Marketing de conferência - Como fazer e comercializar eventos [5 etapas]

As conferências reúnem clientes, parceiros, funcionários, mídia, analistas e outros sob o mesmo teto. Mas, como todo o resto, recentemente esse telhado também se tornou digital. E é por isso que os conceitos de conferências online e marketing de conferências começaram a ganhar popularidade.

Um dos primeiros efeitos da pandemia foi no setor de eventos. Os gerentes da conferência estavam perdendo seus depósitos no local. Seus patrocinadores e palestrantes estavam recuando. E seu público não tinha certeza de se registrar para eventos apenas no caso de voos serem cancelados ou quarentenas impostas.

Mas, honestamente, quando se pensa realmente sobre isso, o expurgo que a indústria de eventos sofreu pode ter sido uma bênção disfarçada porque ajudou a se livrar dos jogadores maus e exploradores. E essa eliminação dos players exploradores deixou espaço suficiente para novos players entrarem no mercado .

Então, o seu plano de marketing da conferência está pronto? Caso contrário, neste artigo, falaremos sobre como comercializar uma conferência, criar um site e hospedar seu próprio evento. Vamos mergulhar!

Passo 1 – Configurando um Portal de Registro de Conferência

A inscrição para sua conferência é uma parte crítica do processo de planejamento. É uma chance para você e sua equipe descobrirem quem está vindo, em que estão interessados ​​e o que precisam do seu evento.

Não pule esta etapa! O processo de registro pode ser um ótimo momento para deixar as pessoas empolgadas com o seu evento. Na verdade, é também uma oportunidade de saber mais sobre quem está participando e o que eles estão procurando.

A primeira coisa que você vai precisar é de um fluxo de inscrição que ajude você a entender seu público em potencial e, ao mesmo tempo, registrá-lo para o evento.

Confira este modelo que você pode adaptar facilmente para seu próprio evento.

[ Personalizar este modelo ]

Gostou deste modelo? Você encontrará uma variedade de modelos semelhantes no Outgrow , uma plataforma de conteúdo interativo . Você pode personalizar facilmente esse modelo no construtor Outgrow para sua própria empresa. O construtor Outgrow permite que você o renomeie nas cores e temas da sua própria empresa! Nenhuma codificação necessária!

Suas principais características incluem:

1. Design claro e objetivo

2. Venda cruzada: Este recurso ajudará a incentivar os inscritos a optar por acomodações patrocinadas pela conferência (você pode facilmente entrar em contato com hotéis próximos ao seu local e obter ofertas de indicação). Da mesma forma, você pode incentivar as pessoas a se inscreverem em passeios patrocinados por conferências, transporte para o aeroporto e diferentes tipos de passe de conferência.

3. Segmentação/Filtragem: Uma vez que os inscritos escolhem seu setor, tamanho da empresa e dias de atendimento, fica fácil segmentá-los para melhor direcionamento.

4. Descontos: Você pode oferecer descontos com base em quão cedo alguém compra os ingressos.

Passo 2 – Encontrando palestrantes, patrocinadores e investidores

O segredo para escolher palestrantes e patrocinadores para sua conferência é encontrar pessoas que amem a visão e a missão da sua conferência.

Os palestrantes e patrocinadores devem ser apaixonados pelo tópico que estão cobrindo, porque essa paixão aparecerá em suas apresentações.

Se você estiver procurando por alto-falantes, pergunte a si mesmo: O que meu alto-falante fez de mais impressionante? O que eles conseguiram? O que eles querem realizar? Por que eles querem falar neste evento em particular?

Se você puder se conectar com eles em um nível emocional, faça isso! Você quer alguém que acredite no que você está fazendo e queira ajudar a espalhar a notícia sobre isso!

Para patrocinadores, veja o que eles oferecem. Eles fornecem produtos ou serviços diretamente relacionados ao tema do seu evento ? Eles apoiam organizações semelhantes à sua? Seus valores são semelhantes? Essas são todas as maneiras pelas quais um patrocinador pode ajudar a promover seu evento e, ao mesmo tempo, ajudar a si mesmo, estendendo seu alcance à comunidade.

