أفضل 3 برامج إدارة مستندات مجانية

سواء كنت صاحب شركة صغيرة ، أو مسؤول مستندات ، أو متخصصًا في الموارد البشرية ، أو مدير مشروع - فإن تنظيم المستندات في مكان العمل ضروري ومفيد لجميع أنواع الموظفين. ومع ذلك ، أثناء القيام بذلك ، قد يواجه المرء عدة مشكلات تتعلق بإمكانية تتبع المستندات وأمن البيانات وإمكانية الوصول.

تتضمن إدارة المستندات الكثير من العمل وتأتي مع مجموعة التحديات الخاصة بها. لتجنب أي متاعب ، لماذا لا تفكر في حل إدارة المستندات الذي يجعل العملية سهلة بالنسبة لك؟

يتيح برنامج إدارة المستندات للمستخدمين إنشاء المستندات وتنظيمها وتأمينها وتصنيفها. كما أنه يسهل عليك الوصول إلى المستندات وتحريرها ومشاركتها.

على الرغم من الفوائد ، يمكن أن يكون شراء برنامج إدارة المستندات استثمارًا كبيرًا ، خاصةً للشركات ذات قيود الميزانية. لذلك ، من أجل ضمان الاستخدام الأمثل لميزانيتك ، نوصي بالتفكير في أداة مجانية في البداية للحصول على فكرة عن وظائفها.

تسلط هذه المقالة الضوء على أفضل ثلاثة حلول مجانية لبرامج إدارة المستندات (مدرجة أبجديًا) بناءً على تقييمات المستخدمين وتقييماتهم. (اقرأ كيف اخترنا هذه المنتجات.)

تحقق من القائمة الكاملة لأدوات إدارة المستندات في دليل برامج Capterra.

خذني هناك

Bitrix24 هو برنامج لإدارة المستندات عبر الإنترنت يتيح لك إنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها داخليًا وخارجيًا. يتيح البرنامج للمستخدمين تقسيم المستندات إلى محركات أقراص Bitrix منفصلة للحفاظ عليها منظمة. يمكنك تقييد الوصول إلى كل محرك أقراص باستخدام روابط محمية بكلمة مرور. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تعيين حقوق الإذن لعرض المستندات وتحريرها وحذفها في محرك الأقراص.

باستخدام Bitrix24 ، يمكنك التحقق من محفوظات إصدار المستند والتفاصيل المهمة المتعلقة به ، بما في ذلك المستخدمين الذين قاموا بتعديل الملف ، وحجم الملف ، ووقت إجراء التغييرات. يتيح لك النظام العمل على مستنداتك حتى بدون اتصال بالإنترنت. تتم مزامنة الملفات تلقائيًا بمجرد إتاحة الاتصال مرة أخرى.

تسمح منصة إدارة المستندات للعديد من المستخدمين بالتعاون وتحرير ملف واحد. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تمكين خيار قفل المستندات بحيث يمكنك قفل مستند معين لتحريره بواسطة مستخدمين آخرين. يوفر Bitrix24 العديد من الأدوات الداخلية التي تسهل الاتصال ، بما في ذلك الدردشات الخاصة والمكالمات الصوتية والمرئية.

يوفر Bitrix24 دردشة العملاء عبر البريد الإلكتروني والدردشة.

بيتريكس 24

قراءة التعليقات

زيارة الموقع

دلائل الميزات:

• ضوابط الوصول / الأذونات
• أدوات التعاون
• ادارة المحتوى
• إدارة الوثائق
• مشاركة الملفات
• القوالب

نسخة تجريبية / مجانية:

تجربة مجانية

نسخة مجانية

تكلفة الترقية:

39 دولارًا شهريًا لخمسة مستخدمين ، تُسدد سنويًا

توافق الجهاز:

لقطة شاشة:

Google Drive عبارة عن نظام أساسي للتخزين والنسخ الاحتياطي عبر الإنترنت يمكّن المستخدمين من تخزين الملفات والمستندات والوصول إليها ومشاركتها. يوفر للمستخدمين الوصول إلى محرر مستندات Google ، وهي مجموعة من أدوات التحرير التي تسمح لك بإنشاء وتحرير المستندات وجداول البيانات عبر الإنترنت. يوفر محرر المستندات الإلكتروني للمستخدمين أيضًا ميزة الكتابة الصوتية لتحويل الكلمات إلى مستندك.

