Top 3 des logiciels de gestion de documents gratuits
Publié: 2022-07-19Un logiciel de gestion de documents vous permet de suivre, de stocker et de gérer des documents.
Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise, administrateur de documents, professionnel des ressources humaines ou chef de projet, l'organisation des documents sur le lieu de travail est à la fois nécessaire et bénéfique pour toutes sortes d'employés. Cependant, ce faisant, on peut rencontrer de multiples problèmes liés à la traçabilité des documents, à la sécurité des données et à l'accessibilité.
La gestion des documents implique beaucoup de travail et comporte son propre ensemble de défis. Pour éviter tout tracas, pourquoi ne pas envisager une solution de gestion de documents qui facilite le processus pour vous ?
Un logiciel de gestion de documents permet aux utilisateurs de créer, d'organiser, de sécuriser et de classer des documents. Il vous permet également d'accéder, de modifier et de partager plus facilement des documents.
Malgré les avantages, l'achat d'un logiciel de gestion de documents peut représenter un investissement important, en particulier pour les entreprises ayant des contraintes budgétaires. Par conséquent, afin de garantir une utilisation optimale de votre budget, nous vous recommandons de considérer un outil gratuit dans un premier temps pour avoir une idée de ses fonctionnalités.
Cet article met en évidence les trois meilleures solutions logicielles de gestion de documents gratuites (classées par ordre alphabétique) en fonction des avis et des évaluations des utilisateurs. (Lisez comment nous avons sélectionné ces produits.)
Bitrix24 : facilite l'édition hors ligne
Bitrix24 est un logiciel de gestion de documents en ligne qui vous permet de créer, modifier et partager des documents en interne comme en externe. Le logiciel permet aux utilisateurs de segmenter les documents dans des lecteurs Bitrix distincts pour les garder organisés. Vous pouvez limiter l'accès à chaque lecteur à l'aide de liens protégés par mot de passe. De plus, vous pouvez définir des droits d'autorisation pour afficher, modifier et supprimer des documents dans le lecteur.
Avec Bitrix24, vous pouvez vérifier l'historique des versions d'un document et les détails importants qui s'y rapportent, y compris les utilisateurs qui ont modifié le fichier, la taille du fichier et l'heure à laquelle les modifications ont été apportées. Le système vous permet de travailler sur vos documents même sans connexion internet. Les fichiers sont automatiquement synchronisés une fois que la connexion est à nouveau disponible.
La plate-forme de gestion de documents permet à plusieurs utilisateurs de collaborer et de modifier un seul fichier. Pour ce faire, vous devez activer l'option de verrouillage de document afin de pouvoir verrouiller un document particulier pour qu'il soit modifié par d'autres utilisateurs. Bitrix24 propose plusieurs outils internes qui facilitent la communication, notamment les chats privés et les appels audio-vidéo.
Bitrix24 propose un chat client par e-mail et chat.
Principales caractéristiques:
- Contrôles d'accès/autorisations
- Outils de collaboration
- Gestion de contenu
- Gestion de documents
- Partage de fichiers
- Modèles
39 $ par mois pour cinq utilisateurs, facturé annuellement
Capture d'écran:
Google Drive : utilise l'intelligence artificielle pour localiser les fichiers
Google Drive est une plate-forme de stockage et de sauvegarde en ligne qui permet aux utilisateurs de stocker, d'accéder et de partager des fichiers et des documents. Il permet aux utilisateurs d'accéder à Google Docs, une suite d'outils d'édition qui vous permet de créer et de modifier des documents et des feuilles de calcul en ligne. L'éditeur de documents électroniques offre également aux utilisateurs une fonction de saisie vocale pour transcrire des mots dans votre document.
En tant qu'utilisateur de Google Drive, vous pouvez soit créer un nouveau document en tant que Google Doc, soit simplement faire glisser et déposer un document existant dans le lecteur. Les documents stockés dans le lecteur peuvent être partagés avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation par e-mail.
