تسويق المؤتمرات - كيف تصنع وتسوق الأحداث [5 خطوات]
نشرت: 2022-10-21
تجمع المؤتمرات بين العملاء والشركاء والموظفين ووسائل الإعلام والمحللين وغيرهم تحت سقف واحد. ولكن مثل أي شيء آخر ، أصبح هذا السقف مؤخرًا رقميًا أيضًا. ولهذا السبب بدأت مفاهيم التسويق عبر الإنترنت والمؤتمرات تكتسب شعبية.
كان أحد الآثار الأولى للوباء على صناعة الأحداث. كان مديرو المؤتمرات يفقدون ودائعهم الخاصة بالمكان. كان الرعاة والمتحدثون يتراجعون. وكان جمهورهم غير متأكد من التسجيل في الأحداث فقط في حالة إلغاء الرحلات الجوية أو فرض الحجر الصحي.
لكن بصراحة ، عندما يفكر المرء في الأمر حقًا ، فإن التطهير الذي تعرضت له صناعة الأحداث قد يكون نعمة مقنعة لأنه ساعد في التخلص من اللاعبين السيئين والمستغلين. وقد ترك هذا التخلص من اللاعبين المستغلين مساحة كافية للاعبين الجدد لدخول السوق .
إذن ، هل خطة تسويق المؤتمر الخاصة بك جاهزة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسنتحدث في هذه المقالة عن كيفية تسويق مؤتمر وإنشاء موقع ويب واستضافة الحدث الخاص بك. دعنا نتعمق!
الخطوة 1 - إنشاء بوابة التسجيل في المؤتمر
يعد التسجيل في مؤتمرك جزءًا مهمًا من عملية التخطيط. إنها فرصة لك ولفريقك لمعرفة من سيأتي ، وما الذي يهتمون به ، وما يحتاجون إليه من حدثك.
لا تتخط هذه الخطوة! يمكن أن تكون عملية التسجيل وقتًا رائعًا لإثارة حماس الأشخاص بشأن الحدث الخاص بك. في الواقع ، إنها أيضًا فرصة لمعرفة المزيد حول من سيحضر وما الذي يبحثون عنه.
أول شيء ستحتاج إليه هو تدفق التسجيل الذي يساعدك على فهم جمهورك المحتمل بينما تقوم في نفس الوقت بتسجيلهم في الحدث.
تحقق من هذا النموذج الذي يمكنك تكييفه بسهولة مع الحدث الخاص بك.
[ تخصيص هذا النموذج ]
مثل هذا النموذج؟ ستجد مجموعة متنوعة من القوالب المماثلة على Outgrow ، وهي منصة محتوى تفاعلي . يمكنك بسهولة تخصيص هذا القالب في Outgrow builder لشركتك الخاصة. يتيح لك Outgrow builder تغيير علامته التجارية بألوان وموضوعات شركتك! لا حاجة للترميز!
تشمل ميزاته الرئيسية ما يلي:
1. تصميم واضح ومباشر
2. البيع المتبادل: ستساعد هذه الميزة في تشجيع المسجلين على الاشتراك في الإقامة التي يرعاها المؤتمر (يمكنك الوصول بسهولة إلى الفنادق القريبة من مكان إقامتك والحصول على صفقات إحالة). وبالمثل ، يمكنك تشجيع الأشخاص على الاشتراك في الجولات التي يرعاها المؤتمر وخدمات نقل المطار وأنواع مختلفة من تصاريح المؤتمر.
3. التقسيم / التصفية: بمجرد أن يختار المسجلين صناعتهم وحجم الشركة وأيام الحضور ، يصبح من السهل عليك تقسيمهم من أجل استهداف أفضل.
4. الخصومات: يمكنك تقديم خصومات بناءً على وقت شراء الشخص للتذاكر.
الخطوة الثانية - البحث عن المتحدثين والرعاة والمستثمرين
يكمن سر اختيار المتحدثين والجهات الراعية لمؤتمرك في العثور على الأشخاص الذين يحبون رؤية المؤتمر ورسالته .
يجب أن يكون المتحدثون والرعاة شغوفين بالموضوع الذي يقومون بتغطيته لأن هذا الشغف سيظهر في عروضهم التقديمية.