بصفتك مستخدم Google Drive ، يمكنك إما إنشاء مستند جديد كمستند Google أو ببساطة سحب مستند موجود وإفلاته في محرك الأقراص. يمكن مشاركة المستندات المخزنة في محرك الأقراص مع الأشخاص داخل المؤسسة وخارجها عبر البريد الإلكتروني.

بخلاف إمكانات إنشاء المستندات وتحريرها ، يتيح لك Google Drive التعاون مع الآخرين في المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية. يمكنك السماح لما يصل إلى 100 شخص لديهم أذونات العرض أو التعديل أو التعليق للعمل على المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google في نفس الوقت. يتيح لك النظام الأساسي تتبع التغييرات في الوقت الفعلي في ملف ومعرفة من يعمل على المستند. كما يوفر لك محفوظات مراجعة تفصيلية تنقلك عبر جميع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند في الماضي.

يوفر Google Drive وظائف بحث متقدمة تستخدم الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لمساعدتك في تحديد موقع الملفات والمجلدات.

في حالة المساعدة ، يمكنك التواصل مع فريق دعم العملاء عبر البريد الإلكتروني.

أفضل وظيفة

جوجل درايف

قراءة التعليقات

عرض الصفحة الشخصية

دلائل الميزات:

• مكتبة المحتويات
• أدوات التعاون
• إدارة تخزين البيانات
• تخزين الوثائق
• نقل الملف
• البحث عن نص كامل

نسخة تجريبية / مجانية:

تجربة مجانية

نسخة مجانية

تكلفة الترقية:

12 دولارًا لكل مستخدم شهريًا

توافق الجهاز:

لقطة شاشة:

Notion هو برنامج لإدارة المشاريع وتدوين الملاحظات عبر الإنترنت يمكّن المستخدمين من إنشاء مستندات نصية بسيطة بالإضافة إلى قواعد معرفية معقدة. يقدم البرنامج العديد من الأدوات ، مثل نظام العلامات وشريط أدوات التحرير الذي يساعدك في إنشاء أنواع محتوى مختلفة وتحريرها ، بما في ذلك كتل المحتوى الأساسية (الصفحات ، وقوائم المهام ، والنص ، والقوائم النقطية) ، والخيارات المضمنة (الأوامر التي أضف عناصر محتوى أخرى إلى صفحاتك ، مثل الإشارات أو أوامر الرموز التعبيرية) وقواعد البيانات والكتل المتقدمة (المعادلات والقوالب وجداول المحتوى).

كحل لإدارة المستندات ، يسمح لك Notion بتخزين الملفات ، بما في ذلك مستندات Word وملفات PDF وملفات zip وملفات الصوت. يمكن تكرار المحتوى الذي تضيفه إلى Notion وحذفه واستعادته. لا يوجد حد لعدد الملفات التي يمكنك تحميلها باستخدام Notion. ومع ذلك ، هناك حد أقصى يبلغ 5 ميجابايت على الحد الأقصى لحجم الملف للمستخدمين المجانيين.

يتميز Notion أيضًا بمعرض قوالب يوفر لك قوالب ، مثل قوالب الإنتاجية والقوالب الشخصية وقوالب العمل ، لتنظيم مستنداتك وتعقبها. تتيح لك الأداة مشاركة ملفاتك مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. يمكنك أيضًا إضافة مستويات الأذونات إلى صفحاتك المشتركة لتقييد الوصول إلى المحتوى. يوفر Notion أيضًا وظيفة قفل الصفحة التي تتيح لك قفل صفحة أو قاعدة بيانات لمنع عمليات التحرير العرضية أو الوصول غير المصرح به.

تقدم Notion دعم العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة.

أكثر بأسعار معقولة

مفهوم

قراءة التعليقات

زيارة الموقع

دلائل الميزات:

• ضوابط الوصول / الأذونات
• أدوات التعاون
• ادارة المحتوى
• إدارة الوثائق
• مشاركة الملفات
• القوالب

نسخة تجريبية / مجانية:

تجربة مجانية

نسخة مجانية

تكلفة الترقية:

4 دولارات شهريًا ، تدفع سنويًا

توافق الجهاز:

لقطة شاشة:

كيفية اختيار برنامج إدارة المستندات المجاني المناسب

قد يكون تحديد أداة مجانية لإدارة المستندات أمرًا صعبًا ، خاصة مع وجود العديد من الخيارات المتاحة في السوق. دعنا نناقش بعض العوامل المهمة التي يجب عليك تقييمها قبل الانتهاء من شراء البرنامج.