Outre les fonctionnalités de création et d'édition de documents, Google Drive vous permet de collaborer avec d'autres sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Vous pouvez autoriser jusqu'à 100 personnes disposant d'autorisations d'affichage, de modification ou de commentaire à travailler simultanément sur Google Docs, Sheets et Slides. La plate-forme vous permet de suivre les modifications en temps réel dans un fichier et de voir qui travaille sur le document. Il vous offre également un historique détaillé des révisions qui vous guide à travers toutes les modifications apportées au document dans le passé.
Google Drive offre une fonctionnalité de recherche avancée qui utilise l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour vous aider à localiser des fichiers et des dossiers.
En cas d'assistance, vous pouvez contacter l'équipe de support client par e-mail.
Principales caractéristiques:
- Bibliothèque de contenu
- Outils de collaboration
- Gestion du stockage des données
- Stockage de documents
- Transfert de fichier
- Recherche en texte intégral
12 $ par utilisateur, par mois
Capture d'écran:
Notion : offre le verrouillage de la base de données pour la sécurité
Notion est un logiciel de gestion de projet et de prise de notes en ligne qui permet aux utilisateurs de créer des documents texte simples ainsi que des bases de connaissances complexes. Le logiciel propose plusieurs outils, tels qu'un système de démarquage et une barre d'outils d'édition qui vous aident à créer et à modifier différents types de contenu, notamment des blocs de contenu de base (pages, listes de tâches, texte, listes à puces), des options en ligne (commandes qui ajouter d'autres éléments de contenu à vos pages, tels que des mentions ou des commandes emoji), des bases de données et des blocs avancés (équations, modèles, tables des matières).
En tant que solution de gestion de documents, Notion vous permet de stocker des fichiers, notamment des documents Word, des fichiers PDF, des fichiers zip et des fichiers audio. Le contenu que vous ajoutez à Notion peut être dupliqué, supprimé et restauré. Il n'y a pas de limite au nombre de fichiers que vous pouvez télécharger avec Notion. Cependant, il existe un plafond de 5 Mo sur la taille de fichier maximale pour les utilisateurs gratuits.
Notion propose également une galerie de modèles qui vous propose des modèles, tels que des modèles de productivité, des modèles personnels et des modèles de travail, pour organiser et suivre vos documents. L'outil vous permet de partager vos fichiers avec des intervenants internes et externes. Vous pouvez également ajouter des niveaux d'autorisation à vos pages partagées pour limiter l'accès au contenu. Notion propose également une fonction de verrouillage de page qui vous permet de verrouiller une page ou une base de données pour empêcher les modifications accidentelles ou les accès non autorisés.
Notion offre un support client par téléphone, e-mail et chat.
Principales caractéristiques:
- Contrôles d'accès/autorisations
- Outils de collaboration
- Gestion de contenu
- Gestion de documents
- Partage de fichiers
- Modèles
4 $ par mois, facturé annuellement
Capture d'écran:
Comment choisir le bon logiciel gratuit de gestion de documents
La sélection d'un outil de gestion de documents gratuit peut être délicate, surtout avec tant d'options disponibles sur le marché. Discutons de certains facteurs importants que vous devez évaluer avant de finaliser votre achat de logiciel.
- Recherchez des fonctionnalités de partage de fichiers et de collaboration : bien que la fonction principale d'un système de gestion de documents commerciaux soit de stocker et de suivre des documents, plusieurs solutions logicielles vous permettent également de partager des fichiers avec des parties prenantes internes et externes. Un logiciel de gestion de documents idéal vous permet également de collaborer, de modifier et de suivre les modifications de documents en temps réel.
- Évaluer les capacités de recherche de documents : un bon système de gestion de documents est doté de capacités de recherche robustes qui vous permettent de rechercher un fichier spécifique dans un dossier ou le contenu d'un document à l'aide de mots clés et d'expressions. Certains systèmes vous permettent également d'ajouter des métadonnées et des balises à vos fichiers, ce qui facilite leur localisation.
