Konferans Pazarlama – Etkinlikler Nasıl Yapılır ve Pazarlanır [5 Adım]

Konferanslar müşterileri, ortakları, çalışanları, medyayı, analistleri ve diğerlerini tek bir çatı altında bir araya getirir. Ancak her şey gibi, son zamanlarda o çatı da dijital hale geldi. İşte bu yüzden çevrimiçi konferanslar ve konferans pazarlaması kavramları popülerlik kazanmaya başladı.

Salgının ilk etkilerinden biri etkinlik endüstrisi üzerinde oldu. Konferans yöneticileri mekan mevduatlarını kaybediyorlardı. Sponsorları ve konuşmacıları geri çekiliyordu. Ve izleyicileri, uçuşların iptal edilmesi veya karantina uygulanması durumunda etkinliklere kaydolma konusunda emin değildi.

Ama dürüst olmak gerekirse, gerçekten düşünüldüğünde, etkinlik endüstrisinin geçirdiği tasfiye, kötü ve sömürücü oyunculardan kurtulmaya yardımcı olduğu için kılık değiştirmiş bir nimet olabilirdi. Ve sömürücü oyuncuların ayıklanması , yeni oyuncuların pazara girmesi için yeterli alan bıraktı.

Peki, konferans pazarlama planınız yerinde mi? Değilse, bu yazıda bir konferansı nasıl pazarlayacağınız, bir web sitesi nasıl kuracağınız ve kendi etkinliğinize nasıl ev sahipliği yapacağınız hakkında konuşacağız. Hadi dalalım!

Adım 1 – Konferans Kayıt Portalı Oluşturma

Konferansınız için kayıt, planlama sürecinin kritik bir parçasıdır . Bu, siz ve ekibiniz için kimin geldiğini, neyle ilgilendiklerini ve etkinliğinizden neye ihtiyaçları olduğunu öğrenmeniz için bir şans.

Bu adımı atlamayın! Kayıt süreci, insanları etkinliğiniz hakkında heyecanlandırmak için harika bir zaman olabilir. Aslında, kimin katıldığı ve ne aradıkları hakkında daha fazla bilgi edinmek için de bir fırsat.

İhtiyacınız olan ilk şey, potansiyel izleyicilerinizi anlamanıza yardımcı olurken aynı zamanda onları etkinliğe kaydederken bir kayıt akışıdır.

Kendi etkinliğiniz için kolayca uyarlayabileceğiniz bu şablona göz atın.

[ Bu Şablonu Özelleştirin ]

Bu şablonu beğendiniz mi? Etkileşimli bir içerik platformu olan Outgrow'da çeşitli benzer şablonlar bulacaksınız. Bu şablonu Outgrow oluşturucuda kendi şirketiniz için kolayca özelleştirebilirsiniz . Outgrow oluşturucu, onu kendi şirketinizin renk ve temalarında yeniden markalandırmanıza olanak tanır! Kodlama gerekmez!

Temel özellikleri şunları içerir:

1. Açık ve net tasarım

2. Çapraz satış: Bu özellik, kayıt yaptıranları konferans sponsorluğunda konaklamaya katılmaya teşvik etmeye yardımcı olacaktır (mekânınızın yakınındaki otellere kolayca ulaşabilir ve tavsiye anlaşmaları alabilirsiniz). Benzer şekilde, insanları konferans sponsorlu turlara, havaalanı servislerine ve farklı türde konferans geçişlerine kaydolmaya teşvik edebilirsiniz.

3. Segmentasyon/Filtreleme: Kayıt yaptıranlar sektörlerini, şirket büyüklüklerini ve katılım günlerini seçtikten sonra, daha iyi hedefleme için onları segmentlere ayırmanız kolaylaşır.

4. İndirimler: Birinin biletleri ne kadar erken satın aldığına bağlı olarak indirimler sunabilirsiniz.

Adım 2 – Konuşmacılar, Sponsorlar ve Yatırımcılar Bulma

Konferansınız için konuşmacı ve sponsor seçmenin sırrı, konferansınızın vizyonunu ve misyonunu seven insanları bulmaktır.

