前 3 名免费文档管理软件
已发表: 2022-07-19文档管理软件允许您跟踪、存储和管理文档。
无论您是小企业主、文档管理员、人力资源专家还是项目经理，在工作场所组织文档对所有类型的员工都是必要且有益的。 但是，在这样做的过程中，可能会遇到与文档可追溯性、数据安全性和可访问性相关的多个问题。
文档管理涉及大量工作，并伴随着一系列挑战。 为避免任何麻烦，为什么不考虑一个文档管理解决方案，让您的流程变得轻而易举？
文档管理软件允许用户创建、组织、保护和分类文档。 它还使您可以更轻松地访问、编辑和共享文档。
尽管有好处，但购买文档管理软件可能是一项重大投资，尤其是对于预算有限的企业而言。 因此，为了确保最佳利用您的预算，我们建议您首先考虑使用免费工具以了解其功能。
本文根据用户评论和评级重点介绍了三种最佳的免费文档管理软件解决方案（按字母顺序列出）。 （阅读我们如何选择这些产品。）
Bitrix24：方便离线编辑
Bitrix24 是一款在线文档管理软件，可让您在内部和外部创建、编辑和共享文档。 该软件使用户能够将文档分割到单独的 Bitrix 驱动器中，以保持它们的井井有条。 您可以使用受密码保护的链接限制对每个驱动器的访问。 此外，您可以设置查看、编辑和删除驱动器中文档的权限。
使用 Bitrix24，您可以检查文档的版本历史和与之相关的重要详细信息，包括修改文件的用户、文件大小以及进行更改的时间。 即使没有互联网连接，该系统也允许您处理文档。 一旦连接再次可用，文件就会自动同步。
文档管理平台允许多个用户协作和编辑单个文件。 为此，您需要启用文档锁定选项，以便您可以锁定特定文档以供其他用户编辑。 Bitrix24 提供了多种促进交流的内部工具，包括私人聊天和音频视频通话。
Bitrix24 通过电子邮件和聊天提供客户聊天服务。
主要特征：
- 访问控制/权限
- 协作工具
- 内容管理
- 文档管理
- 文件共享
- 模板
五个用户每月 39 美元，按年计费
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Google Drive：使用人工智能来定位文件
Google Drive 是一个在线存储和备份平台，使用户能够存储、访问和共享文件和文档。 它为用户提供对 Google Docs 的访问权限，这是一套允许您创建和编辑在线文档和电子表格的编辑工具。 电子文档编辑器还为用户提供语音输入功能，可将文字转录到您的文档中。
作为 Google Drive 用户，您可以创建一个新文档作为 Google Doc，也可以简单地将现有文档拖放到驱动器中。 存储在驱动器中的文档可以通过电子邮件与组织内外的人员共享。
除了文档创建和编辑功能之外，Google Drive 还允许您与他人协作处理文档、电子表格和演示文稿。 您最多可以允许 100 位具有查看、编辑或评论权限的人同时处理 Google 文档、表格和幻灯片。 该平台允许您跟踪文件中的实时更改并查看谁在处理该文档。 它还为您提供详细的修订历史记录，带您了解过去对文档所做的所有更改。
Google 云端硬盘提供高级搜索功能，该功能使用人工智能和机器学习来帮助您查找文件和文件夹。
如需帮助，您可以通过电子邮件联系客户支持团队。
主要特征：
- 内容库
- 协作工具
- 数据存储管理
- 文件存储
- 文件传输
- 全文搜索
每位用户每月 12 美元
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概念：为安全提供数据库锁定
Notion 是一款在线项目管理和笔记软件，使用户能够创建简单的文本文档以及复杂的知识库。 该软件提供了多种工具，例如降价系统和编辑工具栏，可帮助您创建和编辑不同的内容类型，包括基本内容块（页面、待办事项列表、文本、项目符号列表）、内嵌选项（命令向您的页面添加其他内容元素，例如提及或表情符号命令）、数据库和高级块（方程式、模板、目录）。