Este modelo de formulário de alto-falante cobre adequadamente todas as áreas mencionadas. Você pode criar um questionário semelhante e incorporá-lo em seu site, enviá-lo por e-mail ou compartilhá-lo nas mídias sociais.

Para os patrocinadores, é sempre útil criar um questionário que os ajude a escolher o pacote de patrocínio certo, dependendo de suas necessidades específicas. Você pode verificar um desses modelos de questionário de patrocinador aqui.

Por fim, fala-se muito sobre como as startups precisam de investidores. Mesmo que a startup esteja iniciando e o fundador tenha seus próprios fundos pessoais para investir no projeto, ainda pode precisar de investidores. Porque em algum momento, seus fundos pessoais podem acabar. É por isso que o marketing de conferência envolve a necessidade de ter um portal de investidores dedicado como este configurado para sua conferência.

Etapa 3 – Ajudando os inscritos a encontrar em qual palestra / painel / grupo de networking eles devem participar

Você já participou de uma conferência e desejou o tempo todo ter escolhido um discurso diferente? Aconteceu conosco também – e pode ser frustrante quando você está tentando tirar o máximo proveito da experiência.

É por isso que você precisa de questionários em sua estratégia de marketing de conferência. Isso ajudaria as pessoas a escolher para qual palestra elas seriam adequadas . O questionário/recomendação contém informações sobre os participantes. Em seguida, ele combina as melhores palestras possíveis com base no que eles desejam de sua experiência em sua conferência. Ele também registra quais palestras são populares com um determinado grupo para que possa recomendá-las novamente no futuro. Se um participante não gostar de nenhuma das sugestões, ele pode marcá-las como “não mostrar” da próxima vez!

Aqui está um exemplo de “Em qual palestra da conferência você deve participar?” questionário.

[ Personalizar este modelo ]

Em seguida, vêm os painéis de discussão . Eles são importantes porque permitem que os participantes se envolvam em um diálogo com os palestrantes. Eles também ajudam os participantes a entender o panorama geral de um tópico.

As discussões do painel podem ajudar os participantes a entender não apenas o que os palestrantes estão dizendo, mas por que eles estão dizendo isso. É fácil para alguém que não tem experiência em um campo se perder no jargão e na linguagem técnica. Mas os painéis de discussão forçam os palestrantes a explicar suas ideias com mais clareza do que poderiam se estivessem apresentando-se sozinhos no palco.

E, finalmente, os painéis de discussão ajudam os participantes a ver como pessoas diferentes abordam tópicos semelhantes. Os membros do painel podem discordar uns dos outros – ou concordar uns com os outros – o que pode ajudá-lo a encontrar suas próprias opiniões sobre o tópico em questão. Portanto, você deve dar aos participantes a opção de escolher um que eles gostem.

Aqui está um modelo de questionário que você pode adaptar para recomendar painéis de discussão para seus participantes.

O portal final que você precisa configurar para esta seção é um para rede . Você provavelmente já ouviu falar da importância do networking, mas qual é a melhor maneira de fazer isso?

Bem, se você estiver participando de uma conferência, não há lugar melhor para conhecer pessoas do que na festa de networking. Nessas festas, as pessoas têm tempo de sobra para conhecer seus colegas participantes e se conectar com eles sobre seus interesses, objetivos de carreira e muito mais. A melhor parte? Eles não precisam se preocupar em serem julgados por não saberem alguma coisa!

Todo mundo está no mesmo barco que eles , então não há pressão para parecerem bem se eles não quiserem – eles podem apenas relaxar e ser eles mesmos.

E quando eles voltam para casa daquela festa com um punhado de novos contatos no telefone, é quando você sabe que forneceu valor ao seu público. Confira este modelo para ajudar as pessoas a escolher festas de networking.

Etapa 4 - Conduzir o envolvimento da conferência por meio de pesquisas e concursos

As conferências são ótimas. Eles são uma chance para os participantes conhecerem novas pessoas, aprenderem mais sobre seu setor e se divertirem com seus colegas (ou apenas passar algum tempo longe deles).