إذا كنت تبحث عن متحدثين ، فاسأل نفسك: ما الذي فعله المتحدث الأكثر إثارة للإعجاب؟ ماذا أنجزوا؟ ماذا يريدون تحقيقه؟ لماذا يريدون التحدث في هذا الحدث بالذات؟
إذا كان بإمكانك التواصل معهم على المستوى العاطفي ، فافعل ذلك! تريد شخصًا يؤمن بما تفعله ويريد المساعدة في نشر الكلمة عنه!
للرعاة ، انظر إلى ما يقدمونه. هل يقدمون منتجات أو خدمات مرتبطة مباشرة بموضوع الحدث الخاص بك ؟ هل يدعمون المنظمات التي تشبه منظمتك؟ هل قيمهم متشابهة؟ هذه كلها طرق يمكن للراعي من خلالها المساعدة في الترويج لحدثك مع مساعدة أنفسهم أيضًا من خلال توسيع نطاق وصولهم إلى المجتمع.
يغطي قالب نموذج المتحدث هذا بشكل مناسب جميع المجالات المذكورة أعلاه. يمكنك إنشاء اختبار مماثل وتضمينه على موقع الويب الخاص بك أو إرساله عبر البريد الإلكتروني أو مشاركته على وسائل التواصل الاجتماعي.
بالنسبة للرعاة ، من المفيد دائمًا تصميم اختبار يساعدهم في اختيار حزمة الرعاية المناسبة اعتمادًا على احتياجاتهم الخاصة. يمكنك التحقق من أحد نماذج اختبار الراعي هنا.
أخيرًا ، هناك الكثير من الحديث حول حاجة الشركات الناشئة للمستثمرين. حتى إذا كانت الشركة الناشئة تعمل على تمهيد الطريق ، وكان المؤسس لديه أمواله الشخصية ليغوص في المشروع ، فقد تظل بحاجة إلى مستثمرين. لأنه في مرحلة ما ، قد تنفد أموالهم الشخصية. هذا هو السبب في أن تسويق المؤتمرات ينطوي على الحاجة إلى وجود بوابة مستثمرين مخصصة مثل هذه المعدة لمؤتمرك.
الخطوة 3 - مساعدة المسجلين في العثور على نقاش / لوحة / حفلة شبكة يجب أن يحضروا
هل سبق لك أن حضرت مؤتمرًا وتمنيت طوال الوقت أنك اخترت محادثة مختلفة؟ لقد حدث لنا أيضًا - وقد يكون محبطًا عندما تحاول تحقيق أقصى استفادة من التجربة.
هذا هو السبب في أنك بحاجة إلى اختبارات في استراتيجية التسويق الخاصة بالمؤتمر. هذا من شأنه أن يساعد الناس على اختيار الحديث الذي يناسبهم . يأخذ الاختبار / التوصية معلومات حول الحاضرين. بعد ذلك ، يتطابق مع أفضل المحادثات الممكنة بناءً على ما يريدونه من تجربتهم في المؤتمر الخاص بك. كما أنه يتتبع المحادثات التي تحظى بشعبية لدى مجموعة معينة بحيث يمكنه التوصية بها مرة أخرى في المستقبل. إذا لم يعجب أحد الحاضرين بأي من الاقتراحات ، فيمكنه وضع علامة "عدم العرض" في المرة القادمة!
فيما يلي مثال على "أي محادثة في المؤتمر يجب أن تحضرها؟" اختبار.
[ تخصيص هذا النموذج ]
بعد ذلك ، تعال إلى مناقشات الفريق . إنها مهمة لأنها تسمح للحاضرين بالمشاركة في حوار مع المتحدثين. كما أنها تساعد الحضور على فهم الصورة الأكبر للموضوع.
يمكن أن تساعد المناقشات الجماعية الحضور على فهم ليس فقط ما يقوله المتحدثون ، ولكن لماذا يقولون ذلك. من السهل على شخص ليس لديه خبرة في مجال ما أن يضيع في المصطلحات واللغة التقنية. لكن حلقات النقاش تجبر المتحدثين على شرح أفكارهم بشكل أكثر وضوحًا مما يمكنهم فعله لو كانوا يقدمون بمفردهم على خشبة المسرح.
