Os 3 principais softwares gratuitos de gerenciamento de documentos
Publicados: 2022-07-19O software de gerenciamento de documentos permite rastrear, armazenar e gerenciar documentos.
Seja você proprietário de uma pequena empresa, administrador de documentos, profissional de RH ou gerente de projetos, organizar documentos no local de trabalho é necessário e benéfico para todos os tipos de funcionários. No entanto, no processo de fazer isso, pode-se encontrar vários problemas relacionados à rastreabilidade de documentos, segurança de dados e acessibilidade.
O gerenciamento de documentos envolve muito trabalho e vem com seu próprio conjunto de desafios. Para evitar qualquer aborrecimento, por que não considerar uma solução de gerenciamento de documentos que facilite o processo para você?
O software de gerenciamento de documentos permite que os usuários criem, organizem, protejam e classifiquem documentos. Também facilita o acesso, a edição e o compartilhamento de documentos.
Apesar dos benefícios, a compra de um software de gerenciamento de documentos pode ser um investimento significativo, especialmente para empresas com restrições orçamentárias. Portanto, para garantir o melhor aproveitamento do seu orçamento, recomendamos considerar inicialmente uma ferramenta gratuita para ter uma ideia de suas funcionalidades.
Este artigo destaca as três melhores soluções gratuitas de software de gerenciamento de documentos (listadas em ordem alfabética) com base nas avaliações e classificações dos usuários. (Leia como selecionamos esses produtos.)
Bitrix24: Facilita a edição offline
O Bitrix24 é um software de gerenciamento de documentos online que permite criar, editar e compartilhar documentos tanto interna quanto externamente. O software permite que os usuários segmentem documentos em unidades Bitrix separadas para mantê-los organizados. Você pode limitar o acesso a cada unidade usando links protegidos por senha. Além disso, você pode definir direitos de permissão para visualizar, editar e excluir documentos na unidade.
Com o Bitrix24, você pode verificar o histórico de versões de um documento e detalhes importantes relacionados a ele, incluindo os usuários que modificaram o arquivo, o tamanho do arquivo e a hora em que as alterações foram feitas. O sistema permite que você trabalhe em seus documentos mesmo sem conexão com a internet. Os arquivos são sincronizados automaticamente assim que a conexão estiver disponível novamente.
A plataforma de gerenciamento de documentos permite que vários usuários colaborem e editem um único arquivo. Para fazer isso, você precisa habilitar a opção de bloqueio de documento para poder bloquear um documento específico para edição por outros usuários. O Bitrix24 oferece várias ferramentas internas que facilitam a comunicação, incluindo chats privados e chamadas de áudio e vídeo.
O Bitrix24 oferece bate-papo ao cliente por e-mail e bate-papo.
Características principais:
- Controles de acesso/permissões
- Ferramentas de colaboração
- Gerenciamento de conteúdo
- Gerenciamento de documento
- Compartilhamento de arquivos
- Modelos
US$ 39 por mês para cinco usuários, cobrados anualmente
Captura de tela:
Google Drive: usa inteligência artificial para localizar arquivos
O Google Drive é uma plataforma de armazenamento e backup online que permite aos usuários armazenar, acessar e compartilhar arquivos e documentos. Ele fornece aos usuários acesso ao Google Docs, um conjunto de ferramentas de edição que permite criar e editar documentos e planilhas online. O editor eletrônico de documentos também oferece aos usuários um recurso de digitação por voz para transcrever palavras em seu documento.
Como usuário do Google Drive, você pode criar um novo documento como um Google Doc ou simplesmente arrastar e soltar um documento existente no drive. Os documentos armazenados na unidade podem ser compartilhados com pessoas dentro e fora da organização por e-mail.
Além dos recursos de criação e edição de documentos, o Google Drive permite que você colabore com outras pessoas em documentos, planilhas e apresentações. Você pode permitir que até 100 pessoas com permissões de visualização, edição ou comentários trabalhem no Documentos, Planilhas e Apresentações Google ao mesmo tempo. A plataforma permite rastrear alterações em tempo real em um arquivo e ver quem está trabalhando no documento. Ele também oferece um histórico detalhado de revisões que o guia por todas as alterações feitas no documento no passado.
O Google Drive oferece funcionalidade de pesquisa avançada que usa inteligência artificial e aprendizado de máquina para ajudar você a localizar arquivos e pastas.
Em caso de assistência, você pode entrar em contato com a equipe de suporte ao cliente por e-mail.
Características principais:
- Biblioteca de conteúdo
- Ferramentas de colaboração
- Gerenciamento de armazenamento de dados
- Armazenamento de documentos
- Transferência de arquivo
- Pesquisa de texto completo
US$ 12 por usuário, por mês
Captura de tela:
Noção: Oferece bloqueio de banco de dados para segurança
O Notion é um software online de gerenciamento de projetos e anotações que permite aos usuários criar documentos de texto simples, bem como bases de conhecimento complexas. O software oferece várias ferramentas, como um sistema de markdown e uma barra de ferramentas de edição que ajudam a criar e editar diferentes tipos de conteúdo, incluindo blocos de conteúdo básico (páginas, listas de tarefas, texto, listas com marcadores), opções em linha (comandos que adicione outros elementos de conteúdo às suas páginas, como menções ou comandos emoji), bancos de dados e blocos avançados (equações, modelos, tabelas de conteúdo).
Como uma solução de gerenciamento de documentos, o Notion permite armazenar arquivos, incluindo documentos do Word, arquivos PDF, arquivos zip e arquivos de áudio. O conteúdo que você adiciona ao Notion pode ser duplicado, excluído e restaurado. Não há limite para o número de arquivos que você pode carregar com o Notion. No entanto, há um limite de 5 MB no tamanho máximo do arquivo para usuários gratuitos.
