ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรี 3 อันดับแรก
เผยแพร่แล้ว: 2022-07-19ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้คุณติดตาม จัดเก็บ และจัดการเอกสารได้
ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ผู้ดูแลเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล หรือผู้จัดการโครงการ การจัดเอกสารในที่ทำงานเป็นสิ่งจำเป็นและเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานทุกประเภท อย่างไรก็ตาม ในกระบวนการดำเนินการดังกล่าว อาจมีหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบย้อนกลับของเอกสาร ความปลอดภัยของข้อมูล และความสามารถในการเข้าถึง
การจัดการเอกสารเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมากและมาพร้อมกับชุดของความท้าทาย เพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยาก ลองพิจารณาโซลูชันการจัดการเอกสารที่ทำให้กระบวนการนี้เป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ
ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้าง จัดระเบียบ รักษาความปลอดภัย และจัดประเภทเอกสารได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเข้าถึง แก้ไข และแชร์เอกสารได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
แม้จะมีประโยชน์มากมาย แต่การซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอาจเป็นการลงทุนที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีข้อจำกัดด้านงบประมาณ ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งบประมาณของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด เราขอแนะนำให้คุณพิจารณาเครื่องมือฟรีในขั้นต้นเพื่อทำความเข้าใจฟังก์ชันการทำงาน
บทความนี้เน้นถึงโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรีที่ดีที่สุด 3 แบบ (เรียงตามตัวอักษร) ตามคำวิจารณ์และการให้คะแนนของผู้ใช้ (อ่านวิธีที่เราเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านี้)
Bitrix24: อำนวยความสะดวกในการแก้ไขออฟไลน์
Bitrix24 เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารออนไลน์ที่ช่วยให้คุณสามารถสร้าง แก้ไข และแบ่งปันเอกสารทั้งภายในและภายนอก ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ผู้ใช้แบ่งกลุ่มเอกสารออกเป็นไดรฟ์ Bitrix แยกกันเพื่อจัดระเบียบ คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงแต่ละไดรฟ์โดยใช้ลิงก์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน นอกจากนี้ คุณสามารถกำหนดสิทธิ์ในการดู แก้ไข และลบเอกสารในไดรฟ์ได้
ด้วย Bitrix24 คุณสามารถตรวจสอบประวัติเวอร์ชันของเอกสารและรายละเอียดที่สำคัญที่เกี่ยวข้อง รวมถึงผู้ใช้ที่แก้ไขไฟล์ ขนาดไฟล์ และเวลาที่ทำการเปลี่ยนแปลง ระบบช่วยให้คุณสามารถทำงานกับเอกสารของคุณได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไฟล์จะได้รับการซิงค์โดยอัตโนมัติเมื่อมีการเชื่อมต่ออีกครั้ง
แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารช่วยให้ผู้ใช้หลายคนทำงานร่วมกันและแก้ไขไฟล์เดียวได้ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือกการล็อกเอกสาร เพื่อให้คุณสามารถล็อกเอกสารเฉพาะสำหรับการแก้ไขโดยผู้ใช้รายอื่น Bitrix24 มีเครื่องมือภายในหลายอย่างที่อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร รวมถึงการแชทส่วนตัวและการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ
Bitrix24 ให้บริการแชทกับลูกค้าผ่านอีเมลและแชท
ฟีเจอร์หลัก:
- การควบคุมการเข้าถึง/การอนุญาต
- เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน
- การจัดการเนื้อหา
- การจัดการเอกสาร
- การแชร์ไฟล์
- แม่แบบ
$39 ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้ห้าราย เรียกเก็บเงินเป็นรายปี
ภาพหน้าจอ:
Google Drive: ใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อค้นหาไฟล์
Google ไดรฟ์เป็นที่เก็บข้อมูลออนไลน์และแพลตฟอร์มสำรองข้อมูลที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์และเอกสารได้ ให้ผู้ใช้เข้าถึง Google เอกสาร ซึ่งเป็นชุดเครื่องมือแก้ไขที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและแก้ไขเอกสารและสเปรดชีตออนไลน์ได้ โปรแกรมแก้ไขเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังมีฟีเจอร์การพิมพ์ด้วยเสียงให้กับผู้ใช้เพื่อถอดความคำลงในเอกสารของคุณ
ในฐานะผู้ใช้ Google ไดรฟ์ คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่เป็น Google Doc หรือเพียงแค่ลากและวางเอกสารที่มีอยู่ลงในไดรฟ์ เอกสารที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์สามารถแชร์กับบุคคลภายในและภายนอกองค์กรทางอีเมลได้
