Top 3 software gratuit de gestionare a documentelor
Publicat: 2022-07-19Software-ul de gestionare a documentelor vă permite să urmăriți, să stocați și să gestionați documente.
Indiferent dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, un administrator de documente, un profesionist în resurse umane sau un manager de proiect, organizarea documentelor la locul de muncă este atât necesară, cât și benefică pentru tot felul de angajați. Cu toate acestea, în procesul de a face acest lucru, se pot întâlni mai multe probleme legate de trasabilitatea documentelor, securitatea datelor și accesibilitatea.
Managementul documentelor implică multă muncă și vine cu propriul set de provocări. Pentru a evita orice bătaie de cap, de ce să nu luați în considerare o soluție de gestionare a documentelor care face procesul să fie ușor pentru dvs.?
Software-ul de gestionare a documentelor permite utilizatorilor să creeze, să organizeze, să securizeze și să clasifice documente. De asemenea, vă este mai ușor să accesați, să editați și să partajați documente.
În ciuda beneficiilor, achiziționarea de software de gestionare a documentelor poate fi o investiție semnificativă, în special pentru companiile cu constrângeri bugetare. Prin urmare, pentru a asigura o utilizare optimă a bugetului dumneavoastră, vă recomandăm să luați în considerare inițial un instrument gratuit pentru a vă face o idee despre funcționalitățile acestuia.
Acest articol evidențiază cele mai bune trei soluții software gratuite de gestionare a documentelor (enumerate alfabetic) pe baza recenziilor și evaluărilor utilizatorilor. (Citiți cum am selectat aceste produse.)
Bitrix24: facilitează editarea offline
Bitrix24 este un software de gestionare a documentelor online care vă permite să creați, să editați și să partajați documente atât intern, cât și extern. Software-ul permite utilizatorilor să segmenteze documentele în unități Bitrix separate pentru a le menține organizate. Puteți limita accesul la fiecare unitate folosind link-uri protejate prin parolă. În plus, puteți seta drepturi de permisiune pentru vizualizarea, editarea și ștergerea documentelor din unitate.
Cu Bitrix24, puteți verifica istoricul versiunilor unui document și detaliile importante legate de acesta, inclusiv utilizatorii care au modificat fișierul, dimensiunea fișierului și ora în care au fost efectuate modificări. Sistemul vă permite să lucrați la documentele dvs. chiar și fără o conexiune la internet. Fișierele sunt sincronizate automat odată ce conexiunea este din nou disponibilă.
Platforma de gestionare a documentelor permite mai multor utilizatori să colaboreze și să editeze un singur fișier. Pentru a face acest lucru, trebuie să activați opțiunea de blocare a documentului, astfel încât să puteți bloca un anumit document pentru editare de către alți utilizatori. Bitrix24 oferă mai multe instrumente interne care facilitează comunicarea, inclusiv chaturi private și apeluri audio-video.
Bitrix24 oferă clienților chat prin e-mail și chat.
Caracteristici cheie:
- Controale de acces/permisiuni
- Instrumente de colaborare
- Management de conținut
- Managementul documentelor
- Distribuire a unui fisier
- Șabloane
39 USD pe lună pentru cinci utilizatori, facturați anual
Captură de ecran:
Google Drive: folosește inteligența artificială pentru a localiza fișiere
Google Drive este o platformă de stocare și backup online care permite utilizatorilor să stocheze, să acceseze și să partajeze fișiere și documente. Oferă utilizatorilor acces la Google Docs, o suită de instrumente de editare care vă permite să creați și să editați documente și foi de calcul online. Editorul electronic de documente oferă utilizatorilor și o funcție de tastare vocală pentru a transcrie cuvintele în documentul dvs.
În calitate de utilizator Google Drive, puteți fie să creați un document nou ca Google Doc, fie pur și simplu să glisați și să plasați un document existent în unitate. Documentele stocate în unitate pot fi partajate cu persoane din interiorul și din afara organizației prin e-mail.
