Три лучших бесплатных программы для управления документами
Опубликовано: 2022-07-19Программное обеспечение для управления документами позволяет отслеживать, хранить и управлять документами.
Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, администратором документов, специалистом по кадрам или руководителем проекта, систематизация документов на рабочем месте необходима и полезна для всех сотрудников. Однако в процессе этого можно столкнуться с множеством проблем, связанных с прослеживаемостью документов, безопасностью данных и доступностью.
Управление документами включает в себя много работы и сопряжено со своими проблемами. Чтобы избежать каких-либо хлопот, почему бы не рассмотреть решение для управления документами, которое сделает этот процесс легким и легким?
Программное обеспечение для управления документами позволяет пользователям создавать, систематизировать, защищать и классифицировать документы. Это также упрощает доступ к документам, их редактирование и обмен ими.
Несмотря на преимущества, покупка программного обеспечения для управления документооборотом может быть значительной инвестицией, особенно для предприятий с ограниченным бюджетом. Поэтому, чтобы обеспечить оптимальное использование вашего бюджета, мы рекомендуем изначально рассмотреть бесплатный инструмент, чтобы получить представление о его функциях.
В этой статье представлены три лучших бесплатных программных решения для управления документами (перечислены в алфавитном порядке) на основе отзывов и оценок пользователей. (Прочитайте, как мы выбирали эти продукты.)
Битрикс24: упрощает офлайн-редактирование
Битрикс24 — это программное обеспечение для онлайн-управления документами, которое позволяет создавать, редактировать и обмениваться документами как внутри компании, так и за ее пределами. Программное обеспечение позволяет пользователям сегментировать документы на отдельные диски Bitrix для их организации. Вы можете ограничить доступ к каждому диску, используя защищенные паролем ссылки. Кроме того, вы можете установить права доступа для просмотра, редактирования и удаления документов на диске.
С помощью Битрикс24 вы можете проверить историю версий документа и важные сведения, связанные с ним, в том числе пользователей, редактировавших файл, размер файла и время внесения изменений. Система позволяет работать с документами даже без подключения к интернету. Файлы синхронизируются автоматически, как только соединение снова станет доступным.
Платформа управления документами позволяет нескольким пользователям совместно работать и редактировать один файл. Для этого вам нужно включить опцию блокировки документа, чтобы вы могли заблокировать определенный документ для редактирования другими пользователями. Битрикс24 предлагает несколько внутренних инструментов, облегчающих общение, в том числе приватные чаты и аудио-видеозвонки.
Битрикс24 предлагает общение с клиентами по электронной почте и в чате.
Ключевая особенность:
- Контроль доступа/разрешения
- Инструменты для совместной работы
- Управление содержанием
- Управление документами
- Обмен файлами
- Шаблоны
39 долларов США в месяц для пяти пользователей, оплачивается ежегодно
Скриншот:
Google Диск: использует искусственный интеллект для поиска файлов
Google Диск — это онлайн-платформа для хранения и резервного копирования, которая позволяет пользователям хранить, получать доступ и обмениваться файлами и документами. Он предоставляет пользователям доступ к Google Docs, набору инструментов редактирования, который позволяет создавать и редактировать онлайн-документы и электронные таблицы. Редактор электронных документов также предлагает пользователям функцию голосового ввода для транскрипции слов в документ.
Как пользователь Google Диска, вы можете либо создать новый документ в виде Google Doc, либо просто перетащить существующий документ на диск. Документами, хранящимися на диске, можно поделиться с людьми внутри и за пределами организации по электронной почте.
Помимо возможностей создания и редактирования документов, Google Диск позволяет вам совместно работать над документами, электронными таблицами и презентациями. Вы можете разрешить до 100 человек с разрешениями на просмотр, редактирование или комментирование одновременно работать с документами, таблицами и презентациями Google. Платформа позволяет отслеживать изменения в файле в режиме реального времени и видеть, кто работает над документом. Он также предлагает вам подробную историю изменений, которая проведет вас через все изменения, внесенные в документ в прошлом.
Google Диск предлагает расширенные функции поиска, которые используют искусственный интеллект и машинное обучение, чтобы помочь вам найти файлы и папки.
В случае помощи вы можете обратиться в службу поддержки клиентов по электронной почте.
Ключевая особенность:
- Библиотека контента
- Инструменты для совместной работы
- Управление хранением данных
- Хранение документов
- Передача файлов
- Полнотекстовый поиск
12 долларов США за пользователя в месяц
Скриншот:
Notion: предлагает блокировку базы данных для обеспечения безопасности.
Notion — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами и создания заметок, которое позволяет пользователям создавать как простые текстовые документы, так и сложные базы знаний. Программное обеспечение предлагает несколько инструментов, таких как система уценки и панель инструментов редактирования, которые помогают создавать и редактировать различные типы контента, включая базовые блоки контента (страницы, списки дел, текст, маркированные списки), встроенные параметры (команды, которые добавлять на свои страницы другие элементы контента, такие как упоминания или команды эмодзи), базы данных и расширенные блоки (уравнения, шаблоны, таблицы содержания).
В качестве решения для управления документами Notion позволяет хранить файлы, включая документы Word, PDF-файлы, zip-файлы и аудиофайлы. Контент, который вы добавляете в Notion, можно дублировать, удалять и восстанавливать. Количество файлов, которые вы можете загрузить с помощью Notion, не ограничено. Однако максимальный размер файла для бесплатных пользователей ограничен 5 МБ.
