Marketing konferencyjny – jak tworzyć i reklamować wydarzenia [5 kroków]

Konferencje skupiają pod jednym dachem klientów, partnerów, pracowników, media, analityków i inne osoby. Ale jak wszystko inne, ostatnio również ten dach stał się cyfrowy. I dlatego koncepcje konferencji online i marketingu konferencyjnego zaczęły zyskiwać na popularności.

Jednym z pierwszych efektów pandemii była branża eventowa. Organizatorzy konferencji tracili depozyty lokalowe. Ich sponsorzy i prelegenci wycofywali się. A ich publiczność nie była pewna, czy rejestrować się na wydarzenia na wypadek odwołania lotów lub nałożenia kwarantanny.

Ale szczerze mówiąc, kiedy naprawdę się nad tym zastanowić, czystki, jakie przeszła branża eventowa, mogły być błogosławieństwem w nieszczęściu , ponieważ pomogły pozbyć się złych i wyzyskujących graczy. I to odsiewanie graczy wyzyskujących pozostawiło wystarczająco dużo miejsca dla nowych graczy na wejście na rynek .

Czy Twój plan marketingowy konferencji jest gotowy? Jeśli nie, to w tym artykule porozmawiamy o tym, jak wypromować konferencję, założyć stronę internetową i zorganizować własne wydarzenie. Zanurzmy się!

Krok 1 – Konfiguracja portalu rejestracji konferencji

Rejestracja na konferencję jest krytyczną częścią procesu planowania. To szansa dla Ciebie i Twojego zespołu, aby dowiedzieć się, kto przyjdzie, czym się interesuje i czego potrzebują od Twojego wydarzenia.

Nie pomijaj tego kroku! Proces rejestracji może być świetnym czasem, aby zainteresować ludzi swoim wydarzeniem. W rzeczywistości jest to również okazja, aby dowiedzieć się więcej o tym, kto uczestniczy i czego szuka.

Pierwszą rzeczą, której będziesz potrzebować, jest przepływ rejestracji, który pomoże Ci zrozumieć potencjalnych odbiorców, jednocześnie rejestrując ich na wydarzenie.

Sprawdź ten szablon, który możesz łatwo dostosować do własnego wydarzenia.

[ Dostosuj ten szablon ]

Podoba Ci się ten szablon? Wiele podobnych szablonów znajdziesz na Outgrow , interaktywnej platformie treści . Możesz łatwo dostosować ten szablon w kreatorze Outgrow dla własnej firmy. Konstruktor Outgrow pozwala zmienić nazwę na kolory i motywy własnej firmy! Nie wymaga kodowania!

Jego kluczowe cechy to:

1. Przejrzysty i precyzyjny projekt

2. Sprzedaż krzyżowa: Ta funkcja pomoże zachęcić rejestrujących się do wyrażenia zgody na zakwaterowanie sponsorowane przez konferencję (możesz łatwo skontaktować się z hotelami w pobliżu miejsca, w którym znajduje się miejsce i uzyskać oferty skierowań). Podobnie możesz zachęcić ludzi do zapisania się na wycieczki sponsorowane przez konferencję, transfery lotniskowe i różne rodzaje karnetów konferencyjnych.

3. Segmentacja/filtrowanie: Gdy rejestrujący wybiorą swoją branżę, wielkość firmy i dni obecności, łatwo będzie je podzielić w celu lepszego ukierunkowania.

4. Zniżki: Możesz oferować zniżki w zależności od tego, jak wcześnie ktoś kupił bilety.

Krok 2 – Znalezienie prelegentów, sponsorów i inwestorów

Sekretem doboru prelegentów i sponsorów na Twoją konferencję jest znalezienie ludzi, którzy kochają wizję i misję Twojej konferencji.

Prelegenci i sponsorzy powinni z pasją podchodzić do tematu, który poruszają, ponieważ ta pasja będzie przejawiać się w ich prezentacjach.

Jeśli szukasz głośników, zadaj sobie pytanie: Co zrobił mój głośnik, co jest najbardziej imponujące? Co osiągnęli? Co chcą osiągnąć? Dlaczego chcą przemawiać na tym konkretnym wydarzeniu?

Jeśli możesz połączyć się z nimi na poziomie emocjonalnym, zrób to! Chcesz kogoś, kto wierzy w to, co robisz i chce pomóc w rozpowszechnianiu informacji o tym!

Dla sponsorów spójrz na to, co oferują. Czy dostarczają produkty lub usługi bezpośrednio związane z tematyką Twojego wydarzenia ? Czy wspierają organizacje podobne do Twojej? Czy ich wartości są podobne? Są to wszystkie sposoby, w jakie sponsor może pomóc promować Twoje wydarzenie , jednocześnie pomagając sobie, rozszerzając swój zasięg na społeczność.

Ten szablon formularza prelegenta trafnie obejmuje wszystkie wyżej wymienione obszary. Możesz stworzyć podobny quiz i osadzić go w swojej witrynie, wysłać e-mailem lub udostępnić w mediach społecznościowych.

