การตลาดการประชุม – วิธีการสร้างและการตลาดเหตุการณ์ [5 ขั้นตอน]
เผยแพร่แล้ว: 2022-10-21
การประชุมรวบรวมลูกค้า คู่ค้า พนักงาน สื่อ นักวิเคราะห์ และอื่นๆ ไว้ด้วยกัน แต่เช่นเดียวกับทุกอย่าง เมื่อเร็ว ๆ นี้หลังคานั้นก็กลายเป็นดิจิตอลเช่นกัน และนั่นคือเหตุผลที่แนวคิดของการประชุมออนไลน์และการตลาดการประชุมเริ่มได้รับความนิยม
หนึ่งใน ผลกระทบแรก ๆ ของการระบาดใหญ่ คืออุตสาหกรรมการจัดงาน ผู้จัดการการประชุมสูญเสียเงินมัดจำสถานที่ ผู้สนับสนุนและวิทยากรของพวกเขาสนับสนุน และผู้ชมของพวกเขาไม่แน่ใจเกี่ยวกับการลงทะเบียนสำหรับเหตุการณ์ในกรณีที่เที่ยวบินถูกยกเลิกหรือถูกกักกัน
แต่เมื่อใครก็ตามคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้จริงๆ การกวาดล้างอุตสาหกรรมอีเวนต์ที่ได้รับอาจเป็น พรที่ปลอมตัว มา เพราะมันช่วยกำจัดผู้เล่นที่ชั่วร้ายและเอารัดเอาเปรียบ และการกำจัดผู้เล่นที่เอารัดเอาเปรียบนี้ ทำให้พื้นที่ว่างเพียงพอสำหรับผู้เล่นใหม่ที่จะเข้าสู่ตลาด
แผนการตลาดสำหรับการประชุมของคุณพร้อมแล้วหรือยัง? ถ้าไม่เช่นนั้น ในบทความนี้ เราจะพูดถึง วิธีการทำการตลาดการประชุม ตั้งค่าเว็บไซต์ และจัดกิจกรรมของคุณเอง มาดำน้ำกันเถอะ!
ขั้นตอนที่ 1 – การตั้งค่าพอร์ทัลการลงทะเบียนการประชุม
การลงทะเบียนสำหรับการประชุมของคุณเป็น ส่วนสำคัญ ของกระบวนการวางแผน เป็นโอกาสสำหรับคุณและทีมของคุณในการค้นหาว่าใครกำลังจะมา พวกเขาสนใจอะไร และต้องการอะไรจากงานของคุณ
อย่าข้ามขั้นตอนนี้! ขั้นตอนการลงทะเบียนอาจเป็นช่วงเวลาที่ดีในการ ทำให้ผู้คนรู้สึกตื่นเต้น กับงานของคุณ อันที่จริงยังเป็นโอกาสที่จะ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ที่เข้าร่วม และสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา
สิ่งแรกที่คุณจะต้องมีคือขั้นตอนการลงทะเบียนที่ช่วยให้คุณเข้าใจผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ ในขณะเดียวกันก็ลงทะเบียนพวกเขาสำหรับกิจกรรม
ลองดูเทมเพลตนี้ที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมของคุณเองได้อย่างง่ายดาย
[ ปรับแต่งเทมเพลตนี้ ]
ชอบแม่แบบนี้? คุณจะพบ เทมเพลตที่คล้ายกันมากมายบน Outgrow ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มเนื้อหาแบบโต้ตอบ คุณสามารถ ปรับแต่งเทมเพลตนี้ ได้อย่างง่ายดายในตัวสร้าง Outgrow สำหรับบริษัทของคุณเอง ตัวสร้าง Outgrow ให้คุณรีแบรนด์ด้วยสีและธีมของบริษัทของคุณเอง! ไม่จำเป็นต้องเข้ารหัส!
