Marketing per conferenze: come creare e commercializzare eventi [5 passaggi]

Le conferenze riuniscono clienti, partner, dipendenti, media, analisti e altri sotto lo stesso tetto. Ma come tutto il resto, recentemente anche quel tetto è diventato digitale. Ed è per questo che i concetti di conferenze online e marketing per conferenze hanno iniziato a guadagnare popolarità.

Uno dei primi effetti della pandemia è stato sull'industria degli eventi. I direttori della conferenza stavano perdendo i depositi della sede. I loro sponsor e relatori si stavano tirando indietro. E il loro pubblico non era sicuro di registrarsi per gli eventi nel caso in cui i voli fossero stati cancellati o fossero state imposte quarantene.

Ma onestamente, quando ci si pensa davvero, l'epurazione che l'industria degli eventi ha subito potrebbe essere stata una benedizione sotto mentite spoglie perché ha aiutato a sbarazzarsi dei giocatori cattivi e sfruttatori. E questa eliminazione degli sfruttatori ha lasciato abbastanza spazio per l'ingresso di nuovi attori nel mercato .

Quindi, il tuo piano di marketing per la conferenza è in atto? In caso contrario, in questo articolo parleremo di come promuovere una conferenza, creare un sito Web e ospitare il tuo evento. Immergiamoci!

Passaggio 1 – Configurazione di un portale di registrazione alla conferenza

La registrazione per la tua conferenza è una parte fondamentale del processo di pianificazione. È un'opportunità per te e il tuo team di scoprire chi sta arrivando, a cosa sono interessati e di cosa hanno bisogno dal tuo evento.

Non saltare questo passaggio! Il processo di registrazione può essere un ottimo momento per entusiasmare le persone per il tuo evento. In effetti, è anche un'opportunità per saperne di più su chi sta partecipando e cosa stanno cercando.

La prima cosa di cui avrai bisogno è un flusso di registrazione che ti aiuti a comprendere il tuo pubblico potenziale e allo stesso tempo a registrarlo per l'evento.

Dai un'occhiata a questo modello che puoi facilmente adattare al tuo evento.

[ Personalizza questo modello ]

Ti piace questo modello? Troverai una varietà di modelli simili su Outgrow , una piattaforma di contenuti interattivi . Puoi facilmente personalizzare questo modello nel builder Outgrow per la tua azienda. Il builder Outgrow ti consente di rinominarlo con i colori e i temi della tua azienda! Nessuna codifica richiesta!

Le sue caratteristiche principali includono:

1. Design chiaro e puntuale

2. Cross-selling: questa funzione incoraggerà gli iscritti a scegliere un alloggio sponsorizzato dalla conferenza (puoi facilmente contattare gli hotel vicino alla tua sede e ottenere offerte di riferimento). Allo stesso modo, puoi incoraggiare le persone a iscriversi a tour sponsorizzati da conferenze, navette aeroportuali e diversi tipi di pass per conferenze.

3. Segmentazione/filtro: una volta che gli iscritti scelgono il settore, le dimensioni dell'azienda e i giorni di presenza, diventa facile segmentarli per un migliore targeting.

4. Sconti: puoi offrire sconti in base all'anticipo con cui qualcuno acquista i biglietti.

Passaggio 2: trovare relatori, sponsor e investitori

Il segreto per scegliere relatori e sponsor per la tua conferenza è trovare persone che amino la visione e la missione della tua conferenza.

I relatori e gli sponsor dovrebbero essere appassionati dell'argomento che stanno trattando perché quella passione trasparerà nelle loro presentazioni.

Se stai cercando degli altoparlanti, chiediti: cosa ha fatto il mio altoparlante di più impressionante? Cosa hanno realizzato? Cosa vogliono realizzare? Perché vogliono parlare a questo particolare evento?

Se riesci a connetterti con loro a livello emotivo, fallo! Vuoi qualcuno che crede in quello che stai facendo e vuole aiutare a spargere la voce a riguardo!

Per gli sponsor, guarda cosa offrono. Forniscono prodotti o servizi direttamente correlati al tema del tuo evento ? Supportano organizzazioni simili alla tua? I loro valori sono simili? Questi sono tutti modi in cui uno sponsor può aiutare a promuovere il tuo evento aiutando anche se stesso estendendo la propria portata nella comunità.