Konuşmacılar ve sponsorlar, ele aldıkları konu hakkında tutkulu olmalıdır çünkü bu tutku sunumlarında ortaya çıkacaktır.

Hoparlör arıyorsanız, kendinize sorun: Konuşmacım en etkileyici ne yaptı? Ne başardılar? Neyi başarmak istiyorlar? Neden bu özel etkinlikte konuşmak istiyorlar?

Onlarla duygusal düzeyde bağlantı kurabiliyorsanız, bunu yapın! Yaptığınız şeye inanan ve bu konudaki sözlerin yayılmasına yardımcı olmak isteyen birini istiyorsunuz !

Sponsorlar için sunduklarına bakın. Etkinliğinizin temasıyla doğrudan ilgili ürün veya hizmetler sağlıyorlar mı? Sizinkine benzer kuruluşları destekliyorlar mı? Değerleri benzer mi? Bunların tümü, bir sponsorun etkinliğinizin tanıtımına yardımcı olurken aynı zamanda topluluğa erişimlerini genişleterek kendilerine yardımcı olabileceği yöntemlerdir.

Bu konuşmacı formu şablonu, yukarıda belirtilen tüm alanları uygun şekilde kapsar. Benzer bir test oluşturabilir ve web sitenize yerleştirebilir, e-posta yoluyla gönderebilir veya sosyal medyada paylaşabilirsiniz.

Sponsorlar için, özel ihtiyaçlarının ne olduğuna bağlı olarak doğru sponsorluk paketini seçmelerine yardımcı olacak bir test tasarlamak her zaman yararlıdır. Böyle bir sponsor test şablonunu buradan kontrol edebilirsiniz.

Son olarak, girişimlerin yatırımcılara nasıl ihtiyaç duyduğu hakkında çok fazla konuşma var. Başlangıç, önyükleme yapıyor olsa ve kurucunun projeye dahil olmak için kendi kişisel fonları olsa bile, yine de yatırımcılara ihtiyacı olabilir. Çünkü bir noktada kişisel fonları tükenebilir. Bu nedenle konferans pazarlaması, konferansınız için bunun gibi özel bir yatırımcı portalına sahip olma ihtiyacını içerir.

Adım 3 – Kayıt Sahiplerinin Hangi Konuşmaya / Panele / Ağ Oluşturma Partisine Katılmaları Gerektiğini Bulmalarına Yardımcı Olma

Hiç bir konferansa katıldınız ve tüm bu süre boyunca farklı bir konuşma seçmiş olmayı dilediniz mi? Bizim de başımıza geldi ve deneyimden en iyi şekilde yararlanmaya çalışırken bu sinir bozucu olabilir.

Bu nedenle konferans pazarlama stratejinizde sınavlara ihtiyacınız var . Bu, insanların hangi konuşma için uygun olacaklarını seçmelerine yardımcı olur . Test/tavsiye, katılımcılar hakkında bilgi alır. Ardından, konferansınızdaki deneyimlerinden ne istediklerini temel alarak mümkün olan en iyi görüşmeleri eşleştirir . Ayrıca, belirli bir grup arasında hangi konuşmaların popüler olduğunu takip ederek gelecekte bunları tekrar önerebilir. Bir katılımcı önerilerden herhangi birini beğenmezse, bir dahaki sefere onları "gösterme" olarak işaretleyebilir!

İşte bir "Hangi Konferans Konuşmasına Katılmalısınız?" sınav.

[ Bu Şablonu Özelleştirin ]

Ardından, panel tartışmaları gelir. Katılımcıların konuşmacılarla diyalog kurmalarına izin verdikleri için önemlidirler. Ayrıca katılımcıların bir konunun büyük resmini anlamalarına yardımcı olurlar.