Dla sponsorów zawsze pomocne jest zaprojektowanie quizu, który pomoże im wybrać odpowiedni pakiet sponsorski w zależności od ich konkretnych potrzeb. Możesz sprawdzić jeden taki szablon quizu dla sponsorów tutaj.

Wreszcie, dużo się mówi o tym, jak startupy potrzebują inwestorów. Nawet jeśli startup jest w fazie bootstrapowania, a założyciel ma własne środki, aby zatopić się w projekcie, nadal może potrzebować inwestorów. Ponieważ w pewnym momencie ich środki osobiste mogą się wyczerpać. Dlatego marketing konferencyjny wiąże się z koniecznością posiadania dedykowanego portalu inwestorskiego, takiego jak ten, który został założony na Twoją konferencję.

Krok 3 – Pomaganie rejestrującym się w znalezieniu rozmowy / panelu / grupy networkingowej, w której powinni wziąć udział

Czy kiedykolwiek brałeś udział w konferencji i przez cały czas żałowałeś, że nie wybrałeś innego wykładu? Zdarzyło się to również nam — i może to być frustrujące, gdy próbujesz jak najlepiej wykorzystać to doświadczenie.

Dlatego potrzebujesz quizów w swojej strategii marketingowej konferencji. Pomogłoby to ludziom wybrać, do której przemowy będą pasować . Quiz/rekomendacja zawiera informacje o uczestnikach. Następnie dopasowuje najlepsze możliwe przemówienia w oparciu o to, czego chcą od swoich doświadczeń na konferencji. Śledzi również, które prelekcje są popularne w danej grupie, aby móc je ponownie polecić w przyszłości. Jeśli uczestnikowi nie spodoba się żadna z sugestii, może oznaczyć je jako „nie pokazuj” następnym razem!

Oto przykład „W którym przemówieniu konferencyjnym powinieneś wziąć udział?” kartkówka.

[ Dostosuj ten szablon ]

Następnie przychodzą dyskusje panelowe . Są ważne, ponieważ pozwalają uczestnikom na nawiązanie dialogu z prelegentami. Pomagają również uczestnikom zrozumieć szerszy obraz tematu.

Dyskusje panelowe mogą pomóc uczestnikom zrozumieć nie tylko to, co mówią mówcy, ale także dlaczego to mówią. Ktoś, kto nie ma doświadczenia w danej dziedzinie, łatwo zgubi się w żargonie i języku technicznym. Jednak dyskusje panelowe zmuszają prelegentów do wyjaśniania swoich pomysłów w sposób bardziej przejrzysty , niż mogliby to zrobić, gdyby prezentowali się sami na scenie.

I wreszcie dyskusje panelowe pomagają uczestnikom zobaczyć, jak różne osoby podchodzą do podobnych tematów. Paneliści mogą się ze sobą nie zgadzać lub zgadzać, co może pomóc w znalezieniu własnych opinii na dany temat. Dlatego musisz dać uczestnikom możliwość wybrania tego, który im się podoba.

Oto szablon quizu, który możesz dostosować, aby polecić uczestnikom dyskusje panelowe.

Ostatni portal, który musisz skonfigurować w tej sekcji, to portal do pracy w sieci . Prawdopodobnie słyszałeś o znaczeniu sieci, ale jaki jest najlepszy sposób, aby to zrobić?

Cóż, jeśli bierzesz udział w konferencji, nie ma lepszego miejsca na spotkanie ludzi niż impreza networkingowa. Na tych imprezach ludzie mają mnóstwo czasu na poznanie innych uczestników i nawiązanie z nimi kontaktu w sprawie ich zainteresowań, celów zawodowych i nie tylko. Najlepsza część? Nie muszą się martwić, że zostaną osądzeni za to, że czegoś nie wiedzą!

Wszyscy inni płyną na tym samym wózku co oni , więc nie ma presji, aby wyglądać dobrze, jeśli nie chcą – mogą po prostu odpocząć i być sobą.

A kiedy wracają do domu z imprezy z kilkoma nowymi kontaktami w telefonie, wtedy wiesz, że dostarczyłeś wartość swoim odbiorcom. Zapoznaj się z tym szablonem, aby pomóc ludziom wybrać imprezy networkingowe.

Krok 4 – Zwiększanie zaangażowania konferencyjnego poprzez ankiety i konkursy

Konferencje są świetne. Są dla uczestników szansą na poznanie nowych ludzi, dowiedzenie się więcej o swojej branży i dobrą zabawę z kolegami (lub po prostu oderwanie się od nich).

Ale mogą też być naprawdę nudne.

Dużo siedzi się w salach konferencyjnych, słuchając, jak ludzie do ciebie mówią. I często jest zbyt wiele prezentacji spakowanych w jeden dzień , co zwykle oznacza, że ​​te dobre zostają skrócone, ponieważ sala jest przepełniona.