În afară de capabilitățile de creare și editare a documentelor, Google Drive vă permite să colaborați cu alții la documente, foi de calcul și prezentări. Puteți permite până la 100 de persoane cu permisiuni de vizualizare, editare sau comentare să lucreze în Documente, Foi de calcul și Prezentări Google în același timp. Platforma vă permite să urmăriți în timp real modificările dintr-un fișier și să vedeți cine lucrează la document. De asemenea, vă oferă un istoric detaliat al revizuirilor care vă ghidează prin toate modificările aduse documentului în trecut.
Google Drive oferă funcționalitate avansată de căutare care utilizează inteligența artificială și învățarea automată pentru a vă ajuta să localizați fișiere și dosare.
În caz de asistență, puteți contacta echipa de asistență pentru clienți prin e-mail.
Caracteristici cheie:
- Biblioteca de conținut
- Instrumente de colaborare
- Gestionarea stocării datelor
- Depozitarea documentelor
- Transfer de fișier
- Căutare full-text
12 USD pe utilizator, pe lună
Captură de ecran:
Noțiune: Oferă blocarea bazei de date pentru securitate
Notion este un software online de gestionare a proiectelor și de luare de note care permite utilizatorilor să creeze documente text simple, precum și baze de cunoștințe complexe. Software-ul oferă mai multe instrumente, cum ar fi un sistem de marcare și o bară de instrumente de editare care vă ajută să creați și să editați diferite tipuri de conținut, inclusiv blocuri de conținut de bază (pagini, liste de activități, text, liste cu marcatori), opțiuni în linie (comenzi care adăugați alte elemente de conținut în paginile dvs., cum ar fi mențiuni sau comenzi emoji), baze de date și blocuri avansate (ecuații, șabloane, tabele de conținut).
Ca soluție de gestionare a documentelor, Notion vă permite să stocați fișiere, inclusiv documente Word, fișiere PDF, fișiere zip și fișiere audio. Conținutul pe care îl adăugați la Notion poate fi duplicat, șters și restaurat. Nu există limită pentru numărul de fișiere pe care le puteți încărca cu Notion. Cu toate acestea, există o limită de 5 MB pentru dimensiunea maximă a fișierului pentru utilizatorii gratuiti.
Notion include, de asemenea, o galerie de șabloane care vă oferă șabloane, cum ar fi șabloane de productivitate, șabloane personale și șabloane de lucru, pentru a vă organiza și urmări documentele. Instrumentul vă permite să vă partajați fișierele cu părțile interesate interne și externe. De asemenea, puteți adăuga niveluri de permisiune la paginile dvs. partajate pentru a limita accesul la conținut. Notion oferă, de asemenea, o funcție de blocare a paginii care vă permite să blocați o pagină sau o bază de date pentru a preveni editările accidentale sau accesul neautorizat.
Notion oferă asistență clienților prin telefon, e-mail și chat.
Caracteristici cheie:
- Controale de acces/permisiuni
- Instrumente de colaborare
- Management de conținut
- Managementul documentelor
- Distribuire a unui fisier
- Șabloane
4 USD pe lună, facturat anual
Captură de ecran:
Cum să alegi software-ul gratuit de gestionare a documentelor potrivit
Selectarea unui instrument gratuit de gestionare a documentelor poate fi dificilă, mai ales cu atât de multe opțiuni disponibile pe piață. Să discutăm câțiva factori importanți pe care trebuie să-i evaluați înainte de a finaliza achiziția de software.
- Căutați funcții de partajare a fișierelor și colaborare: în timp ce funcția principală a unui sistem de management al documentelor de afaceri este de a stoca și urmări documente, mai multe soluții software vă permit, de asemenea, să partajați fișiere cu părțile interesate interne și externe. Un software ideal de gestionare a documentelor vă permite, de asemenea, să colaborați, să editați și să urmăriți modificările documentelor în timp real.
- Evaluați capacitățile de căutare a documentelor: un sistem bun de gestionare a documentelor vine cu capabilități solide de căutare care vă permit să căutați un anumit fișier într-un folder sau conținut dintr-un document folosind cuvinte cheie și expresii. Unele sisteme vă permit, de asemenea, să adăugați metadate și etichete la fișierele dvs., ceea ce face mai ușor să le găsiți.