- Recherchez l'accès aux appareils mobiles : avant de choisir un outil de gestion de documents gratuit, assurez-vous que le logiciel dispose d'une version mobile qui vous permet de visualiser, de modifier et de partager des documents même en déplacement.
Questions courantes à poser lors du choix d'un logiciel de gestion de documents gratuit
Voici quelques questions courantes que vous pouvez poser aux fournisseurs avant de finaliser le meilleur logiciel de gestion de documents pour votre entreprise :
Le logiciel propose-t-il un historique des versions ?
L'historique des versions est l'une des principales caractéristiques d'un système de gestion de documents. Cette fonctionnalité vous aide à suivre les modifications apportées au document, ainsi que la date et l'heure auxquelles ces modifications ont été apportées et la personne qui a effectué les modifications. Il existe plusieurs outils sur le marché qui conservent également une archive des anciennes versions afin que vous puissiez suivre les modifications sur une période de temps et restaurer le document dans son ancienne version si nécessaire.
Le logiciel permet-il aux utilisateurs de définir des droits d'accès ?
Avant d'investir dans une solution gratuite de gestion de documents, assurez-vous qu'elle vous permet d'accorder des droits d'autorisation au moment du partage de documents et de fichiers. Les meilleurs outils disponibles sur le marché permettent aux propriétaires de documents de définir et de modifier facilement les autorisations d'accès. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à afficher, modifier ou commenter des fichiers. Pour une meilleure confidentialité, vous pouvez même empêcher certaines personnes de consulter des documents importants dans le système.
Quelles sont les options de sécurité des données disponibles ?
La sécurité des données est de la plus haute importance pour les entreprises modernes. Avant de finaliser votre achat, renseignez-vous auprès du fournisseur sur les fonctions de sécurité des données offertes par le système. Un système de gestion de documents efficace offre des outils de chiffrement et de conformité, ainsi que d'autres fonctionnalités nécessaires telles que la sauvegarde automatisée, les mises à jour automatiques et les autorisations utilisateur basées sur les rôles.
Comment avons-nous choisi ces produits ? Nous n'avons pas - vous avez fait
Pour trouver votre logiciel idéal, vous avez besoin d'informations fiables afin de gagner du temps, de respecter votre budget et de consacrer plus d'énergie à la croissance de votre entreprise. C'est pourquoi nous examinons et vérifions tous nos avis d'utilisateurs et ne recommandons que les outils approuvés par des personnes comme vous.
En d'autres termes, nos recommandations de produits ne sont jamais achetées ou vendues, ou basées sur l'opinion d'un seul individu - elles sont choisies par vos pairs, reflétant les opinions et les expériences de notre base indépendante d'évaluateurs de logiciels.
être considérés pour cette liste, les produits doivent :
- Avoir au moins 20 avis produits uniques publiés sur Capterra au cours des deux dernières années, avec une note moyenne de 3,0 ou plus (au 10 juin 2022). Nous avons sélectionné les trois produits les mieux notés pour figurer dans cet article.
- Offrez une version gratuite et autonome du logiciel, et non une version d'essai que vous devez acheter après un certain temps pour profiter pleinement de l'expérience.
- Répondez à notre définition d'un logiciel de gestion de documents : « Un logiciel de gestion de documents automatise le processus de création, de téléchargement, de stockage, de suivi et d'archivage de fichiers. Il aide les utilisateurs à partager des documents, à suivre les commentaires et les modifications et à stocker les documents dans un référentiel centralisé. »
L'outil de « meilleure fonctionnalité » est identifié en fonction des évaluations des utilisateurs les plus élevées pour les fonctionnalités qu'un fournisseur a reçues sur la base des avis accessibles au public (au 10 juin 2022).
L'outil « le plus abordable » est identifié en fonction du prix le plus bas proposé par un fournisseur sur son site Web en termes de coût de mise à niveau (au 10 juin 2022).
La recherche de produits pour cet article a été réalisée par Himanshi Arora.