นอกเหนือจากความสามารถในการสร้างและแก้ไขเอกสารแล้ว Google ไดรฟ์ยังช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอได้ คุณสามารถอนุญาตให้คนที่มีสิทธิ์ดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นทำงานบน Google เอกสาร ชีต และสไลด์ได้พร้อมกันสูงสุด 100 คน แพลตฟอร์มนี้ให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ในไฟล์และดูว่าใครกำลังทำงานในเอกสาร นอกจากนี้ยังมีประวัติการแก้ไขโดยละเอียดที่จะนำคุณไปสู่การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเอกสารในอดีต
Google ไดรฟ์มีฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูงที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อช่วยคุณค้นหาไฟล์และโฟลเดอร์
ในกรณีของความช่วยเหลือ คุณสามารถติดต่อทีมสนับสนุนลูกค้าทางอีเมล
ฟีเจอร์หลัก:
- ห้องสมุดเนื้อหา
- เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน
- การจัดการการจัดเก็บข้อมูล
- การจัดเก็บเอกสาร
- การถ่ายโอนไฟล์
- ค้นหาข้อความแบบเต็ม
$12 ต่อผู้ใช้ ต่อเดือน
ภาพหน้าจอ:
แนวคิด: เสนอการล็อกฐานข้อมูลเพื่อความปลอดภัย
Notion คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์และการจดบันทึกที่ช่วยให้ผู้ใช้สร้างเอกสารข้อความอย่างง่ายรวมถึงฐานความรู้ที่ซับซ้อน ซอฟต์แวร์นี้มีเครื่องมือหลายอย่าง เช่น ระบบมาร์กดาวน์และแถบเครื่องมือแก้ไขที่ช่วยคุณสร้างและแก้ไขประเภทเนื้อหาต่างๆ รวมถึงบล็อกเนื้อหาพื้นฐาน (หน้า รายการสิ่งที่ต้องทำ ข้อความ รายการหัวข้อย่อย) ตัวเลือกในบรรทัด (คำสั่งที่ เพิ่มองค์ประกอบเนื้อหาอื่นๆ ลงในเพจของคุณ เช่น การกล่าวถึงหรือคำสั่งอีโมจิ) ฐานข้อมูล และบล็อกขั้นสูง (สมการ เทมเพลต สารบัญ)
ในฐานะโซลูชันการจัดการเอกสาร Notion ช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ต่างๆ รวมถึงเอกสาร Word, ไฟล์ PDF, ไฟล์ zip และไฟล์เสียง เนื้อหาที่คุณเพิ่มใน Notion สามารถทำซ้ำ ลบ และกู้คืนได้ ไม่จำกัดจำนวนไฟล์ที่คุณสามารถอัปโหลดด้วย Notion อย่างไรก็ตาม มีการจำกัดขนาดไฟล์สูงสุดไว้ที่ 5MB สำหรับผู้ใช้ฟรี
Notion ยังมีแกลเลอรีเทมเพลตที่มีเทมเพลตให้คุณ เช่น เทมเพลตเพิ่มประสิทธิภาพ เทมเพลตส่วนบุคคล และเทมเพลตงาน เพื่อจัดระเบียบและติดตามเอกสารของคุณ เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอก คุณยังสามารถเพิ่มระดับสิทธิ์ให้กับเพจที่แชร์ของคุณเพื่อจำกัดการเข้าถึงเนื้อหา Notion ยังมีฟังก์ชั่นล็อคเพจที่ให้คุณล็อคเพจหรือฐานข้อมูล เพื่อป้องกันการแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจหรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
Notion ให้การสนับสนุนลูกค้าทางโทรศัพท์ อีเมล และแชท
ฟีเจอร์หลัก:
- การควบคุมการเข้าถึง/การอนุญาต
- เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน
- การจัดการเนื้อหา
- การจัดการเอกสาร
- การแชร์ไฟล์
- แม่แบบ
$4 ต่อเดือน เรียกเก็บเงินเป็นรายปี
ภาพหน้าจอ:
วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรีที่เหมาะสม
การเลือกเครื่องมือจัดการเอกสารฟรีอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับตัวเลือกมากมายในตลาด ให้เราพูดถึงปัจจัยสำคัญบางอย่างที่คุณต้องประเมินก่อนทำการซื้อซอฟต์แวร์ของคุณให้เสร็จสิ้น
- มองหาคุณสมบัติการแชร์ไฟล์และการทำงานร่วมกัน: แม้ว่าหน้าที่หลักของระบบการจัดการเอกสารทางธุรกิจคือการจัดเก็บและติดตามเอกสาร โซลูชันซอฟต์แวร์หลายอย่างยังช่วยให้คุณแชร์ไฟล์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกได้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารในอุดมคติยังช่วยให้คุณทำงานร่วมกัน แก้ไข และติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้แบบเรียลไทม์
- ประเมินความสามารถในการค้นหาเอกสาร: ระบบการจัดการเอกสารที่ดีมาพร้อมกับความสามารถในการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาไฟล์เฉพาะภายในโฟลเดอร์หรือเนื้อหาในเอกสารโดยใช้คำสำคัญและวลี บางระบบยังอนุญาตให้คุณเพิ่มข้อมูลเมตาและแท็กให้กับไฟล์ของคุณ ซึ่งทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น
- มองหาการเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่: ก่อนตัดสินใจใช้เครื่องมือจัดการเอกสารฟรี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์มีเวอร์ชันสำหรับมือถือที่ช่วยให้คุณดู แก้ไข และแชร์เอกสารได้แม้ในขณะเดินทาง
คำถามที่พบบ่อยเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารฟรี
เหล่านี้เป็นคำถามทั่วไปที่คุณสามารถถามผู้ขายได้ก่อนที่จะสรุปซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ:
ซอฟต์แวร์มีประวัติเวอร์ชันหรือไม่
ประวัติเวอร์ชันเป็นหนึ่งในคุณสมบัติหลักของระบบการจัดการเอกสาร คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสาร พร้อมด้วยวันที่และเวลาที่ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง มีเครื่องมือหลายอย่างในท้องตลาดที่เก็บรักษาเวอร์ชันเก่าไว้ด้วย เพื่อให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในช่วงระยะเวลาหนึ่ง และกู้คืนเอกสารเป็นเวอร์ชันเก่าได้หากจำเป็น
ซอฟต์แวร์อนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงหรือไม่?
