상위 3개 무료 문서 관리 소프트웨어
게시 됨: 2022-07-19문서 관리 소프트웨어를 사용하면 문서를 추적, 저장 및 관리할 수 있습니다.
소기업 소유자, 문서 관리자, HR 전문가 또는 프로젝트 관리자에 관계없이 직장에서 문서를 정리하는 것은 모든 종류의 직원에게 필요하고 유익합니다. 그러나 이 과정에서 문서 추적성, 데이터 보안 및 접근성과 관련된 여러 문제에 직면할 수 있습니다.
문서 관리에는 많은 작업이 필요하며 고유한 문제가 있습니다. 번거로움을 피하기 위해 프로세스를 쉽게 만들어 주는 문서 관리 솔루션을 고려하지 않으시겠습니까?
문서 관리 소프트웨어를 사용하면 문서를 작성, 구성, 보안 및 분류할 수 있습니다. 또한 문서에 더 쉽게 액세스, 편집 및 공유할 수 있습니다.
이점에도 불구하고 문서 관리 소프트웨어를 구입하는 것은 특히 예산 제약이 있는 기업의 경우 상당한 투자가 될 수 있습니다. 따라서 예산을 최적으로 활용하려면 처음에 무료 도구를 고려하여 기능에 대한 아이디어를 얻는 것이 좋습니다.
이 기사에서는 사용자 리뷰 및 평가를 기반으로 한 최고의 무료 문서 관리 소프트웨어 솔루션 3가지(알파벳 순으로 나열)를 강조합니다. (저희가 이 제품을 어떻게 선택했는지 읽어보세요.)
Bitrix24: 오프라인 편집 용이
Bitrix24는 내부 및 외부에서 문서를 생성, 편집 및 공유할 수 있는 온라인 문서 관리 소프트웨어입니다. 이 소프트웨어를 사용하면 문서를 별도의 Bitrix 드라이브로 분할하여 정리할 수 있습니다. 암호로 보호된 링크를 사용하여 각 드라이브에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다. 또한 드라이브의 문서 보기, 편집 및 삭제에 대한 권한을 설정할 수 있습니다.
Bitrix24를 사용하면 문서의 버전 기록과 파일을 수정한 사용자, 파일 크기, 변경 시간 등 문서와 관련된 중요한 세부 정보를 확인할 수 있습니다. 이 시스템을 사용하면 인터넷 연결 없이도 문서 작업을 할 수 있습니다. 연결을 다시 사용할 수 있게 되면 파일이 자동으로 동기화됩니다.
문서 관리 플랫폼을 사용하면 여러 사용자가 단일 파일을 공동 작업하고 편집할 수 있습니다. 이렇게 하려면 다른 사용자가 편집할 수 있도록 특정 문서를 잠글 수 있도록 문서 잠금 옵션을 활성화해야 합니다. Bitrix24는 개인 채팅 및 음성-영상 통화를 포함하여 커뮤니케이션을 용이하게 하는 여러 내부 도구를 제공합니다.
Bitrix24는 이메일 및 채팅을 통한 고객 채팅을 제공합니다.
주요 특징들:
- 액세스 제어/권한
- 협업 도구
- 콘텐츠 관리
- 문서 관리
- 파일 공유
- 템플릿
5명의 사용자에 대해 월 $39, 연간 청구
스크린샷:
Google 드라이브: 인공 지능을 사용하여 파일 찾기
Google 드라이브는 사용자가 파일과 문서를 저장, 액세스 및 공유할 수 있는 온라인 저장 및 백업 플랫폼입니다. 온라인 문서 및 스프레드시트를 만들고 수정할 수 있는 편집 도구 모음인 Google 문서도구에 대한 액세스를 사용자에게 제공합니다. 전자 문서 편집기는 또한 사용자에게 음성 입력 기능을 제공하여 문서에 단어를 옮겨 적습니다.
Google 드라이브 사용자는 새 문서를 Google 문서로 만들거나 기존 문서를 드라이브로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 드라이브에 저장된 문서는 이메일을 통해 조직 내부 및 외부 사람들과 공유할 수 있습니다.
