3 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Gratis Teratas
Diterbitkan: 2022-07-19Perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan Anda melacak, menyimpan, dan mengelola dokumen.
Baik Anda pemilik usaha kecil, administrator dokumen, profesional SDM, atau manajer proyek—mengatur dokumen di tempat kerja diperlukan dan bermanfaat bagi semua jenis karyawan. Namun, dalam proses melakukannya, seseorang mungkin menemukan banyak masalah yang terkait dengan keterlacakan dokumen, keamanan data, dan aksesibilitas.
Manajemen dokumen melibatkan banyak pekerjaan dan dilengkapi dengan serangkaian tantangannya sendiri. Untuk menghindari kerumitan, mengapa tidak mempertimbangkan solusi manajemen dokumen yang membuat prosesnya mudah bagi Anda?
Perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk membuat, mengatur, mengamankan, dan mengklasifikasikan dokumen. Ini juga memudahkan Anda untuk mengakses, mengedit, dan berbagi dokumen.
Terlepas dari manfaatnya, pembelian perangkat lunak manajemen dokumen dapat menjadi investasi yang signifikan, terutama untuk bisnis dengan keterbatasan anggaran. Oleh karena itu, untuk memastikan penggunaan anggaran Anda secara optimal, sebaiknya pertimbangkan alat gratis terlebih dahulu untuk mendapatkan gambaran tentang fungsinya.
Artikel ini menyoroti tiga solusi perangkat lunak manajemen dokumen gratis terbaik (terdaftar berdasarkan abjad) berdasarkan ulasan dan peringkat pengguna. (Baca bagaimana kami memilih produk ini.)
Bitrix24: Memfasilitasi pengeditan offline
Bitrix24 adalah perangkat lunak manajemen dokumen online yang memungkinkan Anda membuat, mengedit, dan berbagi dokumen secara internal maupun eksternal. Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk mengelompokkan dokumen ke dalam drive Bitrix yang terpisah agar tetap teratur. Anda dapat membatasi akses ke setiap drive menggunakan tautan yang dilindungi kata sandi. Selain itu, Anda dapat mengatur hak izin untuk melihat, mengedit, dan menghapus dokumen di drive.
Dengan Bitrix24, Anda dapat memeriksa riwayat versi dokumen dan detail penting yang terkait dengannya, termasuk pengguna yang memodifikasi file, ukuran file, dan waktu perubahan dilakukan. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengerjakan dokumen Anda bahkan tanpa koneksi internet. File disinkronkan secara otomatis setelah koneksi tersedia lagi.
Platform manajemen dokumen memungkinkan banyak pengguna untuk berkolaborasi dan mengedit satu file. Untuk melakukannya, Anda perlu mengaktifkan opsi penguncian dokumen sehingga Anda dapat mengunci dokumen tertentu untuk diedit oleh pengguna lain. Bitrix24 menawarkan beberapa alat internal yang memfasilitasi komunikasi, termasuk obrolan pribadi dan panggilan audio-video.
Bitrix24 menawarkan obrolan pelanggan melalui email dan obrolan.
Fitur Utama:
- Kontrol/izin akses
- Alat kolaborasi
- Manajemen konten
- Manajemen dokumen
- File sharing
- Template
$39 per bulan untuk lima pengguna, ditagih setiap tahun
Tangkapan layar:
Google Drive: Menggunakan kecerdasan buatan untuk menemukan file
Google Drive adalah platform penyimpanan dan pencadangan online yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengakses, dan berbagi file dan dokumen. Ini memberi pengguna akses ke Google Documents, seperangkat alat pengeditan yang memungkinkan Anda membuat dan mengedit dokumen dan spreadsheet online. Editor dokumen elektronik juga menawarkan fitur pengetikan suara kepada pengguna untuk menuliskan kata-kata ke dalam dokumen Anda.
Sebagai pengguna Google Drive, Anda dapat membuat dokumen baru sebagai Google Doc atau cukup drag and drop dokumen yang ada ke dalam drive. Dokumen yang disimpan di drive dapat dibagikan dengan orang-orang di dalam dan di luar organisasi melalui email.