ก่อนลงทุนในโซลูชันการจัดการเอกสารฟรี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอนุญาตให้คุณให้สิทธิ์ในการอนุญาตในขณะที่แชร์เอกสารและไฟล์ เครื่องมือที่ดีที่สุดในตลาดช่วยให้เจ้าของเอกสารตั้งค่าและเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย คุณอนุญาตให้ผู้ใช้ดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ได้ เพื่อความเป็นส่วนตัวที่เพิ่มขึ้น คุณสามารถป้องกันไม่ให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งดูเอกสารสำคัญในระบบได้
ตัวเลือกการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลมีอะไรบ้าง?
ความปลอดภัยของข้อมูลมีความสำคัญสูงสุดสำหรับธุรกิจสมัยใหม่ ก่อนทำการสั่งซื้อของคุณให้เสร็จสิ้น ให้ถามผู้ขายเกี่ยวกับคุณสมบัติความปลอดภัยของข้อมูลที่นำเสนอโดยระบบ ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพมีเครื่องมือเข้ารหัสและการปฏิบัติตามข้อกำหนด พร้อมด้วยคุณลักษณะที่จำเป็นอื่นๆ เช่น การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ การอัปเดตอัตโนมัติ และการอนุญาตผู้ใช้ตามบทบาท
เราเลือกผลิตภัณฑ์เหล่านี้อย่างไร? เราไม่ได้—คุณทำ
หากต้องการค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุด คุณต้องการข้อมูลที่เชื่อถือได้เพื่อประหยัดเวลา อยู่ในงบประมาณ และมุ่งเน้นที่พลังงานมากขึ้นในการขยายธุรกิจให้เติบโต นั่นเป็นเหตุผลที่เราตรวจสอบและยืนยันบทวิจารณ์ของผู้ใช้ทั้งหมดของเรา และแนะนำเฉพาะเครื่องมือที่รับรองโดยคนเช่นคุณเท่านั้น
กล่าวอีกนัยหนึ่ง คำแนะนำผลิตภัณฑ์ของเราไม่เคยซื้อหรือขาย หรืออิงตามความคิดเห็นของบุคคลเพียงคนเดียว—พวกเขาเลือกโดยเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งสะท้อนถึงมุมมองและประสบการณ์ของฐานผู้ตรวจสอบซอฟต์แวร์อิสระของเรา
ได้รับการพิจารณาสำหรับรายการนี้ ผลิตภัณฑ์ต้อง:
- มีบทวิจารณ์ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ซ้ำกันอย่างน้อย 20 รายการซึ่งเผยแพร่บน Capterra ภายในสองปีที่ผ่านมา โดยมีคะแนนเฉลี่ย 3.0 หรือสูงกว่า (ณ วันที่ 10 มิถุนายน 2022) เราเลือกผลิตภัณฑ์สามรายการที่มีคะแนนสูงสุดเพื่อนำเสนอในบทความนี้
- เสนอซอฟต์แวร์เวอร์ชันสแตนด์อโลนฟรี ไม่ใช่เวอร์ชันทดลองที่คุณต้องซื้อหลังจากผ่านไประยะหนึ่งเพื่อรับประสบการณ์เต็มรูปแบบ
- พบกับคำจำกัดความของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของเรา: “ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทำให้กระบวนการสร้าง อัปโหลด จัดเก็บ ติดตาม และเก็บถาวรเป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ผู้ใช้แชร์เอกสาร ติดตามความคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลง และจัดเก็บเอกสารในที่เก็บแบบรวมศูนย์”
เครื่องมือ "ฟังก์ชันการทำงานที่ดีที่สุด" ได้รับการระบุโดยอิงจากการให้คะแนนการใช้งานสูงสุดของผู้ใช้สำหรับฟังก์ชันการทำงานที่ผู้ขายได้รับตามรีวิวที่เผยแพร่ต่อสาธารณะ (ณ วันที่ 10 มิถุนายน 2022)
เครื่องมือที่ "ถูกที่สุด" ถูกระบุโดยอิงจากราคาต่ำสุดที่ผู้ขายเสนอบนเว็บไซต์ของพวกเขาในแง่ของค่าใช้จ่ายในการอัพเกรด (ณ วันที่ 10 มิถุนายน 2022)
การวิจัยผลิตภัณฑ์สำหรับบทความนี้สนับสนุนโดย Himanshi Arora