คุณสมบัติที่สำคัญ ได้แก่ :
1. การออกแบบที่ชัดเจนและตรงประเด็น
2. การขายต่อเนื่อง: ฟีเจอร์นี้จะช่วยกระตุ้นให้ผู้ลงทะเบียนเลือกที่พักที่ได้รับการสนับสนุนจากการประชุม (คุณสามารถติดต่อโรงแรมที่อยู่ใกล้สถานที่ของคุณได้อย่างง่ายดายและรับข้อเสนอจากการแนะนำ) ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถสนับสนุนให้ผู้คนสมัครเข้าร่วมทัวร์ที่จัดการประชุม รถรับส่งสนามบิน และบัตรผ่านการประชุมประเภทต่างๆ
3. การแบ่งกลุ่ม/การกรอง: เมื่อผู้ลงทะเบียนเลือกอุตสาหกรรม ขนาดบริษัท และวันที่เข้าร่วม คุณจะแบ่งกลุ่มได้ง่ายเพื่อการกำหนดเป้าหมายที่ดีขึ้น
4. ส่วนลด: คุณสามารถเสนอส่วนลดได้ขึ้นอยู่กับว่ามีคนซื้อตั๋วเร็วแค่ไหน
ขั้นตอนที่ 2 – ค้นหาวิทยากร ผู้สนับสนุน และนักลงทุน
เคล็ดลับในการเลือกวิทยากรและผู้สนับสนุนการประชุมคือการหาคนที่รัก วิสัยทัศน์และพันธกิจ ของการประชุม
วิทยากรและผู้สนับสนุนควรมีความหลงใหลในหัวข้อที่พวกเขากำลังพูดถึงเพราะความหลงใหลนั้นจะเกิดขึ้นในการนำเสนอของพวกเขา
หากคุณกำลังมองหาวิทยากร ให้ถามตัวเองว่า: วิทยากรของฉันทำอะไรที่น่าประทับใจที่สุด? พวกเขาทำอะไรสำเร็จ? พวกเขาต้องการทำอะไรให้สำเร็จ? ทำไมพวกเขาถึงต้องการพูดในงานนี้โดยเฉพาะ?
หากคุณสามารถเชื่อมต่อกับพวกเขาในระดับอารมณ์ได้ ให้ทำเช่นนั้น! คุณต้องการ ใครสักคนที่เชื่อมั่นในสิ่งที่คุณทำและต้องการช่วยกระจายข่าว เกี่ยวกับเรื่องนี้!
สำหรับผู้สนับสนุน ดูสิ่งที่พวกเขาเสนอ พวกเขาจัดหาผลิตภัณฑ์หรือ บริการที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับธีมงานของคุณ หรือไม่? พวกเขาสนับสนุนองค์กรที่คล้ายกับของคุณหรือไม่? ค่าของพวกเขาคล้ายกันหรือไม่? ทั้งหมดนี้เป็นวิธีที่ผู้สนับสนุนสามารถ ช่วยโปรโมตกิจกรรมของคุณ ในขณะที่ช่วยเหลือตนเองด้วยการขยายการเข้าถึงไปยังชุมชน
แม่แบบฟอร์มผู้พูดนี้ครอบคลุมพื้นที่ดังกล่าวทั้งหมดอย่างเหมาะสม คุณสามารถสร้างแบบทดสอบที่คล้ายกันและฝังไว้บนเว็บไซต์ของคุณ ส่งทางอีเมล หรือแชร์บนโซเชียลมีเดีย
สำหรับสปอนเซอร์ การออกแบบแบบทดสอบที่ช่วยให้พวกเขาเลือกแพ็คเกจสปอนเซอร์ที่เหมาะสมจะเป็นประโยชน์เสมอ โดยขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของพวกเขา คุณสามารถตรวจสอบเทมเพลตแบบทดสอบสปอนเซอร์ดังกล่าวได้ที่นี่
สุดท้ายนี้ มีคนพูดถึงมากว่าสตาร์ทอัพต้องการนักลงทุนอย่างไร แม้ว่าการเริ่มต้นจะเริ่มต้นขึ้นและผู้ก่อตั้งก็มีเงินทุนส่วนตัวเพื่อเข้าร่วมโครงการ แต่ก็ยังอาจต้องการนักลงทุน เพราะเมื่อถึงจุดหนึ่ง เงินทุนส่วนตัวของพวกเขาอาจหมดลง นี่คือเหตุผลที่การตลาดเพื่อการประชุมจำเป็นต้องมีพอร์ทัลสำหรับนักลงทุนโดยเฉพาะ เช่น พอร์ทัลนี้สำหรับการประชุมของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 – ช่วยเหลือผู้ลงทะเบียนค้นหาว่าควรเข้าร่วมงาน Talk / Panel / Networking ใด