O Notion também apresenta uma galeria de modelos que oferece modelos, como modelos de produtividade, modelos pessoais e modelos de trabalho, para organizar e rastrear seus documentos. A ferramenta permite que você compartilhe seus arquivos com partes interessadas internas e externas. Você também pode adicionar níveis de permissão às suas páginas compartilhadas para limitar o acesso ao conteúdo. O Notion também oferece uma função de bloqueio de página que permite bloquear uma página ou um banco de dados para evitar edições acidentais ou acesso não autorizado.
A Notion oferece suporte ao cliente por telefone, e-mail e chat.
Características principais:
- Controles de acesso/permissões
- Ferramentas de colaboração
- Gerenciamento de conteúdo
- Gerenciamento de documento
- Compartilhamento de arquivos
- Modelos
$ 4 por mês, cobrado anualmente
Captura de tela:
Como escolher o software de gerenciamento de documentos gratuito certo
Selecionar uma ferramenta gratuita de gerenciamento de documentos pode ser complicado, especialmente com tantas opções disponíveis no mercado. Vamos discutir alguns fatores importantes que você deve avaliar antes de finalizar a compra do software.
- Procure recursos de compartilhamento e colaboração de arquivos: Embora a função principal de um sistema de gerenciamento de documentos de negócios seja armazenar e rastrear documentos, várias soluções de software também permitem compartilhar arquivos com partes interessadas internas e externas. Um software de gerenciamento de documentos ideal também permite que você colabore, edite e rastreie alterações de documentos em tempo real.
- Avalie os recursos de pesquisa de documentos: Um bom sistema de gerenciamento de documentos vem com recursos de pesquisa robustos que permitem pesquisar um arquivo específico em uma pasta ou conteúdo em um documento usando palavras-chave e frases. Alguns sistemas também permitem que você adicione metadados e tags aos seus arquivos, o que facilita a localização deles.
- Procure acesso por dispositivo móvel: antes de decidir sobre uma ferramenta gratuita de gerenciamento de documentos, certifique-se de que o software tenha uma versão móvel que permita visualizar, editar e compartilhar documentos mesmo em trânsito.
Perguntas comuns a serem feitas ao escolher um software gratuito de gerenciamento de documentos
Estas são algumas perguntas comuns que você pode fazer aos fornecedores antes de finalizar o melhor software de gerenciamento de documentos para sua empresa:
O software oferece histórico de versões?
O histórico de versões é um dos principais recursos de um sistema de gerenciamento de documentos. Esse recurso ajuda a rastrear as alterações feitas no documento, juntamente com a data e a hora em que essas alterações foram feitas e a pessoa que as fez. Existem várias ferramentas no mercado que também mantêm um arquivo de versões antigas para que você possa acompanhar as alterações ao longo de um período de tempo e restaurar o documento para sua versão antiga, se necessário.
O software permite que os usuários definam direitos de acesso?
Antes de investir em uma solução gratuita de gerenciamento de documentos, certifique-se de que ela permita conceder direitos de permissão no momento de compartilhar documentos e arquivos. As melhores ferramentas disponíveis no mercado permitem que os proprietários de documentos definam e alterem as permissões de acesso com facilidade. Você pode permitir que os usuários visualizem, editem ou comentem arquivos. Para maior privacidade, você pode até impedir que pessoas específicas visualizem documentos importantes no sistema.
Quais são as opções de segurança de dados disponíveis?
A segurança dos dados é de extrema importância para as empresas modernas. Antes de finalizar sua compra, pergunte ao fornecedor sobre os recursos de segurança de dados oferecidos pelo sistema. Um sistema de gerenciamento de documentos eficiente oferece ferramentas de criptografia e conformidade, juntamente com outros recursos necessários, como backup automatizado, atualizações automáticas e permissões de usuário baseadas em função.
Como escolhemos esses produtos? Nós não - você fez
Para encontrar a combinação ideal de software, você precisa de informações confiáveis para economizar tempo, manter o orçamento e concentrar mais energia no crescimento de seus negócios. É por isso que examinamos e verificamos todas as nossas avaliações de usuários e recomendamos apenas as ferramentas endossadas por pessoas como você.
Em outras palavras, nossas recomendações de produtos nunca são compradas ou vendidas, ou baseadas na opinião de um único indivíduo – elas são escolhidas por seus colegas, refletindo as opiniões e experiências de nossa base independente de revisores de software.
considerados para esta lista, os produtos devem:
- Ter pelo menos 20 análises de produtos exclusivas publicadas no Capterra nos últimos dois anos, com uma classificação média de 3,0 ou superior (a partir de 10 de junho de 2022). Selecionamos os três produtos com as classificações mais altas para apresentar neste artigo.
- Ofereça uma versão gratuita e independente do software – não uma versão de avaliação, na qual você precisa comprar após um determinado período de tempo para obter a experiência completa.
- Conheça nossa definição de software de gerenciamento de documentos: “O software de gerenciamento de documentos automatiza o processo de criação, upload, armazenamento, rastreamento e arquivamento de arquivos. Ele ajuda os usuários a compartilhar documentos, rastrear comentários e alterações e armazenar documentos em um repositório centralizado.”
A ferramenta de “melhor funcionalidade” é identificada com base nas classificações mais altas do usuário para a funcionalidade que um fornecedor recebeu com base em avaliações disponíveis publicamente (em 10 de junho de 2022).
A ferramenta “mais acessível” é identificada com base no preço mais baixo oferecido por um fornecedor em seu site em termos de custo de atualização (em 10 de junho de 2022).
A pesquisa de produto para este artigo foi contribuída por Himanshi Arora.