Questo modello di modulo del relatore copre adeguatamente tutte le aree sopra menzionate. Puoi creare un quiz simile e incorporarlo nel tuo sito Web, inviarlo tramite e-mail o condividerlo sui social media.

Per gli sponsor, è sempre utile progettare un quiz che li aiuti a scegliere il giusto pacchetto di sponsorizzazione in base alle loro esigenze particolari. Puoi controllare uno di questi modelli di quiz per gli sponsor qui.

Infine, si parla molto di come le startup abbiano bisogno di investitori. Anche se la startup sta effettuando il bootstrap e il fondatore ha i propri fondi personali per sprofondare nel progetto, potrebbe comunque aver bisogno di investitori. Perché a un certo punto, i loro fondi personali potrebbero esaurirsi. Questo è il motivo per cui il marketing per conferenze implica la necessità di avere un portale dedicato agli investitori come questo impostato per la tua conferenza.

Passaggio 3 – Aiutare i registranti a trovare a quale conferenza/gruppo di esperti/festa di networking dovrebbero partecipare

Hai mai partecipato a una conferenza e hai desiderato per tutto il tempo di aver scelto un discorso diverso? È successo anche a noi e può essere frustrante quando stai cercando di ottenere il massimo dall'esperienza.

Questo è il motivo per cui hai bisogno di quiz nella tua strategia di marketing per conferenze. Questo aiuterebbe le persone a scegliere per quale discorso sarebbero adatte . Il quiz/raccomandazione raccoglie informazioni sui partecipanti. Quindi, abbina i migliori discorsi possibili in base a ciò che vogliono dalla loro esperienza alla tua conferenza. Tiene anche traccia di quali discorsi sono popolari con un particolare gruppo in modo da poterli consigliare di nuovo in futuro. Se a un partecipante non piace nessuno dei suggerimenti, può contrassegnarli come "non mostrare" la prossima volta!

Ecco un esempio di "Quale conferenza a cui dovresti partecipare?" quiz.

[ Personalizza questo modello ]

Successivamente, arrivano le tavole rotonde . Sono importanti perché consentono ai partecipanti di impegnarsi in un dialogo con i relatori. Aiutano anche i partecipanti a comprendere il quadro più ampio di un argomento.

Le discussioni del panel possono aiutare i partecipanti a capire non solo cosa stanno dicendo i relatori, ma anche perché lo stanno dicendo. È facile per qualcuno che non ha esperienza in un campo perdersi nel gergo e nel linguaggio tecnico. Ma le discussioni di gruppo costringono i relatori a spiegare le loro idee in modo più chiaro di quanto avrebbero potuto fare se si fossero presentati da soli sul palco.

Infine, le tavole rotonde aiutano i partecipanti a vedere come persone diverse affrontano argomenti simili. I relatori potrebbero non essere d'accordo tra loro, o essere d'accordo tra loro, il che può aiutarti a trovare le tue opinioni sull'argomento in questione. Quindi, devi dare ai partecipanti la possibilità di sceglierne uno che gli piace.

Ecco un modello di quiz che puoi adattare per consigliare discussioni di gruppo ai tuoi partecipanti.

L'ultimo portale che devi configurare per questa sezione è quello per il networking . Probabilmente hai sentito parlare dell'importanza del networking, ma qual è il modo migliore per farlo?

Se stai partecipando a una conferenza, non c'è posto migliore per incontrare persone che alla festa di networking. A queste feste, le persone hanno tutto il tempo per conoscere i loro compagni partecipanti e connettersi con loro sui loro interessi, obiettivi di carriera e altro ancora. La parte migliore? Non devono preoccuparsi di essere giudicati per non sapere qualcosa!

Tutti gli altri sono sulla loro stessa barca , quindi non c'è alcuna pressione per farsi bella se non vogliono: possono semplicemente rilassarsi ed essere se stessi.

E quando tornano a casa da quella festa con una manciata di nuovi contatti sul telefono, è allora che sai di aver fornito valore al tuo pubblico. Dai un'occhiata a questo modello per aiutare le persone a scegliere feste di networking.

Passaggio 4: promuovere il coinvolgimento della conferenza attraverso sondaggi e concorsi

Le conferenze sono fantastiche. Sono un'opportunità per i partecipanti di incontrare nuove persone, saperne di più sul loro settore e divertirsi con i colleghi (o semplicemente prendersi un po' di tempo lontano da loro).

Ma possono anche essere davvero noiosi.