คุณเคยเข้าร่วมการประชุมและปรารถนาตลอดเวลาที่คุณได้พูดคุยแบบอื่นหรือไม่? สิ่งนี้เกิดขึ้นกับเราเช่นกัน—และอาจทำให้คุณหงุดหงิดได้เมื่อคุณพยายามใช้ประสบการณ์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
นี่คือเหตุผลที่ คุณต้องการ แบบทดสอบ ในกลยุทธ์การตลาดการประชุมของคุณ วิธีนี้จะ ช่วยให้ผู้คนเลือกได้ว่าต้องการพูดคุย แบบใด แบบทดสอบ/คำแนะนำจะใช้ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เข้าร่วม จากนั้นจะ จับคู่การพูดคุยที่ดีที่สุด โดยพิจารณาจากสิ่งที่พวกเขาต้องการจากประสบการณ์ในการประชุมของคุณ นอกจากนี้ยังติดตามว่าการพูดคุยใดเป็นที่นิยมในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง เพื่อให้สามารถแนะนำการสนทนาเหล่านั้นได้อีกครั้งในอนาคต หากผู้เข้าร่วมประชุมไม่ชอบข้อเสนอแนะใด ๆ พวกเขาสามารถทำเครื่องหมายว่าเป็น "ไม่แสดง" ในครั้งต่อไป!
นี่คือตัวอย่างของ “คุณควรเข้าร่วมการบรรยายในการประชุมใหญ่เรื่องใด” แบบทดสอบ
[ ปรับแต่งเทมเพลตนี้ ]
ต่อไป มา อภิปราย กัน พวกเขามีความสำคัญเนื่องจากอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมในการสนทนากับวิทยากร นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจภาพรวมของหัวข้อ
การอภิปรายแบบอภิปรายสามารถช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจไม่เพียงแค่ว่าผู้พูดกำลังพูดอะไร แต่ทำไมพวกเขาถึงพูดด้วย เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ที่ไม่มีประสบการณ์ในสาขาที่จะหลงทางในศัพท์แสงและภาษาเทคนิค แต่การอภิปรายแบบอภิปรายบังคับให้ผู้บรรยายต้อง อธิบายแนวคิดของตนให้ชัดเจน กว่าที่พวกเขาจะทำได้หากพวกเขานำเสนอเพียงลำพังบนเวที
และสุดท้าย การอภิปรายแบบอภิปรายช่วยให้ผู้เข้าร่วมเห็นว่าผู้คนต่างเข้าถึงหัวข้อที่คล้ายคลึงกันอย่างไร ผู้ร่วมอภิปรายอาจไม่เห็นด้วย—หรือเห็นด้วย—ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหาความคิดเห็นของคุณเองในหัวข้อที่มีอยู่ ดังนั้น คุณต้องให้ตัวเลือกแก่ผู้เข้าร่วมในการเลือกสิ่งที่พวกเขาชอบ
นี่คือเทมเพลตแบบทดสอบที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อแนะนำการอภิปรายแก่ผู้เข้าร่วมของคุณได้
พอร์ทัลสุดท้ายที่คุณต้องตั้งค่าสำหรับส่วนนี้คือพอร์ทัลสำหรับ เครือข่าย คุณอาจเคยได้ยินถึงความสำคัญของการสร้างเครือข่าย แต่วิธีที่ดีที่สุดคือทำอย่างไร
หากคุณกำลังเข้าร่วมการประชุม ไม่มีที่ใดที่จะดีไปกว่าการพบปะผู้คนในงานปาร์ตี้เครือข่าย ในงานปาร์ตี้เหล่านี้ ผู้คนมีเวลามากมายที่จะทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานและเชื่อมต่อกับพวกเขาเกี่ยวกับความสนใจ เป้าหมายในอาชีพ และอื่นๆ อีกมากมาย ส่วนที่ดีที่สุด? พวกเขาไม่ต้องกังวลกับการถูกตัดสินว่าไม่รู้อะไรเลย!