- Căutați accesul la dispozitive mobile: înainte de a vă decide asupra unui instrument gratuit de gestionare a documentelor, asigurați-vă că software-ul are o versiune mobilă care vă permite să vizualizați, editați și partajați documente chiar și în deplasare.
Întrebări frecvente de adresat atunci când alegeți un software gratuit de gestionare a documentelor
Acestea sunt câteva întrebări frecvente pe care le puteți adresa furnizorilor înainte de a finaliza cel mai bun software de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs.:
Software-ul oferă istoricul versiunilor?
Istoricul versiunilor este una dintre caracteristicile cheie ale unui sistem de management al documentelor. Această caracteristică vă ajută să urmăriți modificările aduse documentului, împreună cu data și ora în care au fost efectuate aceste modificări și persoana care a făcut modificările. Există mai multe instrumente pe piață care mențin, de asemenea, o arhivă a versiunilor vechi, astfel încât să puteți urmări modificările într-o perioadă de timp și să restaurați documentul la versiunea veche, dacă este necesar.
Software-ul permite utilizatorilor să stabilească drepturi de acces?
Înainte de a investi într-o soluție gratuită de gestionare a documentelor, asigurați-vă că vă permite să acordați drepturi de permisiune la momentul partajării documentelor și fișierelor. Cele mai bune instrumente disponibile pe piață permit proprietarilor de documente să stabilească și să modifice permisiunile de acces cu ușurință. Puteți permite utilizatorilor să vadă, să editeze sau să comenteze fișiere. Pentru confidențialitate sporită, puteți chiar să împiedicați anumite persoane să vizualizeze documente importante din sistem.
Care sunt opțiunile disponibile de securitate a datelor?
Securitatea datelor este de cea mai mare importanță pentru afacerile moderne. Înainte de a finaliza achiziția, întrebați furnizorul despre caracteristicile de securitate a datelor oferite de sistem. Un sistem eficient de gestionare a documentelor oferă instrumente de criptare și conformitate, împreună cu alte caracteristici necesare, cum ar fi backup automat, actualizări automate și permisiuni de utilizator bazate pe roluri.
Cum am ales aceste produse? Noi nu - tu ai făcut-o
Pentru a găsi software-ul potrivit, aveți nevoie de informații în care puteți avea încredere, astfel încât să puteți economisi timp, să vă păstrați bugetul și să vă concentrați mai multă energie pe dezvoltarea afacerii dvs. De aceea verificăm și verificăm toate recenziile utilizatorilor noștri și recomandăm doar instrumentele aprobate de oameni ca tine.
Cu alte cuvinte, recomandările noastre de produse nu sunt niciodată cumpărate sau vândute sau se bazează pe opinia unei singure persoane – sunt alese de colegii dvs., reflectând opiniile și experiențele bazei noastre independente de examinatori de software.
fi luate în considerare pentru această listă, produsele trebuie să:
- Au cel puțin 20 de recenzii unice de produse publicate pe Capterra în ultimii doi ani, cu o evaluare medie de 3,0 sau mai mare (începând cu 10 iunie 2022). Am selectat cele trei produse cu cele mai mari evaluări pentru a fi prezentate în acest articol.
- Oferiți o versiune gratuită, de sine stătătoare a software-ului, nu o versiune de probă de care trebuie să cumpărați după o anumită perioadă de timp pentru a obține experiența completă.
- Faceți cunoștință cu definiția noastră de software de gestionare a documentelor: „Software-ul de gestionare a documentelor automatizează procesul de creare, încărcare, stocare, urmărire și arhivare a fișierelor. Ajută utilizatorii să partajeze documente, să urmărească comentariile și modificările și să stocheze documente într-un depozit centralizat.”
Instrumentul „cea mai bună funcționalitate” este identificat pe baza celor mai înalte evaluări ale utilizatorilor pentru funcționalitate pe care le-a primit un furnizor pe baza recenziilor disponibile public (începând cu 10 iunie 2022).
Instrumentul „cel mai accesibil” este identificat pe baza prețului cel mai mic oferit de un furnizor pe site-ul său web în ceea ce privește costul de actualizare (începând cu 10 iunie 2022).
Cercetarea produsului pentru acest articol a fost contribuită de Himanshi Arora.