• ابحث عن ميزات مشاركة الملفات والتعاون: بينما تتمثل الوظيفة الأساسية لنظام إدارة مستندات الأعمال في تخزين المستندات وتتبعها ، تتيح لك العديد من حلول البرامج أيضًا مشاركة الملفات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. يتيح لك برنامج إدارة المستندات المثالي أيضًا التعاون وتحرير وتتبع تغييرات المستندات في الوقت الفعلي.
• تقييم إمكانات البحث عن المستندات: يأتي نظام إدارة المستندات الجيد مزودًا بقدرات بحث قوية تسمح لك بالبحث عن ملف معين داخل مجلد أو محتوى في مستند باستخدام الكلمات الأساسية والعبارات. تتيح لك بعض الأنظمة أيضًا إضافة بيانات وصفية وعلامات إلى ملفاتك ، مما يسهل تحديد موقعها.
• ابحث عن الوصول إلى الجهاز المحمول: قبل اتخاذ قرار بشأن أداة مجانية لإدارة المستندات ، تأكد من أن البرنامج يحتوي على إصدار محمول يتيح لك عرض المستندات وتحريرها ومشاركتها حتى أثناء التنقل.

أسئلة شائعة يجب طرحها عند اختيار برنامج إدارة المستندات المجاني

هذه بعض الأسئلة الشائعة التي يمكنك طرحها على البائعين قبل الانتهاء من أفضل برنامج لإدارة المستندات لعملك:

كيف اخترنا هذه المنتجات؟ لم نفعل - أنت فعلت

للعثور على تطابق برنامجك المثالي ، تحتاج إلى معلومات يمكنك الوثوق بها حتى تتمكن من توفير الوقت والبقاء على الميزانية والتركيز بشكل أكبر على تنمية أعمالك. لهذا السبب نقوم بفحص جميع مراجعات المستخدمين لدينا والتحقق منها ونوصي فقط بالأدوات المعتمدة من قبل أشخاص مثلك.

بعبارة أخرى ، لا يتم شراء توصيات منتجاتنا أو بيعها أبدًا ، أو استنادًا إلى رأي فرد واحد - يتم اختيارهم من قبل أقرانك ، مما يعكس وجهات نظر وتجارب قاعدتنا المستقلة من مراجعي البرامج.

يجب اعتبار المنتجات في هذه القائمة:

1. احصل على 20 تقييمًا فريدًا للمنتج على الأقل تم نشرها على Capterra خلال العامين الماضيين ، بمتوسط ​​تقييم 3.0 أو أعلى (اعتبارًا من 10 يونيو 2022). اخترنا المنتجات الثلاثة ذات أعلى التقييمات لعرضها في هذه المقالة.
2. قدم إصدارًا مجانيًا ومستقلًا من البرنامج - وليس إصدارًا تجريبيًا حيث يتعين عليك شرائه بعد فترة زمنية معينة للحصول على التجربة الكاملة.
3. تعرف على تعريفنا لبرنامج إدارة المستندات: "يقوم برنامج إدارة المستندات بأتمتة عملية إنشاء الملفات وتحميلها وتخزينها وتعقبها وأرشفتها. يساعد المستخدمين على مشاركة المستندات وتتبع التعليقات والتغييرات وتخزين المستندات في مستودع مركزي. "

يتم تحديد أداة "أفضل وظيفة" استنادًا إلى أعلى تقييمات المستخدمين للوظائف التي حصل عليها البائع استنادًا إلى المراجعات المتاحة للجمهور (اعتبارًا من 10 يونيو 2022).

يتم تحديد الأداة "الأكثر تكلفة" استنادًا إلى أقل الأسعار التي يقدمها البائع على موقع الويب الخاص به من حيث تكلفة الترقية (اعتبارًا من 10 يونيو 2022).

ساهم هيمانشي أرورا في البحث عن المنتج لهذه المقالة.