คนอื่นๆ อยู่ในเรือลำเดียวกันกับพวกเขา ดังนั้นจึงไม่มีแรงกดดันที่จะทำให้ตัวเองดูดีหากพวกเขาไม่ต้องการ—พวกเขาสามารถผ่อนคลายและเป็นตัวของตัวเองได้
และเมื่อพวกเขากลับบ้านจากงานปาร์ตี้นั้นพร้อมกับผู้ติดต่อใหม่จำนวนหนึ่งทางโทรศัพท์ นั่นคือเวลาที่คุณรู้ว่าคุณได้ให้คุณค่ากับผู้ชมของคุณ ลองดูเทมเพลตนี้เพื่อช่วยผู้คนเลือกปาร์ตี้เครือข่าย
ขั้นตอนที่ 4 – ขับเคลื่อนการมีส่วนร่วมในการประชุมผ่านโพลและการแข่งขัน
การประชุมที่ดี เป็นโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้พบปะผู้คนใหม่ ๆ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของตน และสนุกสนานกับเพื่อนร่วมงาน (หรือเพียงแค่หาเวลาจากพวกเขา)
แต่พวกเขาก็สามารถ น่าเบื่อได้จริงๆ
มีผู้คนจำนวนมากนั่งอยู่ในห้องประชุมเพื่อฟังคนพูดกับคุณ และมักจะ มีการนำเสนอมากเกินไปในหนึ่งวัน ซึ่งมักจะหมายความว่าการนำเสนอที่ดีถูกตัดให้สั้นลงเพราะห้องเต็มมาก
แล้วทางออกคืออะไร? การแข่งขันออนไลน์!
ในแง่ของการตลาดการประชุม การแข่งขันออนไลน์นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างการมีส่วนร่วมสำหรับการสัมมนาทางเว็บหรือการประชุมทางเว็บ เนื่องจากเป็นการ โต้ตอบ และง่ายต่อการโปรโมตผ่านโซเชียลมีเดีย นอกจากนี้ ยังมอบสิ่งที่น่าสนใจให้ผู้เข้าร่วมประชุมทำในช่วงพักระหว่างเซสชั่นหรือช่วงพักกลางวัน ซึ่ง สนุกมาก!
วิธีการทำงาน: สร้างแบบสำรวจสั้นๆ โดยถามคำถามผู้เข้าร่วม เช่น “คุณชอบอะไรเกี่ยวกับการประชุมครั้งนี้มากที่สุด” หรือ “ วันนี้คุณชอบเซสชั่นอะไรมากที่สุด? ” จากนั้นให้โอกาสพวกเขาชนะบางสิ่งที่ยอดเยี่ยม (เช่น บัตรของขวัญ) โดยคลิกที่ลิงค์การแข่งขัน คุณสามารถแชร์ข้อมูลนี้ผ่านอีเมลหรือข้อความ (หรือช่องทางใดก็ได้ที่คุณเลือก)
วิธีนั้นที่ทุกคนจะได้ประโยชน์จากมัน: คุณได้รับข้อมูลเกี่ยวกับ สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้เข้าร่วมของคุณ และผู้เข้าร่วมของคุณสามารถชนะรางวัลบางอย่าง เช่น ตั๋วฟรีสำหรับกิจกรรมครั้งต่อไปของคุณ เที่ยวบินฟรี หรืออาหารค่ำฟรีกับวิทยากรที่พวกเขาเลือก
นี่คือเทมเพลตการแข่งขันที่คุณสามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดายบน Outgrow builder
และนี่คือเทมเพลตของโพลที่ขอความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับการพูดคุย ในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้พวกเขาได้รับบางสิ่งเป็นการตอบแทน
ขั้นตอนที่ 5 – การเลือกสถานที่จัดงานของคุณ
สิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้คือ ตรงกันข้ามกับสิ่งที่ทุกคนคิด สถานที่เป็นสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการเมื่อต้องจัดการประชุม ขั้นแรก คุณต้อง ตั้งค่าพอร์ทัลทั้งหมดที่กล่าวถึงในขั้นตอนที่ 1-4 เพื่อให้ได้แนวคิดเกี่ยวกับจำนวนคนที่วางแผนจะเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ สิ่งที่พวกเขากำลังมองหา งบประมาณของพวกเขาคืออะไร ฯลฯ จากนั้นจึงอ้างอิงจากข้อมูลทั้งหมดนี้ คุณสามารถเริ่มมองหาสถานที่