Panel tartışmaları, katılımcıların yalnızca konuşmacıların ne söylediğini değil, aynı zamanda neden söylediklerini de anlamalarına yardımcı olabilir. Bir alanda tecrübesi olmayan birinin jargon ve teknik dilde kaybolması kolaydır. Ancak panel tartışmaları, konuşmacıları fikirlerini sahnede tek başlarına sunmaları durumunda yapabileceklerinden daha açık bir şekilde açıklamaya zorlar.

Son olarak, panel tartışmaları, katılımcıların farklı insanların benzer konulara nasıl yaklaştıklarını görmelerine yardımcı olur. Panelistler, konuyla ilgili kendi fikirlerinizi bulmanıza yardımcı olabilecek birbirleriyle aynı fikirde olmayabilir veya birbirleriyle hemfikir olabilir. Bu nedenle, katılımcılara beğendikleri birini seçme seçeneği vermelisiniz.

İşte, katılımcılarınıza panel tartışmaları önermek için uyarlayabileceğiniz bir test şablonu.

Bu bölüm için kurmanız gereken son portal, ağ iletişimi için bir portaldır. Muhtemelen ağ oluşturmanın önemini duymuşsunuzdur, ancak bunu yapmanın en iyi yolu nedir?

Bir konferansa katılıyorsanız, insanlarla tanışmak için ağ oluşturma partisinden daha iyi bir yer yoktur. Bu partilerde, insanların diğer katılımcıları tanımak ve ilgi alanları, kariyer hedefleri ve daha fazlası hakkında onlarla bağlantı kurmak için bolca zamanı olur. En iyi kısım? Bir şey bilmedikleri için yargılanma konusunda endişelenmelerine gerek yok!

Diğer herkes onlarla aynı gemidedir , bu yüzden istemezlerse kendilerini iyi göstermek için herhangi bir baskı yoktur - sadece rahatlayabilir ve kendileri olabilirler.

Ve o partiden telefonlarında bir avuç yeni kişiyle eve gittiklerinde, o zaman kitlenize değer verdiğinizi bilirsiniz. İnsanların ağ oluşturma partileri seçmesine yardımcı olmak için bu şablona göz atın.

Adım 4 – Anketler ve Yarışmalar Yoluyla Konferans Katılımını Artırma

Konferanslar harika. Katılımcıların yeni insanlarla tanışması, sektörleri hakkında daha fazla şey öğrenmesi ve meslektaşları ile eğlenmesi (veya onlardan biraz zaman ayırması) için bir şanstır.

Ama aynı zamanda gerçekten sıkıcı da olabilirler.

Konferans odalarında oturup insanların sizinle konuşmasını dinleyen bir sürü insan var. Ve genellikle bir güne sığdırılmış çok fazla sunum vardır, bu da genellikle oda çok dolu olduğu için iyi olanların kısa kesildiği anlamına gelir.

Çözüm nedir? Çevrimiçi bir yarışma!

Konferans pazarlaması açısından, çevrimiçi yarışmalar, etkileşimli olduklarından ve sosyal medya aracılığıyla tanıtılmaları kolay olduğundan, web semineriniz veya web konferansınız için katılım oluşturmak için mükemmeldir. Ayrıca, oturumlar arasındaki molalarda veya öğle yemeği sırasında katılımcılara yapacakları ilginç bir şeyler verirler - eğlencelidirler!

Şu şekilde çalışır: Katılımcılara “Bu konferansta en sevdiğiniz şey nedir?” gibi sorular soran hızlı bir anket oluşturun. veya “ Bugün en sevdiğiniz seans hangisiydi? ” Ardından, yarışma bağlantısını tıklayarak onlara harika bir şey (hediye kartı gibi) kazanma fırsatı sunun. Bunu e-posta veya kısa mesajla (veya hangi kanalı seçerseniz seçin) paylaşabilirsiniz.

Bu şekilde herkes bundan bir şeyler çıkarır: Katılımcılarınız için en önemli olan şeyler hakkında bilgi alırsınız ve katılımcılarınız bir sonraki etkinliğinize ücretsiz bilet, ücretsiz uçuş veya seçtikleri bir konuşmacı ile ücretsiz akşam yemeği gibi bir şey kazanabilir.