Mas eles também podem ser muito chatos.

Há muitas pessoas sentadas em salas de conferência ouvindo as pessoas falarem com você. E muitas vezes há muitas apresentações reunidas em um dia , o que geralmente significa que as boas são interrompidas porque a sala está muito cheia.

Então, qual é a solução? Um concurso online!

Em termos de marketing de conferência, os concursos online são ótimos para gerar engajamento para seu webinar ou webconferência porque são interativos e fáceis de promover através das mídias sociais. Além disso, eles dão aos participantes algo interessante para fazer durante os intervalos entre as sessões ou durante a hora do almoço – eles são divertidos!

Veja como funciona: Crie uma pesquisa rápida fazendo perguntas aos participantes como "Qual é a sua coisa favorita sobre esta conferência?" ou “ Qual foi sua sessão favorita hoje? ” Em seguida, ofereça a eles a oportunidade de ganhar algo incrível (como um cartão-presente) clicando no link do concurso. Você pode compartilhar isso por e-mail ou mensagem de texto (ou qualquer canal que você escolher).

Dessa forma, todos ganham algo com isso: você obtém informações sobre o que mais importa para seus participantes, e seus participantes podem ganhar algo como um ingresso grátis para seu próximo evento, um voo grátis ou um jantar grátis com um palestrante de sua escolha.

Aqui está um modelo de concurso que você pode personalizar facilmente no construtor Outgrow.

E aqui está um modelo de uma enquete que pede a opinião dos participantes sobre as palestras e, ao mesmo tempo, dá a eles a chance de ganhar algo em troca.

Passo 5 – Escolhendo um local para o seu evento

Uma coisa a ter em mente é que, ao contrário do que todos pensam, o local é a última coisa que você vai precisar quando se trata de marcar uma conferência. Primeiro, você precisa configurar todos os portais mencionados nas etapas 1 a 4 para ter uma ideia de quantas pessoas planejam participar do seu evento, o que estão procurando, quais são seus orçamentos etc. E, com base em todos esses dados você pode começar a procurar locais.

Dito isto, o local da conferência é um dos aspectos mais importantes da sua conferência. Ele pode fazer ou quebrar seu evento , então você precisa escolher com sabedoria. Agora pode ser um local físico ou uma plataforma online . Mas de qualquer forma, escolher um local ideal é vital.

Há muitas coisas a considerar ao escolher um local para sua conferência. Estes incluem custo, localização, comodidades e serviços, tamanho e disponibilidade.

O custo é provavelmente um dos fatores mais importantes a considerar ao escolher um local para sua conferência. O custo de diferentes locais varia muito, dependendo de suas comodidades e serviços. Portanto, é importante fazer alguma pesquisa antes de tomar qualquer decisão final sobre onde realizar seu evento.

A localização é outro fator importante a considerar ao escolher um local para sua conferência. Ela desempenha um papel importante na determinação de quanto as pessoas estarão dispostas a pagar pelos ingressos. No entanto, se for uma conferência online, você pode pular esta etapa. O que você precisa decidir é o fuso horário em que você hospedará a conferência . Para isso, você pode analisar onde está a maioria do seu público e definir os horários de acordo.

Amenidades e serviços são mais um aspecto da escolha de um local que deve ser considerado com cuidado. Certifique-se de que há muito estacionamento nas proximidades (ou opções de transporte público, se necessário), bem como acesso Wi-Fi. Por outro lado, se for uma conferência online, você gostaria de entender quais recursos e suporte sua plataforma está fornecendo. Alguns dos recursos que você deseja ter são software de CRM, ferramentas interativas , sistemas de feedback do cliente , opções de integração, suporte ao vivo 24 horas por dia, 7 dias por semana, etc.

Conclusão

Elaborar sua estratégia de marketing de conferência é um jogo de alto risco que requer pensamento crítico e planejamento imediato. Experimente estas estratégias inovadoras de marketing para conferências que ajudarão a aumentar as vendas de inscrições e patrocínios em seu próximo evento. No entanto, se você entender como comercializar uma conferência e realizá-la corretamente, colherá os frutos por muitos anos.

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