وأخيرًا ، تساعد حلقات النقاش الحاضرين في معرفة كيفية تعامل الأشخاص المختلفين مع مواضيع متشابهة. قد يختلف أعضاء اللجنة مع بعضهم البعض - أو يتفقون مع بعضهم البعض - مما يمكن أن يساعدك في العثور على آرائك الخاصة حول الموضوع المطروح. ومن ثم ، يجب أن تمنح الحاضرين خيار اختيار ما يحلو لهم.
إليك نموذج اختبار يمكنك تعديله للتوصية بمناقشات لوحة للحضور.
البوابة النهائية التي تحتاج إلى إعدادها لهذا القسم هي بوابة للتواصل . ربما سمعت عن أهمية الشبكات ، ولكن ما هي أفضل طريقة للقيام بذلك؟
حسنًا ، إذا كنت تحضر مؤتمرًا ، فلا يوجد مكان أفضل لمقابلة أشخاص من حفل التواصل. في هذه الحفلات ، يكون لدى الأشخاص متسع من الوقت للتعرف على زملائهم الحاضرين والتواصل معهم بشأن اهتماماتهم وأهدافهم المهنية والمزيد. أفضل جزء؟ لا داعي للقلق بشأن الحكم عليهم لأنهم لا يعرفون شيئًا!
كل شخص آخر في نفس المركب مثلهم ، لذلك ليس هناك ضغط لجعل أنفسهم يبدون بمظهر جيد إذا لم يرغبوا في ذلك - يمكنهم فقط الاسترخاء والتصرف على طبيعتهم.
وعندما يعودون إلى المنزل من تلك الحفلة مع عدد قليل من جهات الاتصال الجديدة على هواتفهم ، فهذا عندما تعلم أنك قدمت قيمة لجمهورك. تحقق من هذا القالب لمساعدة الأشخاص في اختيار حفلات التواصل.
الخطوة 4 - زيادة المشاركة في المؤتمر من خلال الاستطلاعات والمسابقات
المؤتمرات رائعة. إنها فرصة للحضور لمقابلة أشخاص جدد ، ومعرفة المزيد عن صناعتهم ، والاستمتاع مع زملائهم (أو مجرد قضاء بعض الوقت بعيدًا عنهم).
لكنها يمكن أن تكون مملة حقًا.
هناك الكثير من الجلوس في غرف الاجتماعات يستمع إلى الناس يتحدثون إليك. وغالبًا ما يكون هناك الكثير من العروض التقديمية معبأة في يوم واحد ، مما يعني عادةً أنه يتم اختصار العروض الجيدة لأن الغرفة ممتلئة جدًا.
إذن ما هو الحل؟ مسابقة عبر الإنترنت!
فيما يتعلق بتسويق المؤتمرات ، تعد المسابقات عبر الإنترنت رائعة لتوليد المشاركة لندوة الويب أو مؤتمر الويب الخاص بك لأنها تفاعلية ويسهل الترويج لها من خلال وسائل التواصل الاجتماعي. بالإضافة إلى ذلك ، يمنحون الحاضرين شيئًا ممتعًا للقيام به أثناء فترات الراحة بين الجلسات أو أثناء وقت الغداء - إنهم ممتعون!
وإليك كيفية عمله: قم بإنشاء استبيان سريع يطرح على الحضور أسئلة مثل "ما هو الشيء المفضل لديك في هذا المؤتمر؟" أو " ما هي جلستك المفضلة اليوم؟ ثم قدم لهم فرصة الفوز بشيء رائع (مثل بطاقة الهدايا) من خلال النقر على رابط المسابقة. يمكنك مشاركة هذا عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية (أو أي قناة تختارها).
بهذه الطريقة يحصل كل شخص على شيء منه: تحصل على معلومات حول الأمور الأكثر أهمية بالنسبة للحاضرين ، ويمكن للحاضرين الفوز بشيء مثل تذكرة مجانية لمناسبتك القادمة ، أو رحلة مجانية ، أو عشاء مجاني مع متحدث من اختيارهم.
إليك نموذج مسابقة يمكنك تخصيصه بسهولة على Outgrow Builder.