Selain kemampuan pembuatan dan pengeditan dokumen, Google Drive memungkinkan Anda berkolaborasi dengan orang lain pada dokumen, spreadsheet, dan presentasi. Anda dapat mengizinkan hingga 100 orang dengan izin melihat, mengedit, atau berkomentar untuk bekerja di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide secara bersamaan. Platform ini memungkinkan Anda melacak perubahan waktu nyata dalam file dan melihat siapa yang mengerjakan dokumen. Ini juga menawarkan kepada Anda riwayat revisi terperinci yang membawa Anda melalui semua perubahan yang dibuat pada dokumen di masa lalu.
Google Drive menawarkan fungsionalitas pencarian lanjutan yang menggunakan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin untuk membantu Anda menemukan file dan folder.
Dalam hal bantuan, Anda dapat menghubungi tim dukungan pelanggan melalui email.
Fitur Utama:
- Pustaka konten
- Alat kolaborasi
- Manajemen penyimpanan data
- Penyimpanan dokumen
- Transfer file
- Pencarian teks lengkap
$12 per pengguna, per bulan
Tangkapan layar:
Notion: Menawarkan penguncian basis data untuk keamanan
Notion adalah manajemen proyek online dan perangkat lunak pencatat yang memungkinkan pengguna membuat dokumen teks sederhana serta basis pengetahuan yang kompleks. Perangkat lunak ini menawarkan beberapa alat, seperti sistem penurunan harga dan bilah alat pengeditan yang membantu Anda membuat dan mengedit berbagai jenis konten, termasuk blok konten dasar (halaman, daftar tugas, teks, daftar berpoin), opsi sebaris (perintah yang tambahkan elemen konten lain ke halaman Anda, seperti sebutan atau perintah emoji), basis data, dan blok lanjutan (persamaan, templat, daftar isi).
Sebagai solusi manajemen dokumen, Notion memungkinkan Anda untuk menyimpan file, termasuk dokumen Word, file PDF, file zip, dan file audio. Konten yang Anda tambahkan ke Notion dapat diduplikasi, dihapus, dan dipulihkan. Tidak ada batasan jumlah file yang dapat Anda unggah dengan Notion. Namun, ada batasan 5MB pada ukuran file maksimum untuk pengguna gratis.
Notion juga dilengkapi galeri template yang menawarkan template, seperti template produktivitas, template pribadi, dan template kerja, untuk mengatur dan melacak dokumen Anda. Alat ini memungkinkan Anda untuk berbagi file dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal. Anda juga dapat menambahkan tingkat izin ke halaman yang dibagikan untuk membatasi akses ke konten. Notion juga menawarkan fungsi penguncian halaman yang memungkinkan Anda mengunci halaman atau database untuk mencegah pengeditan yang tidak disengaja atau akses yang tidak sah.
Notion menawarkan dukungan pelanggan melalui telepon, email, dan obrolan.
Fitur Utama:
- Kontrol/izin akses
- Alat kolaborasi
- Manajemen konten
- Manajemen dokumen
- File sharing
- Template
$4 per bulan, ditagih setiap tahun
Tangkapan layar:
Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen gratis yang tepat
Memilih alat manajemen dokumen gratis bisa jadi rumit, terutama dengan begitu banyak pilihan yang tersedia di pasar. Mari kita bahas beberapa faktor penting yang harus Anda evaluasi sebelum menyelesaikan pembelian perangkat lunak Anda.
- Cari fitur berbagi file dan kolaborasi: Meskipun fungsi utama sistem manajemen dokumen bisnis adalah menyimpan dan melacak dokumen, beberapa solusi perangkat lunak juga memungkinkan Anda berbagi file dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal. Perangkat lunak manajemen dokumen yang ideal juga memungkinkan Anda untuk berkolaborasi, mengedit, dan melacak perubahan dokumen secara real time.
- Menilai kemampuan pencarian dokumen: Sistem manajemen dokumen yang baik dilengkapi dengan kemampuan pencarian yang kuat yang memungkinkan Anda untuk mencari file tertentu dalam folder atau konten dalam dokumen menggunakan kata kunci dan frase. Beberapa sistem juga memungkinkan Anda untuk menambahkan metadata dan tag ke file Anda, yang membuatnya lebih mudah untuk menemukannya.
