前 3 名免費文檔管理軟件
已發表: 2022-07-19文檔管理軟件允許您跟踪、存儲和管理文檔。
無論您是小企業主、文檔管理員、人力資源專家還是項目經理，在工作場所組織文檔對各種員工來說都是必要且有益的。 但是，在這樣做的過程中，可能會遇到與文檔可追溯性、數據安全性和可訪問性相關的多個問題。
文檔管理涉及大量工作，並伴隨著一系列挑戰。 為避免任何麻煩，為什麼不考慮一個文檔管理解決方案，讓您的流程變得輕而易舉？
文檔管理軟件允許用戶創建、組織、保護和分類文檔。 它還使您可以更輕鬆地訪問、編輯和共享文檔。
儘管有好處，但購買文檔管理軟件可能是一項重大投資，尤其是對於預算有限的企業而言。 因此，為了確保最佳利用您的預算，我們建議您首先考慮使用免費工具以了解其功能。
本文根據用戶評論和評級重點介紹了三種最佳的免費文檔管理軟件解決方案（按字母順序列出）。 （閱讀我們如何選擇這些產品。）
Bitrix24：方便離線編輯
Bitrix24 是一款在線文檔管理軟件，可讓您在內部和外部創建、編輯和共享文檔。 該軟件使用戶能夠將文檔分割到單獨的 Bitrix 驅動器中，以保持它們的井井有條。 您可以使用受密碼保護的鏈接限制對每個驅動器的訪問。 此外，您可以設置查看、編輯和刪除驅動器中文檔的權限。
使用 Bitrix24，您可以檢查文檔的版本歷史和與之相關的重要詳細信息，包括修改文件的用戶、文件大小以及進行更改的時間。 即使沒有互聯網連接，該系統也允許您處理文檔。 一旦連接再次可用，文件就會自動同步。
文檔管理平台允許多個用戶協作和編輯單個文件。 為此，您需要啟用文檔鎖定選項，以便您可以鎖定特定文檔以供其他用戶編輯。 Bitrix24 提供了多種促進交流的內部工具，包括私人聊天和音頻視頻通話。
Bitrix24 通過電子郵件和聊天提供客戶聊天服務。
主要特徵：
- 訪問控制/權限
- 協作工具
- 內容管理
- 文檔管理
- 文件共享
- 模板
五個用戶每月 39 美元，按年計費
截屏：
Google Drive：使用人工智能來定位文件
Google Drive 是一個在線存儲和備份平台，使用戶能夠存儲、訪問和共享文件和文檔。 它為用戶提供對 Google Docs 的訪問權限，這是一套允許您創建和編輯在線文檔和電子表格的編輯工具。 電子文檔編輯器還為用戶提供語音輸入功能，可將文字轉錄到您的文檔中。
作為 Google Drive 用戶，您可以創建一個新文檔作為 Google Doc，也可以簡單地將現有文檔拖放到驅動器中。 存儲在驅動器中的文檔可以通過電子郵件與組織內外的人員共享。
除了文檔創建和編輯功能之外，Google Drive 還允許您與他人協作處理文檔、電子表格和演示文稿。 您最多可以允許 100 位具有查看、編輯或評論權限的人同時處理 Google 文檔、表格和幻燈片。 該平台允許您跟踪文件中的實時更改並查看誰在處理該文檔。 它還為您提供詳細的修訂歷史記錄，帶您了解過去對文檔所做的所有更改。
Google 雲端硬盤提供高級搜索功能，該功能使用人工智能和機器學習來幫助您查找文件和文件夾。
如需幫助，您可以通過電子郵件聯繫客戶支持團隊。
主要特徵：
- 內容庫
- 協作工具
- 數據存儲管理
- 文件存儲
- 文件傳輸
- 全文搜索
每位用戶每月 12 美元
截屏：
概念：為安全提供數據庫鎖定
Notion 是一款在線項目管理和筆記軟件，使用戶能夠創建簡單的文本文檔以及復雜的知識庫。 該軟件提供了多種工具，例如降價系統和編輯工具欄，可幫助您創建和編輯不同的內容類型，包括基本內容塊（頁面、待辦事項列表、文本、項目符號列表）、內嵌選項（命令向您的頁面添加其他內容元素，例如提及或表情符號命令）、數據庫和高級塊（方程式、模板、目錄）。