وإليك نموذجًا لاستطلاع رأي يطلب آراء الحضور حول المحادثات بينما يمنحهم في نفس الوقت فرصة للفوز بشيء في المقابل.
الخطوة 5 - اختيار مكان لمناسبتك
شيء واحد يجب مراعاته هو أنه على عكس ما يعتقده الجميع ، فإن المكان هو آخر شيء ستحتاج إليه عندما يتعلق الأمر بإعداد مؤتمر. أولاً ، تحتاج إلى إعداد جميع البوابات الإلكترونية المذكورة في الخطوات من 1 إلى 4 للحصول على فكرة عن عدد الأشخاص الذين يخططون لحضور الحدث الخاص بك ، وما الذي يبحثون عنه ، وما هي ميزانياتهم ، وما إلى ذلك ، وبعد ذلك استنادًا إلى كل هذه البيانات يمكنك البدء في البحث عن أماكن.
ومع ذلك ، فإن مكان المؤتمر هو أحد أهم جوانب مؤتمرك. يمكن أن يؤدي إلى نجاح أو فشل حدثك ، لذلك عليك أن تختار بحكمة. الآن يمكن أن يكون مكانًا فعليًا أو منصة عبر الإنترنت . لكن في كلتا الحالتين ، يعد اختيار المكان الأمثل أمرًا حيويًا.
هناك العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها عند اختيار مكان لمؤتمرك. وتشمل هذه التكلفة والموقع والمرافق والخدمات والحجم والتوافر.
ربما تكون التكلفة أحد أهم العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار مكان لعقد المؤتمر. تختلف تكلفة الأماكن المختلفة اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على وسائل الراحة والخدمات. لذلك ، من المهم إجراء بعض الأبحاث قبل اتخاذ أي قرارات نهائية حول مكان إقامة الحدث الخاص بك.
يعد الموقع عاملاً مهمًا آخر يجب مراعاته عند اختيار مكان لمؤتمرك. إنها تلعب دورًا مهمًا في تحديد مقدار استعداد الأشخاص لدفع ثمن التذاكر. ومع ذلك ، إذا كان مؤتمرًا عبر الإنترنت ، فيمكنك تخطي هذه الخطوة. ما عليك أن تقرره هو المنطقة الزمنية التي ستستضيف المؤتمر فيها . لهذا ، يمكنك تحليل مكان وجود غالبية جمهورك وتعيين التوقيت وفقًا لذلك.
تعتبر وسائل الراحة والخدمات جانبًا آخر من جوانب اختيار المكان الذي يجب مراعاته بعناية. تأكد من وجود الكثير من مواقف السيارات القريبة (أو خيارات النقل العام إذا لزم الأمر) بالإضافة إلى الوصول إلى شبكة WiFi. من ناحية أخرى ، إذا كان مؤتمرًا عبر الإنترنت ، فأنت تريد أن تفهم الميزات والدعم الذي يوفره النظام الأساسي الخاص بك. بعض الميزات التي تريد الحصول عليها هي برنامج CRM والأدوات التفاعلية وأنظمة ملاحظات العملاء وخيارات التكامل والدعم المباشر على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وما إلى ذلك.
استنتاج
تعد صياغة إستراتيجية التسويق الخاصة بالمؤتمر لعبة عالية المخاطر تتطلب التفكير النقدي والتخطيط الفوري. جرب استراتيجيات تسويق المؤتمرات المبتكرة هذه والتي ستساعد في زيادة مبيعات التسجيل والرعاية في الحدث التالي. ومع ذلك ، إذا فهمت كيفية تسويق مؤتمر ما وجعلته تعمل بشكل صحيح ، فسوف تجني ثمارها لسنوات عديدة قادمة.
أليس من الرائع أن يكون لديك محتوى تفاعلي كأصل يمكنك استخدامه مرارًا وتكرارًا للترويج لمؤتمرك؟
استخدم الإصدار التجريبي المجاني من Outgrow لمدة 7 أيام لتجربة أدوات المحتوى التفاعلي ورفع مستوى الإعلان عبر الإنترنت لإعلام وتذكير جمهورك بحدثك.