- Cari akses perangkat seluler: Sebelum memutuskan alat manajemen dokumen gratis, pastikan perangkat lunak tersebut memiliki versi seluler yang memungkinkan Anda melihat, mengedit, dan berbagi dokumen bahkan saat dalam perjalanan.
Pertanyaan umum untuk ditanyakan saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen gratis
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang dapat Anda tanyakan kepada vendor sebelum menyelesaikan perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk bisnis Anda:
Apakah perangkat lunak menawarkan riwayat versi?
Riwayat versi adalah salah satu fitur utama dari sistem manajemen dokumen. Fitur ini membantu Anda melacak perubahan yang dibuat pada dokumen, bersama dengan tanggal dan waktu selama perubahan ini dibuat dan orang yang membuat perubahan. Ada beberapa alat di pasar yang juga memelihara arsip versi lama sehingga Anda dapat melacak perubahan selama periode waktu tertentu dan mengembalikan dokumen ke versi lama jika diperlukan.
Apakah perangkat lunak memungkinkan pengguna untuk mengatur hak akses?
Sebelum berinvestasi dalam solusi manajemen dokumen gratis, pastikan solusi tersebut memungkinkan Anda memberikan hak izin pada saat berbagi dokumen dan file. Alat terbaik yang tersedia di pasar memungkinkan pemilik dokumen untuk mengatur dan mengubah izin akses dengan mudah. Anda dapat mengizinkan pengguna untuk melihat, mengedit, atau mengomentari file. Untuk meningkatkan privasi, Anda bahkan dapat mencegah orang tertentu melihat dokumen penting dalam sistem.
Apa saja opsi keamanan data yang tersedia?
Keamanan data sangat penting bagi bisnis modern. Sebelum menyelesaikan pembelian Anda, tanyakan vendor tentang fitur keamanan data yang ditawarkan oleh sistem. Sistem manajemen dokumen yang efisien menawarkan alat enkripsi dan kepatuhan, bersama dengan fitur lain yang diperlukan seperti pencadangan otomatis, pembaruan otomatis, dan izin pengguna berbasis peran.
Bagaimana kami memilih produk ini? Kami tidak—Anda melakukannya
Untuk menemukan kecocokan perangkat lunak yang ideal, Anda memerlukan informasi yang dapat dipercaya sehingga Anda dapat menghemat waktu, tetap pada anggaran, dan memfokuskan lebih banyak energi untuk mengembangkan bisnis Anda. Itu sebabnya kami memeriksa dan memverifikasi semua ulasan pengguna kami dan hanya merekomendasikan alat yang didukung oleh orang-orang seperti Anda.
Dengan kata lain, rekomendasi produk kami tidak pernah dibeli atau dijual, atau berdasarkan pendapat satu individu—rekomendasi tersebut dipilih oleh rekan Anda, yang mencerminkan pandangan dan pengalaman dari basis peninjau perangkat lunak independen kami.
dipertimbangkan untuk daftar ini, produk harus:
- Memiliki setidaknya 20 ulasan produk unik yang dipublikasikan di Capterra dalam dua tahun terakhir, dengan peringkat rata-rata 3,0 atau lebih tinggi (per 10 Juni 2022). Kami memilih tiga produk dengan peringkat tertinggi untuk ditampilkan dalam artikel ini.
- Tawarkan versi perangkat lunak yang berdiri sendiri dan gratis—bukan versi uji coba di mana Anda harus membeli setelah jangka waktu tertentu untuk mendapatkan pengalaman penuh.
- Memenuhi definisi perangkat lunak manajemen dokumen kami: “Perangkat lunak manajemen dokumen mengotomatiskan proses pembuatan, pengunggahan, penyimpanan, pelacakan, dan pengarsipan file. Ini membantu pengguna berbagi dokumen, melacak komentar dan perubahan, dan menyimpan dokumen dalam repositori terpusat.”
Alat “fungsi terbaik” diidentifikasi berdasarkan peringkat pengguna tertinggi untuk fungsionalitas yang diterima vendor berdasarkan ulasan yang tersedia untuk umum (per 10 Juni 2022).
Alat "paling terjangkau" diidentifikasi berdasarkan harga terendah yang ditawarkan vendor di situs web mereka dalam hal biaya untuk meningkatkan (per 10 Juni 2022).
Riset produk untuk artikel ini disumbangkan oleh Himanshi Arora.