Więc jakie jest rozwiązanie? Konkurs online!

Jeśli chodzi o marketing konferencyjny, konkursy online świetnie nadają się do generowania zaangażowania na webinar lub konferencję internetową, ponieważ są interaktywne i łatwe do promowania w mediach społecznościowych. Ponadto dają uczestnikom coś ciekawego do zrobienia podczas przerw między sesjami lub w porze lunchu — są zabawni!

Oto, jak to działa: Utwórz krótką ankietę, w której zadasz uczestnikom pytania typu „Jaka jest twoja ulubiona rzecz w tej konferencji?” lub „ Jaka była twoja ulubiona sesja dzisiaj? ” Następnie zaoferuj im możliwość wygrania czegoś niesamowitego (takiego jak karta podarunkowa), klikając link do konkursu. Możesz udostępnić to za pośrednictwem poczty e-mail lub wiadomości tekstowej (lub dowolnego wybranego kanału).

W ten sposób każdy coś z tego zyskuje: otrzymujesz informacje o tym, co jest najważniejsze dla Twoich uczestników, a Twoi uczestnicy mogą wygrać coś w rodzaju bezpłatnego biletu na następne wydarzenie, bezpłatny lot lub bezpłatną kolację z wybranym przez siebie prelegentem.

Oto szablon konkursu, który możesz łatwo dostosować w kreatorze Outgrow.

A oto szablon ankiety, która prosi uczestników o opinie na temat prelekcji, jednocześnie dając im szansę na wygranie czegoś w zamian.

Krok 5 – Wybór miejsca na Twoje wydarzenie

Jedną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że wbrew temu, co wszyscy myślą, miejsce jest ostatnią rzeczą, jakiej będziesz potrzebować, jeśli chodzi o zorganizowanie konferencji. Najpierw musisz skonfigurować wszystkie portale wymienione w krokach 1-4 , aby zorientować się, ile osób planuje uczestniczyć w Twoim wydarzeniu, czego szukają, jaki jest ich budżet itp. A następnie na podstawie wszystkich tych danych możesz zacząć szukać miejsc.

Biorąc to pod uwagę, miejsce konferencji jest jednym z najważniejszych aspektów Twojej konferencji. Może zrobić lub zepsuć twoje wydarzenie , więc musisz wybierać mądrze. Teraz może to być miejsce fizyczne lub platforma internetowa . Ale tak czy inaczej, wybór optymalnego miejsca jest kluczowy.

Przy wyborze miejsca na konferencję należy wziąć pod uwagę wiele rzeczy. Obejmują one koszt, lokalizację, udogodnienia i usługi, rozmiar i dostępność.

Koszt jest prawdopodobnie jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca na konferencję. Koszt różnych miejsc różni się znacznie w zależności od ich udogodnień i usług. Dlatego ważne jest, aby przeprowadzić rozeznanie przed podjęciem ostatecznych decyzji dotyczących miejsca organizacji wydarzenia.

Lokalizacja to kolejny ważny czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca na konferencję. Odgrywa ważną rolę w określaniu , ile ludzie będą skłonni zapłacić za bilety. Jeśli jednak jest to konferencja online, możesz pominąć ten krok. To, na co musisz zdecydować, to strefa czasowa, w której będziesz gospodarzem konferencji . W tym celu możesz przeanalizować, gdzie znajduje się większość odbiorców i odpowiednio ustawić czas.

Udogodnienia i usługi to kolejny aspekt wyboru miejsca, który należy dokładnie rozważyć. Upewnij się, że w pobliżu jest dużo miejsc parkingowych (lub w razie potrzeby środków transportu publicznego), a także dostęp do Wi-Fi. Z drugiej strony, jeśli jest to konferencja online, chciałbyś zrozumieć, jakie funkcje i wsparcie zapewnia Twoja platforma. Niektóre funkcje, które chcesz mieć, to oprogramowanie CRM, narzędzia interaktywne , systemy opinii klientów , opcje integracji, całodobowa pomoc techniczna na żywo itp.

Wniosek

Tworzenie strategii marketingowej konferencji to gra o wysoką stawkę, która wymaga krytycznego myślenia i planowania na miejscu. Wypróbuj te innowacyjne strategie marketingu konferencyjnego, które pomogą zwiększyć liczbę rejestracji i sprzedaż sponsorów na następnym wydarzeniu. Niemniej jednak, jeśli zrozumiesz, jak promować konferencję i poprawnie ją przeprowadzić, będziesz zbierać owoce przez wiele lat.

Czy nie jest wspaniale mieć interaktywną zawartość jako zasób, którego możesz używać wielokrotnie do promowania swojej konferencji?

Skorzystaj z 7-dniowego bezpłatnego okresu próbnego Outgrow, aby wypróbować interaktywne narzędzia do tworzenia treści i ulepszyć reklamy online, aby informować odbiorców i przypominać im o swoim wydarzeniu.