作為一個文檔管理解決方案，Notion 允許您存儲文件，包括 Word 文檔、PDF 文件、zip 文件和音頻文件。 您添加到 Notion 的內容可以被複製、刪除和恢復。 您可以使用 Notion 上傳的文件數量沒有限制。 但是，免費用戶的最大文件大小上限為 5MB。
Notion 還具有一個模板庫，為您提供模板，例如生產力模板、個人模板和工作模板，以組織和跟踪您的文檔。 該工具允許您與內部和外部利益相關者共享您的文件。 您還可以向共享頁面添加權限級別，以限制對內容的訪問。 Notion 還提供頁面鎖定功能，允許您鎖定頁面或數據庫，以防止意外編輯或未經授權的訪問。
Notion 通過電話、電子郵件和聊天提供客戶支持。
主要特徵：
- 訪問控制/權限
- 協作工具
- 內容管理
- 文檔管理
- 文件共享
- 模板
每月 4 美元，按年計費
截屏：
如何選擇合適的免費文檔管理軟件
選擇免費的文檔管理工具可能會很棘手，尤其是在市場上有這麼多可用選項的情況下。 讓我們討論一些重要因素，您必須在最終確定購買軟件之前評估這些因素。
- 尋找文件共享和協作功能：雖然業務文檔管理系統的主要功能是存儲和跟踪文檔，但一些軟件解決方案還允許您與內部和外部利益相關者共享文件。 理想的文檔管理軟件還允許您實時協作、編輯和跟踪文檔更改。
- 評估文檔搜索功能：一個好的文檔管理系統具有強大的搜索功能，允許您使用關鍵字和短語搜索文件夾中的特定文件或文檔中的內容。 一些系統還允許您向文件添加元數據和標籤，這樣更容易找到它們。
- 尋找移動設備訪問權限：在決定使用免費的文檔管理工具之前，請確保該軟件具有移動版本，即使在旅途中也可以查看、編輯和共享文檔。
選擇免費文檔管理軟件時要問的常見問題
在為您的企業確定最佳文檔管理軟件之前，您可以向供應商詢問以下一些常見問題：
該軟件是否提供版本歷史記錄？
版本歷史是文檔管理系統的主要功能之一。 此功能可幫助您跟踪對文檔所做的更改，以及進行這些更改的日期和時間以及進行更改的人員。 市場上有幾種工具還可以維護舊版本的存檔，以便您可以跟踪一段時間內的更改並在需要時將文檔恢復到舊版本。
軟件是否允許用戶設置訪問權限？
在投資免費文檔管理解決方案之前，請確保它允許您在共享文檔和文件時授予權限。 市場上可用的最佳工具允許文檔所有者輕鬆設置和更改訪問權限。 您可以允許用戶查看、編輯或評論文件。 為了增強隱私，您甚至可以阻止特定人員查看系統中的重要文檔。
有哪些可用的數據安全選項？
數據安全對現代企業至關重要。 在完成購買之前，請向供應商詢問系統提供的數據安全功能。 高效的文檔管理系統提供加密和合規工具，以及其他必要的功能，例如自動備份、自動更新和基於角色的用戶權限。
我們是如何選擇這些產品的？ 我們沒有——你做到了
要找到理想的軟件匹配項，您需要可以信任的信息，這樣您就可以節省時間、控制預算並將更多精力集中在發展業務上。 這就是為什麼我們審查和驗證我們所有的用戶評論並只推薦像您這樣的人認可的工具。
換句話說，我們的產品推薦絕不會被買賣，也不會基於個人的意見——它們是由您的同行選擇的，反映了我們獨立的軟件審閱者群體的觀點和經驗。
被考慮列入此列表，產品必須：
- 過去兩年內在 Capterra 上發表過至少 20 條獨特的產品評論，平均評分為 3.0 或更高（截至 2022 年 6 月 10 日）。 我們選擇了評分最高的三款產品作為本文的特色。
- 提供免費的獨立軟件版本，而不是您必須在一定時間後購買才能獲得完整體驗的試用版。
- 符合我們對文檔管理軟件的定義： “文檔管理軟件使創建、上傳、存儲、跟踪和歸檔文件的過程自動化。 它可以幫助用戶共享文檔、跟踪評論和更改，並將文檔存儲在一個集中的存儲庫中。”
“最佳功能”工具是根據供應商根據公開評論（截至 2022 年 6 月 10 日）收到的功能的最高用戶評級來確定的。
“最實惠”的工具是根據供應商在其網站上提供的升級成本最低價格確定的（截至 2022 年 6 月 10 日）。
本文的產品研究由 Himanshi Arora 提供。