문서 생성 및 편집 기능 외에도 Google 드라이브를 사용하면 문서, 스프레드시트 및 프리젠테이션에서 다른 사람과 공동작업할 수 있습니다. 보기, 수정 또는 댓글 작성 권한이 있는 최대 100명의 사용자가 Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션에서 동시에 작업하도록 허용할 수 있습니다. 플랫폼을 사용하면 파일의 실시간 변경 사항을 추적하고 문서에서 작업 중인 사람을 확인할 수 있습니다. 또한 과거에 문서에 적용된 모든 변경 사항을 안내하는 자세한 개정 기록을 제공합니다.
Google 드라이브는 인공 지능과 기계 학습을 사용하여 파일과 폴더를 찾는 데 도움이 되는 고급 검색 기능을 제공합니다.
도움이 필요한 경우 이메일을 통해 고객 지원 팀에 연락할 수 있습니다.
주요 특징들:
- 콘텐츠 라이브러리
- 협업 도구
- 데이터 스토리지 관리
- 문서 보관
- 파일 전송
- 전체 텍스트 검색
사용자당 월 $12
스크린샷:
Notion: 보안을 위한 데이터베이스 잠금 제공
Notion은 온라인 프로젝트 관리 및 메모 작성 소프트웨어로 사용자가 복잡한 지식 기반뿐만 아니라 간단한 텍스트 문서도 작성할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 기본 콘텐츠 블록(페이지, 할 일 목록, 텍스트, 글머리 기호 목록), 인라인 옵션(명령 멘션 또는 이모티콘 명령), 데이터베이스 및 고급 블록(방정식, 템플릿, 목차)과 같은 다른 콘텐츠 요소를 페이지에 추가합니다.
문서 관리 솔루션인 Notion을 사용하면 Word 문서, PDF 파일, zip 파일 및 오디오 파일을 포함한 파일을 저장할 수 있습니다. Notion에 추가한 콘텐츠는 복제, 삭제 및 복원할 수 있습니다. Notion으로 업로드할 수 있는 파일 수에는 제한이 없습니다. 그러나 무료 사용자의 최대 파일 크기에는 5MB의 제한이 있습니다.
Notion은 또한 생산성 템플릿, 개인 템플릿 및 작업 템플릿과 같은 템플릿을 제공하여 문서를 구성하고 추적하는 템플릿 갤러리를 제공합니다. 이 도구를 사용하면 내부 및 외부 이해 관계자와 파일을 공유할 수 있습니다. 공유 페이지에 권한 수준을 추가하여 콘텐츠에 대한 액세스를 제한할 수도 있습니다. Notion은 또한 실수로 편집하거나 무단 액세스를 방지하기 위해 페이지 또는 데이터베이스를 잠글 수 있는 페이지 잠금 기능을 제공합니다.
Notion은 전화, 이메일 및 채팅을 통해 고객 지원을 제공합니다.
주요 특징들:
- 액세스 제어/권한
- 협업 도구
- 콘텐츠 관리
- 문서 관리
- 파일 공유
- 템플릿
월 $4, 연간 청구
스크린샷:
올바른 무료 문서 관리 소프트웨어를 선택하는 방법
무료 문서 관리 도구를 선택하는 것은 까다로울 수 있습니다. 특히 시장에서 사용할 수 있는 옵션이 너무 많기 때문입니다. 소프트웨어 구매를 완료하기 전에 평가해야 하는 몇 가지 중요한 요소에 대해 논의해 보겠습니다.
- 파일 공유 및 협업 기능 찾기: 비즈니스 문서 관리 시스템의 주요 기능은 문서를 저장하고 추적하는 것이지만 여러 소프트웨어 솔루션을 사용하면 내부 및 외부 이해 관계자와 파일을 공유할 수도 있습니다. 이상적인 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 실시간으로 문서 변경 사항을 공동 작업, 편집 및 추적할 수도 있습니다.
- 문서 검색 기능 평가: 우수한 문서 관리 시스템에는 키워드 및 구문을 사용하여 폴더 내의 특정 파일이나 문서의 내용을 검색할 수 있는 강력한 검색 기능이 있습니다. 또한 일부 시스템에서는 파일에 메타데이터와 태그를 추가할 수 있으므로 파일을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 모바일 장치 액세스 찾기: 무료 문서 관리 도구를 결정하기 전에 이동 중에도 문서를 보고, 편집하고, 공유할 수 있는 모바일 버전이 소프트웨어에 있는지 확인하십시오.