İşte Outgrow oluşturucuda kolayca özelleştirebileceğiniz bir yarışma şablonu.

Ve burada, katılımcılardan görüşmelere ilişkin görüşlerini soran ve aynı zamanda onlara karşılığında bir şeyler kazanma şansı veren bir anket şablonu.

Adım 5 – Etkinliğiniz için Bir Mekan Seçme

Unutulmaması gereken bir nokta, herkesin düşündüğünün aksine, bir konferans düzenlemek söz konusu olduğunda mekanın ihtiyacınız olan son şey olduğudur. İlk olarak, etkinliğinize kaç kişinin katılmayı planladığı, ne aradıkları, bütçelerinin ne olduğu vb. hakkında bir fikir edinmek için Adım 1-4'te belirtilen tüm portalları kurmanız gerekir. Ve sonra tüm bu verilere dayanarak mekan aramaya başlayabilirsiniz.

Bununla birlikte, konferans salonu konferansınızın en önemli yönlerinden biridir. Etkinliğinizi yapabilir veya bozabilir , bu nedenle akıllıca seçim yapmanız gerekir. Şimdi fiziksel bir mekan veya çevrimiçi bir platform olabilir. Ancak her iki durumda da, optimum bir mekan seçmek hayati önem taşır.

Konferansınız için bir mekan seçerken göz önünde bulundurmanız gereken birçok şey var. Bunlar maliyet, konum, olanaklar ve hizmetler, boyut ve kullanılabilirliği içerir.

Maliyet, muhtemelen konferansınız için bir mekan seçerken göz önünde bulundurulması gereken en önemli faktörlerden biridir. Farklı mekanların maliyeti, olanaklarına ve hizmetlerine bağlı olarak büyük ölçüde değişir. Bu nedenle, etkinliğinizi nerede düzenleyeceğiniz konusunda nihai kararlar vermeden önce biraz araştırma yapmak önemlidir.

Konum, konferansınız için bir mekan seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer önemli faktördür. İnsanların biletler için ne kadar ödemeye istekli olacağını belirlemede önemli bir rol oynar. Ancak, bu çevrimiçi bir konferanssa bu adımı atlayabilirsiniz. Karar vermeniz gereken şey , konferansa ev sahipliği yapacağınız saat dilimidir . Bunun için kitlenizin çoğunluğunun nerede olduğunu analiz edebilir ve zamanlamaları buna göre ayarlayabilirsiniz.

Olanaklar ve hizmetler , dikkatlice düşünülmesi gereken bir mekan seçmenin başka bir yönüdür. Yakınlarda çok sayıda park yeri (veya gerekirse toplu taşıma seçenekleri) ve WiFi erişimi olduğundan emin olun. Öte yandan, bu çevrimiçi bir konferanssa, platformunuzun hangi özellikleri ve desteği sağladığını anlamak istersiniz. Sahip olmak isteyeceğiniz özelliklerden bazıları CRM yazılımı, etkileşimli araçlar , müşteri geri bildirim sistemleri , entegrasyon seçenekleri, 7/24 canlı destek vb.

Çözüm

Konferans pazarlama stratejinizi oluşturmak, eleştirel düşünme ve yerinde planlama gerektiren yüksek bahisli bir oyundur. Bir sonraki etkinliğinizde kayıt ve sponsorluk satışlarını artırmaya yardımcı olacak bu yenilikçi konferans pazarlama stratejilerini deneyin. Bununla birlikte, bir konferansı nasıl pazarlayacağınızı anlarsanız ve onu doğru bir şekilde yaparsanız, uzun yıllar boyunca ödüllerini alacaksınız.

Konferansınızı tanıtmak için tekrar tekrar kullanabileceğiniz bir varlık olarak etkileşimli içeriğe sahip olmak harika değil mi?

Etkileşimli içerik araçlarını denemek ve hedef kitlenizi etkinliğiniz hakkında bilgilendirmek ve hatırlatmak için çevrimiçi reklamlarınızın seviyesini yükseltmek için Outgrow'un 7 günlük ücretsiz denemesini kullanın.