作为一个文档管理解决方案，Notion 允许您存储文件，包括 Word 文档、PDF 文件、zip 文件和音频文件。 您添加到 Notion 的内容可以被复制、删除和恢复。 您可以使用 Notion 上传的文件数量没有限制。 但是，免费用户的最大文件大小上限为 5MB。
Notion 还具有一个模板库，为您提供模板，例如生产力模板、个人模板和工作模板，以组织和跟踪您的文档。 该工具允许您与内部和外部利益相关者共享您的文件。 您还可以向共享页面添加权限级别，以限制对内容的访问。 Notion 还提供页面锁定功能，允许您锁定页面或数据库，以防止意外编辑或未经授权的访问。
Notion 通过电话、电子邮件和聊天提供客户支持。
主要特征：
- 访问控制/权限
- 协作工具
- 内容管理
- 文档管理
- 文件共享
- 模板
每月 4 美元，按年计费
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如何选择合适的免费文档管理软件
选择免费的文档管理工具可能会很棘手，尤其是在市场上有这么多可用选项的情况下。 让我们讨论一些重要因素，您必须在最终确定购买软件之前评估这些因素。
- 寻找文件共享和协作功能：虽然业务文档管理系统的主要功能是存储和跟踪文档，但一些软件解决方案还允许您与内部和外部利益相关者共享文件。 理想的文档管理软件还允许您实时协作、编辑和跟踪文档更改。
- 评估文档搜索功能：一个好的文档管理系统具有强大的搜索功能，允许您使用关键字和短语搜索文件夹中的特定文件或文档中的内容。 一些系统还允许您向文件添加元数据和标签，这样更容易找到它们。
- 寻找移动设备访问权限：在决定使用免费的文档管理工具之前，请确保该软件具有移动版本，即使在旅途中也可以查看、编辑和共享文档。
选择免费文档管理软件时要问的常见问题
在为您的企业确定最佳文档管理软件之前，您可以向供应商询问以下一些常见问题：
该软件是否提供版本历史记录？
版本历史是文档管理系统的主要功能之一。 此功能可帮助您跟踪对文档所做的更改，以及进行这些更改的日期和时间以及进行更改的人员。 市场上有几种工具还可以维护旧版本的存档，以便您可以跟踪一段时间内的更改并在需要时将文档恢复到旧版本。
软件是否允许用户设置访问权限？
在投资免费文档管理解决方案之前，请确保它允许您在共享文档和文件时授予权限。 市场上可用的最佳工具允许文档所有者轻松设置和更改访问权限。 您可以允许用户查看、编辑或评论文件。 为了增强隐私，您甚至可以阻止特定人员查看系统中的重要文档。
有哪些可用的数据安全选项？
数据安全对现代企业至关重要。 在完成购买之前，请向供应商询问系统提供的数据安全功能。 高效的文档管理系统提供加密和合规工具，以及其他必要的功能，例如自动备份、自动更新和基于角色的用户权限。
我们是如何选择这些产品的？ 我们没有——你做到了
要找到理想的软件匹配项，您需要可以信任的信息，这样您就可以节省时间、控制预算并将更多精力集中在发展业务上。 这就是为什么我们审查和验证我们所有的用户评论并只推荐像您这样的人认可的工具。
换句话说，我们的产品推荐绝不会被买卖，也不会基于个人的意见——它们是由您的同行选择的，反映了我们独立的软件审阅者群体的观点和经验。
被考虑列入此列表，产品必须：
- 过去两年内在 Capterra 上发表过至少 20 条独特的产品评论，平均评分为 3.0 或更高（截至 2022 年 6 月 10 日）。 我们选择了评分最高的三款产品作为本文的特色。
- 提供免费的独立软件版本，而不是您必须在一定时间后购买才能获得完整体验的试用版。
- 符合我们对文档管理软件的定义： “文档管理软件使创建、上传、存储、跟踪和归档文件的过程自动化。 它可以帮助用户共享文档、跟踪评论和更改，并将文档存储在一个集中的存储库中。”
“最佳功能”工具是根据供应商根据公开评论（截至 2022 年 6 月 10 日）收到的功能的最高用户评级来确定的。
“最实惠”的工具是根据供应商在其网站上提供的升级成本最低价格确定的（截至 2022 年 6 月 10 日）。
本文的产品研究由 Himanshi Arora 提供。