Notion также имеет галерею шаблонов, которая предлагает вам шаблоны, такие как шаблоны производительности, личные шаблоны и рабочие шаблоны, для организации и отслеживания ваших документов. Инструмент позволяет вам делиться своими файлами с внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Вы также можете добавить уровни разрешений на свои общие страницы, чтобы ограничить доступ к содержимому. Notion также предлагает функцию блокировки страницы, которая позволяет заблокировать страницу или базу данных, чтобы предотвратить случайное редактирование или несанкционированный доступ.
Notion предлагает поддержку клиентов по телефону, электронной почте и в чате.
Ключевая особенность:
- Контроль доступа/разрешения
- Инструменты для совместной работы
- Управление содержанием
- Управление документами
- Обмен файлами
- Шаблоны
4 доллара в месяц, оплачивается ежегодно
Скриншот:
Как правильно выбрать бесплатное программное обеспечение для управления документами
Выбор бесплатного инструмента управления документами может быть сложным, особенно с таким количеством вариантов, доступных на рынке. Давайте обсудим некоторые важные факторы, которые вы должны оценить, прежде чем завершить покупку программного обеспечения.
- Ищите функции обмена файлами и совместной работы: хотя основной функцией системы управления бизнес-документами является хранение и отслеживание документов, некоторые программные решения также позволяют вам обмениваться файлами с внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Идеальное программное обеспечение для управления документами также позволяет вам совместно работать, редактировать и отслеживать изменения в документах в режиме реального времени.
- Оцените возможности поиска документов: хорошая система управления документами имеет надежные возможности поиска, которые позволяют вам искать определенный файл в папке или в содержимом документа, используя ключевые слова и фразы. Некоторые системы также позволяют добавлять к файлам метаданные и теги, что облегчает их поиск.
- Ищите доступ к мобильным устройствам: прежде чем выбрать бесплатный инструмент управления документами, убедитесь, что у программного обеспечения есть мобильная версия, которая позволяет просматривать, редактировать и обмениваться документами даже на ходу.
Общие вопросы, которые следует задать при выборе бесплатного программного обеспечения для управления документами
Вот некоторые общие вопросы, которые вы можете задать поставщикам, прежде чем завершить работу над лучшим программным обеспечением для управления документами для вашего бизнеса:
Предлагает ли программное обеспечение историю версий?
История версий — одна из ключевых функций системы управления документами. Эта функция помогает отслеживать изменения, внесенные в документ, а также дату и время, в течение которого эти изменения были внесены, и лицо, внесшее изменения. На рынке есть несколько инструментов, которые также поддерживают архив старых версий, чтобы вы могли отслеживать изменения в течение определенного периода времени и при необходимости восстанавливать документ до его старой версии.
Позволяет ли программное обеспечение пользователям устанавливать права доступа?
Прежде чем инвестировать в бесплатное решение для управления документами, убедитесь, что оно позволяет предоставлять права доступа во время обмена документами и файлами. Лучшие инструменты, доступные на рынке, позволяют владельцам документов легко устанавливать и изменять права доступа. Вы можете разрешить пользователям просматривать, редактировать или комментировать файлы. Для повышения конфиденциальности вы даже можете запретить определенным людям просматривать важные документы в системе.
Какие есть доступные варианты защиты данных?
Безопасность данных имеет первостепенное значение для современного бизнеса. Прежде чем завершить покупку, узнайте у поставщика о функциях защиты данных, предлагаемых системой. Эффективная система управления документами предлагает инструменты шифрования и соответствия требованиям, а также другие необходимые функции, такие как автоматическое резервное копирование, автоматические обновления и разрешения пользователей на основе ролей.
Как мы выбирали эти продукты? Мы не сделали — вы сделали
Чтобы найти идеальное программное обеспечение, вам нужна информация, которой вы можете доверять, чтобы вы могли сэкономить время, уложиться в бюджет и сосредоточить больше усилий на развитии своего бизнеса. Вот почему мы проверяем и проверяем все наши отзывы пользователей и рекомендуем только инструменты, одобренные такими людьми, как вы.
Другими словами, наши рекомендации по продуктам никогда не покупаются и не продаются и не основываются на мнении одного человека — они выбираются вашими коллегами, отражая взгляды и опыт нашей независимой базы рецензентов программного обеспечения.
Чтобы попасть в этот список, продукты должны:
- Опубликовать не менее 20 уникальных обзоров продуктов на Capterra за последние два года со средним рейтингом 3,0 или выше (по состоянию на 10 июня 2022 г.). Мы выбрали три продукта с самыми высокими рейтингами для этой статьи.
- Предлагайте бесплатную автономную версию программного обеспечения, а не пробную версию, которую необходимо приобрести через определенное время, чтобы получить все возможности.
- Познакомьтесь с нашим определением программного обеспечения для управления документами: «Программное обеспечение для управления документами автоматизирует процесс создания, загрузки, хранения, отслеживания и архивирования файлов. Это помогает пользователям обмениваться документами, отслеживать комментарии и изменения и хранить документы в централизованном хранилище».
Инструмент с «лучшей функциональностью» определяется на основе самых высоких оценок пользователей за функциональность, которые поставщик получил на основе общедоступных отзывов (по состоянию на 10 июня 2022 г.).
«Самый доступный» инструмент определяется на основе самой низкой цены, которую поставщик предлагает на своем веб-сайте с точки зрения стоимости обновления (по состоянию на 10 июня 2022 г.).
Исследование продукта для этой статьи было проведено Химанши Арора.