무료 문서 관리 소프트웨어를 선택할 때 자주 묻는 질문
다음은 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 문서 관리 소프트웨어를 완성하기 전에 공급업체에 물어볼 수 있는 몇 가지 일반적인 질문입니다.
소프트웨어에서 버전 기록을 제공합니까?
버전 기록은 문서 관리 시스템의 주요 기능 중 하나입니다. 이 기능을 사용하면 문서에 대한 변경 사항과 이러한 변경 사항이 적용된 날짜 및 시간, 변경한 사람을 추적할 수 있습니다. 시장에는 이전 버전의 아카이브를 유지 관리하는 여러 도구가 있으므로 일정 기간 동안 변경 사항을 추적하고 필요한 경우 문서를 이전 버전으로 복원할 수 있습니다.
소프트웨어에서 사용자가 액세스 권한을 설정할 수 있습니까?
무료 문서 관리 솔루션에 투자하기 전에 문서 및 파일 공유 시 권한을 부여할 수 있는지 확인하십시오. 시장에서 사용할 수 있는 최고의 도구를 사용하면 문서 소유자가 액세스 권한을 쉽게 설정하고 변경할 수 있습니다. 사용자가 파일을 보거나 편집하거나 댓글을 달도록 허용할 수 있습니다. 개인 정보 보호 강화를 위해 특정 사람이 시스템의 중요한 문서를 보는 것을 방지할 수도 있습니다.
사용 가능한 데이터 보안 옵션은 무엇입니까?
데이터 보안은 현대 비즈니스에서 가장 중요합니다. 구매를 완료하기 전에 시스템에서 제공하는 데이터 보안 기능에 대해 공급업체에 문의하십시오. 효율적인 문서 관리 시스템은 자동화된 백업, 자동 업데이트 및 역할 기반 사용자 권한과 같은 기타 필수 기능과 함께 암호화 및 규정 준수 도구를 제공합니다.
우리는 이 제품을 어떻게 선택했습니까? 우리는하지 않았다 - 당신은
적합한 소프트웨어를 찾으려면 시간을 절약하고 예산을 유지하며 비즈니스 성장에 더 많은 에너지를 집중할 수 있도록 신뢰할 수 있는 정보가 필요합니다. 이것이 우리가 모든 사용자 리뷰를 수의하고 확인하며 귀하와 같은 사람들이 승인한 도구만 권장하는 이유입니다.
다시 말해, 당사의 제품 권장 사항은 구매 또는 판매되지 않으며, 단일 개인의 의견을 기반으로 하지 않습니다. 이는 당사의 독립적인 소프트웨어 검토자 기반의 견해와 경험을 반영하여 동료가 선택합니다.
이 목록에 포함되려면 제품이 다음을 충족해야 합니다.
- 지난 2년 동안 Capterra에 게시된 고유한 제품 리뷰가 20개 이상이고 평균 평점이 3.0 이상이어야 합니다(2022년 6월 10일 기준). 이 기사에서 소개할 가장 높은 평점을 받은 세 가지 제품을 선택했습니다.
- 소프트웨어의 독립 실행형 무료 버전을 제공하십시오. 전체 경험을 얻기 위해 일정 시간이 지난 후 구매해야 하는 평가판 버전이 아닙니다.
- 문서 관리 소프트웨어에 대한 우리의 정의를 충족하십시오. “문서 관리 소프트웨어는 파일 생성, 업로드, 저장, 추적 및 보관 프로세스를 자동화합니다. 사용자가 문서를 공유하고, 주석과 변경 사항을 추적하고, 중앙 저장소에 문서를 저장하는 데 도움이 됩니다.”
"최고의 기능" 도구는 공개적으로 사용 가능한 리뷰(2022년 6월 10일 기준)를 기반으로 공급업체가 받은 기능에 대한 가장 높은 사용자 평가를 기반으로 식별됩니다.
"가장 저렴한" 도구는 업그레이드 비용 측면에서 공급업체가 웹사이트에서 제공하는 가장 낮은 가격을 기준으로 식별됩니다(2022년 6월 10일 기준).
이 기사의 제품 연구는 Himanshi Arora가 제공했습니다.