C'è molto da stare seduti nelle sale conferenze ad ascoltare le persone che parlano di te. E spesso ci sono troppe presentazioni confezionate in un giorno , il che di solito significa che quelle buone vengono interrotte perché la stanza è così piena.

Allora qual è la soluzione? Un concorso online!

In termini di marketing per conferenze, i concorsi online sono ottimi per generare coinvolgimento per il tuo webinar o conferenza web perché sono interattivi e facili da promuovere attraverso i social media. Inoltre, offrono ai partecipanti qualcosa di interessante da fare durante le pause tra le sessioni o durante l'ora di pranzo : sono divertenti!

Ecco come funziona: crea un rapido sondaggio ponendo ai partecipanti domande come "Qual è la cosa che preferisci di questa conferenza?" o “ Qual è stata la tua sessione preferita oggi? ” Quindi offri loro l'opportunità di vincere qualcosa di fantastico (come una carta regalo) facendo clic sul link del concorso. Puoi condividerlo tramite e-mail o messaggio di testo (o qualsiasi canale tu scelga).

In questo modo tutti ne traggono qualcosa: ottieni informazioni su ciò che conta di più per i tuoi partecipanti e i tuoi partecipanti possono vincere qualcosa come un biglietto gratuito per il tuo prossimo evento, un volo gratuito o una cena gratuita con un oratore a loro scelta.

Ecco un modello di concorso che puoi facilmente personalizzare sul builder Outgrow.

Ed ecco un modello di sondaggio che chiede le opinioni dei partecipanti sui colloqui e allo stesso tempo dà loro la possibilità di vincere qualcosa in cambio.

Passaggio 5: scegliere un luogo per il tuo evento

Una cosa da tenere a mente è che contrariamente a quanto pensano tutti, la sede è l'ultima cosa di cui avrai bisogno quando si tratta di organizzare una conferenza. Innanzitutto, devi configurare tutti i portali menzionati nei passaggi 1-4 per avere un'idea di quante persone intendono partecipare al tuo evento, cosa stanno cercando, quali sono i loro budget, ecc. E poi in base a tutti questi dati puoi iniziare a cercare luoghi.

Detto questo, la sede della conferenza è uno degli aspetti più importanti della conferenza. Può creare o distruggere il tuo evento , quindi devi scegliere saggiamente. Ora potrebbe essere un luogo fisico o una piattaforma online . Ma in entrambi i casi, la scelta di un luogo ottimale è fondamentale.

Ci sono molte cose da considerare quando si sceglie una sede per la conferenza. Questi includono il costo, l'ubicazione, le dotazioni e i servizi, le dimensioni e la disponibilità.

Il costo è probabilmente uno dei fattori più importanti da considerare quando si sceglie una sede per la conferenza. Il costo delle diverse sedi varia notevolmente a seconda dei loro servizi e servizi. Quindi, è importante fare qualche ricerca prima di prendere qualsiasi decisione finale su dove organizzare il tuo evento.

La posizione è un altro fattore importante da considerare quando si sceglie una sede per la conferenza. Svolge un ruolo importante nel determinare quanto le persone saranno disposte a pagare per i biglietti. Tuttavia, se si tratta di una conferenza online, puoi saltare questo passaggio. Quello che dovrai decidere è il fuso orario in cui ospiterai la conferenza . Per questo, puoi analizzare dove si trova la maggior parte del tuo pubblico e impostare i tempi di conseguenza.

Infrastrutture e servizi sono ancora un altro aspetto della scelta di un luogo che dovrebbe essere considerato con attenzione. Assicurati che ci siano molti parcheggi nelle vicinanze (o mezzi di trasporto pubblico se necessario) e l'accesso Wi-Fi. D'altra parte, se si tratta di una conferenza online, vorresti capire quali funzionalità e supporto offre la tua piattaforma. Alcune delle funzionalità che vorresti avere sono software CRM, strumenti interattivi , sistemi di feedback dei clienti , opzioni di integrazione, supporto live 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ecc.

Conclusione

Realizzare la tua strategia di marketing per conferenze è un gioco ad alto rischio che richiede pensiero critico e pianificazione in loco. Prova queste innovative strategie di marketing per conferenze che ti aiuteranno ad aumentare la registrazione e le vendite di sponsorizzazioni al tuo prossimo evento. Tuttavia, se capisci come commercializzare una conferenza e come portarla a termine correttamente, raccoglierai i frutti per molti anni a venire.

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