ดังที่กล่าวไปแล้ว สถานที่จัดการประชุมเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของการประชุมของคุณ มันสามารถสร้างหรือทำลายงานของคุณ ดังนั้นคุณต้องเลือกอย่างชาญฉลาด ตอนนี้อาจเป็น สถานที่จริงหรือแพลตฟอร์มออนไลน์ แต่อย่างใด การเลือกสถานที่ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ
มีหลายสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกสถานที่สำหรับการประชุมของคุณ ซึ่งรวมถึงราคา ที่ตั้ง สิ่งอำนวยความสะดวกและบริการ ขนาด และความพร้อมในการให้บริการ
ค่าใช้จ่ายอาจเป็นหนึ่ง ในปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่ ควรพิจารณาเมื่อเลือกสถานที่สำหรับการประชุมของคุณ ค่าใช้จ่ายของสถานที่ต่างๆ จะแตกต่างกันไปตามสิ่งอำนวยความสะดวกและบริการ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องทำวิจัยก่อนที่จะตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะจัดงานที่ไหน
ที่ตั้งเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกสถานที่สำหรับการประชุมของคุณ มีบทบาทสำคัญในการกำหนด จำนวนเงินที่ผู้คนยินดีจ่าย สำหรับตั๋ว อย่างไรก็ตาม หากเป็นการประชุมออนไลน์ คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้ สิ่งที่คุณจะต้องตัดสินใจคือ เขตเวลาที่คุณจะเป็นเจ้าภาพการประชุม สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถวิเคราะห์ว่าผู้ชมส่วนใหญ่ของคุณอยู่ที่ใดและกำหนดเวลาให้เหมาะสม
สิ่งอำนวยความสะดวกและบริการ เป็นอีกแง่มุมหนึ่งของการเลือกสถานที่ที่ควรพิจารณาอย่างรอบคอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่จอดรถมากมายในบริเวณใกล้เคียง (หรือตัวเลือกการขนส่งสาธารณะหากจำเป็น) รวมถึงการเข้าถึง WiFi ในทางกลับกัน หากเป็นการประชุมออนไลน์ คุณต้องการทำความเข้าใจคุณลักษณะและการสนับสนุนที่แพลตฟอร์มของคุณมีให้ คุณลักษณะบางอย่างที่คุณต้องการมี ได้แก่ ซอฟต์แวร์ CRM เครื่องมือโต้ตอบ ระบบคำติชม ของ ลูกค้า ตัวเลือกการรวม การสนับสนุนสดทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ฯลฯ
บทสรุป
การสร้างกลยุทธ์การตลาดการประชุมของคุณเป็นเกมที่มีเดิมพันสูงที่ต้องใช้การคิดอย่างมีวิจารณญาณและการวางแผนทันที ลองใช้กลยุทธ์การตลาดสำหรับการประชุมเชิงนวัตกรรมเหล่านี้ซึ่งจะช่วยเพิ่มการลงทะเบียนและการขายสปอนเซอร์ในงานครั้งต่อไปของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณเข้าใจการตลาดของการประชุมและดำเนินการอย่างถูกต้อง คุณก็จะได้รับผลตอบแทนในอีกหลายปีข้างหน้า
การมีเนื้อหาเชิงโต้ตอบเป็นทรัพย์สินที่คุณสามารถใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกเพื่อส่งเสริมการประชุมของคุณเป็นเรื่องที่ดีหรือไม่
ใช้การทดลองใช้ฟรี 7 วันของ Outgrow เพื่อทดลองใช้เครื่องมือเนื้อหาเชิงโต้ตอบ และเพิ่มระดับการโฆษณาออนไลน์ของคุณเพื่อให้ข้อมูลและเตือนผู้ชมของคุณเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ
