dell'archiviazione dei dati
- Archiviazione documenti
- Trasferimento di file
- Ricerca full-text
$ 12 per utente, al mese
Immagine dello schermo:
Nozione: offre il blocco del database per la sicurezza
Notion è un software online per la gestione dei progetti e per prendere appunti che consente agli utenti di creare semplici documenti di testo e complesse basi di conoscenza. Il software offre diversi strumenti, come un sistema di markdown e una barra degli strumenti di modifica che consentono di creare e modificare diversi tipi di contenuto, inclusi blocchi di contenuti di base (pagine, elenchi di cose da fare, testo, elenchi puntati), opzioni in linea (comandi che aggiungi altri elementi di contenuto alle tue pagine, come menzioni o comandi emoji), database e blocchi avanzati (equazioni, modelli, sommari).
Come soluzione di gestione dei documenti, Notion consente di archiviare file, inclusi documenti Word, file PDF, file zip e file audio. Il contenuto che aggiungi a Notion può essere duplicato, eliminato e ripristinato. Non c'è limite al numero di file che puoi caricare con Notion. Tuttavia, c'è un limite di 5 MB sulla dimensione massima del file per gli utenti gratuiti.
Notion dispone anche di una galleria di modelli che ti offre modelli, come modelli di produttività, modelli personali e modelli di lavoro, per organizzare e tenere traccia dei tuoi documenti. Lo strumento ti consente di condividere i tuoi file con parti interessate interne ed esterne. Puoi anche aggiungere livelli di autorizzazione alle tue pagine condivise per limitare l'accesso al contenuto. Notion offre anche una funzione di blocco della pagina che consente di bloccare una pagina o un database per impedire modifiche accidentali o accessi non autorizzati.
Notion offre assistenza clienti tramite telefono, e-mail e chat.
Caratteristiche principali:
- Controlli/autorizzazioni di accesso
- Strumenti di collaborazione
- Gestione dei contenuti
- Gestione documenti
- Condivisione di file
- Modelli
$ 4 al mese, fatturati annualmente
Immagine dello schermo:
Come scegliere il giusto software gratuito per la gestione dei documenti
Selezionare uno strumento gratuito per la gestione dei documenti può essere complicato, soprattutto con così tante opzioni disponibili sul mercato. Parliamo di alcuni fattori importanti che è necessario valutare prima di finalizzare l'acquisto del software.
- Cerca le funzionalità di condivisione e collaborazione dei file: mentre la funzione principale di un sistema di gestione dei documenti aziendali è archiviare e tenere traccia dei documenti, diverse soluzioni software consentono anche di condividere file con parti interessate interne ed esterne. Un software di gestione dei documenti ideale consente inoltre di collaborare, modificare e tenere traccia delle modifiche ai documenti in tempo reale.
- Valutare le capacità di ricerca dei documenti: un buon sistema di gestione dei documenti è dotato di solide capacità di ricerca che consentono di cercare un file specifico all'interno di una cartella o contenuto in un documento utilizzando parole chiave e frasi. Alcuni sistemi ti consentono anche di aggiungere metadati e tag ai tuoi file, il che rende più facile individuarli.
- Cerca l'accesso ai dispositivi mobili: prima di scegliere uno strumento gratuito per la gestione dei documenti, assicurati che il software disponga di una versione mobile che ti consenta di visualizzare, modificare e condividere i documenti anche in movimento.
Domande comuni da porsi quando si sceglie un software gratuito per la gestione dei documenti
Queste sono alcune domande comuni che puoi porre ai fornitori prima di finalizzare il miglior software di gestione dei documenti per la tua azienda:
Il software offre la cronologia delle versioni?
La cronologia delle versioni è una delle caratteristiche chiave di un sistema di gestione dei documenti. Questa funzione consente di tenere traccia delle modifiche apportate al documento, insieme alla data e all'ora durante le quali sono state apportate tali modifiche e alla persona che le ha apportate. Esistono diversi strumenti sul mercato che mantengono anche un archivio di vecchie versioni in modo da poter tenere traccia delle modifiche per un periodo di tempo e ripristinare il documento alla sua versione precedente, se necessario.
Il software consente agli utenti di impostare i diritti di accesso?
Prima di investire in una soluzione gratuita per la gestione dei documenti, assicurati che ti consenta di concedere i diritti di autorizzazione al momento della condivisione di documenti e file. I migliori strumenti disponibili sul mercato consentono ai proprietari dei documenti di impostare e modificare i permessi di accesso con facilità. Puoi consentire agli utenti di visualizzare, modificare o commentare i file. Per una maggiore privacy, puoi persino impedire a persone specifiche di visualizzare documenti importanti nel sistema.
Quali sono le opzioni di sicurezza dei dati disponibili?
La sicurezza dei dati è della massima importanza per le aziende moderne. Prima di finalizzare l'acquisto, chiedi al venditore le funzionalità di sicurezza dei dati offerte dal sistema. Un efficiente sistema di gestione dei documenti offre strumenti di crittografia e conformità, insieme ad altre funzionalità necessarie come backup automatico, aggiornamenti automatici e autorizzazioni utente basate sui ruoli.
Come abbiamo scelto questi prodotti? Noi non... tu l'hai fatto
Per trovare la corrispondenza software ideale, hai bisogno di informazioni di cui ti puoi fidare in modo da poter risparmiare tempo, rispettare il budget e concentrare più energie sulla crescita della tua attività. È per questo che controlliamo e verifichiamo tutte le recensioni dei nostri utenti e consigliamo solo gli strumenti approvati da persone come te.
In altre parole, i nostri consigli sui prodotti non vengono mai acquistati o venduti, o basati sull'opinione di un singolo individuo: sono scelti dai tuoi colleghi, riflettendo le opinioni e le esperienze della nostra base indipendente di revisori del software.
essere presi in considerazione per questo elenco, i prodotti devono:
- Avere almeno 20 recensioni di prodotti uniche pubblicate su Capterra negli ultimi due anni, con una valutazione media di 3,0 o superiore (al 10 giugno 2022). Abbiamo selezionato i tre prodotti con le valutazioni più alte da presentare in questo articolo.
- Offri una versione gratuita e autonoma del software, non una versione di prova in cui devi acquistare dopo un certo periodo di tempo per ottenere l'esperienza completa.
- Soddisfa la nostra definizione di software per la gestione dei documenti: “Il software per la gestione dei documenti automatizza il processo di creazione, caricamento, archiviazione, monitoraggio e archiviazione dei file. Aiuta gli utenti a condividere documenti, tenere traccia di commenti e modifiche e archiviare documenti in un repository centralizzato".
Lo strumento "migliore funzionalità" viene identificato in base alle valutazioni degli utenti più elevate per la funzionalità che un fornitore ha ricevuto in base alle recensioni disponibili pubblicamente (al 10 giugno 2022).
Lo strumento "più conveniente" viene identificato in base al prezzo più basso offerto da un fornitore sul proprio sito Web in termini di costo per l'aggiornamento (al 10 giugno 2022).
La ricerca del prodotto per questo articolo è stata fornita da Himanshi Arora.